不要と決めただけでは、業務から外れたとは限らない

使わなくなった物でも、使う物と同じ場所や一覧に残る場合があります。不要と決めてから受け渡すまでの作業を聞き取ります。

  • 対象の物と、不要と決める人を特定する　何を、誰が、どの根拠で不要と決めるのかを整理します。
  • 区別と受け渡しを整理する　業務から外す手順、残す物との見分け方、外した物の行き先を整理します。
  • 支援する範囲を分ける　商品で支援できる作業と人の判断が残る部分を分け、未確認の点を確認表に残します。

使っていた人が、不要と決める人とは限らない

使っていた人と、業務から外す判断をする人を分けて把握します。物の名前だけでなく、使っていた仕事との関係も残します。

  • 対象の物を特定する　同じ名前の物がある場合は、表示や使っていた場所を添え、どの物を指すか分かるようにします。
  • 判断する人を分ける　不要な物の候補を挙げる人、外すと決める人、実際に外す人を区別します。
  • 使っていた仕事を残す　使っていた仕事と利用者を記録し、別の仕事で使われていないかも聞き取ります。

対象と判断者の整理

確かめること方法注意
対象の物名称と対象を見分ける表示を記録します。同名の物をまとめて扱わないようにします。
決める人候補を挙げてから決定するまでの役割を聞き取ります。作業する人を判断者と決めつけないようにします。
使っていた仕事用途と利用していた人を対応させます。別の仕事での利用も確認します。
表は編集部作成の例です。役職名だけでなく、実際の役割を記録します。

使っていない事実だけでは、不要とは限らない

今は使っていないことと、今後も必要ないという判断を分けます。不要とした理由に加え、その判断の根拠にした記録や関係者の回答を聞き取ります。

  • 理由と根拠を分ける　不要とした理由だけで終えず、何を見たり誰に確認したりして判断したかを残します。
  • 代わりの物を確かめる　代わりの物がある場合は、元の物が担っていた用途を引き継げるかを聞き取ります。
  • 判断の保留を残す　根拠を確かめられない物は、不要と確定した物と分け、残っている確認事項を記録します。

不要と判断した理由の整理

区分聞くこと注意
使う予定がない利用予定を確認した相手と範囲を聞き取ります。予定を把握していない状態と区別します。
代わりの物がある引き継げる用途と残る用途を聞き取ります。代わりがあるだけで不要と扱わないようにします。
状態が悪い使えないと判断した状態と確認方法を聞き取ります。見た目の印象と使用上の支障を分けます。
表は編集部作成の例です。判断の根拠が未確認なら、その点を明記します。

一覧から外しただけでは、使用を防げるとは限らない

記録上の変更と、実物に行う作業を分けて聞き取ります。作業の順序と、通常の業務から外れたと判断する状態を整理します。

  • 始まりと完了を決める　不要と決まった情報を誰が受け取り、どの作業が終われば通常の業務から外したと判断するのかを聞き取ります。
  • 実際の順序をたどる　一覧の変更、実物の移動、印の付与について、行う順序と作業する人を記録します。
  • 途中の状態を区別する　一部の作業が終わっていない物をどう示すかを聞き、完了した物と区別します。

業務から外す作業の整理

区分確かめること注意
一覧から外す使う物の一覧を変更する人と時点を確認します。実物にも対応したかを別に確認します。
置き場所を移す移動する人と元の場所に残る表示を確認します。移動だけで作業完了と扱うかを確認します。
印を付ける印の意味と付ける人を確認します。印を付ける前の物の扱いも確認します。
表は編集部作成の例です。実際に行っている作業だけを記録します。

残す物と外す物の見た目が同じなら、見分ける目印が要る

残す物と外す物を、作業する場所でどう見分けるかを聞き取ります。見た目、記録、人への確認のどれで区別するかを整理します。

  • 現場での見分け方を聞く　物を手に取る場面を起点に、何を確認すれば残す物か外す物か分かるかを記録します。
  • 表示と記録を対応させる　実物の表示と記録を照合する手掛かりを聞き、別の物の情報と取り違えないかを確認します。
  • 分からない場合を決める　表示が読めない場合や情報が食い違う場合の確認先と、確認が済むまでの扱いを残します。

残す物と外す物の見分け方

区分見分け方扱い
見て分かる表示や区画の違いを確認します。目印がない物の確認先を記録します。
記録で分かる実物と記録を対応させる表示を確認します。記録と実物が食い違う場合の扱いを残します。
人に聞く判断内容を把握している人を確認します。その人が不在の場合の確認先を残します。
表は編集部作成の例です。目印の有無だけでなく、意味が伝わるかを確認します。

置き場所が決まっても、受け渡し先が決まったとは限らない

外した直後の置き場所と、その後の行き先を分けます。保管の条件に加え、次の担当者へ渡すまでに誰が何を行うのかを聞き取ります。

  • 現在地と行き先を分ける　一時的な置き場所を最終的な行き先と扱わず、次に何をする予定かを記録します。
  • 受け渡す人を特定する　渡す人、受け取る人、対象の物を確認する方法を聞き、どこで作業を引き継ぐかを残します。
  • 未決定の物を残す　行き先が未定の物について、次の対応を決める人と、受け渡し前の管理を担う人を記録します。

外した物の移動と受け渡し

区分確かめること注意
一時的に置く現在地と次の対応を決める人を確認します。置いた時点で対応済みと扱わないようにします。
別の用途で使う受け取る人と新しい用途を確認します。移動先の決定と受け取りの完了を分けます。
処分へ引き渡す引き渡す相手と受け渡しの確認方法を聞き取ります。引き渡す前後で誰の作業になるかを確認します。
表は編集部作成の例です。処分方法の解説には踏み込まず、受け渡しを聞き取ります。

外した物が残っていても、そのまま戻せるとは限らない

再び必要になったときの扱いは、物がどこにあり、受け渡しがどこまで進んだかで変わります。戻す判断と戻す作業を分けて聞き取ります。

  • 戻せる状態を確かめる　実物の所在と受け渡しの進み具合を確認し、戻せるかを判断する人を特定します。
  • 戻す作業を聞き取る　一覧、表示、置き場所について、通常の業務で再び使うために必要な変更を記録します。
  • 戻せない場合も残す　代わりを用意するか使用を取りやめるかを決める人と、その結果を伝える相手を記録します。

再び必要になったときの扱い

場面聞くこと注意
元の業務へ戻す戻す判断をする人と必要な変更を聞き取ります。実物だけを戻して終わるかを確認します。
代わりを用意する必要な用途と代わりを選ぶ人を聞き取ります。外した物を引き続き探すかも確認します。
使用を取りやめる取りやめを決める人と伝える相手を聞き取ります。判断待ちの状態と区別します。
表は編集部作成の例です。実物の所在だけで、戻せるかを決めつけないようにします。

物を外す作業が終わっても、利用者に伝わったとは限らない

物を外す作業と、その事実を知らせる作業を分けます。使っていた人が変更を知り、後から経緯をたどれるかを聞き取ります。

  • 知らせる相手を整理する　使っていた人、物を管理する人、受け取る人について、知らせる内容と時点を記録します。
  • 判断と作業を分けて残す　不要と決めた情報と、実際に外した結果を分け、対象の物から両方をたどれるかを確認します。
  • 記録する役割を決める　作業する人と記録する人が異なる場合は、作業結果を渡す方法と記録の確認方法を聞き取ります。

連絡と記録の役割

区分確かめること注意
知らせる相手相手ごとに知らせる内容と時点を確認します。連絡した事実と、相手が確認した事実を分けます。
記録する内容対象、判断の根拠、作業結果、行き先を確認します。予定と完了した事実を区別します。
記録する人記録する人と作業結果の受け取り方を確認します。記録を直す場合の役割も確認します。
表は編集部作成の例です。知らせた内容と記録した内容の食い違いも確認します。

前提が変わった物には、外す判断の見直しが必要だ

不要と決めた後に、判断の前提が変わる場合があります。変化に気づく人と、外す作業を続けるか決める人を聞き取ります。

  • 変化を知るきっかけを聞き取る　利用予定や作業上の決まりの変化を、誰がどこで知り、判断する人にどう伝えるかを記録します。
  • 見直す内容を分ける　不要という判断を変えるのか、置き場所や受け渡しだけを変えるのかを区別します。
  • 判断待ちの扱いを残す　見直し中に進めてよい作業と、判断を待つ作業を聞き取り、見直した結果を誰に伝えるかも記録します。

見直しのきっかけと確認内容

区分聞くこと注意
使う予定が出た必要な用途と、判断する人への伝達方法を聞き取ります。予定が出たことと、戻す決定を分けます。
置き場所が不足行き先や受け渡しを見直す人を聞き取ります。場所の不足を不要という判断の根拠と混同しません。
決まりが変わった対象になる物と作業の変更点を聞き取ります。既に外した物にも変更が及ぶかを確認します。
表は編集部作成の例です。作業上の変更を聞き取り、決まりの解説は行いません。

商品の支援範囲は、確認できた機能で行える作業に限られる

聞き取った作業を、提案する商品の機能と照らし合わせます。記録や連絡の支援と、不要かどうかを決める判断を分けて整理します。

  • 作業と機能を対応させる　記録する内容や連絡の方法を、確認できた商品機能と対応させ、支援できる作業を明記します。
  • 実物の作業を分ける　記録を変更できても、実物の移動や印の付与が済むとは限りません。人が行う作業を残します。
  • 判断する人を残す　不要と決める判断、例外への対応、判断の見直しについて、誰が決めるかを明記します。

商品による支援と人が担う作業

区分扱い注意
一覧や場所の記録必要な情報を記録できるか、機能を確認します。実物と記録を一致させる作業も残します。
相手への連絡必要な相手へ必要な内容を伝えられるか確認します。連絡先や内容を決める役割を明記します。
不要かの判断商品は判断材料の整理を支え、最終判断は商談先の担当者が行います。判断する人を商品に置き換えて説明しません。
表は編集部作成の例です。商品機能が未確認の作業は、支援できると断定しません。

扱いの確認表には、未確認の点の記録が要る

聞き取った内容を、対象の物から受け渡しまでたどれる確認表にまとめます。分かっていない点も記入し、確認先と記録先を残します。

  • 対象ごとに記入する　判断者や外し方が異なる物は分けて記入し、別の物の扱いを混ぜないようにします。
  • 確認した事実を書く　実際に行っている作業と今後の予定を区別し、推測で空欄を埋めないようにします。
  • 未確認の点を残す　未確認と明記し、何を誰に確認するか、確認後にどこへ記録するかを書きます。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入する内容確認項目記入する内容
不要な物と決める人対象、使っていた仕事、判断者を記入します。判断の根拠理由と、その判断の根拠にした記録や回答を記入します。
外す手順作業の順序、行う人、完了の状態を記入します。残す物との区別見分け方と、判別できない場合の確認先を記入します。
置き場所と行き先現在地、行き先、受け渡す人を記入します。再び必要な場合戻す作業、戻せない場合の扱い、判断者を記入します。
知らせる相手と記録連絡先、記録内容、記録する人を記入します。見直すきっかけ前提の変化、判断者、判断待ちの扱いを記入します。
支援できる範囲商品が支援する作業と人が判断する部分を記入します。未確認点と記録先未確認の内容、確認する相手、記録先を記入します。
表は編集部作成の例です。聞き取りで確認できた内容に合わせて記入します。