一部を納めても依頼全体が終わったとは限らない

一部を納めた仕事は、納めた範囲だけでは全体の状況が分かりません。元の依頼を起点に、残る内容と完了の条件を聞き取ります。

  • 分ける理由を把握する　どの依頼を、誰が、何のために分けるのかを整理し、先に納める範囲の決め方を把握します。
  • 納めた分と残る分を追う　元の依頼に結び付く記録から、残る分の進め方と、相手に伝えた内容を確かめます。
  • 完了と支援の条件を捉える　商談先が全体を終えたとみなす条件と追加で生じる作業を整理し、商品の支援範囲と人の判断を確認表に残します。

分けて納める依頼は、誰が決めたかで分かれる

一部納品の話は、元の依頼と分ける判断を結び付けて聞きます。希望を出した人と、実際に分けると決めた人を区別します。

  • 元の依頼を特定する　依頼された内容の全体を確認し、そのうちどの範囲を先に納める扱いにしたのかを押さえます。
  • 決める人を特定する　分ける案を出す人と決める人を分けて整理し、相手の了承が必要になる場面も記録します。
  • 分ける事情を区別する　相手の求めか、納める側の都合かを聞き分けます。双方の事情がある場合は、それぞれ残します。

分ける判断の確認

確かめること方法注意
対象の依頼依頼内容の記録から全体と先に納める範囲を照合します。先に納める分と元の依頼との対応を確かめます。
決める人提案から決定までの経緯をたどります。連絡する人が決定者とは限りません。
分ける事情相手の求めと納める側の都合を分けて記録します。希望が出た段階と、了承を得た段階を区別します。
表は編集部作成の例です。

先に納める範囲は、分ける理由と相手の受け取り方で分かれる

先に納める内容が同じでも、その範囲を選ぶ理由は異なります。必要性と作業の状態を分けて聞くと、区切り方の根拠が分かります。

  • 先に必要な用途を捉える　相手が先に使う内容と、その用途に足りる範囲を聞き取ります。必要な部分が残る側にないかも見ます。
  • できた分の状態を見る　作業が終わった範囲と、相手に渡せる状態の範囲を区別します。確認が済んでいるかも押さえます。
  • 区切りの根拠を捉える　作業上の区切りが、相手にとっても使える区切りかを確認します。残る分がないと使えない部分も記録します。

理由ごとの聞き取り

理由聞くこと注意
相手が先に要る先に使う目的と、その目的に必要な内容を聞き取ります。相手が求める範囲と、渡せる範囲を区別します。
できた分から完成と判断した根拠と、渡す前の確認状況を聞き取ります。作業済みでも、納められる状態とは限りません。
作業の区切り区切りの位置と、残る分がなくても使えるかを聞き取ります。作業上の都合だけで相手の用途を判断しません。
表は編集部作成の例です。

一部納品の状況を追うには、元の依頼に結び付く記録が要る

納めた内容だけを記録しても、残る内容までは分かりません。元の依頼から、納めた分と残る分をたどれるかを見ます。

  • 納めた内容を特定する　納めた範囲と、その時点の内容を記録から確認します。作業を終えた分と、実際に渡した分を分けます。
  • 残る内容を明示する　元の依頼と納めた分を照合し、残る内容を確かめます。作業中か、未着手か、待ちかも区別します。
  • 記録の場所をたどる　どこを見れば最新の状況が分かるかを押さえます。記録を更新する人と、更新する場面も確認します。

元の依頼からたどる記録

確かめること方法注意
納めた分渡した内容の記録を元の依頼と照合します。準備済みの内容を納品済みに含めないようにします。
残る分元の依頼に含まれる各項目が、納品済みか未納品かを照合します。残る内容を記憶だけで補わないようにします。
記録の場所依頼の記録から最新の納品状況をたどります。記録が分かれる場合は参照する先を明記します。
表は編集部作成の例です。

残る分の進め方は、着手できる条件で分かれる

残る内容が分かっても、そのまま作業を進められるとは限りません。進行を止める条件と、再び進める判断を聞き取ります。

  • 続けられる条件を見る　先に納めた後も続けて進められる範囲を確認します。相手の確認を待つ部分がないかも見ます。
  • 待つ理由と解除を捉える　待っている内容と、待ちが解けたと判断する人を押さえます。再開の知らせを受ける先も記録します。
  • 担当変更後の着手を見る　別の担当者が残る分に着手する条件を確認します。先に納めた内容や相手の確認のうち、着手の前提になるものも押さえます。

残る分の進行条件

区分聞くこと注意
続けて進める続行できる範囲と、先の納品への確認を待つ範囲を聞き取ります。残る分すべてが続行できるとは限りません。
待ちが入る待つ理由、解除の条件、再開を判断する人を聞き取ります。待ちを作業終了として記録しないようにします。
別の担当者に移る着手の条件と、先に納めた内容のうち前提になるものを聞き取ります。担当が決まったことと、着手できることを区別します。
表は編集部作成の例です。

相手が一部を受け取っていても、確認を終えたとは限らない

相手への連絡では、今回納めた範囲と残る範囲を区別します。受け取りの連絡と、内容を確認した結果も分けて把握します。

  • 今回の範囲を明示する　元の依頼のうち何を今回納めたのか、相手に伝えた内容を確認します。含まない内容も押さえます。
  • 残る分の予定の伝え方を聞く　残る内容と今後の進め方について、商談先が相手に伝えた範囲を確認します。未確定の条件を確定事項と分けます。
  • 確認結果を区別する　受け取り済み、内容の確認待ち、指摘への対応待ちを区別します。相手の返答を記録する場所も見ます。

相手に伝えた範囲の確認

確かめること方法注意
納めた範囲の伝達相手への連絡内容と実際に渡した内容を照合します。依頼全体を納めたように伝わっていないかを見ます。
残る分の予定伝えた予定と、その前提となる条件を確認します。未確定の内容を相手がどう理解したかも押さえます。
相手の確認返答から、受領と内容の確認を分けて記録します。返答がない状態を確認済みとみなさないようにします。
表は編集部作成の例です。

先に納めた分も、後から直す対象に残る

残る分を進める過程で、先に納めた内容の見直しが必要になる場合があります。手を入れる理由と、変更が及ぶ範囲を聞き取ります。

  • 残る分との整合を見る　後から納める内容に合わせて、先に納めた内容を直す場面を確認します。修正の要否を決める人も見ます。
  • 指摘の対象を分ける　相手の指摘が納めた分に向くのか、残る分にも及ぶのかを区別します。対応後に確認する範囲も記録します。
  • 変更後の内容を識別する　納品内容の変更前後を区別できる記録を確認します。相手が以前の内容を使っている場合の伝達も押さえます。

納めた内容を見直す場面

場面聞くこと注意
残る分との整合後の内容に合わせて直す箇所と判断の根拠を聞き取ります。先に納めた内容への影響を見落とさないようにします。
相手の指摘指摘の対象と、対応後に相手が確認する範囲を聞き取ります。納めた分だけの指摘と決め付けないようにします。
条件の変更変更する範囲と、以前の内容を使う相手への伝え方を聞き取ります。以前の内容と変更後の内容を区別できるようにします。
表は編集部作成の例です。

依頼全体の完了は、納品と確認の条件で分かれる

すべて渡したことと、依頼全体が終わったことは分けて聞きます。残る分の扱いと相手の確認を踏まえ、完了を判断する条件を整理します。

  • 元の依頼全体と照合する　納めた内容を元の依頼全体と照合します。後から直す内容が残っている場合は、その扱いも確認します。
  • 完了の条件を聞く　商談先が相手のどの確認をもって完了とするかを押さえます。完了を判断する人と、その根拠を記録します。
  • 取りやめた分を区別する　残る分を納めない場合は、取りやめの合意を記録します。納め終えた分と混ぜずに全体の扱いを確かめます。

全体の完了を判断する条件

区分確かめること注意
全部納めた依頼に含まれる内容を渡し終えた根拠を確認します。納品後に対応する指摘が残っていないかも見ます。
相手の確認完了に必要な確認内容と、その結果を確認します。受け取りの連絡だけで条件を満たすかは依頼ごとに見ます。
残る分の取りやめ納めない範囲の合意と、全体を終える判断を確認します。取りやめた分を納品済みとして扱わないようにします。
表は編集部作成の例です。

分けて納める仕事には、納品以外の作業も残る

一部納品では、渡す作業のほかに記録や確認、問い合わせへの対応が生じます。まとめて納める場合との違いから、追加の作業を見つけます。

  • 対応の記録を追う　納品のたびに残す記録の範囲、連絡、確認結果を聞き取ります。同じ内容を別の場所へ書き直す作業も見ます。
  • 確認の重なりを見分ける　部分を納める際と全体を終える際の確認を分けます。重ねて見る理由と、見直す範囲を押さえます。
  • 回答までの作業をたどる　問い合わせへの回答に必要な記録と確認先を見ます。納めた分と残る分を調べ直す場面も記録します。

一部納品に伴う追加作業

作業聞くこと注意
対応の記録納品に伴って追加する記録と、書き直す場所を聞き取ります。記録そのものと、転記の手間を区別します。
確認の繰り返し部分の確認と全体の確認で、それぞれ見る内容を聞き取ります。必要な再確認まで省けると決め付けないようにします。
問い合わせ回答納品状況への問い合わせに答えるまでの作業を聞き取ります。回答する時間だけでなく、調べる作業も含めます。
表は編集部作成の例です。

商品で記録を支援できても、分けるかどうかの判断は残る

聞き取った作業は、商品の機能で扱える部分と、人が決める部分に分けます。記録できることだけを根拠に、判断まで任せられるとは考えません。

  • 記録できる範囲を見る　元の依頼に納めた分と残る分を結び付けられるか、提案する商品の機能と照合します。
  • 共有の条件を見定める　進み具合を見る人と更新する人を整理します。商品で表示できても、更新する作業が残るかを確認します。
  • 判断する人を記録する　分ける可否、先に納める範囲、完了を判断する人を記録します。機能が未確認の部分も区別します。

商品の支援範囲を判断する材料

区分扱い注意
納品状況の記録元の依頼と納めた分・残る分を結び付ける機能を確認します。記録内容を決める人と入力する人は別途確認します。
進み具合の共有必要な人が必要な範囲を見られるかを確認します。表示される内容の更新方法も確かめます。
分ける判断相手の用途と作業上の条件を踏まえて商談先が決めます。商品の機能だけで相手の了承を得たことにはできません。
表は編集部作成の例です。特定の商品の機能を示すものではありません。

元の依頼から完了までたどれば、未確認の項目が分かる

聞き取った内容を、元の依頼から全体の完了までたどれる形で残します。未確認の点は空欄のままにせず、確認する相手と記録先を付けます。

  • 事実と未確認を分ける　記録で確認できた内容と、まだ確かめていない内容を区別します。推測で欄を埋めないようにします。
  • 追加の作業も書き留める　分けて納めたことで生じる記録、再確認、回答の作業を、関連する記入欄に添えます。
  • 支援範囲の根拠を残す　商品で支援できると確認した範囲と、人の判断が残る範囲を追記します。未確認の機能は保留と記します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入欄確認項目記入欄
分けて納める依頼依頼名・全体の内容：決める人と理由決める人・理由・相手の了承：
納めた分範囲・渡した時点の内容：残る分範囲・現在の作業状態：
記録の場所参照先・更新する人：残る分の進め方進行条件・待つ理由・再開の判断：
相手への伝え方と確認伝えた範囲・予定・確認結果：後から手を入れる場面理由・対象・変更後の伝達：
全体が終わる条件納品・相手の確認・取りやめの扱い：未確認の点と記録先未確認の内容・確認する相手・記録先：
確認表は編集部作成の例です。