勤務表を作る負担は、希望を集める作業だけとは限らない

勤務表の作成が大変だと聞いたら、希望を集める作業と組み合わせを決める判断を分けて捉えます。希望が届いてから表が決まり、変更されるまでをたどります。

  • 聞き取りの範囲を決める　勤務表で決める内容と組む人を特定し、希望の収集から変更対応までの聞き取り範囲を決めます。
  • 判断を聞く相手を決める　希望や勤務できない条件の扱い、組み合わせの調整、確定を判断する人を特定します。
  • 提案に含める範囲を決める　商品の支援範囲と人の判断が残る範囲を分け、提案前に不足している確認内容を整理します。

勤務表で決める内容は勤務日だけとは限らない

勤務日だけを決める表もあれば、場所や担当まで決める表もあります。実際の表を手がかりに、載る人の範囲と組む人を特定します。

  • 載る人の範囲を捉える　表に載る範囲を部署や拠点などで捉えます。個人名がなくても確認できる範囲から聞きます。
  • 表で決める内容を分ける　勤務日・場所・担当のうち、表を組む際に決める内容と、すでに決まっている内容を分けます。
  • 組む人を特定する　表を組む人を役割で記録します。表の部分ごとに組む人が違う場合は、その分担も残します。

勤務表の対象を捉える表

確かめること方法注意
載る人の範囲表に含む部署や拠点の範囲を聞きます。表に載らない人まで対象に含めません。
勤務日勤務する日をこの表で決めるか聞きます。別で決めた内容の転記と区別します。
場所と担当勤務する場所や担当も決めるか聞きます。記載がない内容を推測しません。
組む人表全体や各部分を組む役割を聞きます。入力する人と決める人を区別します。
表は編集部作成の例です。

勤務表を組む仕事は表への記入だけとは限らない

勤務表を組む仕事に、希望の収集や配布まで含めている場合があります。大変だと感じる作業を、その仕事の範囲に沿って捉えます。

  • 始まりを捉える　希望の提出を案内する作業から含むのか、集まった希望を受け取るところからなのかを分けます。
  • 配る作業の扱いを聞く　表の確定で作業が終わるのか、配布や閲覧できる状態にする作業まで含むのかを聞きます。
  • 変更対応の範囲を聞く　確定後の申し出への対応も含むかを聞きます。別の人へ渡す場合は、その境目を記録します。

仕事の範囲を分ける表

区分確かめること注意
希望の収集案内、受付、取りまとめのどこから含むか聞きます。希望が集まった後だけを対象にしません。
表を組む作業組み合わせの検討と表への記入を含むか聞きます。判断と記入を同じ作業とみなしません。
表の配布確定した表を知らせる作業まで含むか聞きます。表が完成した時点で終わると決めつけません。
変更への対応申し出の受付から表の更新まで含むか聞きます。別の人が対応する部分を区別します。
表は編集部作成の例です。

希望を出していない人は、希望なしとは限らない

希望が見当たらないだけでは、提出していないのか、希望がないのかを区別できません。提出する内容と経路をたどり、受付の状態がどう分かるかを聞きます。

  • 提出する内容を聞く　誰がどの対象期間について何を出すかを聞きます。希望がない場合の伝え方も含めます。
  • 届く経路をたどる　提出先から取りまとめる人までをたどります。途中で書き直したり伝え直したりする作業も聞きます。
  • 受付の状態を分ける　未提出、希望なし、内容の確認中をどう区別しているか聞きます。空欄だけで意味を決めません。

希望が届く過程の整理表

区分聞くこと注意
提出内容提出する人、対象期間、記載する内容を聞きます。希望と勤務できない条件を区別できない記載は、確認が要る箇所として残します。
提出先どこへ出し、誰が受け取るかを聞きます。提出先と取りまとめる人を区別します。
取りまとめ表を組む人に届くまでの作業を聞きます。途中で内容が省かれないかを確認します。
未提出まだ届いていないと分かる根拠を聞きます。希望がない状態と区別します。
希望なし希望がないと伝える方法を聞きます。空欄を希望なしと読み替えません。
表は編集部作成の例です。

勤務の希望は勤務できない条件と同じ扱いとは限らない

勤務の希望と勤務できない条件が、同じ提出内容に混ざる場合があります。事情の詳しい理由には踏み込まず、表を組む際の扱いを聞き分けます。

  • 希望の扱いを聞く　希望をどう扱うか決める人と、本人への確認が必要になる場面を聞きます。
  • 条件の確認方法を聞く　勤務できない範囲を誰がどう確認し、表を組む人へ伝えるかを聞きます。適用する期間も確認します。
  • 事情の詳細を求めない　勤務の希望と勤務できない条件を、勤務表を組むときにどう扱うかを聞きます。個人的な事情の説明や、その理由の記録は求めません。

希望と条件を聞き分ける表

区分見分け方扱い
勤務の希望希望として受け付けたと分かる記録を確認します。扱いを決める人と確認の手順を聞きます。
勤務不可の条件勤務できない範囲として確認済みかを聞きます。表を組む際にどう参照するかを聞きます。
区別が不明希望か条件かを判断できない箇所を特定します。営業側で分類せず、確認する人を記録します。
条件の適用範囲対象の日や場所など、扱いに必要な範囲を聞きます。事情の詳細を記録する欄は設けません。
表は編集部作成の例です。

誰をいつどこに配置するかは、希望だけで決まるとは限らない

希望が集まっても、必要な役割を担える組み合わせになるとは限りません。各勤務日や場所にどの役割の担当者が要るかと、担当できる仕事を判断する根拠を聞きます。

  • 必要な役割を聞く　勤務日や場所ごとに必要とされる役割と、その必要性を決めた人や記録を確認します。
  • 担当できる範囲を聞く　誰がどの仕事を担当できるか、確認に使う記録や相談先を聞きます。所属だけで判断しません。
  • 決める人を特定する　希望と条件、必要な役割を見て組み合わせを決める人を聞きます。組み方の助言には進みません。

組み合わせの根拠をたどる表

区分確かめること注意
必要な役割どの勤務日や場所に、どの役割が必要か聞きます。必要な役割をこちらで決めません。
必要性の根拠必要と判断した人や参照する記録を聞きます。以前の表だけを根拠とみなしません。
担当できる仕事担当できる範囲の確認方法と確認する人を聞きます。部署名や肩書から推測しません。
組み合わせ判断候補を見て組み合わせを決める人を聞きます。根拠が不明な部分は未確認として残します。
表は編集部作成の例です。

希望どおりに組めない箇所は、誰が調整するかの確認が要る

希望と必要な役割を照らす途中で、相談が必要な箇所が見つかる場合があります。調整の始まりから返答が届くまでをたどり、判断する人を特定します。

  • 調整の始まりを捉える　希望どおりに組めないと分かる場面と、その箇所を見つける人を聞きます。
  • 相談の経路を聞く　誰が誰に相談し、返答を受けて誰が扱いを決めるかを聞きます。連絡する人と判断する人を分けます。
  • 返答待ちの扱いを聞く　返答待ちの箇所を表でどう示すかを聞きます。返答後に記録を直す人まで確認します。

調整する人をたどる表

場面聞くこと注意
調整の発生どの確認で希望どおりに組めないと分かるか聞きます。希望を集め直す作業と決めつけません。
相談の開始相談を始める人と相談する相手を聞きます。相談内容は勤務できる条件の扱いに限ります。
返答待ち待っている箇所と相談先をどこに残すか聞きます。仮の記載を決定済みとみなしません。
返答の反映返答を受けて判断する人と表を直す人を聞きます。返答が届いただけで調整済みとみなしません。
表は編集部作成の例です。

勤務表は、空欄が埋まっても確定したとは限らない

表に勤務が記入されていても、相談への返答や内容の確認が残っている場合があります。確定を判断する人と、その前に確認する内容を分けて聞きます。

  • 確定を判断する人を聞く　表を組む人と確定を判断する人が同じかを聞きます。表の範囲による違いも記録します。
  • 判断前の確認を聞く　勤務できない条件や必要な役割、調整の返答など、確定前に確認する内容と根拠を聞きます。
  • 未確定の扱いを聞く　未確定の箇所が残る場合の扱いを聞きます。表全体と各箇所の確定をどう区別するかも確認します。

確定の条件を記録する表

区分確かめること注意
判断する人表を確定と判断する役割を聞きます。最後に入力した人とは限りません。
判断前の確認確認する内容と参照する記録を聞きます。記入済みの箇所にも返答待ちが残っていないかを確かめます。
確定の記録確定したと分かる表示や連絡を聞きます。作成中の表との見分け方も確認します。
未確定の箇所残っている箇所を誰がどう扱うか聞きます。表全体が確定したと読み替えません。
表は編集部作成の例です。

勤務の変更は、了承されても表に反映されたとは限らない

勤務の変更が了承されても、勤務表の記載や関係する人への連絡が残る場合があります。申し出の受付から表の更新、周知までを続けて聞きます。

  • 申し出の受付を聞く　変更の申し出を受ける人と、対象の勤務を特定する記録を聞きます。事情の詳細は求めません。
  • 判断と更新を分ける　変更を決める人と表を直す人を分けて聞きます。変更を決める前に確認する条件も記録します。
  • 知らせ方までたどる　変更を知らせる相手と方法、更新した表の見分け方を聞きます。以前の表を見ている場合の扱いも含めます。

変更が反映されるまでの表

区分聞くこと注意
申し出の受付受け取る人と変更対象の記録先を聞きます。受け付けた状態と了承した状態を分けます。
変更の判断判断する人と、条件を確かめ直す範囲を聞きます。申し出をそのまま変更内容とみなしません。
表の更新表を直す人と、更新済みと分かる記録を聞きます。了承の連絡だけで反映済みとみなしません。
関係者への連絡知らせる相手と、更新した表を示す方法を聞きます。表の更新と連絡の完了を分けて聞きます。
表は編集部作成の例です。

支援を約束できる範囲は、確かめた機能に限られる

希望を記録できることと、勤務の組み合わせを決められることは別です。聞き取った作業と商品の機能を照らし、支援できる範囲と人の判断が残る範囲を分けます。

  • 記録できる内容を照らす　希望と勤務できない条件を区別して記録できるか確認します。記録できるだけで判断まで支援できるとは扱いません。
  • 候補表示の範囲を照らす　候補を表示する機能がある場合は、反映する条件を確認します。候補の作成に反映されない条件も明記します。
  • 残る判断を明記する　組み合わせの選択、相談、確定のうち、人が判断する部分を示します。機能が未確認の作業は提案に含めません。

支援範囲を分ける表

区分扱い注意
希望と条件の記録区別して保存・参照できる範囲を確認します。内容の意味を判断する人は別に記録します。
組み合わせ候補表示機能の有無と反映する条件を確認します。候補の表示を勤務表の確定と扱いません。
組み合わせ判断候補を選び、相談して決める人を明記します。商品の説明にない判断まで任せません。
確定と変更記録や連絡を支援できる機能を確認します。確定や変更を決める人を省略しません。
未確認の機能確認が済むまで支援範囲を保留します。商談先の要望だけで提供できるとしません。
表は編集部作成の例です。

作業と判断を記録すると提案前の未確認点が分かる

聞き取った内容を、作業の流れと判断する人が分かる形で記録します。未確認の点には確認先と記録先を添え、確認済みの内容と区別します。

  • 聞いた内容を残す　仕事の範囲と各段階の作業を記録します。何を見て判断するかも、聞けた範囲で添えます。
  • 判断する人を残す　組み合わせ、調整、確定、変更を決める人を役割で残します。連絡や記入をする人と区別します。
  • 不足している確認を残す　未確認の点を空欄のままにせず、確認する相手と記録先を書きます。個人的な事情は記載しません。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記録する内容確認項目記録する内容
決める内容と組む人載る範囲、決める内容、組む役割を書きます。仕事の範囲希望の収集から変更対応までの範囲を書きます。
希望が届く過程提出内容、提出先、取りまとめ方を書きます。希望と条件の区別区別の根拠、確認する人、扱いを書きます。
組み合わせの根拠必要な役割、担当できる範囲、判断者を書きます。調整する人相談する人と相手、返答待ちの扱いを書きます。
確定の条件判断する人、確認内容、未確定の扱いを書きます。確定後の変更受付、判断、表の更新、連絡の流れを書きます。
支援できる範囲確認済みの機能と人に残る判断を書きます。未確認の点と記録先不足している内容、確認先、記録先を書きます。
表は編集部作成の例です。