穴をあける仕事には、位置の指定と渡す条件の確認が要る

穴をあけているという説明だけでは、指定と実際の書類の対応までは分かりません。書類を選び、位置の指定から渡すときの確認までをたどります。

  • 聞く対象を決める　実際に穴をあけた書類を選び、あける理由と使う人を聞きます。
  • 判断の根拠を分ける　位置を決めた経緯、途中で変える判断、作業を終えた判断、渡してよいという判断を分けて確かめます。
  • 提案する範囲を決める　自社の商品で支援できる範囲と人の判断が残る範囲を分け、確認表に記します。

聞き取りには、実際に穴をあけた書類の特定が要る

実際に穴をあけた書類を相手に選んでもらいます。その書類で行ったことと、普段の作業の説明を分けて聞きます。

  • 書類を選んでもらう　穴をあけた経緯をたどれる書類を選んでもらい、今回聞く対象を決めます。
  • 関わった人を記す　選んだ書類を使う人と依頼した人を記し、同じかを確かめます。
  • 説明の対象を分ける　選んだ書類について分かったことと、普段の説明だけで未確認のことを分けます。

聞く対象の決め方

確かめること方法注意
選んだ書類実際に穴をあけた書類を相手に選んでもらいます。これからあける予定の説明と分けます。
関わった人使う人と依頼した人を記します。同じ人かを確かめます。
説明の対象選んだ書類で行ったことをたどります。普段も同じという説明だけで済ませません。
表は編集部作成の例です。

あける理由が、使う人の希望に基づくとは限らない

何のために穴をあけたかを、書類の使われ方とともに聞きます。その理由を誰から聞いたかまでたどり、説明の出どころを確かめます。

  • 理由を使い方まで聞く　穴をあけることによって、書類をどのように使えるようにしたかったかを聞きます。
  • 使う人を記す　実際に書類を使う人を記し、その人が求めた使い方かを確かめます。
  • 理由の出どころを聞く　あける理由が誰の希望や判断に基づくかを聞き、その理由を作業する側へ伝えた人も記します。

理由のたどり方

区分聞くこと注意
あける理由穴をあけることで実現したい書類の使い方を聞きます。以前もあけたという経緯だけで済ませません。
使う人誰がどのように書類を使うかを聞きます。依頼した人と同じかを確かめます。
理由の出どころ理由になった希望を持つ人と、伝えた人を聞きます。使う人に確かめた内容と推測を分けます。
表は編集部作成の例です。

書類を決めた人と、位置を決めた人は同じとは限らない

あける書類の指定と、穴の位置の指定を分けて聞きます。指定された内容が選んだ書類にどう対応するかを確かめた人も記します。

  • 書類の指定をたどる　誰があける書類を決め、どのように伝えたかを聞きます。
  • 位置の指定をたどる　誰が位置を決めたかを記し、書類を決めた人と同じかを確かめます。
  • 指定との対応を聞く　指定が選んだ書類へのものだと、誰が何を見て確かめたかを聞きます。

指定と書類の対応

区分確かめること注意
書類の指定あける書類を決めた人と伝え方を確かめます。選んだ書類が指定に含まれていたかを聞きます。
位置の指定位置を決めた人と伝えられた内容を確かめます。書類を決めた人と同じかを確かめます。
対応の確認指定と実際の書類を突き合わせて確かめた人を記します。指定を受け取ったことと、対応を確かめたことを分けます。
表は編集部作成の例です。

あける前には、書類の状態の確認とあけない書類の区別が要る

指定された書類でも、あける前に状態を確かめている場合があります。選んだ書類のどこを見たかと、あけてよいか判断できずに誰へ確かめたかを聞きます。

  • 見る箇所を聞く　選んだ書類のどこを見て、どのような状態だと確かめたかを聞きます。普段の確かめ方は分けて記します。
  • あけない扱いを聞く　あけない書類をどう見分け、判断がつかない書類を誰に確かめるかを聞きます。
  • 確かめる人を記す　書類の状態を確かめる人を記し、穴をあける人と同じかを確かめます。

あける前の見分け方

区分見分け方扱い
書類の状態実際に見た箇所と、そこで確かめた状態を聞きます。その状態であけてよいと判断した根拠を聞きます。
あけない書類あける書類とあけない書類の区別を聞きます。区別できない場合に誰へ確かめるかを記します。
確かめる人誰が書類の状態を確かめるかを聞きます。あける人への伝え方を聞き、同じ人かも確かめます。
表は編集部作成の例です。

位置を変える判断には、決めた人と根拠の確認が要る

途中で何を見たかを、実際の書類に沿って聞きます。位置を変えた場合は、あける前に変えたのか、別の位置へ足したのか、別の書類を使ったのかを分けます。

  • 途中で見る内容を聞く　あけている途中に見た内容と、その確認によって分かったことを聞きます。
  • 変える場面をたどる　指定どおりにあけられないと分かった箇所と、あける前に変えたか、足したか、別の書類にしたかを聞きます。
  • 変更を決めた人を記す　位置を変えると決めた人と、変えた位置を伝えた相手を記します。

途中の確認と位置の変更

区分聞くこと注意
途中の確認途中で見た内容と、指定との突き合わせ方を聞きます。あける前の確認と分けて記します。
指定との違い指定どおりにあけられないと分かった場面を聞きます。起きていない場合は、その旨と想定上の扱いを分けて記します。
位置の変更変えると決めた人と、変更後の位置を聞きます。元の位置を指定した人と同じかを確かめます。
表は編集部作成の例です。

穴があいても、依頼した人の確認まで済んだとは限らない

穴があいていることと、依頼された作業を終えたという判断を分けます。何を見たか、誰が判断したか、依頼した人が何を確かめたかを聞きます。

  • 終えた根拠を聞く　実際の書類のどこを見て、どの指定と突き合わせて終えたと判断したかを聞きます。
  • 判断した人を記す　終えたと判断した人を記し、穴をあけた人と同じかを確かめます。
  • 依頼した人までたどる　依頼した人が確かめた内容と、その結果がどう伝わったかを聞きます。

終えたと判断する根拠

区分確かめること注意
判断の根拠何を見て指定どおりに終えたと判断したかを聞きます。位置を変えた場合は、変更後の指定との対応を聞きます。
判断する人終えたと判断した人を記します。あけた人、依頼した人と同じかを確かめます。
依頼した人確認の有無と、確かめた内容を聞きます。確認していない場合は、その旨を終えた判断と分けて記します。
表は編集部作成の例です。

違うという申し出には、扱いを決めた人の確認が要る

使う人から違うと伝えられた場合は、対象の書類と穴の位置を確かめます。伝えられた内容と、あけ直すかどうかの判断を分けてたどります。

  • 違う箇所をたどる　どの書類のどの位置について、何と違うと伝えられたかを聞きます。
  • 扱いを決めた人を記す　同じ書類に穴を足したか、別の書類を用意したかなど実際の扱いと、決めた人と根拠を聞きます。
  • 依頼した人への連絡を聞く　商談先が依頼した人へ何を伝え、その後の扱いを誰が決めたかを確かめます。

違うと伝えられた後の扱い

場面聞くこと注意
連絡を受けた対象の書類と位置、違うとされた内容を聞きます。使う人の説明と、元の指定を突き合わせます。
扱いを決めた穴を足すか別の書類にするかなどを決めた人と根拠を聞きます。連絡を受けた人と決めた人が同じかを確かめます。
依頼元へ伝えた依頼した人へ伝えた内容と、その後の扱いを聞きます。連絡したことと、扱いが決まったことを分けます。
表は編集部作成の例です。経験がない場合は、その旨を記し、想定上の扱いと分けます。

渡す判断には、記録と書類の対応の確認が要る

指定や確認を記録していても、それだけで渡せるとは限りません。記録と書類の対応をたどり、渡してよいと判断する条件を聞きます。

  • 記録する内容を聞く　指定された位置、変えた位置、確認した内容をどこに記しているかを聞きます。
  • 書類との対応を聞く　記録がどの書類についてのものか、何を見て分かるようにしているかを聞きます。
  • 渡せる根拠を聞く　渡す前に確かめる内容と、渡してよいと判断する人を記します。

記録と渡す条件

区分確かめること注意
記録の内容指定、位置の変更、確認した内容の記録先を聞きます。記録していない内容も分けて記します。
書類との対応記録から対象の書類を見分ける方法を聞きます。変更前と変更後の位置をたどれるかを確かめます。
渡す条件渡す前の確認内容と、渡せるとする根拠を聞きます。終えたと判断する人と渡せると判断する人が同じかを確かめます。
表は編集部作成の例です。

支援を約束するには、確かめた機能との照合が要る

自社の商品で扱える記録と、人が書類を見て判断する内容を分けます。指定の記録、位置の変更、終えたとする判断を別々と突き合わせます。

  • 扱える記録を確かめる　自社の商品で、指定と確認の内容をどこまで記録できるかを確かめます。
  • 変更の記録を突き合わせる　元の位置と変えた位置、変更を決めた人を記せるかを確かめます。
  • 人の判断を分ける　終えたとする判断や渡せるとする判断について、人が確かめる内容を記します。

自社の商品と人が担う範囲

区分扱い注意
指定と確認書類と位置の指定、確認した内容を記録できるかを確かめます。自社の商品で対応できると確かめた範囲を記します。
変えた位置変更前後の位置と、決めた人を記せるかを確かめます。変更を記録することと、変更を決めることを分けます。
終えた判断人が書類を見て確かめる内容と判断する人を記します。記録があることだけで、作業を終えたとは決めません。
表は編集部作成の例です。

確認表には、書類ごとの未確認の点の記載が要る

選んだ書類について聞けた内容を、確認表に記します。分からない点は未確認と記し、次に確かめる相手と記録先を添えます。

  • 選んだ書類で記す　各欄には選んだ書類で行ったことを記し、普段の説明を補う場合は区別します。
  • 根拠と人を記す　位置を決めた人、位置の変更を決めた人、終えたと判断した人を記し、それぞれが判断に使った根拠を添えます。
  • 未確認の点を記す　空欄のままにせず、未確認の内容、確かめる相手、追記する場所を記します。

書類に穴をあける仕事の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
選んだ書類今回選んだ書類を見分けられるように記します。理由と使う人あける理由、理由の出どころ、使う人と使い方を記します。
書類と位置を決めた人それぞれを決めた人と、指定と書類の対応を確かめた人を記します。あける前の確認見る箇所、書類の状態、あけない書類との区別、確かめる人を記します。
途中の確認途中で見た内容、位置を変えた場面、変えると決めた人を記します。終えた根拠判断に使った内容、判断した人、依頼した人の確認を記します。
違うとの連絡伝えられた内容、扱いを決めた人、依頼した人への連絡を記します。記録と渡す条件記録の内容と書類の対応、渡せると判断する根拠と人を記します。
支援できる範囲商品で対応できると確かめた内容と、人が判断する内容を記します。未確認の点と記録先未確認の内容、次に確かめる相手、確認後の記録先を記します。
表は編集部作成の例です。