荷物の到着だけでは受け入れの完了とは限らない

荷物が届いても、そのまま社内で使えるとは限りません。受け取ってから使う人へ渡すまでをたどると、商談で聞くべき作業が分かります。

  • 受け入れの範囲を決める　受け取る物と人を起点に、開梱・仕分け・保管・引き渡しまでの作業を整理します。
  • 判断する人と記録する人を捉える　注文と違う物の扱いを決める人と、受け入れの記録を残す人を明らかにします。
  • 提案前の確認点を決める　商品で支援できる作業と人の判断を分け、未確認の点を確認表に残します。

最初に受け取る人と場所は、届く物で分かれる

受け取りという説明だけでは、対象の物や作業の場所が分かりません。実際に届いた物を起点に、最初に受け取る人と場所を特定します。

  • 届く物を具体化する　業務で使う資材や備品など、今回の商談で扱う物を具体的にします。
  • 最初に受け取る人を分ける　荷物を受け取る人と、中身を確認する人が同じかを区別します。
  • 受け取る場所を押さえる　建物の入口、受付、作業場所など、実際に荷物を受け取る場所を記録します。

受け取りの入口を特定する型

確かめること方法注意
届く物実際に届いた物の種類と用途を聞きます。部署名だけで対象を決めません。
受け取る人最初に荷物を受け取る役割を聞きます。注文した人と同じとは限りません。
受け取る場所荷物を受け取る場所を聞きます。後で置く場所と区別します。
表は編集部作成の例です。実際の役割名と場所に置き換えて記録します。

受け取り時の確認範囲は数と外見だけとは限らない

受け取り時に何を見るかは、荷物ごとに違うことがあります。数・外見・注文内容について、その場で見る範囲と後で見る範囲を分けます。

  • 数える単位を分ける　箱の数だけを数えるのか、中身まで数えるのか、どちらも数えるのかを確認します。
  • 見ている範囲を分ける　外装を見る作業と、開けて中身の状態を見る作業を区別します。
  • 注文と照らす情報を押さえる　品名や仕様など、注文内容のどの情報を使って確かめているかを記録します。

受け取り時に見ている内容を分ける型

確かめる内容聞くこと注意
数箱の数だけか、中身まで数えるかを聞きます。確認済みとする単位を曖昧にしません。
外見外装と中身のどこを見るかを聞きます。外装の確認を中身の確認と扱いません。
注文との照合参照する注文情報と見る項目を聞きます。その場で見ない項目も残します。
表は編集部作成の例です。注文情報は受け入れ時に参照する範囲を扱います。

開梱と仕分けは荷物を受け取った人の仕事とは限らない

荷物を受け取った後に、別の人が開梱や仕分けを行う場合があります。誰がどこで開け、何を基準に分けるかを作業ごとに整理します。

  • 開ける役割を特定する　受け取った人が開けるのか、指定された人へ未開梱で渡すのかを区別します。
  • 作業する場所を押さえる　荷物を開ける場所と、仕分けのために広げる場所を確認します。
  • 分ける基準を明らかにする　使う部署や人、用途など、届いた物を分ける基準を記録します。

開梱から仕分けまでをたどる型

作業確かめること注意
開梱開ける人と場所を特定します。受け取る人が開けると決めつけません。
仕分け分ける人と基準を記録します。箱ごとの梱包単位と、社内の部署や使う人ごとの区分を区別します。
仕分け後の区別分けた物の宛先を示す方法を聞きます。見た目だけで区別できると考えません。
表は編集部作成の例です。開梱や仕分けを行わない場合も記録します。

保管場所が決まっていても、使う人が探せるとは限らない

使う人へ渡す前に、届いた物を一時的に置く場合があります。置き場所に加え、その場所を後から知る手がかりまで確認します。

  • 一時的な置き場所を聞く　確認待ちや引き渡し待ちの物を、どこに置いているかを分けて記録します。
  • 場所の記録方法を聞く　物の名前と置き場所を何に残し、使う人がどこを見れば分かるかを確認します。
  • 記録がない場合を扱う　口頭の連絡や置き場所の決まりなど、記録の代わりになる手がかりを聞きます。

引き渡し前の保管を把握する型

確かめること方法注意
保管場所待っている理由ごとに置き場所を聞きます。最初に受け取る場所と混同しません。
記録先物と場所を何に記録するかを聞きます。場所を移した場合の記録も見ます。
記録しない場合置き場所を知る手がかりを聞きます。受け取った人が不在の場合も確認します。
表は編集部作成の例です。使う人へ渡すまでの一時的な保管を対象にします。

注文との違いが分かっても、使えるかは別に判断することになる

届いた数量や品物が注文と違う場合や、状態が悪い場合には、社内で扱いを決める作業が残ります。発見後の置き場所、知らせる相手、判断する役割を分けます。

  • 違いの内容を分ける　数が違う場合、別の物が届いた場合、状態が悪い場合を分けて聞きます。
  • 判断前の扱いを押さえる　判断が出るまでどこに置き、使ってよい物とどう区別するかを確認します。
  • 判断する役割を特定する　違いを見つけた人から誰へ知らせ、誰が使用や引き渡しの可否を決めるかを整理します。

違いが見つかった後の社内対応を分ける型

場面聞くこと注意
数が違う数の違いを誰へ知らせるかを聞きます。届いた物の引き渡し可否も確認します。
物が違う別の物として区別する方法を聞きます。似た物として使用可能と決めつけません。
状態が悪い状態を伝える方法と判断する役割を聞きます。発見した人が判断するとは限りません。
表は編集部作成の例です。違いの発見後から社内で扱いが決まるまでを対象にします。

到着を知らせただけでは引き渡しの完了とは限らない

到着の連絡と、使う人が物を受け取ることは別の作業です。取りに来る場合と届ける場合を分け、どこで受け入れ作業を終えるかを聞きます。

  • 知らせる内容を押さえる　到着だけを知らせるのか、置き場所や確認の済み具合も伝えるのかを区別します。
  • 物の移動をたどる　使う人が取りに来るのか、受け取った側が届けるのかを整理します。
  • 終わりとする状態を聞く　物を渡した時点など、受け入れ作業が終わったと扱う状態を確認します。

到着の連絡から引き渡しまでを分ける型

区分確かめること注意
知らせる連絡する相手と伝える内容を聞きます。到着の連絡を使用許可と扱いません。
取りに来る取り出す場所と受け渡しの方法を聞きます。持ち出したことが分かるかも見ます。
届ける届ける人と渡す相手を聞きます。相手が不在の場合の置き場所も聞きます。
表は編集部作成の例です。使う人へ渡すまでを扱い、使用前の準備には広げません。

受け取りが集中すると、荷物の置き場所は普段と変わる

普段の流れだけでは、荷物が重なったときの作業を捉えきれません。集中する場面を聞き、何が後回しになり、物がどこで待つかを整理します。

  • 集中するきっかけを聞く　社内の行事や業務の切り替えなど、受け取りが重なる場面を確認します。
  • 時間帯の偏りを聞く　受け取りが重なる時間帯に、開梱や仕分けがどこまで進むかを聞きます。
  • 届け先が分かれる場合を聞く　社内の届け先が分かれる場合に、どの作業や場所で待ちが生じるかを確認します。

集中時に変わる作業を把握する型

場面聞くこと注意
時期が偏る集中するきっかけと後回しになる作業を聞きます。忙しいという説明だけで終えません。
時間帯が重なるその場で行う作業と後に残す作業を聞きます。未確認の物を置く場所も押さえます。
届け先が分かれる社内の宛先別に分ける場所と渡す順序を聞きます。宛先が不明な物の扱いも確認します。
表は編集部作成の例です。予定表の作成ではなく、集中時の受け入れ作業を扱います。

受け入れの記録を残す人は受け取った人とは限らない

受け取る人、仕分ける人、記録する人が分かれる場合があります。どの作業を終えた記録なのかと、その記録を誰が残すかを結び付けます。

  • 記録が示す状態を聞く　到着、確認済み、引き渡し済みなど、何を終えたことを記録するかを分けます。
  • 書く役割と時点を聞く　実際に作業した人がその場で残すのか、別の人へ伝えて残すのかを確認します。
  • 記録のない部分を残す　記録がない作業は、その事実と、後から経緯を知る方法を確認表に記します。

作業と記録する役割を対応させる型

区分確かめること注意
受け取った人受け取り直後に何を記録するかを聞きます。到着の記録を中身の確認済みと扱いません。
仕分けた人仕分け後に残す情報と記録する人を聞きます。作業した人と記録する人を分けて聞きます。
記録がない記録しない作業と経緯を知る方法を聞きます。空欄だけでは未確認と区別できません。
表は編集部作成の例です。置き場所ではなく、記録する役割と作業の状態を整理します。

商品が情報を示せても、受け入れの判断は人が担うことになる

聞き取った作業を、そのまま商品の機能で置き換えられるとは限りません。商品の仕様で確認できた支援範囲と、人が行う確認や判断を分けます。

  • 使える情報を確認する　届く予定を示す情報について、入手元と更新する役割を確認してから支援方法を考えます。
  • 記録の支援範囲を分ける　情報を残せることと、現物を見て確認できることを分け、商品の仕様と照らします。
  • 判断の担当を残す　注文との違いを示せても、使用や引き渡しの可否を誰が決める運用なのかを別に確かめます。

商品の支援と人の作業を分ける型

区分扱い注意
届く予定の把握予定情報を表示できるか仕様で確認します。予定の表示だけで到着したとは扱いません。
受け入れの記録必要な内容を残せるか仕様で確認します。現物を確認する作業と、記録を入力する担当は分けて記録します。
違いの判断情報の提示と使用可否の判断を分けます。商品の支援範囲を推測で広げません。
表は編集部作成の例です。提案する商品の仕様で確認できた内容だけを記載します。

確認表に未確認の点を残せば提案前の不足が分かる

聞き取った内容を、物の名称、担当者、場所、作業内容が分かるように記録します。聞けていない点を空欄のままにせず、次に確認する内容と記録先を残します。

  • 実際の流れを書き込む　受け取りから引き渡しまでを記し、物の置き場所や役割が変わる箇所を見直します。
  • 未確認と作業なしを分ける　未確認、作業を行わない、記録を残さないという状態を区別して書きます。
  • 提案する範囲を添える　各欄に商品で支援できる内容と人に残る判断を添え、仕様が未確認なら明記します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入欄確認項目記入欄
受け取る物物の種類と用途を書きます。受け取る人と場所最初に受け取る役割と場所を書きます。
受け取り時の確認数・外見・注文情報の確認範囲を書きます。開梱と仕分け作業する人・場所・分け方を書きます。
保管場所と記録置き場所とその記録先を書きます。注文と違うときの扱い保留場所・連絡先・判断する役割を書きます。
使う人へ渡す流れ連絡・物の移動・終わりとする状態を書きます。集中する場面時期・時間帯・届け先の偏りと待ち場所を書きます。
記録を残す人記録する役割・時点・作業の状態を書きます。未確認の点と記録先未確認の内容・確認する相手・記録先を書きます。
表は編集部作成の例です。商談先で聞き取った内容に置き換えて使用します。