振り替えの聞き取りには元の案件の確認が必要だ

確保済みの物を別の案件へ振り替える仕事では、元の案件への影響も聞き取ります。判断から連絡、記録、元へ戻す扱いまでを整理します。

  • 対象と判断を捉える　振り替える物と決める人を特定し、起きる場面、確保の理由、判断の条件を整理します。
  • 元の案件への対応を捉える　足りない分の扱い、知らせる相手、記録の直し方、元へ戻す場合の扱いを整理します。
  • 提案する範囲を定める　商品で支援できる範囲と人の判断が残る範囲を分け、未確認の点を含む確認表を作ります。

振り替えの対象は手元にある物すべてとは限らない

手元にある物の一覧に、どの案件のために確保した物かが書かれているとは限りません。実際の振り替えをたどり、対象と決める人を特定します。

  • 物の種類を特定する　振り替えた物の呼び名と区別の仕方を聞きます。同じ呼び名でも扱いが違う物を分けます。
  • 元の案件を特定する　どの案件のために確保していた物かを確認します。保管場所と、使う予定の案件を混同しないようにします。
  • 決める人を特定する　振り替えを決めた人と、物を動かした人を分けて記録します。対象による決める人の違いも聞きます。

対象と判断者を特定する型

確かめること方法注意
物の種類実際に振り替えた物を挙げてもらいます。呼び名だけで同じ物と扱いません。
案件との対応確保していた案件を記録で示してもらいます。置き場所だけで案件を決めません。
決める人振り替えを決めた経緯をたどります。物を動かす人と同じとは限りません。
表は編集部作成の例です。

振り替えのきっかけは、不足と予定の変化で分かれる

別の案件で足りなくなった場面だけでなく、元の案件の予定が動いた場面も聞き取ります。振り替えの相談が始まった出来事を整理します。

  • 別の案件の不足をたどる　何が足りないと分かり、確保済みの物に目が向いたかを聞きます。不足の発見と振り替えの決定を分けます。
  • 元の案件の変化をたどる　使う予定の変化が、振り替えの相談にどう関わったかを聞きます。予定が動いた後の経緯も確認します。
  • 同じ物を待つ場面を捉える　同じ種類の物か特定の同じ現物かを確かめ、どの案件の確保分が相談の対象になったかを記録します。

振り替えが起きる場面の整理

区分聞くこと注意
別の案件の不足足りない物が判明してからの経緯を聞きます。不足しただけで振り替えたと考えません。
元の案件の変化使う予定が動いた後の相談を聞きます。予定の変化を確保の解除と扱いません。
同じ物を待つ案件同じ物を待つと分かった場面を聞きます。案件の順番を決める話に広げません。
表は編集部作成の例です。

元の案件への影響を知るには確保の理由が必要だ

使う予定の作業が分かっても、先に確保していた理由までは分かりません。確保した時点の判断と、現在も残る事情を分けて聞き取ります。

  • 使う作業を捉える　元の案件のどの作業で使う予定だったかを聞きます。その物がないと進められない部分も確認します。
  • 確保した判断をたどる　確保した時点で分かっていた事情を聞きます。後から生じた事情を当時の理由に混ぜないようにします。
  • 困る場面を具体化する　確保していないと何に支障が出ると考えていたかを聞きます。その事情が今も続いているかを確認します。

確保の理由をたどる型

区分確かめること注意
使う作業使用する作業と必要になる場面を確認します。案件名だけで用途を分かったことにしません。
確保時の判断確保を決めた時点の事情を確認します。現在の事情と分けて記録します。
確保しない影響確保しないと困る作業や対応を確認します。当時の事情が今も続くかを分けて聞きます。
表は編集部作成の例です。

物が空いていても振り替えてよいとは限らない

使われていないことだけで、振り替えてよいと判断したとは限りません。元の案件と振り替え先の状況を、決定時点の情報で聞き取ります。

  • 元の案件の条件を聞く　元の案件の何を確認してから振り替えを決めたかを聞きます。確認できず判断を止めた条件も記録します。
  • 振り替え先の条件を聞く　振り替え先での用途や物の状態について、判断に使った条件を聞きます。決定後に分かったことと分けます。
  • 迷った理由を捉える　判断に迷った例で、何が未確認だったかを聞きます。追加の情報や相談を経て判断した過程を記録します。

判断に使われた条件の整理

区分見分け方扱い
元の案件決定前に確認した状況をたどります。判断に使った条件として記録します。
振り替え先使用に必要とされた条件をたどります。元の案件の条件とは別に記録します。
迷った例判断が止まった理由をたどります。追加情報と相談先を記録します。
表は編集部作成の例です。振り替えを勧める基準ではありません。

振り替え後の対応は足りない分の補充だけとは限らない

元の案件では、足りない分への対応と作業の扱いが別々に決まる場合があります。補う必要の有無と方法、補えるまでの扱い、顧客への説明を聞き分けます。

  • 足りない分の扱いを聞く　足りない分を補う必要があったかを聞き、補う場合はその方法を聞きます。補う予定と、実際に確保できた状態を分けて記録します。
  • 補えるまでの作業を聞く　物がそろうまで、元の案件の作業を続けたか、止めたか、予定を変えたかを聞きます。予定した対応と実際の対応の違いも残します。
  • 顧客への説明を聞く　元の案件の顧客へ伝えると判断した事情を聞きます。伝えた人、内容、顧客からの返答も確認します。

元の案件に残る対応の整理

区分聞くこと注意
足りない分補う必要と方法、現在の確保状況を聞きます。補う予定だけで対応済みと扱いません。
補うまでの作業作業を続けたか止めたかを聞きます。足りない分の記録だけで終えません。
顧客への説明伝える判断と実際の説明を聞きます。伝えていない場合も、その理由を聞きます。
表は編集部作成の例です。

振り替えの連絡先は決める人と同じとは限らない

振り替えを決めた人が分かっても、知らせる相手を捉えたことにはなりません。元の案件、振り替え先、物の管理に関わる人ごとに確認します。

  • 元の案件への連絡を聞く　確保済みの物が使えなくなることを誰に伝えたかを聞きます。足りない分への対応も伝えたかを確認します。
  • 振り替え先への連絡を聞く　使える物と使用に伴う条件を誰に伝えたかを聞きます。相談中の連絡と決定後の連絡を分けます。
  • 物の管理への連絡を聞く　物を管理する人へ、何をいつ知らせたかを聞きます。物の移動と使う案件の変更をどう伝えたかを確認します。

相手ごとの連絡内容の整理

区分確かめること注意
元の案件連絡を受ける人と伝えた内容を確認します。決める人から伝わると推測しません。
振り替え先使えると知らせた相手と時点を確認します。相談の連絡と決定の連絡を混ぜません。
物を管理する人移動と使う案件の変更の伝え方を確認します。知らせたことと伝わったことを分けます。
表は編集部作成の例です。

確保状況を知るには、物の移動と記録の更新を分けた確認が要る

物を動かす作業と確保状況の記録を直す作業は、別に行われる場合があります。変更する記録、直す人、直す時点をたどります。

  • 直す記録を特定する　元の案件と振り替え先で、どの記録を直したかを聞きます。移動の記録と確保状況の記録を分けて見ます。
  • 人と時点を捉える　決定、移動、受け取りのどの時点で誰が直したかを聞きます。直した内容を確認する人の有無も記録します。
  • 直されなかった例を聞く　記録が古いままだと分かった経緯を聞きます。何と照らして食い違いを見つけ、どう直したかを残します。

記録の変更をたどる型

場面聞くこと注意
記録を直す変更した記録と記載内容を聞きます。元の案件の記録も対象か確認します。
変更を反映する直す人と作業のきっかけを聞きます。決定と同時に直ると推測しません。
食い違いが判明発見の経緯と修正の手順を聞きます。直されなかった理由も残します。
表は編集部作成の例です。

振り替えた物を元の案件へ戻しても、使える状態とは限らない

物を元へ戻す場合も、案件の状況や物の状態が変わっている可能性があります。戻す判断と、戻せない場合の対応、戻した後の記録を聞き取ります。

  • 戻す場面を捉える　何をきっかけに戻す話が出て、誰が決めたかを聞きます。物の置き場所と使う案件を分けて確認します。
  • 戻せない場合を聞く　使用済みなど、戻せないと分かった事情を聞きます。元の案件に残る足りない分をどう扱ったかを確認します。
  • 戻した後の記録を聞く　戻した物の状態と、元の案件で使えるかを誰が確かめたかを聞きます。直した記録と、変更を知らせた相手も残します。

元へ戻す場合の確認の型

区分確かめること注意
戻す場面戻すきっかけと決める人を確認します。保管場所に戻すだけかを分けて聞きます。
戻せない場合戻せない事情と元の案件の対応を確認します。戻す予定のまま話を終えません。
戻した後物の状態と記録の変更を確認します。戻しただけで元の確保が復活したと扱いません。
表は編集部作成の例です。

支援できる範囲は、確認済みの機能と使い方で分かれる

聞き取った仕事を、提案する商品の機能と照らし合わせます。記録や連絡を支援する部分と、商談先の人が判断する部分を分けます。

  • 記録と参照を分ける　案件ごとの確保状況を記録できるか、必要な人が参照できるかを分けて確認します。未確認の機能は提案に含めません。
  • 記録と連絡を分ける　振り替えの履歴を残す機能と、相手に知らせる機能を別に確認します。実際の連絡先や知らせる時点と照合します。
  • 人に残る判断を示す　振り替えてよいか、足りない分をどう扱うかの判断を切り分けます。判断に使う情報を示せるかも確認します。

商品の機能と人の判断の整理

区分扱い注意
確保状況記録できる内容と参照できる人を確認します。商談先で使う記録項目と照合します。
振り替えの記録履歴を残す機能と連絡する機能を分けます。記録すれば相手に伝わると考えません。
振り替えの判断判断に使う情報と決める人を記録します。情報の表示を判断の代行と扱いません。
表は編集部作成の例です。支援範囲は提案する商品の機能を確認して記入します。

振り替えの確認表には未確認の点を残す欄が必要だ

聞き取った振り替えの事例を、判断から元の案件への対応まで確認表にまとめます。確認できた内容と未確認の点を分け、次に確かめる先を残します。

  • 同じ事例で記入する　対象、判断、連絡、記録を同じ振り替えの事例で記入します。別の事例の扱いを混ぜないようにします。
  • 聞き取った根拠を残す　説明を聞いた相手と参照した記録を添えます。説明と記録が食い違う点は、どちらも残します。
  • 未確認の点を残す　分からない点は推測で埋めず、確認する相手と記録先を記します。商品の機能が未確認の場合も区別します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入する内容確認項目記入する内容
対象と決める人物、元の案件、決める人を記します。起きる場面相談が始まった出来事を記します。
確保の理由使う作業と確保時の判断を記します。判断の条件両案件の条件と迷った点を記します。
不足の扱い補う方法、作業の扱い、顧客への説明を記します。知らせる相手相手、内容、知らせる時点を記します。
記録の直し方直す記録、人、時点を記します。戻す場合戻す条件、戻せない場合の対応、直した記録を記します。
支援できる範囲確認済みの機能と人の判断を記します。未確認の点と記録先未確認の内容、確認先、記録先を記します。
確認表は編集部作成の例です。聞き取れなかった点も未確認として残します。