手渡す仕事を知るには、渡す資料が決まる条件の確認が要る

来場者に資料を配ったという説明だけでは、資料や相手を選ぶ条件は分かりません。実際の会場での作業をたどり、自社の商品で支援できる範囲を見定めます。

  • 手渡す条件を聞く　渡す理由と来場者を聞いたうえで、資料と相手を誰が決め、渡す前に何を見たかを整理します。
  • 渡せない場合の扱いを確かめる　途中で渡せなくなった場面から、手渡しを続ける判断と、手渡せなかった資料の扱いを整理できます。
  • 提案する範囲を分ける　終えた根拠と記録まで確認表に残し、自社の商品で支援できることと人が決めることを分けられます。

聞き取りの範囲を定めるには、資料を配った催しの特定が要る

相手に実際に資料を配った催しを選んでもらい、その会場で行った作業を聞きます。同じ会場で何度か配った場合は、どの回かも決めます。

  • 実際の会場を選ぶ　準備から片づけまでの経緯を説明できる会場を選んでもらい、今回聞く作業を定めます。
  • 来場者と依頼者を分ける　受け取る来場者と、手渡す仕事を依頼した人を分けます。来場者が自ら求めたか、配る側から声をかけたかも残します。
  • 事実の範囲を記す　その会場で行ったこと、普段行うこと、説明する人が見ていないことを区別して記録します。

聞き取りの起点を定める

確かめること方法注意
選んだ会場実際に手渡した経緯をたどれる会場を選んでもらいます。別の会場の話が混じったら分けて記します。
来場者と依頼者受け取る側と仕事を依頼した側を分けます。依頼した人が受け取る側とは限りません。
今回聞く作業選んだ会場で実際に行った範囲を記します。普段の進め方を実際の出来事として扱いません。
表は編集部作成の例です。

資料を渡しても、渡す目的を果たしたとは限らない

資料を手渡す理由と、来場者が受け取った資料をどう使う想定かを分けます。その説明が誰から出たものかまでたどります。

  • 渡す理由を言葉にする　依頼した人が資料を渡すことで何を伝えたかったかを聞き、配るという作業の説明から分けます。
  • 受け取った後を聞く　来場者が資料をどのように使う想定だったかを聞きます。実際の使い方を知らなければ、そのまま残します。
  • 説明の出どころを残す　依頼した人の説明、来場者から聞いた内容、手渡す側の推測を区別します。

理由と使い方を分けて整理する

区分聞くこと注意
渡す理由資料を通じて伝えようとした内容を整理します。手渡した事実だけで目的を果たしたとしません。
来場者の使い方受け取った後にどう使う想定だったかを聞きます。想定と実際に聞いた使い方を分けます。
理由の出どころ誰の説明をもとに渡す理由を理解したかを聞きます。手渡す側の推測を依頼内容に置き換えません。
表は編集部作成の例です。

渡す資料を決めた人と、渡す相手を決めた人が同じとは限らない

資料を選んだ人と、受け取る来場者の条件を決めた人を分けます。実際の来場者がその条件に当てはまると判断した人までたどります。

  • 資料を決めた人を聞く　渡す資料を誰が指定し、その指定が手渡す人にどう伝わったかを聞き取ります。
  • 相手を決めた人を聞く　どの来場者に渡すかを決めた人と、受け取る条件を整理します。資料の指定とは別に記録します。
  • 当てはまるかを判断した人をたどる　来場者が指定された条件に当てはまるかを誰が確かめ、迷った場合に誰へ確認したかを残します。

指定と会場での判断を分ける

区分確かめること注意
資料の指定選んだ人と、手渡す人への伝わり方をたどります。会場に置かれた資料が渡す資料とは限りません。
相手の指定受け取る条件と、その条件を決めた人を記します。会場に来たことだけで渡せると考えません。
来場者との対応条件への当てはまりを確かめた人を記します。指定した人と会場で判断した人を分けます。
表は編集部作成の例です。

指定された資料でも、そのまま渡せるとは限らない

渡す資料が決まっていても、手元の資料を渡せるかは別に確かめます。見た箇所と、渡せないと判断した資料の扱いを聞き取ります。

  • 実際に見た箇所を聞く　指定との一致や資料の状態について、どこを見たかを聞きます。確認したという説明だけで済ませません。
  • 渡せない資料を分ける　渡せないと判断した資料をどこへ置き、どう扱ったかを聞きます。その後に渡す資料へ戻したかと、戻した場合の判断もたどります。
  • 確かめた人を残す　資料を見た人と、そのまま渡すかを決めた人を分けます。迷った箇所の確認先も記録します。

資料の状態と扱いを記す

区分見分け方扱い
指定との一致指定された表記や内容と手元の資料を、誰がどう比べたかを聞きます。一致しない場合に判断した人と処置を記します。
資料の状態ページの抜けや汚れなど、実際に見た箇所を聞きます。渡せないとした資料の置き先と扱いを記します。
判断が難しい箇所見ただけでは渡せるか決められなかった点を聞きます。確かめた人と、その後の判断を記します。
表は編集部作成の例です。実際に見た箇所に合わせて書き換えます。

手渡しを始めても、同じ条件で続けられるとは限らない

手渡す途中にも、資料と相手の組み合わせを見直す場面があります。来場者が条件に当てはまらないと分かった経緯と受け取りを断られた場面を分け、その後の判断をたどります。

  • 途中で見た内容を聞く　手元の資料が指定と合っているか、来場者が受け取る条件に合うかなど、途中で見た内容を聞きます。
  • 渡せない場面をたどる　条件に当てはまらない場合と、受け取りを断られた場合を分け、何をきっかけに分かったかを残します。
  • 続ける判断を分ける　その来場者への手渡しと、ほかの来場者への手渡しを分け、止めるか続けるかを決めた人を聞きます。

途中の確認と判断をたどる

区分聞くこと注意
途中で見る内容手渡しながら見ていた資料や来場者の条件を聞きます。渡す前の確認だけで説明を終えません。
渡せない場面渡せないと分かったきっかけと、その場の扱いを聞きます。条件に合わない場合と受け取らない場合を分けます。
止めるか続けるか誰が、どの手渡しを止めるか決めたかを聞きます。その来場者への判断を作業全体の判断と混ぜません。
表は編集部作成の例です。

終えたと判断するには、依頼された範囲と渡した相手の確認が要る

手元の資料がなくなったことと、依頼された作業を終えたことを分けます。何を見て誰が判断し、依頼した人が何を確かめたかを聞き取ります。

  • 終えた根拠を聞く　資料が残ったかだけでなく、依頼された手渡しのどの状態を見て終えたと判断したかを聞きます。
  • 判断した人をたどる　手渡しをやめた人と、作業を終えたと判断した人を分けます。渡せなかった場合の扱いも含めます。
  • 依頼者の確認を分ける　依頼した人への連絡と、依頼した人が内容を確かめたことを分け、確認されていない点を残します。

終えた判断をたどる

区分確かめること注意
判断の根拠依頼内容のどこまで終えたと判断したかを記します。配り切ることが依頼の範囲かを確かめてから根拠にします。
判断した人終えたと決めた人と、その人が見た内容を記します。手渡しをやめた人と同じとは限りません。
依頼者の確認伝えた内容と、依頼した人が確かめた内容を分けます。連絡しただけで確認されたと扱いません。
表は編集部作成の例です。

資料が違うという申し出には、渡し直すかを決めた人の確認が要る

来場者から違うと伝えられたら、どの点が違ったのかをたどります。申し出を聞いた人と、渡し直すかを決めた人を分けます。

  • 違った点を分けて聞く　資料の取り違えか、内容が期待と違ったかを分けます。手渡す前後のどちらで伝えられたかも残します。
  • 渡し直す判断を聞く　指定内容と申し出を照らし、渡し直すかを誰が決めたかを聞きます。先に渡した資料の扱いもたどります。
  • 依頼者への連絡を聞く　依頼した人へ伝えた内容と、その後に受けた指示を分けます。ほかの手渡しを変えたかも記録します。

申し出から扱いが決まるまでを記す

場面聞くこと注意
違うと伝えられた違うとされた点と、手渡す前後のどちらかを記します。申し出の内容と、その場の推測を分けます。
渡し直しを決めた判断した人、渡し直した資料、元の資料の扱いを記します。申し出を聞いた人が決めたとは限りません。
依頼者へ伝えた連絡した内容と、受けた指示を分けて記します。ほかの来場者への扱いも変わったかを残します。
表は編集部作成の例です。

残った資料の扱いには、置き先と決めた人の確認が要る

会場での作業を終えた後も、記録と残った資料の扱いをたどります。どの会場の出来事かと、その後の扱いを誰が決めたかを残します。

  • 判断の経緯を記す　渡した資料だけでなく、渡せなかった理由や渡し直した経緯も、何を記録したか聞き取ります。
  • 会場との対応を残す　記録から選んだ会場と作業を見分けられるかを確かめます。ほかの会場の記録と混ざる箇所も聞きます。
  • 残りの扱いをたどる　残った資料と、渡せないとして分けた資料を区別します。置き先に加え、その後の扱いを決めた人を残します。

記録と資料の行き先を整理する

区分確かめること注意
記録する内容指定、手渡しの状況、変更した扱いの記録先を聞きます。渡せなかった理由や判断した人が残るかを見ます。
会場との対応どの会場のどの作業かを見分ける書き方を聞きます。記録の置き先だけで対応が分かるとしません。
残った資料戻す、持ち越す、処分するなどの扱いと決めた人を聞きます。置いた場所と、その後の扱いを分けます。
表は編集部作成の例です。

支援を約束するには、確かめた機能との照合が要る

聞き取った作業ごとに、自社の商品で何を支援できるかを照らし合わせます。記録を扱えることと、手渡す判断を担えることを分けます。

  • 記録できる内容を比べる　資料と相手の指定、確認した箇所、決めた人を、自社の商品で実際に扱える内容と比べます。
  • 渡せない場合を分ける　渡せなかった経緯を残す支援と、その場で止めるかを決める判断を分け、提案に含める範囲を記します。
  • 終えた判断を分ける　終えた根拠を記録することと、依頼内容を終えたと決めることを分けます。人が担う判断を明記します。

支援する作業と人が決めることを分ける

区分扱い注意
指定と確認の記録自社の商品で扱える記録項目を確かめて提案します。資料と相手の指定を誰が決めるかは別に残します。
渡せなかった記録理由と、その後の扱いを残せるか確かめます。記録できることから手渡しの判断まで広げません。
終えた判断根拠を記す支援と、人が決める範囲を分けます。依頼した人に確認を求める人と、確認する内容も記します。
表は編集部作成の例です。自社の商品で確かめた機能だけを記します。

確認表には、会場ごとの未確認の点の記載が要る

選んだ会場での作業を確認表にまとめます。分からない点には確認する相手と記録先を添え、推測で埋めないようにします。

  • 会場ごとに書き分ける　選んだ会場の事実だけを書きます。普段の説明や別の会場の話は、今回の事実と分けて残します。
  • 判断した人を添える　資料や相手の指定、渡せない場合の扱い、終えた根拠には、それぞれ判断した人を添えます。
  • 未確認の点を残す　未確認と記し、誰に何を確かめるかを残します。確かめた内容から、提案に含める範囲を決めます。

資料を手渡す仕事の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
選んだ会場会場と今回聞いた作業を記します。理由と来場者渡す理由、使い方、説明の出どころを記します。
資料と相手の決定者指定した人と来場者への当てはまりを見た人を記します。前の確認見た箇所、確かめた人、渡せない資料の扱いを記します。
途中の確認見た内容、渡せない場面、続ける判断を記します。終えた根拠見た内容、判断した人、依頼した人の確認を記します。
違う場合の扱い違った点、渡し直す判断、依頼した人への連絡を記します。記録と残った資料会場が分かる記録先と、残りの扱いを決めた人を記します。
支援できる範囲商品で支援する作業と人が決めることを記します。未確認の点と記録先未確認の内容、確認する相手、追記する場所を記します。
確認表は編集部作成の例です。未確認の点は未確認と記します。