データがあっても、そのまま使えるとは限らない

受け取ったデータと、仕事で使うデータの間には、加工が入る場合があります。加工前後の内容から、決まった手順どおりに進める部分と、内容に応じて人が判断する部分を見分けます。

  • 加工の対象を決める　どのデータを誰が加工し、何のためにどこで使うのかを整理します。
  • 判断する箇所を捉える　加工の操作を分け、途中で人が判断する箇所と、情報の意味が変わる箇所を記録します。
  • 支援の範囲を捉える　結果の確かめ方と渡し方を踏まえ、商品で支援できる範囲を確認表にまとめます。

加工する人は、データを受け取る人とは限らない

受け取った人から別の人へ渡った後に、加工が始まる場合があります。加工前後のデータを対応させ、実際に手を加える人と対象の仕事を特定します。

  • 加工前後を対応させる　受け取った時点の内容と、加工を終えた内容を並べ、同じ仕事で使うデータかを確認します。
  • 加工する人を特定する　受け取り、加工、使用を担う人を分けます。加工を引き継ぐ場合は、その境目も記録します。
  • 対象の仕事を絞る　同じデータでも、仕事によって必要な加工が違う場合があります。今回扱う仕事と加工の始まり・終わりを決めます。

加工の対象と担当を特定する

確かめること方法注意
どのデータか加工前後の内容を並べ、対応する部分を示します。名前が同じでも、内容が同じとは限りません。
誰が加工するか手を加える人と、加工を引き継ぐ人を記録します。受け取る人の説明だけでは、途中の加工が分からない場合があります。
どの仕事か加工を始める場面と、終える場面を記録します。別の仕事向けの加工を混ぜないようにします。
表は編集部作成の例です。

同じ受け取り元でも、届く形が同じとは限らない

受け取る形が変わると、加工を始める前の準備も変わります。受け取り元ごとに、届いた状態と加工を始められる状態の違いを記録します。

  • 届いた状態を押さえる　項目の並び、見出し、まとまり方を確認します。手直し済みの内容だけで判断しないようにします。
  • 受け取り方を分ける　社内から受け取る場合、取引先から受け取る場合、自分で集める場合を分けて記録します。
  • 形が変わる場合を残す　届く形が変わる条件と、その際に追加される作業を記録します。

受け取り元ごとに加工の出発点を記録する

区分聞くこと注意
社内の別部署渡される時点の項目と、既に加えられた加工を整理します。部署で使う形と、今回必要な形を分けます。
取引先相手ごとの項目の並びや、記載のまとまり方を整理します。同じ取引先でも、届く形が変わる場合を残します。
自分で集める集めた内容を、加工前にどのように並べているかを整理します。集めながら行う分割や省略も、加工として記録します。
表は編集部作成の例です。

必要な加工は、目的と使う先で変わる

見やすく整えるという説明だけでは、必要な加工は決まりません。加工後に行う作業を起点に、残す内容と変える内容を整理します。

  • 次の作業から考える　加工後に何を行うのかを記録し、その作業に必要な項目やまとまり方を確認します。
  • 残す内容を明らかにする　使う場面で必要な区別や経緯を記録します。見やすさだけを理由に省かないようにします。
  • 使う先ごとに分ける　渡す相手や用途によって加工が違う場合は、それぞれの完成形を分けて記録します。

使う先から加工の目的を整理する

区分確かめること注意
次の作業に渡す次の作業で必要な項目と、受け取れる形を記録します。渡した後の手直しも、必要な加工を知る手掛かりにします。
人が見て判断する判断に使う内容と、残す必要がある区別を記録します。補足や経緯を省くと、判断の前提が変わる場合があります。
別のデータと合わすどの項目や記録どうしを対応させるかと、加工後も対応を確認できるかを記録します。対応する項目が分からなくなる加工に注意します。
表は編集部作成の例です。

加工の種類は、加工前後の変化で分かれる

整えるという呼び方には、異なる操作が含まれます。加工前後で何が変わったかを見て、操作の種類と行う順番を記録します。

  • 変えた部分を示す　作業の呼び名だけでまとめず、どの項目のどの部分に手を加えたかを記録します。
  • 操作を分けて書く　分ける、まとめる、省く、足す、並べ替える、置き換える操作を区別します。
  • 行う順番を残す　同じ内容に操作を重ねる場合は、順番も記録します。各操作の前後で対応する項目や値も記録します。

加工前後の変化から操作を見分ける

区分見分け方扱い
分ける・まとめる項目の区切りや、内容のまとまりが変わっています。分ける境目と、まとめる対象を記録します。
省く・足す元にあった内容が消えるか、元にない内容が加わっています。省く対象と、足した内容の出どころを記録します。
並替・置換並ぶ位置が変わるか、記載された内容が別の内容になっています。位置だけの変更と、内容の変更を分けて記録します。
表は編集部作成の例です。

例外の加工には、操作と別に判断が要る

手順が決まっていても、そのまま進められない内容が現れる場合があります。作業が止まる箇所を起点に、判断の根拠と判断する人を記録します。

  • 手が止まる箇所を探す　決まった操作を続けられなくなる内容と、そのときに調べることを記録します。
  • 操作と判断を分ける　置き換える操作と、何に置き換えるかを決める判断を別に記録します。
  • 決められない場合を残す　判断を保留する条件、確認する相手、加工を再開する条件を記録します。

操作の途中にある判断を記録する

箇所聞くこと注意
当てはまらない値決められた扱いに当てはまらない内容と、その対応を整理します。似た内容に合わせる場合は、その判断の理由を残します。
読み替え元の表記をどう読み替えるかと、その条件と根拠を整理します。表記を変えるだけなのか、解釈も変えるのかを分けます。
例外の扱い判断する人と、保留や差し戻しになる条件を整理します。その場限りの判断を、共通の手順として扱わないようにします。
表は編集部作成の例です。

形を整えたデータでも、意味が同じとは限らない

加工によって、元にあった区別や経緯が見えなくなる場合があります。加工前後を並べ、使う人が同じ意味で理解できるかを確認します。

  • 消えた区別を見つける　まとめた内容から、元の違いを読み取れるかを確認します。商談先が残す必要があると考える区別と、加工後も見分ける方法を聞きます。
  • 消えた経緯を見つける　省いた補足が、残った内容の読み方に影響するかを確認します。
  • 変えた意味を明記する　置き換えによって解釈が変わる場合は、その理由と加工後の意味を記録します。

加工によって失われる内容を確認する

区分確かめること注意
まとめて消える区別まとめる前に分かれていた内容が、加工後も見分けられるかを確認します。同じ項目に入っていても、元の意味が同じとは限りません。
省いて消える経緯省いた説明が、残した内容の条件や背景を示していないかを確認します。空欄や注記を省くと、記載がない理由も分からなくなる場合があります。
置換で変わる意味置き換え前後で、内容の指す対象や状態が変わらないかを確認します。使う人が元と同じ意味だと思い込まないよう、変更を伝えます。
表は編集部作成の例です。

合計の一致だけでは、加工の完了とは限らない

合計や件数が合っていても、項目の対応や意味が変わっている場合があります。実際に行う確認を、加工によって起こり得る違いと対応させます。

  • 照らす対象を決める　加工前後で同じになる部分と、意図して変える部分を分け、確認する対象を記録します。
  • 見比べる箇所を残す　分割した境目や置き換えた内容など、加工ごとに見比べる箇所を記録します。
  • 違いが出た後を押さえる　違いを見つけた後にどの加工の段階に戻って直すかと、直した内容を再び確かめる方法を記録します。

加工の結果と確認方法を対応させる

方法聞くこと注意
合計や件数を照らす何を照らし、どの違いを加工の漏れとして扱うかを整理します。まとめる操作などで意図して変わる部分は、別に扱います。
元と見比べる元のどの部分と対応させ、何が残っているかを見るのかを整理します。値だけでなく、項目との対応や意味の変化も確認対象にします。
使う人からの指摘指摘が届く場面と、加工のどこへ戻って直すかを整理します。指摘がないことだけで、確認が済んだとは扱わないようにします。
表は編集部作成の例です。

加工後のデータだけでは、変更の内容が伝わるとは限らない

加工した内容を渡しても、何を変えたかまでは伝わらない場合があります。受け取る人が加工の前提を理解できるよう、渡す形と説明を記録します。

  • 受け取る形を押さえる　次の作業で扱える項目の並びやまとまり方と、渡した後に必要な手直しを確認します。
  • 加工の説明を添える　省いた内容、足した内容、読み替えた意味のうち、使う人に伝えるものを決めます。
  • 元のデータをたどる方法を残す　加工後の内容から元のデータをたどる方法と、確認が必要になった際の連絡先を記録します。

データと一緒に渡す説明を整理する

確かめること方法注意
渡す形受け取る人が次の作業を始められる状態を確認します。加工する側の完成と、使う側の受け取り完了を分けます。
加工内容の説明変更した内容と、残っている保留事項の伝え方を記録します。意味が変わる加工は、見た目だけで伝わると考えないようにします。
元のデータの扱い元のデータの保管先と、加工後の内容との対応の残し方を記録します。問い合わせの際に、別の元データを参照しないようにします。
表は編集部作成の例です。

商品で支援できる範囲は、操作と条件で分かれる

決まった操作でも、受け取る形や例外によって扱いが変わります。商品の対応内容と実際の作業を照らし、支援できる範囲と人の判断が残る範囲を分けます。

  • 操作ごとに照らす　加工全体をまとめて判断せず、操作と入力の条件ごとに、商品の対応内容を確認します。
  • 記録の支援も分ける　加工そのものの支援と、変更内容を残す支援を分けます。必要な記録が残るかも確認します。
  • 人の判断を明記する　例外や読み替えを決める人と、その判断を待つ箇所を記録します。未確認の機能は分けて残します。

作業と商品の対応内容を照らす

区分扱い注意
決まった操作同じ条件で繰り返す操作を、商品の機能と照らします。受け取る形が変わる場合も対応できるかを確認します。
加工内容の記録変更箇所と理由を残す作業について、支援できる内容を確認します。操作の記録だけで、判断の理由まで残るとは限りません。
例外や読み替え操作を実行する部分と、人が内容を決める部分を分けます。判断を含む支援は、実際の対応内容を確認してから記載します。
表は編集部作成の例です。

支援範囲の判断には、未確認の点の記録が要る

加工の操作が分かっても、途中の判断や渡し方が不明な部分は、支援範囲を保留します。確認できた内容と未確認の点を、同じ確認表に残します。

  • 同じ仕事で記録する　加工の対象から渡し方まで、同じ仕事の内容で埋めます。用途が違う場合は確認表を分けます。
  • 根拠をたどれる形にする　加工前後の内容や説明の記録先を添えます。判断の根拠を後から確認できるようにします。
  • 未確認を空欄にしない　未確認の内容、確認する相手、回答の記録先を残します。支援範囲は確認できた内容から記載します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認する項目記録する内容確認する項目記録する内容
加工するデータと人対象のデータ、加工する人、対象の仕事を書きます。受け取り元と形受け取り元と、届いた状態の項目やまとまり方を書きます。
目的と使う先加工の目的と、加工後に行う作業や使う人を書きます。操作の種類変える箇所、操作の種類、行う順番を書きます。
人が判断する箇所判断が入る条件、判断する人、判断の根拠を書きます。意味が変わる箇所失われる区別や経緯、置き換えで変わる意味を書きます。
結果の確かめ方照らす対象、確認する人、違いが出た後の対応を書きます。次に使う人への渡し方渡す形、添える説明、元のデータの参照先を書きます。
支援できる範囲商品の対応を確認した操作と、人の判断が残る部分を書きます。未確認の点と記録先未確認の内容、確認する相手、回答や根拠の記録先を書きます。
確認表は編集部作成の例です。