設置に必要な作業は、設置する商品と現地の条件で分かれる

設置まで対応するという説明だけでは、作業の中身は分かりません。商品と人、現地での作業、商品で支援できる範囲を分けて整理します。

  • 作業の対象を特定する　何を、誰が、どこに設置するかを特定し、聞き取りの対象を決めます。
  • 現地での作業を整理する　事前確認から引き渡しまでの流れを整理し、設置できない場合の扱いも明らかにします。
  • 提案できる範囲を分ける　提案する商品で支援できる作業と、人の判断が残る作業を確認表に書き分けます。

設置までの作業は、誰が担うかを商談先ごとに確かめることになる

同じ設置という言葉でも、持ち込みから据え付けまでの分担は異なります。具体的な商品と設置先を起点に、関わる人を整理します。

  • 設置する商品を特定する　商品の種類と設置時の状態を聞き、どの状態から作業を始めるかを明らかにします。
  • 作業する人を分ける　商談先の社員が行う作業と外部に任せる作業を分け、作業を引き継ぐ相手を記録します。
  • 設置先を具体化する　建物や部屋、置く位置まで聞き、設置先によって変わる作業を見つけます。

設置の対象と分担を整理する表

確かめること方法注意
設置する商品商品と作業開始時の状態を聞きます。商品による作業の違いも残します。
設置する人作業ごとの実施者と引き継ぎ先を整理します。依頼を受ける人と作業する人を分けます。
設置先建物内の設置場所と置く位置を特定します。所在地だけで聞き取りを終えません。
表は編集部作成の例です。具体的な設置作業に沿って記入します。

設置場所の事前確認は、置く位置以外の情報に及ぶ

置く位置が決まっていても、作業に必要な条件まで確認できているとは限りません。現地へ行く前に何を調べ、何が未確認で残るかを聞きます。

  • 位置と周囲を聞く　置く位置に加え、作業に使う空間や周囲の物について、事前に調べる内容を聞きます。
  • 必要な条件を整理する　設置に必要な設備や条件を誰が示し、設置先で満たせるかをどう調べるか整理します。
  • 確認の根拠を残す　確認した人と方法を聞き、現地で改めて見る必要がある点を分けます。

事前確認の内容を整理する表

区分聞くこと注意
位置と周囲置く位置と周囲について調べる内容を聞きます。設置後の配置と作業中の空間を分けます。
設備や条件必要条件の出所と、現地での確認方法を聞きます。条件を満たすと判断する人も記録します。
確認する人確認する人と情報の受け取り方を聞きます。未確認の点を確認済みとして扱いません。
表は編集部作成の例です。設置方法の解説ではなく、確認する仕事を整理します。

搬入の準備には、入口から設置位置までの確認が要る

設置先に到着できても、商品を置く位置まで運べるとは限りません。持ち込む物の準備と、現地で通る経路を続けて聞きます。

  • 持ち込む物を整理する　商品と設置に使う物について、準備する人と持ち出す前の確認内容を聞きます。
  • 経路を最後までたどる　入口から設置位置までの経路をたどり、途中で確認や調整が必要な場所を整理します。
  • 現地の受け入れを聞く　到着時の連絡先、入口の利用、経路の案内について、設置先に頼む対応を聞きます。

持ち込みの準備と経路を整理する表

区分確かめること注意
持ち込む物準備する物と、準備を終えたと確かめる人を聞きます。現地にある物と持参する物を分けます。
搬入の経路入口から設置位置までの経路と確認方法を聞きます。途中の通行条件や仮置き場所も含めます。
現地の受け入れ到着時の連絡と経路の案内を誰が行うか聞きます。案内する人が不在の場合の連絡先も残します。
表は編集部作成の例です。到着後に設置位置へ運ぶための段取りを対象にします。

据え付けの分担は、順番に沿って担当者と使う物を聞くことになる

据え付けをまとめて聞くだけでは、途中の引き継ぎが見えません。作業の順番に沿って、使う物と人の分担を聞きます。

  • 作業の順番を聞く　据え付けの始まりから終わりまでを区切り、次の作業へ進む前に確かめる内容を聞きます。
  • 使う物を対応させる　各作業で使う道具や部材と準備する人を聞き、現地で手配する物を分けます。
  • 人の分担を整理する　複数人で行う作業と、作業を引き継ぐ場面を聞き、合図や確認の役割を整理します。

据え付けの順番と分担を整理する表

区分聞くこと注意
作業の順番作業の区切りと、次へ進むための確認を聞きます。普段と順番が変わる場面も区別します。
道具や部材使う作業と準備する人を対応させます。名称だけでなく、使う場面を残します。
人の分担各作業の役割と引き継ぎ方を聞きます。作業する人と進行を判断する人を分けます。
表は編集部作成の例です。技術的な方法には踏み込まず、順番と分担を記録します。

設置先で立ち会う人が変更を判断できるとは限らない

現地に人がいても、置く位置や作業内容の変更を決められるとは限りません。立ち会う役割と、相談を受けて判断する役割を分けて聞きます。

  • 作業前の確認を聞く　置く位置と作業する範囲について、開始前に設置先と何を確認するかを聞きます。
  • 作業中の相談先を分ける　予定と違う状況が見つかった際の相談先と、変更を判断する人を整理します。
  • 立ち会う場面を聞く　立ち会いが必要な場面と役割を聞き、不在の場合に作業を進められる範囲を残します。

設置先との確認と判断を整理する表

確かめること方法注意
作業前の確認開始前に説明する内容と確認相手を聞きます。事前の情報から変わった点を含めます。
作業中の相談相談する場面と判断を受け取る方法を聞きます。返答がない場合の扱いも残します。
立ち会う人立ち会う場面ごとに役割を整理します。その場で判断できる範囲を確かめます。
表は編集部作成の例です。立ち会いの有無と、判断できる範囲を分けて記入します。

据え付けの終了だけでは引き渡せるとは限らない

所定の位置に据え付けた後にも、動作や状態を確かめる作業がある場合があります。何を誰が確かめ、どの状態で引き渡すかを聞きます。

  • 確認項目の出所を聞く　動作や状態について確かめる項目と、その項目を誰が決めているかを聞きます。
  • 確認する役割を分ける　実際に動作を確かめる人と、結果を見て引き渡せるか判断する人を整理します。
  • 引き渡しの条件を聞く　何が済めば引き渡せるかを聞き、未確認の点や残った作業がある場合の伝え方と、引き渡しの記録の残し方も確かめます。

動作確認から引き渡しまでを整理する表

区分聞くこと注意
確かめる項目確認項目と、結果を判断する基準の出所を聞きます。実施できなかった項目も残します。
確かめる人動作を確かめる人と結果を判断する人を聞きます。設置先が立ち会う範囲も記録します。
引き渡しの記録引き渡す相手と、結果や残作業の記録先を聞きます。未確認の点がある場合の扱いを分けます。
表は編集部作成の例です。具体的な動作確認の方法は解説せず、役割と記録を聞きます。

設置できない理由によって再開前の確認内容が違う

設置できなかった場合は、中断した理由によって次の対応が変わります。どの作業まで終わった段階で止めたかと、再開までに必要な確認を聞きます。

  • 止まった理由を分ける　場所の条件、部材の不足、設置先の都合を分け、どの作業まで進んだかを記録します。
  • 残した状態を聞く　商品や使う物を持ち帰るか現地に残すか、その判断者と設置先への伝え方を聞きます。
  • 再開前の確認を聞く　誰が何を整え、誰の確認を受けて再開するかを聞き、次の連絡を担う人を確認表に記録します。

設置できない場合の対応を整理する表

場面確かめること注意
場所の条件不一致合わなかった条件と、再確認する人を聞きます。現地で変更してよい範囲を推測しません。
部材の不足不足を確かめる人と、準備を引き受ける人を聞きます。不足以外にも再開の条件がないか聞きます。
設置先の都合作業できない事情と、再開を相談する相手を聞きます。商品を残す場所と状態も記録します。
表は編集部作成の例です。中断理由、残した状態、再開前の確認を関連づけて記入します。

後から説明するには、設置結果に加えて変更の記録が要る

設置済みという記録だけでは、現地で何を変えたかは分かりません。作業の結果と設置先へ伝えた内容を、商談先が後から確認できるようにどう記録しているかを聞きます。

  • 変更と結果を残す　設置位置、作業結果、予定からの変更と理由について、記録する内容と記録先を聞きます。
  • 説明した内容を残す　使用に関する説明、注意点、未実施の作業について、伝える相手と記録方法を聞きます。
  • 問い合わせ先を分ける　問い合わせを受ける人、作業記録を調べる人、回答を判断する人の関係を整理します。

設置後に参照する情報を整理する表

区分聞くこと注意
記録する内容設置結果、変更理由、確認した相手の記録先を聞きます。作業の事実と判断の理由を分けます。
説明する内容説明する項目と、説明を受けた相手の氏名や役割の記録の仕方を聞きます。説明できなかった内容も残します。
後からの対応問い合わせの受付先と、記録を参照する流れを聞きます。現地を知らない人が対応する場合も含めます。
表は編集部作成の例です。説明内容の作成ではなく、説明する仕事と記録を整理します。

支援できると示せる範囲は、実際に扱える情報と作業に限られる

ここでいう商品は、商談先へ提案する商品です。聞き取った設置作業と商品の機能を照らし合わせ、人の判断が残る場面を分けます。

  • 予定と記録を照合する　設置場所や実施者、作業結果を扱えるか、必要な情報と商品の機能を照らし合わせます。
  • 共有できる範囲を調べる　確認項目を誰に示し、変更をどう知らせる必要があるか整理し、対応できる範囲を調べます。
  • 人が決める場面を残す　現地での変更や作業の再開など、情報の記録だけでは決まらない判断と判断者を残します。

商品の支援と人の判断を分ける表

区分扱い注意
設置の予定と記録必要な情報を記録し参照できるか調べます。商品の機能が未確認なら支援を約束しません。
確認項目の共有必要な相手への共有や更新に対応できるか調べます。共有したことと、相手が確かめたことを分けます。
現地での判断作業の変更や再開を判断する人を明記します。判断に必要な情報の記録や共有と、判断そのものを分けます。
表は編集部作成の例です。支援できる範囲は、提案する商品の機能を確認して記入します。

作業・判断者・未確認の点を記録すれば、次に聞く相手が分かる

聞き取った内容を、作業の流れに沿って確認表へ書き込みます。分からない点は未確認と記し、次に聞く相手と記録先を残します。

  • 具体的な作業で埋める　対象の商品と設置先を決め、各欄に作業内容、関わる人、確認方法を書き込みます。
  • 不明な点を明記する　聞いていない点と説明が食い違う点を残し、追加で聞く相手を決めます。
  • 提案の根拠を残す　支援できる作業には確認した商品機能を添え、人が判断する場面を別に記します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

項目記入欄項目記入欄
商品と設置する人商品・設置先・実施者：事前確認の内容位置・周囲・条件・確認方法：
持込と搬入経路準備する物・経路・現地の連絡先：据付手順と使う物順番・道具や部材・分担：
設置先との確認作業前後の確認・相談先・立ち会い：動作確認と引渡し確認項目・確認する人・引き渡す相手：
設置できない場合中断理由・商品の扱い・再開の判断者：記録と説明記録内容・説明相手・問い合わせ先：
支援できる範囲支援する作業・商品機能・人の判断：未確認点と記録先未確認の点・次に聞く相手・記録先：
表は編集部作成の例です。該当しない項目は理由を記し、未確認の項目と区別します。