書類をとじる仕事には、順の指定と渡す条件の確認が要る

とじたファイルからは、実際にとじた書類と順が分かります。元の指定と途中の判断は、実物に沿って依頼を受けてから渡すまでを聞き取ります。

  • 聞き取る対象を決める　実際に書類をとじたファイルを選んでもらい、とじる理由と使う人を聞きます。
  • 確認表に記す内容を決める　書類と順の指定、途中の変更、終えた根拠、渡す条件を確認表に記します。
  • 提案する範囲を決める　自社の商品で支援できる範囲と、人の判断が残る範囲を分けて示します。

聞き取りには、実際に書類をとじたファイルの特定が要る

普段の進め方だけでは、指定と実際の対応をたどれません。相手に実際に書類をとじたファイルを選んでもらい、その作業について聞きます。

  • 実物を選んでもらう　とじる前から渡すまでの経緯を説明できるファイルを選んでもらいます。
  • 関わった人を記す　そのファイルを使う人と依頼した人を記し、同じかを確かめます。
  • 実際の作業を聞く　選んだファイルで行ったことと、普段の進め方として聞いたことを分けて記します。

聞き取りの対象を定める型

確かめること方法注意
選ぶファイル相手に実物を選んでもらいます。作業の経緯をたどれるかを確かめます。
使う人選んだファイルを使う人を記します。依頼した人と同じかを確かめます。
今回聞く作業そのファイルで行った作業を聞きます。普段の説明は別に記します。
編集部作成の例

とじる理由が、使う人の希望に基づくとは限らない

指定された順を説明できても、その順で使う理由まで聞けているとは限りません。誰がどの場面で何のために使うかと、その説明の出どころをたどります。

  • 使う場面を聞く　とじたファイルを誰がどの場面で何のために使うかを聞きます。書類を探すために使う場合は、探す書類も聞きます。
  • 理由と順を結び付ける　使う目的に対して、とじることや指定された順がどう関係するかを確かめます。
  • 説明の出どころを記す　使う人から聞いた理由か、作業する人が考えた理由かを分けて記します。

目的と説明の出どころをたどる型

区分聞くこと注意
とじる理由書類をファイルにとじて使う理由を聞きます。とじる手順の説明だけで終えません。
使う場面誰がどの場面で何のために開くかを聞きます。使う人と依頼した人が同じかを確かめます。
理由の出どころ誰の説明から理由が分かったかを聞きます。聞いた内容と考えた内容を分けて記します。
編集部作成の例

書類を決めた人と、順を決めた人は同じとは限らない

とじる書類と順を、それぞれ誰が決めたかを聞きます。分からない場合は未確認と記し、その指定と実際のファイルの対応を誰が確かめたかも聞きます。

  • 書類の指定をたどる　何をとじるかについて、決めた人と指定が伝わった形を記します。
  • 順の指定をたどる　どの順でとじるかを決めた人を記し、書類を決めた人と同じかを確かめます。
  • 実物との対応を聞く　実際にとじた書類と順を、どの指示や記録と照らし合わせたか、その対応を確かめた人を記します。

指定から実物までをたどる型

区分確かめること注意
書類の指定とじる書類を誰が決め、どう伝えたかを聞きます。実際にとじた書類から指定を推測しません。
順の指定とじる順を誰が決め、どう伝えたかを聞きます。書類を決めた人と同じかを確かめます。
実物との対応実物をどの指示や記録と照らし合わせたかを聞きます。確かめた人と指定した人が同じかを確かめます。
編集部作成の例

とじる前の確認には、書類とファイルの状態の把握が要る

とじる前には、書類とファイルのそれぞれに確かめる箇所があります。何を見て始められると判断したかを、選んだ実物に沿って聞きます。

  • 書類の状態を聞く　選んだファイルの作業で、指定された書類がそろい、指定の順に置かれているかを、誰が何を見て確かめたかを聞きます。
  • ファイルの状態を聞く　使うファイルが依頼に合うか、とじる前にどの箇所を見るかを聞きます。
  • 始める判断をたどる　確かめた人を記し、違いが見つかった場合に誰へ伝え、始めるかを誰が決めるか聞きます。

とじる前の状態を聞き取る型

区分見分け方扱い
書類指定と突き合わせる箇所を聞きます。不足や順の違いがあった場合の扱いを記します。
ファイル使うファイルのどこを確かめるか聞きます。そのまま使えると判断する内容を記します。
確かめる人誰が書類とファイルを見たか聞きます。始めるかを決める人と同じかを確かめます。
編集部作成の例

順を変える判断には、決めた人と根拠の確認が要る

実際にとじた順からは、途中で何が起きたかまで読み取れません。指定どおりに進められない場面があったかを聞き、あった場合は変更の判断をたどります。

  • 途中で見る内容を聞く　選んだファイルの作業で、どの場面で何を見て、書類と順が指定に合うかを確かめたかを聞きます。
  • 変わった場面をたどる　指定どおりにとじられないと分かった内容と、その直後に行ったことを記します。
  • 変更を決めた人を記す　元の順、変えた順、変えると決めた人を記し、依頼した人への確認も聞きます。

順の変更をたどる型

区分聞くこと注意
途中の確認どこまでとじた場面で何を見るか聞きます。終えた後の確認と分けて記します。
進められない場面指定どおりにとじられないと分かった内容を聞きます。実際に起きたことかを確かめます。
順の変更元の順と変えた順、決めた人を聞きます。気付いた人と決めた人が同じかを確かめます。
依頼した人変更を伝えた内容と返答を聞きます。変更がなければ、その旨を記します。
編集部作成の例

とじ終えても、依頼した人の確認まで済んだとは限らない

書類をとじ終えた場面と、作業を終えたと判断した場面を聞き分けます。何を見たか、誰が判断したか、依頼した人が何を確かめたかを記します。

  • 最後に見る内容を聞く　とじた書類と順のどこを見て、指定への対応を確かめたかを聞きます。
  • 判断した人を記す　終えたと判断した人を記し、とじた人と同じかを確かめます。
  • 依頼した人の確認を聞く　依頼した人が確認するかを聞き、確認する場合の内容と返答の受け方を記します。

終えたという判断をたどる型

区分確かめること注意
終えた根拠何を見て作業を終えたと判断したか聞きます。とじ終えたという説明から具体的な確認をたどります。
判断する人終えたと判断した人を記します。とじた人と同じかを確かめます。
依頼した人確認する内容と返答の受け方を聞きます。確認しない場合も、その進め方を記します。
編集部作成の例

違うという申し出には、とじ直すかを決めた人の確認が要る

使う人が伝えた違いが、元の指定との違いか、書類や順などの変更の希望かを聞きます。その内容を確かめてから、とじ直すかを決める流れをたどります。

  • 伝えられた内容を記す　どの書類や順について、何と違うと伝えられたかを記します。
  • とじ直す判断を聞く　元の指定と実物をどう突き合わせ、とじ直すかどうかを誰が決めるかを聞きます。
  • 依頼した人への連絡を聞く　伝える内容と返答後の扱いを聞き、使う人と依頼した人が同じかも確かめます。

違いの連絡から判断までをたどる型

場面聞くこと注意
違いの連絡使う人が何を見て違うと伝えたか聞きます。伝えられた内容と、その後に分かった内容を分けます。
指定との照合元の指定と実物のどこを突き合わせるか聞きます。指定との違いか、書類や順の変更の希望かを確かめます。
とじ直す判断とじ直すかを決める人と判断の根拠を聞きます。連絡を受けた人と同じかを確かめます。
依頼した人へ連絡何を伝え、返答をどう作業に反映するか聞きます。実際の経験がなければ、決めている扱いを記します。
編集部作成の例

渡す判断には、記録とファイルの対応の確認が要る

記録を作ることと、ファイルを渡してよいと判断することは分けて聞きます。記録がどのファイルのものかをたどり、渡す条件を確かめます。

  • 記録する内容を聞く　書類と順の指定、変更、終えた根拠のうち、何をどこに記すか聞きます。
  • 実物との対応を聞く　その記録が選んだファイルについて書かれたものだと、どう分かるかを聞きます。
  • 渡す判断を聞く　渡す前に満たす条件と確かめる人を記し、終えたと判断する人と同じかを確かめます。

記録から渡す判断までをたどる型

区分確かめること注意
記録する内容指定、変更、確認結果の記録先を聞きます。記していない内容も分けて記します。
実物との対応記録とファイルの対応の見分け方を聞きます。実物から記録をたどれるかを確かめます。
渡す条件何を確かめたら渡せるかを聞きます。終えた根拠と渡す条件が同じかを確かめます。
渡す判断をする人条件を確かめ、渡すと決める人を記します。渡す相手も確かめます。
編集部作成の例

支援を約束するには、確かめた機能との照合が要る

聞き取った作業を、自社の商品でできることと突き合わせます。商品で記録できる内容と、書類や順について商談先の人が判断する内容を分けて提案します。

  • 指定と確認の記録を見る　指定と確認結果の記録について、自社の商品で扱える内容を確かめます。
  • 変えた順の記録を見る　元の順と変えた順を記せるかを確かめ、変えると決める人を記します。
  • 人が判断する範囲を記す　終えたか、渡してよいかを誰が判断するかを記し、商品の説明と分けて示します。

自社の商品と人の判断を分ける型

区分扱い注意
指定と確認の記録自社の商品で扱える記録内容を確かめます。実物と指定を突き合わせる人を記します。
変えた順の記録変更前後の順を記せるかを確かめます。順を変えると決める人を記します。
終えたという判断判断の根拠を記す支援ができるかを確かめます。記録できるだけで、書類や順の適否まで商品が判断できるとは説明しません。
渡してよいかの判断渡す条件を記す支援ができるかを確かめます。条件を確かめ、渡すと決める人を記します。
編集部作成の例

確認表には、ファイルごとの未確認の点の記載が要る

選んだファイルについて、聞いた内容を確認表に記します。分からない点も明示し、確認できた範囲から提案する内容を組み立てます。

  • 実物に沿って記す　選んだファイルで確かめた内容を記し、普段の説明を混ぜずに整理します。
  • 判断した人を記す　指定、変更、終了、引き渡しについて、判断した人とその根拠を記します。
  • 未確認の点を示す　未確認の点は空欄にせず、次に確かめる相手と確認後の記録先を記します。

書類をファイルにとじる仕事の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
選んだファイル実物の見分け方と、今回聞く作業を記します。理由と使う人とじる理由、使う人、理由の出どころを記します。
書類と順を決めた人指定した人と、実物との対応を確かめた人を記します。前の確認書類とファイルで見た箇所、確かめた人を記します。
途中の確認途中で見た内容、順を変えた場面と決めた人を記します。終えた根拠最後に見た内容、判断した人、依頼した人の確認を記します。
違う場合の扱い違うと伝えられた内容、とじ直す判断、連絡先を記します。記録と渡す条件記録と実物の対応、渡す条件、判断する人を記します。
支援できる範囲商品で支援できることと、人が判断することを記します。未確認の点と記録先未確認の点、確かめる相手、確認後の記録先を記します。
編集部作成の例