指定どおりでも、次へ渡せるとは限らない

指定どおりに切り分けたという説明だけでは、次へ渡せる理由は分かりません。実際の材料をもとに、行き先と引き継ぐ情報から仕事を聞き取ります。

  • 聞き取る対象を決める　実際に切り分けた材料を選び、分かれた物の行き先と引き継ぐ情報を整理します。
  • 判断の根拠を分ける　前と途中で確かめた内容を、切り終えた根拠や次へ渡す条件と分けて記録します。
  • 提案する範囲を決める　商品で支援できることと人が判断することを分け、未確認の点を確認表に残します。

聞き取りには、実際に切り分けた材料の特定が要る

普段の説明だけでは、材料や使い道による扱いの違いが見えません。実際に切り分けた材料を相手に選んでもらい、その仕事に沿って聞き取ります。

  • 説明できる材料を選ぶ　切り分けた後の扱いまで説明できる材料を選んでもらいます。選んだ理由も記録します。
  • 材料の用途を押さえる　何に使うための材料だったかを聞き取ります。用途が未定だった場合は、そのまま記録します。
  • 今回と普段を分ける　今回の材料で行ったことと、普段の進め方を分けます。説明が切り替わった箇所を残します。

聞き取る対象の整理

確かめること方法注意
選んだ材料実際の扱いを説明できる材料を選んでもらいます。選んだ理由を記録します。
材料の用途何に使うためだったかを聞き取ります。未定だった用途を補って書きません。
今回の仕事その材料で行った範囲を区切ります。普段の説明が混ざった箇所を分けます。
表は編集部作成の例です。以降も同じ材料をもとに聞き取り、別の材料の話は区別して残します。

切り分けた物の扱いは、行き先で分かれる

同じ材料から分かれても、使い道や受け取る側が同じとは限りません。分かれた物を漏れなく挙げ、それぞれの行き先と求められる状態を整理します。

  • 分かれた物を挙げる　元の材料から何が分かれたかを列挙します。使い道、必要な状態、扱いの違いが分かる単位で記録します。
  • 行き先の求めを分ける　次の作業や受け取る側が求める状態を、行き先ごとに聞き取ります。使い道との関係も残します。
  • 未定の物を残す　行き先が決まっていない物も記録します。未定の理由と、行き先を決める人を分けて残します。

行き先ごとの整理

区分聞くこと注意
分かれた物元の材料から分かれた物を挙げます。違いが分かる単位で記載します。
決まった行き先使い道と受け取る側を聞き取ります。行き先ごとに求められる状態を分けます。
未定の行き先未定の理由と決める人を聞き取ります。決定済みの物に混ぜて書きません。
表は編集部作成の例です。行き先は、場所だけでなく次の作業や受け取る側まで記録します。

元の材料の情報が、すべて引き継がれるとは限らない

元の材料に情報が付いていても、分かれた物で同じ情報が読めるとは限りません。必要な情報と実際に引き継いだ情報を分けて確かめます。

  • 元の情報を挙げる　元の材料に付いていた情報を挙げます。その中で、分かれた物にも必要な情報を区別します。
  • 引き継ぎ方を押さえる　どの物へ、どの情報を、どのように渡したかを整理します。情報を記した場所も残します。
  • 欠けた情報を分ける　引き継げなかった情報と、不要として渡さなかった情報を分けます。それぞれの扱いも記録します。

引き継ぐ情報の整理

区分確かめること注意
元の情報材料に付いていた情報を挙げます。必要な情報を別に示します。
引き継いだ情報渡した物と情報の記載先を確かめます。すべての物へ同じ情報を渡したと考えません。
渡せなかった情報引き継げなかった理由と扱いを聞きます。不要として省いた情報と分けます。
表は編集部作成の例です。ここでは、元の材料から分かれた物へ情報を渡す場面を扱います。

指定があっても、材料の確認が要る

指定の内容が分かっていても、選んだ材料の状態と、その材料に適用する指定は別に確かめる必要があります。材料の状態と指定の対応を、始める前の確認として整理します。

  • 見る箇所を分ける　材料のどこを見て、何を確かめたかを聞き取ります。見た箇所と確認結果を対応させます。
  • 指定との対応を残す　使う指定と選んだ材料が対応していると分かった根拠を残します。不明だった点も記録します。
  • 確かめる人を押さえる　何を誰が確かめたかを分けます。判断できなかった場合の相談先と、材料の扱いも残します。

始める前の確認

区分見分け方扱い
材料の状態見た箇所と分かったことを対応させます。気になる点があった場合の扱いを残します。
指定との対応その材料に適用する指定と、対応の根拠を聞きます。対応が分からない場合の進め方を残します。
確かめる人確認項目ごとに行った人を記します。判断できない場合の相談先を記します。
表は編集部作成の例です。切り分け方を教わるのではなく、始める前に何を確かめたかを聞き取ります。

途中を見ただけで、続けてよいとは限らない

途中で見ているという説明だけでは、続けるか止めるかの判断は分かりません。見た内容から、実際に止めた例があればその後の扱いまでを整理します。

  • 途中で見る内容を残す　どの場面でどこを見ていたかを聞き取ります。始める前の確認と同じ内容でも分けて残します。
  • 止める判断を分ける　どのような状態や変化を確認したら止めることになっているかを整理します。実際に止めた出来事の有無も残します。
  • 止めた後まで聞く　切り分けを中断した材料をどう扱い、誰が続けてよいと判断したかを聞き取ります。判断待ちの扱いも残します。

途中の確認と扱い

区分聞くこと注意
見る内容見た場面と箇所を聞き取ります。見て分かった内容も記録します。
止める判断止めることになっている状態や変化を聞き取ります。決めている扱いと実際の出来事を分けます。
止めた後材料の置き先と続ける判断を聞き取ります。判断を待っている間の扱いも残します。
表は編集部作成の例です。止めた出来事がなければ、経験済みの扱いとしては記載しません。

切り分ける動作の終わりが、仕事の終わりとは限らない

動作を終えたことと、切り分ける仕事を終えたと判断したことは分けて聞き取ります。何を見て誰が判断したかを、今回の材料で確かめます。

  • 終えた根拠を残す　切り終えたと判断するために見た物や記録を挙げます。それぞれから分かったことも残します。
  • 判断する人を分ける　切り分けた人と、終えたと判断した人を区別します。同じ人だった場合も、その関係を記します。
  • 判断の違いを聞く　人によって判断が分かれた出来事を聞き取ります。違いが生じた理由と、最終的な扱いを残します。

終えた判断の整理

区分確かめること注意
判断の根拠見た物や記録と分かったことを記します。動作が終わった説明だけで済ませません。
判断した人終えたと判断した人を記します。切り分けた人と同じかを区別します。
判断の違い異なる判断の理由と最後の扱いを聞きます。出来事がなければ、なかったと記します。
表は編集部作成の例です。切り終えた判断と、次の作業へ渡してよい判断は別の欄に残します。

指定との違いが分かっても、扱いを決める人の確認が要る

指定どおりでないと分かった事実と、その後の扱いを決めた判断は別です。分かった場面から、判断を待つ扱い、依頼側への連絡までを整理します。

  • 分かった場面を残す　どの物について、どの場面で違いが分かったかを記録します。指定のどの内容と違ったかも残します。
  • 扱いを決める人を聞く　違いを見つけた人と、その後の扱いを決めた人を分けます。決まるまでの置き先も記録します。
  • 依頼側への連絡を残す　誰が何を伝え、どんな返答を受けたかを残します。返答を待つ場合の扱いも区別します。

指定と異なった場合の整理

場面聞くこと注意
違いが分かった該当する物と指定との違いを聞きます。分かった事実と推測を分けます。
扱いを決めた決めた人と選んだ扱いを聞きます。判断待ちの物の置き先も残します。
依頼側へ伝えた伝えた内容と受けた返答を聞きます。返答済みか待っているかを区別します。
表は編集部作成の例です。実際の出来事がなければ、対応が決まっているかを聞き、決まっている対応は実例と分けて記録します。

切り分けた物を渡す判断には、受け手が求める状態の確認が要る

物同士を区別できることと、次へ渡してよいことは別です。見分け方に加え、渡す条件を満たした根拠と、その記録先を聞き取ります。

  • 物同士の区別を残す　表示や置き分けなど、実際の見分け方を記録します。受け取る側にも区別が伝わるかを確かめます。
  • 渡せる根拠を聞く　次へ渡すために必要な状態と、満たしたことが分かる記録を聞き取ります。判断した人も残します。
  • 渡せない物を分ける　渡せない物の置き先と表示を記録します。渡してよいと判断する際に、誰が何を確かめるかも残します。

見分け方と渡す条件

区分確かめること注意
物の見分け方物同士を区別する表示や置き方を聞きます。受け取る側への伝わり方も確かめます。
渡せる条件必要な状態と判断の根拠を聞きます。切り終えた根拠だけで置き換えません。
判断の記録判断した人と結果の記録先を聞きます。どの物の判断か分かるように残します。
渡せない物置き先と、渡してよいと判断する際の確認を聞きます。渡せる物との区別を確かめます。
表は編集部作成の例です。引き継ぐ情報の内容と、物同士を見分ける方法を混ぜずに記録します。

支援を約束するには、確かめた機能との照合が要る

記録を残せる商品でも、切り終えたと判断する仕事まで扱えるとは限りません。聞き取った仕事を商品で扱える部分と人が判断する部分に分けます。

  • 対応の記録を分ける　元の材料と分かれた物の対応を、商品で記録できるか確かめます。扱える項目だけを提案に含めます。
  • 確認結果の記録を分ける　見た内容、結果、確かめた人を残せるか確かめます。実際に確かめる行為とは分けて説明します。
  • 人の判断を残す　切り終えた判断や、指定と異なる物の扱いを誰が決めるかを残します。未確認の機能は提案に含めません。

商品と人が担う範囲

区分扱い注意
材料と物の対応商品で対応を記録できるか確かめます。扱える項目を確認してから提案します。
確認結果の記録確認内容と結果を残せるか確かめます。確認そのものを商品が行うとは書きません。
切り終えた判断判断する人と必要な根拠を残します。記録できることから判断できると推測しません。
指定と異なる物扱いを決める人と連絡先を残します。商品が扱う部分は確認できた範囲に限ります。
表は編集部作成の例です。ここでいう商品は商談で提案する商品を指し、特定の商品の機能は示していません。

提案の範囲を決めるには、未確認の点の記載が要る

聞き取れた内容と未確認の点を分けると、提案に含められる範囲が見えます。選んだ材料について、物の行き先から人の判断までを確認表にまとめます。

  • 同じ材料で記入する　選んだ材料に関する事実を記入します。別の材料の出来事や普段の説明を、そのまま埋め込みません。
  • 物と判断を対応させる　どの物についての情報や判断かを記します。根拠を確かめられる記録先も残します。
  • 空欄の意味を分ける　未確認、該当なし、出来事なしを区別します。未確認の点には、確認する相手と追記先を添えます。

切り分ける仕事の確認表

確認欄記入内容確認欄記入内容
選んだ材料選んだ理由と用途を記します。切り分けた物の行き先物ごとの行き先と必要な状態を記します。
引き継ぐ情報必要な情報と実際の引き継ぎ方を記します。前の確認見た箇所と指定との対応、確かめた人を記します。
途中の確認見る内容と止める判断、止めた後の扱いを記します。終えた根拠見た物や記録と判断した人を記します。
指定どおりでない場合分かった場面と決めた扱い、連絡内容を記します。見分け方と渡す条件区別する方法と渡せる根拠、記録先を記します。
支援できる範囲商品で扱える記録と人に残る判断を記します。未確認の点と記録先未確認の内容と確認する相手、追記先を記します。
表は編集部作成の例です。記入内容は完成した回答ではなく、聞き取った事実を残すための型です。