提案の範囲は、情報がそろうまでに商談先が行う作業で分かれる

顧客への確認が続くという話だけでは、どこを支援できるか判断できません。依頼から回答が集まるまでの仕事を、実際の案件に沿って聞き取ります。

  • 依頼の中身を特定する　顧客に頼む情報と使い道を結び付け、回答までに必要な作業を整理します。
  • 回答を待つ間の扱いを聞く　回答できない項目の扱いと収集完了の条件を分け、待つ間の進め方を記録します。
  • 支援する範囲を分ける　催促の決め方まで確認し、商品で支援できる仕事と人の判断が残る仕事を分けます。

情報の依頼は、項目と頼み方まで聞くことになる

最近の案件を対象に、顧客へ頼んだ情報を項目ごとにたどります。最初の依頼と追加の依頼を分け、手段と頼む人を対応させます。

  • 頼む情報を分ける　資料一式などのまとまりを、実際に回答してもらう項目へ分けて記録します。
  • 頼み方を対応させる　項目ごとに連絡手段と回答の返し先を記録し、依頼が分散する箇所を把握します。
  • 頼む役割を区別する　依頼項目を決める人と顧客へ伝える人を分け、追加依頼でも同じ役割かを確認します。

依頼の把握

確かめること方法注意
頼む情報実際の依頼を項目ごとに分けます。初回と追加の依頼を混ぜません。
頼む手段項目と連絡手段を対応させます。回答を返す手段も記録します。
頼む人項目を決める人と伝える人を記録します。途中の引き継ぎも確認します。
表は編集部作成の例です。

情報の必要性は、使う作業と時点で変わる

依頼項目だけでなく、その情報を使う作業までたどります。着手時に必要な情報と、仕事の途中や確認の段階で必要な情報を分けます。

  • 使う作業を特定する　受け取った情報を実際に使う作業を記録し、何のために頼む情報なのかを明らかにします。
  • 必要な時点を分ける　依頼した時点と実際に使う時点を分け、最初から必要な項目かを確認します。
  • 理由の不明を残す　使い道を説明できない項目は、必要と決め付けず、理由を確認する相手を記録します。

情報の使い道

区分聞くこと注意
着手時に使う開始する作業と、その情報を使う理由を聞きます。初回に頼む項目すべてを含めません。
途中で使う使う工程と、回答が必要になる時点を聞きます。依頼する時点とは分けます。
照合に使う確認する対象と、その後の作業を聞きます。念のためという説明だけで終えません。
表は編集部作成の例です。

回答の手間は、調べる作業と確認相手で変わる

短い回答でも、資料を探したり別の人に確認したりする作業が伴う場合があります。依頼を受けてから回答を返すまでの動きを聞き取ります。

  • 回答前の作業を見る　回答内容だけでなく、資料を探す、集計する、確認を取るといった作業を記録します。
  • 別の人への確認を追う　顧客の窓口で答えられる項目と、社内の別の人へ確認する項目を分けます。
  • 手間の根拠を残す　負担が大きいという説明には、探す場所や確認相手など、具体的な作業を添えます。

回答までの作業

区分確かめること注意
すぐ答える手元の情報だけで答えられる範囲を確認します。別途承認が必要かも区別します。
調べて答える探す場所と回答用にまとめる作業を確認します。探す手間とまとめる手間を分けます。
別の人に聞く確認相手と、返答を受け取るまでの流れを確認します。窓口だけで完了できると考えません。
表は編集部作成の例です。

回答が得られない項目でも、回答を待つとは限らない

回答できない項目が出た後の扱いを、項目ごとに聞き取ります。未回答の状態と、回答を求めないと決めた状態を分けて記録します。

  • 未回答の扱いを分ける　空欄を認めるのか、代わりの情報を頼むのか、回答を待つのかを記録します。
  • 代わりの情報を特定する　代替を認める場合は、頼む情報と認める人を確認し、依頼項目の変更として残します。
  • 待つ対象を明らかにする　回答を待つ項目と連絡先を特定し、扱いを見直す条件も記録します。

未回答項目の扱い

場面聞くこと注意
空欄で進める空欄を認める条件と決める人を聞きます。返信忘れと区別して記録します。
別情報で補う代わりに頼む情報と認める人を聞きます。元の項目への回答とは分けます。
回答を待つ待つ項目と扱いを見直す条件を聞きます。待つ理由を項目ごとに残します。
表は編集部作成の例です。

情報収集の完了は、全項目の回答がそろうこととは限らない

返信が届いた状態と、情報収集を終えられる状態を分けます。そろったと判断する条件と、その判断をする人を聞き取ります。

  • 完了の条件を言葉にする　全項目が必要なのか、一部の項目で足りるのかを、実際の運用に沿って記録します。
  • 必須の範囲を特定する　必須項目が案件によって変わる場合は、変わる条件と決める人を確認します。
  • 判断の残る箇所を見る　一覧だけで完了を決められない場合は、判断に使う事情と結果の記録先を押さえます。

収集完了の判断

区分確かめること注意
全項目対象となる項目の一覧を確認します。追加した項目も対象かを確認します。
必須項目だけ必須の項目と指定する人を確認します。任意項目の未回答を区別します。
担当者が判断する全項目がそろっていなくても判断する人と、考慮する事情を確認します。回答の受領だけで完了にしません。
表は編集部作成の例です。

回答待ちの影響は、止まる作業の範囲で分かれる

情報がそろわない間も、すべての仕事が止まるとは限りません。待つ項目と止まる作業を対応させ、回答後に進める人まで記録します。

  • 止まる作業を特定する　仕事全体が止まるのか、特定の作業だけが止まるのかを分けます。
  • 待つ項目と対応させる　進められない作業ごとに、待っている情報を記録して依存関係を明らかにします。
  • 回答後の連絡を押さえる　回答を受け取る人と作業を再開する人を対応させ、受領後の伝達方法を確認します。

回答待ちと作業の関係

区分聞くこと注意
着手しない止めている作業と待つ情報を聞きます。案件全体が停止しているかを分けます。
一部から進める進める作業と回答待ちの作業を聞きます。未回答項目との対応を残します。
仮の情報で進める仮に置く情報の内容と、顧客の回答を待つ項目、回答が仮の情報と違った場合の扱いを聞きます。仮の情報での着手を収集完了にしません。
表は編集部作成の例です。

催促の仕方は、送る人だけで決まるとは限らない

催促の実行と、手段や時期を決める仕事を分けます。誰が送るかに加え、催促の回数や見合わせを決める人まで確認します。

  • 実行と判断を分ける　顧客へ連絡する人と、連絡の手段や時期を決める人をそれぞれ記録します。
  • 繰り返す条件を押さえる　再度催促する条件と回数を決める人を確認し、連絡の履歴をどこで見るかも残します。
  • 見合わせる条件を残す　顧客が調査中の場合など、催促を見合わせる条件と、その判断をする人を確認します。

催促の役割と判断

確かめること方法注意
催促する人実際に連絡する役割を記録します。最初に依頼した人と同じとは限りません。
催促の手段使う手段と選ぶ人を対応させます。項目や相手による違いを残します。
時期と回数判断条件と決める人を記録します。既定の運用と個別の判断を分けます。
催促の見合わせ見合わせる条件と決める人を記録します。再開を判断する条件も確認します。
表は編集部作成の例です。

商品の支援範囲は、機能と商談先の完了条件で分かれる

聞き取った仕事を、提案する商品の実際の機能と照らし合わせます。記録や状況の表示ができても、収集完了まで判断できるとは限りません。

  • 仕事と機能を対応させる　依頼の記録や未回答項目の表示など、具体的な仕事ごとに支援できる範囲を示します。
  • 人の判断を残す　例外の扱い、収集完了、催促の見合わせは、商品で扱える条件と人の判断を分けます。
  • 未検証を区別する　機能があると確認できた範囲と、実際の運用で使えるか未検証の範囲を分けます。

商品と人の役割

区分扱い注意
依頼の記録項目や依頼先を残せる機能と照合します。追加依頼の変更も記録できるかを見ます。
回答状況の把握項目別の回答状況を把握できるかを見ます。回答不要と回答待ちを区別します。
そろったかの判断完了条件を扱えるか確認します。商品の機能で判定できない部分と、完了条件が未確認の部分を分けます。
表は編集部作成の例です。

依頼項目ごとに記録すれば、扱いの違いが分かる

顧客への確認が多いという総括だけでは、提案する仕事を特定できません。頼む情報を軸に、使い道から収集完了の条件まで対応させて残します。

  • 項目を記録の軸にする　依頼項目ごとに使い道と回答までの作業を記録し、異なる項目の事情を混ぜません。
  • 事実と推測を分ける　聞けた内容と推測を区別し、未確認の点には確認する相手を添えます。
  • 後から追える形にする　対象案件と情報の出所を記録し、待つ間の進め方や催促の記録先も示します。

項目別の記録内容

記録項目書くこと理由
頼む情報項目名、頼み方、頼む人を書きます。依頼の対象と経路を特定できます。
使い道使う作業と必要になる時点を書きます。情報を頼む理由が分かります。
顧客の手間調べる作業と確認相手を書きます。回答前に必要な作業が分かります。
回答できない項目該当項目と扱い、決める人を書きます。項目ごとに、待つのか別の扱いにするのかが分かります。
そろう条件完了条件と判断する人を書きます。収集を終える基準が分かります。
表は編集部作成の例です。

確認表に確認結果を記入すれば、未確認の点が分かる

対象案件を定め、依頼項目ごとに確認表を使います。まだ聞けていない欄には未確認と記し、次に確認する内容と相手を残します。

  • 案件と項目を定める　どの案件のどの依頼項目かを明記し、別の案件の運用を混ぜないようにします。
  • 空欄の意味を残す　該当しない項目と未確認の項目を分け、記入がない理由を後から判断できる形にします。
  • 提案の根拠を確認する　支援できるとした仕事を確認済みの機能と照合し、人の判断が残る箇所も記載します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入する内容確認項目記入する内容
顧客に頼む情報依頼項目を具体的に記入します。頼み方と頼む人連絡手段と依頼する役割を記入します。
必要になる理由使う作業と必要な時点を記入します。顧客が調べる作業探す情報と作業、確認相手を記入します。
回答できない項目該当項目の扱いと決める人を記入します。そろう条件完了条件と判断する人を記入します。
そろわない間の進め方待つ項目と進む作業、止まる作業を記入します。催促の仕方と決める人手段、時期、回数と決める人を記入します。
商品で支援できる範囲対応する機能と人に残る判断を記入します。未確認の点と記録先未確認の内容、確認相手、記録先を記入します。
表は編集部作成の例です。