仕切りを挟む仕事には、位置の指定と渡す条件の確認が要る

仕切りを挟んだという説明だけでは、指定との対応や渡すときの確認まで分かりません。実際に挟んだ書類をたどり、自社の商品で支援できる範囲を分けます。

  • 聞き取る書類を決める　実際に仕切りを挟んだ書類を選び、挟む理由と読む人を聞き取ります。
  • 確かめる内容を決める　位置と見出しの指定から、途中の変更、終えた根拠、渡す条件までを確認表に記します。
  • 提案する範囲を決める　自社の商品で支援できる範囲と、人の判断が残る範囲を分けます。

聞き取りには、実際に仕切りを挟んだ書類の特定が要る

実際に仕切りを挟んだ書類を、商談先に選んでもらいます。その書類で行ったことをたどり、普段の説明と分けて記します。

  • 実際の書類を選ぶ　挟んだ位置と見出しを見ながら、行った作業を説明できる書類を選んでもらいます。
  • 関わる人を記す　その書類を読む人と、仕切りを挟むよう依頼した人を記し、同じかを確かめます。
  • 今回の作業を区別する　選んだ書類で行ったことと、普段行うことを分け、今回も同じだったかを確かめます。

聞き取る対象の選び方

確かめること方法注意
選んだ書類実際に挟んだ位置と見出しを示してもらいます。これから挟む予定の説明と分けます。
読む人と依頼者読む人と依頼した人をそれぞれ記します。同じ人かを確かめます。
今回の作業選んだ書類で行った順に説明してもらいます。普段の説明には、その旨を記します。
編集部作成の例

挟む理由が、読む人の希望に基づくとは限らない

仕切りを挟む理由を聞き、読む人がどう使うかと結び付けます。その理由を誰から聞いたかも確かめます。

  • 挟む理由を聞き取る　何のために仕切りを挟むのかを、選んだ書類に沿って聞き取ります。探しやすくするためなら、どの箇所を探すのかも聞きます。
  • 読む場面をたどる　誰が何を探すために読み、仕切りの位置や見出しをどう使うかを確かめます。
  • 理由の出どころを記す　読む人の説明、依頼した人の説明、作業する人の考えを分けて記します。

理由と読む人の整理

区分聞くこと注意
挟む理由何のために挟むのかを聞き取ります。挟むこと自体を理由にせず、その先の使い方まで聞き取ります。
読む人読む人が探す内容と、見出しの使い方を聞き取ります。読む人が異なる場合は、使い方も同じかを確かめます。
理由の出どころ誰の説明に基づく理由かを記します。作業する人の考えは、読む人にも確かめたかを記します。
編集部作成の例

位置を決めた人と、見出しを決めた人は同じとは限らない

挟む位置と仕切りの見出しは、分けて聞き取ります。それぞれを決めた人と、実際の書類との対応を確かめた人を記します。

  • 位置の指定をたどる　どの箇所に挟む指定だったかを、書類上で示してもらい、決めた人を記します。
  • 見出しの指定をたどる　見出しを決めた人と、位置を決めた人が同じかを確かめ、指定の内容を記します。
  • 対応を見た人を記す　指定された位置と見出しを実際の書類と突き合わせ、対応を確かめた人を記します。

指定と実際の書類の対応

区分確かめること注意
位置の指定指定された箇所と、位置を決めた人を記します。実際に挟まれた位置だけから、指定を推し量らないようにします。
見出しの指定指定された見出しと、それを決めた人を記します。位置を決めた人と同じかを確かめます。
対応の確認指定と書類の対応を確かめた人を記します。挟んだ人と同じか、何と突き合わせたかを確かめます。
編集部作成の例

挟む前の確認には、書類と仕切りの状態の把握が要る

挟む前に、指定された位置を書類のどこで見つけ、仕切りの見出しが指定どおりかをどう確かめたかを聞き取ります。誰が何を見たかを記します。

  • 書類で見る箇所を聞く　位置の指定をたどるために見た箇所と、その箇所を見つけられたかを聞き取ります。
  • 仕切りの状態を聞く　仕切りのどの箇所を見て、見出しが読み取れるか、指定された内容と同じかを確かめたかを聞き取ります。
  • 違いがある場合を聞く　確かめた人と、指定に対応しない状態があった場合の相談先、その後の扱いを記します。

挟む前に見る箇所と扱い

区分見分け方扱い
書類の状態指定された位置を示す箇所が見つかるかを確かめます。見つからない場合の相談先と、挟むかの決め方を記します。
仕切りの状態見出しを読み取れ、指定と対応するかを確かめます。対応しない場合に、何を確かめ直すかを記します。
確かめる人書類と仕切りを見た人が同じかを確かめます。それぞれが見た箇所と、違いを伝える相手を記します。
編集部作成の例

位置を変える判断には、決めた人と根拠の確認が要る

途中で何を見ていたかを聞き取ります。位置を変えたかを聞き、変えた場合は判断と挟み直す作業を分けます。

  • 途中で見る内容を聞く　挟む位置の前後と見出しについて、途中でどの内容を見ていたかを聞き取ります。
  • 変える場面をたどる　変えた場合は、指定どおりに挟めないと分かった箇所と、変えた理由を記します。
  • 変える判断を記す　位置を変えると決めた人と挟み直した人が同じかを確かめ、変更前後の位置を記します。

途中の確認から位置変更まで

区分聞くこと注意
途中の確認位置の前後や見出しで見ていた内容を聞き取ります。挟む前の確認と、途中で見た内容を分けます。
変える場面指定どおりに挟めないと分かった箇所と理由を聞き取ります。変更後の位置だけでなく、元の指定も記します。
変える判断変えると決めた人と、判断に使った内容を記します。見出しも変えたか、依頼した人に伝えたかを確かめます。
編集部作成の例

挟み終えても、位置と見出しの確認が済んだとは限らない

挟む作業が終わったことと、位置や見出しを確かめ終えたことを分けます。何を見て終えたと判断したかを聞き取ります。

  • 終えた根拠を聞く　指定された位置と見出し、途中で変えた箇所について、最後に何と突き合わせたかを記します。
  • 判断した人を記す　終えたと判断した人と挟んだ人が同じかを確かめ、その判断で見た範囲を記します。
  • 依頼した人の確認を聞く　依頼した人が確かめた内容と、まだ確かめていない内容を分けて記します。

終えた判断と確認の範囲

区分確かめること注意
終えた根拠位置と見出しを何と突き合わせて終えたかを聞き取ります。位置を変えた箇所も確認に含めたかを記します。
判断した人判断した人と、その人が見た範囲を記します。挟んだ人と同じかを確かめます。
依頼者の確認依頼した人が、どの位置と見出しを確かめたかを記します。連絡したことと、確認を終えたことを分けます。
編集部作成の例

違うという申し出には、挟み直すかを決めた人の確認が要る

選んだ書類について、読む人から違うと伝えられたことがあったかを聞きます。あった場合は位置と見出しのどこを指すかを確かめ、元の指定との違いか、読む人が望む位置の変化かを分けます。

  • 違う箇所を特定する　何を探していた場面かを聞き取り、違うと伝えられた位置や見出しを記します。
  • 挟み直す判断を聞く　元の指定と現在の書類と突き合わせ、挟み直すかを誰が決めるかを確かめます。
  • 依頼した人への連絡を聞く　商談先が依頼した人に何を伝え、返答を受けて誰がどの箇所を確かめ直したかを記します。

違いの連絡を受けた後の扱い

場面聞くこと注意
違いの連絡読む人が探していた内容と、指摘した箇所を聞き取ります。位置への指摘か、見出しへの指摘かを分けます。
挟み直す判断挟み直すかを決める人と、その判断に使う内容を記します。元の指定との違いと、新たな希望を分けます。
依頼者への連絡伝える箇所と、返答後に行う確認を聞き取ります。読む人と依頼した人が同じかを確かめます。
編集部作成の例

渡す判断には、記録と書類の対応の確認が要る

商談先が指定と実際の位置、変えた箇所、確かめた内容をどう記録しているかを聞きます。その記録がどの書類を指すかと、渡してよいとする根拠も聞き取ります。

  • 記録する内容を聞く　位置と見出しの指定、変更の理由、確認した内容を商談先がどこに記しているかと、関わった人が分かるかを聞きます。
  • 記録と書類を結ぶ　記録を見た人が、対象の書類と仕切りの位置をどう見分けるかを確かめます。
  • 渡す条件を聞く　誰のどの確認が済めば渡せるかを聞き取り、未確認の点がある場合の扱いも記します。

記録から渡す判断まで

区分確かめること注意
記録する内容指定、変更、確認した内容と関わった人の記録先を聞きます。変更前の指定と変更後の位置を見分けられるかを確かめます。
書類との対応記録から対象の書類と仕切りの位置をたどる方法を聞き取ります。書類を見ながら、記録が指す箇所を確かめます。
渡す条件渡してよいと判断する人と、済んでいるべき確認を記します。終えた判断との違いと、未確認の点の扱いを聞き取ります。
編集部作成の例

支援を約束するには、確かめた機能との照合が要る

自社の商品でできることを、聞き取った作業と突き合わせます。指定や変更を記録する支援と、仕切りが指定どおりの位置にあるか、作業を終えたかを判断することを分けます。

  • 記録の支援を確かめる　自社の商品で、位置と見出しの指定や確認した内容をどう記せるか、実際に確かめます。
  • 変更の記録を確かめる　元の位置、変えた位置、理由を区別して記せるかを確かめ、変えると決める人も記します。
  • 人の判断を分ける　終えたと判断することや渡すことを誰が決めるかを記し、支援できる範囲を示します。

支援できることと人が決めること

区分扱い注意
指定と確認の記録自社の商品で記せる内容と、書類との対応の示し方を確かめます。記録できることから、実際の位置も確かめられるとは言い切りません。
変えた位置の記録変更前後の位置と理由を区別して記せるかを確かめます。位置を変えると決める人と、記録する人を記します。
終えた判断終えた根拠を記す支援と、終えたと決める判断を分けます。判断する人を記し、自社の商品で確かめていないことは未確認と記します。
編集部作成の例

確認表には、書類ごとの未確認の点の記載が要る

選んだ書類について、聞き取った内容を確認表に記します。分からない欄は未確認と記し、次に確かめる相手と記録先を添えます。

  • 書類に沿って記す　普段の作業をそのまま写さず、選んだ書類で実際に行った内容を記します。
  • 人と根拠を記す　決めた人、確かめた人、判断に使った内容を記し、人が同じ場合もその旨を記します。
  • 未確認の点を分ける　聞けた内容と未確認の点を分け、支援できる範囲を確かめるための次の確認を記します。

書類に仕切りを挟む仕事の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
選んだ書類対象の書類を見分ける手掛かりを記します。理由と読む人挟む理由、読む人、探す内容、理由の出どころを記します。
位置と見出し位置と見出しを決めた人、指定と書類の対応を確かめた人を記します。挟む前の確認挟む前に見た書類と仕切りの状態、確かめた人を記します。
途中の確認途中で見た内容、位置を変えた場面、変えると決めた人を記します。終えた根拠最後に突き合わせた内容、判断した人、依頼した人の確認を記します。
違うとの連絡伝えられた箇所、挟み直すかを決める人、依頼した人への連絡を記します。記録と渡す条件記録と書類の対応、渡すために済ませる確認、判断する人を記します。
支援できる範囲商品で支援できることと、人が判断することを記します。未確認の点と記録先未確認の内容、次に確かめる相手、記録先を記します。
編集部作成の例