並べ替えの聞き取りには、次の仕事の確認が要る

順番に並べて渡すという説明だけでは、提案に必要な内容は分かりません。実際の品物を通して、順番の根拠と受け取った後の仕事を確かめます。

  • 聞き取る対象が決まる　実際に並べ替えた品物を選び、その品物について聞く範囲を決めます。
  • 確認する内容が決まる　順番を決める情報と、次の担当者がその順番をどう使うかから、前・途中・終わりに確かめる内容を整理します。
  • 提案する範囲が決まる　表示や記録、渡す条件まで確認し、商品で支援できる範囲と人の判断が残る範囲を分けます。

聞き取りには、実際に並べ替えた品物の特定が要る

普段の説明には、異なる品物を並べ替えた話が混ざることがあります。相手に実際の品物を選んでもらい、その品物を渡すまでの話を聞きます。

  • 実際の品物を選ぶ　並べ替えた経緯を説明できる品物を選んでもらい、どこからどこまでを今回の対象にするか決めます。
  • 受け取る人を定める　その品物を受け取る次の担当者と、受け取った後に行う仕事を記録します。
  • 説明の範囲を分ける　選んだ品物で実際に起きたことと、普段の扱いや別の品物の話を分けて残します。

聞き取る対象の整理

確かめること方法注意
選んだ品物並べ替えた経緯を説明できる品物を選んでもらいます。説明しやすい想定だけで進めません。
次の担当者実際に受け取る人と、その後の仕事を記します。受け渡す相手と順番を使う人が同じか確かめます。
今回の範囲選んだ品物について確認できた話を記します。普段の扱いは、今回の事実と分けます。
表は編集部作成の例です。

順番の根拠の確認には、使った情報の出どころの特定が要る

順番を示す情報があっても、誰から届いたものかは別に確かめる必要があります。選んだ品物に使った情報を、受け取った記録までたどります。

  • 使った情報を特定する　順番を決める際に実際に参照した情報と、品物の並びに関係する記載を確かめます。
  • 出した人までたどる　情報を出した人、受け取った人、受け取ったことが分かる記録を対応させます。
  • 変更後の扱いを聞く　情報が変わった場合は、変更の伝わり方と、どの情報で並べるかを決めた人を記録します。

情報の出どころの整理

区分聞くこと注意
使った情報選んだ品物の順番を何の記載から決めたか聞きます。現在の情報と、並べた際の情報を区別します。
受け取った記録情報を誰が出し、誰が受け取ったかが分かる記録があるか聞きます。出した人が不明なら未確認として残します。
情報の変更変更がどう届き、採用する情報を誰が決めたか聞きます。後から届いたという理由だけで採用したと考えません。
表は編集部作成の例です。

順番の使われ方で、次の仕事への影響が分かれる

並んだ状態を見るだけでは、その順番が必要な理由は分かりません。次の担当者が順番を使う場面と、順番が違った場合の支障を聞き分けます。

  • 順番を使う場面を聞く　受け取った品物の順番を、次の担当者がどの作業で使うかと、その後に行う仕事を確かめます。
  • 支障が出る場面を聞く　順番が違った場合に支障があるか、あればどの作業で何を確かめ直す必要があるか記録します。
  • 要望の出どころを聞く　次の担当者から直接聞いた要望と、並べる側が必要だと考えていることを分けます。

次の仕事との関係

区分確かめること注意
順番の使い方次の担当者がどの作業で順番を使うか確かめます。受け取るだけで順番を使うとは考えません。
順番違いの支障支障があるか、あれば何を確かめ直すか聞きます。並べる側の推測は、次の担当者の説明と分けます。
伝えられた要望誰から、どの仕事について要望があったか聞きます。選んだ品物にも当てはまる要望か確かめます。
表は編集部作成の例です。

並べ替える前の確認には、品物と情報の対応が要る

順番の情報があっても、目の前の品物との対応が分かるとは限りません。並べ替えを始める前に、何を見て誰が確かめているかを聞きます。

  • 品物と情報を対応させる　どの品物が情報のどの記載に当たるか、実際に使っている見分け方を聞き取ります。
  • 始める前の状態を聞く　表示を読み取れるか、品物がどのように並んでいるかなど、始める前に見ている品物の状態を確かめます。
  • 確かめる人を記す　誰が対応と状態を確かめ、不明な点がある場合は誰に扱いを尋ねるか記録します。

始める前の確認

区分見分け方扱い
品物との対応品物の何と情報のどの記載を照らすか聞きます。対応が分からない場合の扱いを記します。
始める前の状態表示や並びのどこを見ているか聞きます。その状態で始めてよいと判断した根拠を記します。
確かめる人誰が何を確かめたか分かる記録を聞きます。不明な点を誰に尋ねるか記します。
表は編集部作成の例です。

途中で見た内容だけで、止める判断まで分かるとは限らない

途中で確かめているという説明だけでは、何を見て、どのような場合に止めるかは分かりません。見る箇所と止める判断、その後の扱いまで分けて聞きます。

  • 途中で見る箇所を聞く　並べ替えのどの場面で、品物のどこを見て、どの情報と照らしているか記録します。
  • 止める判断を聞く　何が分かると並べ替えを止めるのか、その判断をする人とともに確かめます。
  • 止めた後をたどる　並べ替えを中断した品物の扱い、連絡する相手、再開に必要な確認を聞きます。

途中の確認と扱い

区分聞くこと注意
途中で見る箇所どの場面で何を見て、何と照らすか聞きます。終えた後の確認と混ぜません。
止める判断何が分かると止め、誰が判断するか聞きます。見る人と判断する人が同じか確かめます。
止めた後の扱い品物の扱いと、再び進めるための確認を聞きます。連絡したことだけで再開できると考えません。
表は編集部作成の例です。

並べ終えた根拠の確認には、見た内容と判断した人の特定が要る

手を止めた場面と、並べ終えたと判断した場面が同じとは限りません。選んだ品物について、何を見て誰が終わりと判断したかを聞きます。

  • 終えた根拠を聞く　並びのどこを見て、どの情報との対応から並べ終えたと判断したか記録します。
  • 判断する人を聞く　実際に並べた人と、並べ終えたと判断する人の関係を確かめます。
  • 判断の違いを残す　人によって判断が分かれた例があれば、見た内容の違いと、その後の扱いを記録します。

並べ終えた根拠の整理

区分確かめること注意
終えた根拠何を見て、何と照らして終えたと判断したか聞きます。作業が止まったことだけを根拠にしません。
判断する人誰が終えたと判断し、その結果をどう残したか聞きます。並べた人が判断したとは限りません。
判断が分かれた例見た内容と判断の違い、その後の扱いを聞きます。実例がなければ、経験があるものとして書きません。
表は編集部作成の例です。

順番の崩れが分かっても、扱いを決める人の確認が要る

順番が崩れたと分かったことと、その後の扱いが決まったことは別です。気づいた場面から、扱いの判断と次の担当者への連絡までたどります。

  • 分かった場面を残す　どこで誰が、何を見て順番の崩れに気づいたか聞きます。品物が渡る前か後かも記します。
  • 扱いを決めた人を聞く　その後の品物の扱いを、誰が何を確かめて決めたか記録します。
  • 伝わった内容を聞く　次の担当者へ伝えた内容と、それが相手に伝わったことをどう確認したかを聞きます。伝えた後の作業の扱いも残します。

崩れが分かった後の整理

場面聞くこと注意
崩れが分かった時どこで誰が何を見て気づいたか聞きます。渡る前と、渡った後を区別します。
扱いを決めた時誰が何を確かめ、品物をどう扱うと決めたか聞きます。気づいた人が扱いも決めたとは考えません。
次へ伝えた時何を伝え、相手に伝わったことをどう確認したか聞きます。連絡後に次の仕事をどう扱ったかも残します。
表は編集部作成の例です。

順番の表示だけで、渡してよいとは限らない

表示や記録があっても、実際の並びと対応しているかは別に確認が必要です。並べ終えた根拠に加え、次の担当者へ渡せると判断する条件を聞きます。

  • 順番の伝え方を聞く　次の担当者が何を見れば順番を読み取れるか、表示や記録の内容を確かめます。
  • 実際の並びと照らす　表示や記録がどの品物のどの並びを指すか、対応の確かめ方を聞きます。
  • 渡せる条件を聞く　誰が何を確認すると渡してよいのか聞き、並べ終えた判断と共通する点と異なる点を記録します。

表示と渡す条件の整理

区分確かめること注意
順番を示すもの次の担当者が読む表示や記録を確かめます。置かれているだけで読まれていると考えません。
並びとの対応どの品物の並びを示すか、確かめ方を聞きます。並びが変わった後の表示や記録の扱いも聞きます。
渡す条件誰が何を確認すると渡せるか聞きます。並べ終えたことだけで渡せると考えません。
表は編集部作成の例です。

支援を約束するには、確かめた機能との照合が要る

情報を記録できることと、並べ終えたと判断できることは別です。聞き取った仕事と商品の機能を照らし、支援できる範囲を具体的に記します。

  • 順番の情報を照らす　情報の出どころや変更を残す仕事に対し、商品で記録できる内容とできない内容を確認します。
  • 確認結果を照らす　前・途中・終わりの確認結果を、誰が残して誰が見られるか、商品の機能と照らします。
  • 人の判断を分ける　記録できるだけで判断まで任せられるとは考えず、人が判断する内容と判断の根拠を残します。

商品の機能との照合

区分扱い注意
順番の情報の記録出どころや変更を記録できる範囲を確かめます。順番を決める判断まで含めません。
確認結果の記録残せる内容と、見ることができる人を確かめます。記録があることと実際に確かめたことを分けます。
並べ終わりの判断人が見る内容と、商品で支援できる内容を分けます。確認していない商品の機能を提案に含めません。
表は編集部作成の例です。

確認表には、聞いた事実と未確認の点の区別が要る

選んだ品物について聞いた内容を、確認表にまとめます。説明を受けただけの内容と、表示や記録でも確かめた内容が分かるように残します。

  • 同じ品物の話を記す　各欄には選んだ品物の話を記し、別の品物や普段の説明を使う場合はその違いを添えます。
  • 確認の根拠を添える　聞いた相手と、見た表示や記録を添えます。説明と実際の並びが異なる点は分けて残します。
  • 未確認の点を残す　分からない点は推測で埋めず、次に確かめる相手と、確認後の内容を残す場所を記します。

並べ替える仕事の確認表

確認欄記入する内容確認欄記入する内容
選んだ品物対象の品物と、今回聞く範囲を記します。順番を決める情報参照した情報、出した人、変更の扱いを記します。
次の担当者の使い方順番を使う作業と、違った場合の支障を記します。前の確認品物と情報の対応、品物の状態、確かめる人を記します。
途中の確認見る箇所、止める判断、止めた後の扱いを記します。終えた根拠見た内容と情報、判断した人を記します。
崩れた場合の扱い分かった場面、扱いを決める人、伝え方を記します。表示と渡す条件表示と並びの対応、渡せると判断する根拠を記します。
支援できる範囲商品の機能として確認した内容と、人の判断を記します。未確認の点と記録先不明な点、確かめる相手、確認後の記録先を記します。
表は編集部作成の例です。