書類どおりの入力にも、人の判断が含まれることがある

書類の記載だけでは、入力した内容の成り立ちを説明しきれません。実際に使った書類に沿って、記載を写した部分と人が判断した部分を分けます。

  • 聞き取る対象を決める　実際に入力した書類を選び、書いた人と使う人、項目の指定元を聞き取ります。
  • 判断した箇所を分ける　入力前から次の担当者へ渡すまでをたどり、記載だけでは決まらなかった箇所を分けます。
  • 提案する範囲を決める　確認表に聞き取った内容を記し、商品で支援できる範囲と人の判断が残る範囲を分けます。

聞き取りの範囲を定めるには、実際に入力した書類の特定が要る

実際に入力した書類を商談先に選んでもらいます。その書類で行ったことと、普段の作業についての説明を分けて記します。

  • 実際に使った書類を選ぶ　入力した内容と、途中で確かめたことをたどれる書類を選んでもらいます。
  • 関わった人を押さえる　書類を書いた人、入力した人、入力した内容を使う人を、その書類に沿って把握します。
  • 説明の対象を分ける　今回の書類で行ったことか、普段の説明かを記録に残します。

聞き取りの対象を決める表

確かめること方法注意
選ぶ書類入力した内容をたどれる書類を選んでもらいます。説明用に作った書類だけで進めません。
関わった人書いた人、入力した人、使う人を記します。同じ人が兼ねている部分も記します。
今回の作業選んだ書類で行ったことをたどります。普段の説明を今回の事実として扱いません。
確かめる範囲書類の受け取りから次の担当者へ渡すまでを扱います。分からない部分は未確認として残します。
表は編集部作成の例です。選んだ書類に沿って記入します。

入力する理由を知るには、入力後の使われ方の確認が要る

書類を書いた目的と、入力した内容を使う目的を分けます。入力する理由は、誰の依頼やどの説明から分かったかまでたどります。

  • 書いた目的をたどる　誰が何のために書いた書類かを聞き、入力のために書かれたものかも分けます。
  • 使う場面を押さえる　入力した内容を誰が受け取り、何を決めたり進めたりするために使うかを聞きます。
  • 理由の出どころを記す　入力する理由を伝えた人や記録と、入力する人自身の理解を分けます。

書いた目的と使う目的を分ける表

区分聞くこと注意
書いた人書いた人と、書類を作った目的をたどります。書いた人と書類を渡した人を混同しません。
使う人入力した内容を受け取って使う人を把握します。入力を頼んだ人と同じとは限りません。
使い方入力した内容を使って進める作業を聞きます。書類そのものの使い方と分けます。
理由の出どころ入力を求めた人や、その理由が分かる記録をたどります。入力する人の推測は分けて記します。
表は編集部作成の例です。選んだ書類について分かった内容を記します。

記載と項目の対応を、入力する人が決めたとは限らない

選んだ書類の記載が、どの項目に入ったかをたどります。項目を指定した人と、記載の入れ先を決めた人を分けて把握します。

  • 項目の指定元を記す　今回使った項目を誰が指定し、どの説明や記録で伝えたかを聞きます。
  • 記載との対応をたどる　書類のどの箇所をどの項目に入れたかと、その対応を決めた人を記します。
  • 自分で決めた箇所を分ける　指定だけでは決まらず、入力する人が入れ先や内容を選んだ箇所を分けます。

項目の指定と入力時の判断を分ける表

区分確かめること注意
項目の指定項目を指定した人と、指定を伝えた記録をたどります。今回使った項目について聞きます。
記載との対応記載の入れ先を決めた人と、その説明をたどります。項目を指定した人と分けて記します。
自分で決める部分指示にない入力先や内容を自分で決めた箇所と、その理由を記します。書類に書かれていた内容として扱いません。
表は編集部作成の例です。項目を作る過程より、今回の記載との対応を扱います。

書類を受け取っても、入力を始められるとは限らない

入力を始める前に、書類のどこを見たかをたどります。読めない記載や欠けた記載について、その時点で分かったことを記します。

  • 先に見る箇所を押さえる　入力前に見た箇所と、そこから何を確かめたかを対応させて記します。
  • 読めるかと有無を分ける　記載はあるが読めない状態と、使う記載が見当たらない状態を分けます。
  • 確かめた人を記す　書類の状態を確かめた人と、入力を始めてよいと決めた人を聞き取ります。

入力前に見た書類の状態を記す表

区分見分け方扱い
見る箇所入力前に見た箇所と確認した内容をたどります。見ていない箇所まで確認済みにしません。
読めない記載記載のうち、読み取れた部分と読み取れなかった部分を分けます。読み方を確かめた相手と返答を記します。
欠けた記載使う記載が書類のどこにもないかをたどります。別の箇所に記載があった場合と分けます。
始める判断確認した人と、始めてよいと決めた人をたどります。未確認の箇所をどう扱ったかも記します。
表は編集部作成の例です。入力前に分かったことと、途中で分かったことを分けます。

書類の記載と入力した内容は、同じとは限らない

入力した内容を元の記載と並べて、違いがある箇所をたどります。そのまま入れた箇所でも、ほかの記載を見て判断したかを聞き取ります。

  • 変えた内容を分ける　記載の表し方を直した箇所と、書類にない内容を補った箇所を分けます。
  • 手を止めた理由をたどる　入力を続けられなかった箇所で、何が決まらず、何を確かめたかを記します。
  • 判断した人を記す　入力した人と内容を決めた人を分け、判断に使った記載や返答を残します。

記載から入力した内容までをたどる表

区分聞くこと注意
そのまま入れる記載をそのまま使うと決めた根拠をたどります。ほかの箇所を参照したかも聞きます。
表し方を直す元の記載、直した内容、直した理由を記します。意味も変えたかを分けて聞きます。
内容を補う書類にない内容の出どころと決めた人をたどります。元からあった記載と分けて残します。
手を止める決まらなかった内容と、再開できた理由をたどります。返答した人と最終的に決めた人を分けます。
表は編集部作成の例です。入力の操作方法ではなく、内容を決めた過程を扱います。

入力し終えた判断には、見た内容と判断した人の確認が要る

入力し終えたと判断した場面までたどります。項目が埋まったこと以外に、何を見て終えたと判断したかを聞き取ります。

  • 終えた根拠を記す　入力した内容、残った空欄、確認相手から受け取った返答のうち、終了の判断に使ったものを記します。
  • 終えたと決めた人を記す　入力した人自身が決めたのか、別の人が確認して決めたのかを分けます。
  • 見比べた範囲を聞く　元の書類と入力した内容を誰がいつ見比べ、どの箇所まで見たかを記します。

入力の終了を判断した根拠を記す表

区分確かめること注意
終えた根拠何を見て入力し終えたと判断したかをたどります。項目が埋まったことだけで説明を終えません。
判断した人終えたと決めた人と、その判断を伝えた記録を記します。入力した人と同じかを聞きます。
見比べる人書類と入力した内容を見比べた人と箇所を記します。見比べていない部分も分けます。
残った空欄空欄のまま終えてよいとした理由をたどります。未確認の空欄と、空欄でよい項目を分けます。
表は編集部作成の例です。入力の終了と、次の担当者へ渡せることは分けて扱います。

読めない記載の扱いには、確かめる相手と決める人の確認が要る

読めなかった記載と、読めても項目に当てはまらなかった記載を分けます。気付いた時点から扱いが決まるまでを、連絡と返答に沿ってたどります。

  • 気付いた時点を記す　入力前、入力途中、見比べた際のどこで気付いたかを記します。
  • 確認と決定を分ける　内容を確かめた相手と、入力する内容や進め方を決めた人を分けます。
  • 書いた人への連絡をたどる　連絡した人、伝えた箇所、返答を記します。返答がないままの扱いも聞き取ります。

扱いが決まるまでをたどる表

場面聞くこと注意
記載が読めない読めなかった箇所、気付いた時点、確かめた相手を記します。推測した読み方と返答を分けます。
項目に合わない記載を入れられない理由と、扱いを決めた人をたどります。近い項目を選んだ場合は理由も記します。
書いた人へ連絡連絡した人、伝えた箇所、返答の内容をたどります。返答を受けて何を変えたかも記します。
返答がない未確認の箇所を残して進めたか、止めたかを聞きます。進め方を決めた人と記録先を記します。
表は編集部作成の例です。確認先への連絡と、入力内容を決めることを分けます。

入力が終わっても、次の担当者へ渡せるとは限らない

入力した内容を伝える際に、どの記録を添えたかをたどります。次の担当者が何を確認できれば受け取れるかまで聞き取ります。

  • 伝える内容を分ける　入力した内容に加え、入力する人が補った内容とその理由、確認相手の返答、未確認の点をどう伝えたか記します。
  • 元の書類までたどる　記録から元の書類と該当箇所を見分ける方法を聞き取ります。
  • 渡してよい根拠を記す　渡す前に満たす条件と、満たしたと判断した人、受け取る側で確かめる内容を記します。

次の担当者へ渡す内容と条件を記す表

区分確かめること注意
伝える記録入力内容とともに伝えた判断や返答を記します。口頭で伝えた内容は記録の有無も聞きます。
書類との対応記録から元の書類と箇所を見分ける方法をたどります。書類だけ分かり、箇所が分からない状態と分けます。
渡す条件渡してよいとした根拠と判断した人を記します。入力を終えた根拠と同じかを聞きます。
受け取る側次の担当者が受け取る際に確かめる内容を聞きます。未確認の点がある場合の受け渡しも記します。
表は編集部作成の例です。入力内容だけでなく、その内容に至った判断も扱います。

支援を約束するには、確かめた機能との照合が要る

聞き取った作業を、記載を入力すること、記録を残すこと、内容を決めることに分けます。自社の商品が説明どおりに入力や記録を支援できるかを、商談先の実際の書類で確かめます。

  • 支援する作業を示す　どの項目の入力や、どの確認記録を商品で支援できるかを具体的に記します。
  • 記録と判断を分ける　読めない記載への返答を残すことと、その返答から入力内容を決めることを分けます。
  • 人が決める範囲を記す　入力の終了や次の担当者へ渡す判断を誰が行うか、未確認の点とともに残します。

商品による支援と人の判断を分ける表

区分扱い注意
項目への入力商品で扱える記載と項目の対応を確かめます。対応を人が決める部分は別に記します。
確認の記録確認した箇所、相手、返答を残せるか確かめます。記録できることと返答を得られることを分けます。
読めない記載読めない箇所と、決まった扱いを残せるか確かめます。読み方や入れ先を誰が決めるかは別に記します。
入力の終了終えた根拠を残す支援ができるか確かめます。終えたと判断する人を明らかにします。
次へ渡す条件渡す条件を確認するための記録を扱えるか確かめます。未確認の機能は支援できる範囲に含めません。
表は編集部作成の例です。商品の機能は、説明や実際の確認で分かった範囲を記します。

確認表には、書類ごとの未確認の点の記載が要る

選んだ書類について聞き取った内容を、確認表にまとめます。分からなかった点には確認先と記録先を添え、推測で埋めないようにします。

  • 書類に沿って記す　今回の書類で行ったことを記し、普段の説明しか聞けていない部分は区別します。
  • 判断の出どころを残す　誰が何を見て決めたかと、判断が分かる記録の場所を記します。
  • 未確認の点を次へ残す　未確認の点、確かめる相手、返答を残す場所を記し、提案に使える内容と分けます。

書類の内容を入力する仕事の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
選んだ書類書類を見分ける呼び名と、今回聞いた作業を記します。書いた人と使う人書いた人、使う人、使い方、入力する理由の出どころを記します。
項目を決めた人項目の指定元と、記載の入れ先を決めた人を記します。前の確認入力前に見た箇所、書類の状態、確かめた人を記します。
途中の判断直した内容や補った内容、その根拠と決めた人を記します。終えた根拠終了の根拠、判断した人、書類と見比べた人を記します。
読めない記載の扱い読めない記載や項目に合わない記載の確認先、返答、決定を記します。記録と渡す条件記録先、書類との対応、渡す条件と判断した人を記します。
支援できる範囲商品で支援できる作業と、人が決める部分を分けて記します。未確認の点と記録先分からない点、確かめる相手、返答を残す場所を記します。
表は編集部作成の例です。欄には今回の書類について確認できた内容を記入します。