照合の聞き取りは、違いを見つけた後の扱いに及ぶ

予定と結果を見比べる仕事は、違いを見つけた後にどう扱うかまで聞く必要があります。記録の結び付け方と、その後の判断を分けて整理します。

  • 照合の対象と目的を決める　何の予定と何の結果を照らし、どの判断に使うのかを明らかにします。
  • 記録の結び付け方を捉える　記録の所在と手掛かりを聞き、誰がどの場面で照合するかを整理します。
  • 違いの扱いと支援を分ける　違いを見つけた後の仕事を聞き、商品で支援できる範囲と人の判断を分けます。

照合する項目は、照合結果を何に使うかで分かれる

同じ予定表と結果の記録でも、照合する目的によって見る項目が変わります。比較する対象と、結果を使って決めることを対応させます。

  • 予定と結果の対象を捉える　何を予定し、何が起きた記録なのかを、仕事の単位とともに整理します。
  • 照合後の判断を捉える　違いの有無によって何を決めるのかを聞き、照合の目的として記録します。
  • 対象外の範囲も残す　照合しない項目や対象を聞き、今回の照合に含めない理由を残します。

対象と目的の整理

確かめること方法注意
予定と結果対象となる仕事と比較する項目を聞きます。予定表全体を照合していると決め付けません。
照合の目的照合後に決めることから整理します。違いの発見に加えて、その後に決めることも聞きます。
照合しない対象対象外の項目と理由を聞きます。記録があっても照合対象とは限りません。
表は編集部作成の例です。

記録が同じ場所にあっても比較できるとは限らない

予定と結果は、別々の記録にある場合も、同じ記録の別の欄にある場合もあります。照合時に参照する場所と、記録されない部分を分けて捉えます。

  • 参照する記録を特定する　保管されている場所だけでなく、照合時に実際に開く記録を聞き取ります。
  • 予定欄と結果欄を分ける　同じ記録でも、予定と結果の欄や、各欄が更新される時点を区別します。
  • 記録のない部分を残す　記録がない場合は、その部分を何によって把握しているかを残します。

予定と結果の記録の所在

記録聞くこと注意
別々の記録予定と結果それぞれの参照先を聞きます。名称が似ていても内容の対応は別に確かめます。
同じ記録の別欄予定欄と結果欄の位置や更新時点を聞きます。予定の上書きで比較前の内容が失われる場合があります。
記録のない部分記録を使わずに把握している内容を聞きます。記録がない状態を結果がない状態と扱いません。
表は編集部作成の例です。

名前や日付の一致だけでは同じ対象とは限らない

予定と結果を比べるには、同じ対象の記録を結び付ける必要があります。何を手掛かりにし、迷う場合に何を補っているかを聞き取ります。

  • 番号や名前の役割を捉える　同じ番号や名前が別の対象にも使われる場合を聞き、結び付ける条件を整理します。
  • 日付の意味を区別する　予定日、実施日、入力日を区別し、照合に使う日付の意味を聞き取ります。
  • 記憶による補足を残す　記憶で結び付ける部分を記録し、本人が不在のときの扱いも残します。

記録を結び付ける条件

手掛かり確かめること注意
番号や名前重複や表記の違いがある場合の扱いを聞きます。文字の一致だけで対応を決めません。
日付日付の意味と、変更時の結び付け方を聞きます。予定日と実施日が違っても別の対象とは限りません。
担当者の記憶記録にない対応関係をどう補うかを聞きます。記憶による対応を記録上の一致と区別します。
表は編集部作成の例です。

照合の結果は、照合する時点と単位で変わる

入力途中の照合と、記録が出そろった後の照合では、見える違いが変わります。照合する人、頻度、対象を区切る単位を一緒に整理します。

  • 照合する役割を分ける　記録する役割、突き合わせる役割、結果を判断する役割の分担を聞き取ります。
  • 頻度ときっかけを捉える　定期的に照合する場面と、変更や連絡を受けて照合する場面を分けます。
  • 比較する単位を捉える　案件、作業、期間などの区切りを聞き、予定と結果で同じ単位かを見ます。

照合を行う場面の整理

確かめること方法注意
誰が照合と判断を担う役割を聞きます。記録した人が照合するとは限りません。
いつ照合の周期と臨時に照合するきっかけを聞きます。入力が終わる前か後かを区別します。
どの単位で対象と期間の区切り方を聞きます。合計の一致で個別の違いが見えなくなる場合があります。
表は編集部作成の例です。

予定と結果に違いがあっても、記録の修正が要るとは限らない

違いが見つかった後には、調べる、直す、伝えるといった仕事が続きます。どの条件で次の仕事に進むかを、照合の手順と分けて聞き取ります。

  • 調べ始める条件を捉える　すぐに調べる違いと、記録の更新を待つ違いの扱いを分けます。
  • 修正までの判断を捉える　どの記録を何に基づいて直すかを聞き、修正を決める役割も残します。
  • 連絡が必要な条件を捉える　調査中に伝える場合と、扱いが決まってから伝える場合を区別します。

違いを見つけた後の扱い

扱い確かめること注意
原因を調べる調査に移る条件と依頼先の役割を聞きます。照合しただけで原因が分かったと扱いません。
記録を直す修正する記録と判断の根拠を聞きます。予定の変更か実際の対応かを確かめずに、どちらかの記録を直しません。
誰かに伝える連絡する条件とタイミングを聞きます。未確認の違いを確定した誤りとして伝えません。
表は編集部作成の例です。

予定と結果の違いは仕事の誤りとは限らない

予定の変更や入力の遅れでも、記録の間に違いが生じます。実際の動きが予定と違った場合も含め、同じ扱いにしないことが必要です。

  • 変更前の予定を区別する　変更前の予定を参照していないかを見て、どの時点の予定と比べたかを残します。
  • 出来事と入力を分ける　実際に起きた時点と記録された時点を分け、入力待ちの可能性を確かめます。
  • 実際の違いも即断しない　結果が予定と異なっていても、認められた変更や対応によるものかを確認します。確認できるまで誤りとは記録しません。

違いの種類の見分け方

違いの種類見分け方注意
予定の変更比較した予定と変更後の予定を区別します。変更後の予定との一致が目的かを確かめます。
記録の遅れ出来事の時点と入力の時点を照らします。結果欄が空でも未実施とは限りません。
実際の違い記録が実際の予定と結果を表しているかを見ます。違いが確かでも誤りかどうかは別に判断します。
表は編集部作成の例です。種類を判別できない違いは未確認として残します。

伝える内容は、受け手の判断と報告の決まりで分かれる

照合した結果は、受け手が何を判断するかによって伝える内容が変わります。伝える相手だけでなく、未確認の点や連絡しない結果も聞き取ります。

  • 受け手の役割を捉える　照合結果を知る相手と、その結果を受けて対応を決める相手を区別します。
  • 事実と未確認を分ける　比較した対象と時点、見つかった違い、未確認の点を、商談先がどう区別して伝えているかを聞きます。
  • 伝えない条件も残す　一致した結果や判断待ちの違いを伝えない場合は、その条件と記録先を残します。

照合結果の伝え方の整理

聞くこと方法注意
伝える相手結果を使って決めることと役割を対応させます。照合する人と報告を受ける人を混同しません。
伝える内容比較の条件、違い、判断の状態を分けて聞きます。違いの有無だけでは判断できない場合があります。
伝えない結果連絡を省く条件と結果の記録先を聞きます。連絡がないことを一致の証拠としません。
表は編集部作成の例です。

原因の判断が人に残るかは、商品の機能の確認で分かれる

記録を突き合わせる処理と、違いの理由を判断する仕事は分けて考えます。商品の仕様で確認できた範囲を、聞き取った照合の条件と照らします。

  • 突き合わせの条件を照らす　扱える記録と手掛かりを仕様で確認し、実際の記録を結び付けられるかを見ます。
  • 表示が示す範囲を捉える　不一致、空欄、対応先の不明など、商品が区別して示せる内容を確かめます。
  • 人が判断する範囲を残す　違いの理由、修正の要否、伝える内容について、人が判断する条件を整理します。

支援できる処理と残る判断

区分扱い注意
記録の突き合わせ記録形式と結び付ける条件を仕様に照らします。手掛かりが足りない記録の扱いも確認します。
違いの表示表示できる違いと表示の条件を確かめます。表示された違いを誤りの判定と説明しません。
原因の判断人が追加で確かめる内容と判断する役割を残します。確認作業が減るかは実際の条件で検証します。
表は編集部作成の例です。特定商品の機能を示すものではありません。

照合の記録には比較条件と判断の区別が必要だ

予定と結果を照合しているという記録だけでは、商品の支援範囲を検討できません。比較の条件、違いの扱い、未確認の点を分けて残します。

  • 比較の条件を残す　対象と目的、記録の所在、結び付ける手掛かりを対応させて書きます。
  • 照合後の仕事まで残す　誰がいつ照合し、違いをどう扱い、誰に伝えるかを続けて読める形にします。
  • 未確認を区別して残す　聞き取れた事実と営業側の推測を分け、未確認の点には確認先を添えます。

聞き取り内容の記録項目

記録項目書くこと理由
対象と目的比較する対象、対象外、結果を使う判断を書きます。必要な照合の範囲が分かります。
記録の所在予定と結果の参照先、欄、記録のない部分を書きます。比較に使える情報が分かります。
手掛かり結び付ける条件と、迷う場合の補足を書きます。記録だけで対応が決まる範囲が分かります。
照合の場面役割、頻度、きっかけ、比較の単位を書きます。どの状態の記録を照らすかが分かります。
違いの扱い違いの種類、調査、修正、判断待ちの扱いを書きます。発見した後に必要な仕事が分かります。
結果の伝達相手、内容、伝えない条件、記録先を書きます。照合結果の使われ方が分かります。
表は編集部作成の例です。未確認の点は空欄にせず、未確認と記載します。

照合条件を記録すると、支援範囲の検討材料が分かる

聞き取った内容を確認表にまとめると、商品の仕様と照らす条件が明確になります。不明な部分を推測で埋めず、確認先と記録先を残します。

  • 照合の流れを記入する　対象と目的から違いの扱いまで記入し、照合する場面には頻度と比較の単位も書きます。
  • 伝達と判断も書き添える　違いの扱いには伝達先と内容を、支援範囲には人の判断が残る部分を書き添えます。
  • 確認先と記録先を残す　未確認の点ごとに確認する相手や資料を添え、確認後に更新する記録先を記入します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入欄確認項目記入欄
照合する対象目的
予定の記録結果の記録
結び付ける手掛かり照合する人と場面
違いの扱い違いの種類
商品で支援できる範囲未確認の点と記録先
確認表は編集部作成の例です。該当しない項目は対象外と記載します。