番号を付ける仕事を知るには、付ける場面と使う場面の区別が要る

番号の説明だけでは、書類を扱う手順まで分かりません。実際の書類に沿って、付ける場面から探す場面まで聞き取ります。

  • 聞き取る書類を選ぶ　実際に番号を付けた書類から、見分ける対象と付け方を確かめます。
  • 番号を使う場面を追う　写す場面と探す場面を追い、書類を直した後の扱いまで聞き取ります。
  • 提案する範囲を分ける　商品で支援できる作業と、人が判断する作業を分け、確認表に残します。

聞き取りの範囲を定めるには、番号を付けた書類の特定が要る

普段の説明と、選んだ書類で行った作業を分けます。番号を付けた経緯をたどれる書類を相手に選んでもらいます。

  • 実際の書類を選ぶ　番号を付け終えた書類を選びます。その書類で行った作業を順に聞き取ります。
  • 関わる人を分ける　書類を作った人と使う人を分けて記録します。番号を付けた人が、作った人と使う人のどちらと同じかも確かめます。
  • 説明の範囲を分ける　選んだ書類について分かったことと、普段の扱いとして聞いたことを分けて残します。

書類を選ぶときの確認

確かめること方法注意
選ぶ書類番号を付けた経緯が分かる書類を選んでもらいます。説明用に作った書類かどうかも確かめます。
関わる人作った人、使う人、番号を付けた人を聞き取ります。書類を作った人が番号も付けたとは限りません。
今回の作業選んだ書類で行った作業をたどります。普段の扱いとは分けて記録します。
表は編集部作成の例です。

書類にある番号が、書類そのものを指すとは限らない

書類に付いていても、案件や依頼を見分ける番号の場合があります。何を同じものとして扱う番号なのかを、書類と説明を照らして聞き取ります。

  • 書類を指すかを聞く　書類そのものを見分ける番号かを聞き取ります。別の書類にも同じ番号を付けるか確かめます。
  • 案件や依頼との関係を聞く　案件や依頼を指す場合は、その番号でまとめて扱う書類の範囲を聞き取ります。
  • 説明と書類を照らす　番号の呼び名だけで決めず、選んだ書類のどこにある番号を説明しているか確かめます。

番号が指すものの確認

区分聞くこと注意
書類そのもの書類ごとに別の番号を付けるか聞き取ります。書類が違えば番号も違うと決めつけません。
案件や依頼同じ番号でまとめて扱う書類を聞き取ります。番号が同じでも、書類の使い道は分けて確かめます。
説明との対応説明している番号の場所を示してもらいます。別の番号についての説明が混ざっていないか確かめます。
表は編集部作成の例です。

番号を付ける人と場面が、書類を作る人と場面と同じとは限らない

書類を作ってから、別の出来事をきっかけに番号を付ける場合があります。番号を付ける直前の状態と、その作業をする人を聞き取ります。

  • きっかけをたどる　何が起きた後に番号を付けたかを聞き取ります。書類を作った場面との前後関係も確かめます。
  • 付けた人を特定する　実際に番号を付けた人を聞き取ります。付けると決めた人が別にいるかも確かめます。
  • 付ける前の内容を聞く　番号を付ける前に確かめた内容を聞き取ります。内容がそろわない場合の扱いも残します。

番号を付けるまでの確認

区分確かめること注意
きっかけ番号を付けることになった出来事を聞き取ります。書類を作ったことだけがきっかけとは限りません。
付ける人実際に付けた人と、付けると決めた人を聞き取ります。普段の担当と今回作業した人を分けます。
付ける前先に確かめる内容と、その内容を見る場所を聞き取ります。内容がそろわない場合の進め方も確かめます。
表は編集部作成の例です。

番号の付け方には、決まりと人が選ぶ部分の区別が要る

決まりに従う部分と、付ける人が選ぶ部分を分けます。番号の見た目から意味を推測せず、実際にどう決めたかを聞き取ります。

  • 決まりを見る場所を聞く　付け方を何で確かめたか聞き取ります。書かれた説明と人から教わった内容を分けます。
  • 選んだ部分を聞く　付ける人が選んだ部分と、選ぶときに見た内容を聞き取ります。今回の選び方を記録します。
  • 意味を推測しない　意味を持たせていない部分も確かめます。見た目が似ていることから意味を補いません。

付け方を分けて記録する型

区分見分け方扱い
決まりに従う付け方を確かめた書類や教わった内容を聞き取ります。決まりの内容と、確かめる場所を残します。
人が選ぶ付ける人が選んだ部分と選んだ理由を聞き取ります。決まりで決まる部分とは分けて残します。
意味を持たない各部分が日付や分類などを表しているかを確かめます。説明されていない意味を付け足しません。
表は編集部作成の例です。

同じ番号が付いていても、誤りとは限らない

同じ対象を指すために、別の書類へ同じ番号を付ける場合があります。誤りに当たるかとその理由を聞き、当たる場合は直す作業をたどります。

  • 気付く場面を聞く　誰がどの作業で同じ番号に気付くか聞き取ります。何と照らして気付くかも確かめます。
  • 誤りとする理由を聞く　見分ける対象と番号の決まりに照らして、同じ番号を付けてよい場合との違いを聞き取ります。
  • 直した後まで追う　直す人と直す場所を聞き取ります。変更を伝える相手と伝え方まで確かめます。

同じ番号への対応を聞く型

区分聞くこと注意
気付く方法気付く人、作業、照らす書類を聞き取ります。気付くための手順が決まっているかも確かめます。
誤りの判断何を理由に誤りとするか聞き取ります。同じ番号を付けてよい場合も分けて残します。
直す作業直す人と、直す書類や記録を聞き取ります。番号が写された先にも直す箇所があるか確かめます。
直した後変更を伝える相手と伝え方を聞き取ります。直した人が関係者へ変更を伝えたかを確かめます。
表は編集部作成の例です。

番号が写された書類には、元の書類との対応の確認が要る

番号が他の書類へ写されると、付けた人以外がその番号を使うことがあります。写す目的と、元の書類との対応を確かめる方法を聞き取ります。

  • 写す先をたどる　選んだ書類の番号が、どの書類へ写されるか聞き取ります。さらに別の書類へ写すかも確かめます。
  • 写す人と目的を聞く　誰が何のために写すか聞き取ります。写した番号を後で使う人が別にいるかも確かめます。
  • 元との対応を確かめる　写した先から元の書類をどう見つけるか聞き取ります。写し間違いに気付いた場合の扱いも残します。

番号が写される場面の確認

区分確かめること注意
写す書類写す元と写す先の書類を示してもらいます。さらに写す先があれば、その関係も残します。
人と目的写す人と、その番号を使う目的を聞き取ります。写す人と、写した番号を使う人を分けます。
元との対応写した先から元の書類を確かめる方法を聞き取ります。番号だけで元の書類が分かると決めつけません。
写し間違い間違いに気付く場面と、直す人を聞き取ります。他に写された先への連絡も確かめます。
表は編集部作成の例です。

番号を知っていても、使いたい書類を探せるとは限らない

番号を知る場所と、書類を探す場所は別の場合があります。番号が分かる場合と分からない場合を分け、見つからなかった後まで聞き取ります。

  • 探す人と出発点を聞く　誰がどこで番号を知り、何を探すか聞き取ります。番号を付けた人とは分けて確かめます。
  • 見つからない後を聞く　番号で探しても見つからない場合の扱いを聞き取ります。次に見る場所と尋ねる相手を残します。
  • 番号が不明な場合を聞く　番号を知らずに探し始める場面を聞き取ります。代わりに使う手掛かりと、番号を知るまでを追います。

探す場面ごとの確認

場面聞くこと注意
番号を知る探す人と、番号を知る場所を聞き取ります。番号を付けた書類を見ているとは限りません。
番号で探す探す書類や記録と、探す場所を聞き取ります。見つけた書類が使いたいものか、確かめ方も聞きます。
見つからない次に見る場所と、尋ねる相手を聞き取ります。見つからない理由が分かったかも確かめます。
番号が不明番号の代わりに使う手掛かりを聞き取ります。番号を知った後の探し方までたどります。
表は編集部作成の例です。

書類を直した後の番号の扱いには、変える決まりの確認が要る

書類を直したことと、番号を変えることを分けます。番号が付いていない書類も、付け忘れと決めずにそのまま扱う理由を聞き取ります。

  • 直した後の番号を聞く　書類を直した後も同じ番号を使うか聞き取ります。同じ場合は、直す前後をどう見分けるか確かめます。
  • 変える決まりを聞く　どの変更で番号を変えるか聞き取ります。変える人と、前の番号からたどる方法も残します。
  • 番号がない理由を聞く　まだ付けていないのか、付けずに使うのかを分けます。その書類をどう扱い、探すか確かめます。

変更後と番号がない書類の確認

区分確かめること注意
同じ番号を使う直す前後を見分ける方法を聞き取ります。番号だけで使う書類を選べるとは限りません。
番号を変える変える決まりと、変える人を聞き取ります。前の番号との関係を残す場所も確かめます。
まだ付けない番号を付けるまでの扱いを聞き取ります。付けるきっかけが来ているかも確かめます。
付けずに使う番号がないまま使う理由と探し方を聞き取ります。付け忘れとして扱う書類とは分けます。
表は編集部作成の例です。

支援を約束するには、確かめた機能との照合が要る

聞き取った作業を、商品の機能と照らします。記録を残すことと、番号を付けるかどうかを決めることは分けて扱います。

  • 番号と書類を記録する　番号と書類の組合せを残せるか確かめます。番号から使いたい書類を探す作業まで照らします。
  • 写した先を記録する　写す元と写した先の関係を残せるか確かめます。番号を直した際に、写した先をたどれるかも見ます。
  • 人が決めることを分ける　番号を付けるか、同じ番号でよいかを決める作業を分けます。商品でできるかを確かめていない作業も残します。

商品と人の役割を分ける型

区分扱い注意
番号と書類組合せを記録し、書類を探せるか商品で確かめます。記録できるだけで探す作業まで支援できるとは限りません。
写した先元の書類と写した先をたどれるか商品で確かめます。写した先への変更の連絡まで扱えるかは別に確かめます。
番号を付ける判断付けると決める人と、その理由を残します。番号を記録する機能だけで判断も任せられるとは限りません。
確かめていない作業商品でできるかを確かめる項目として残します。できると確かめていない作業を支援できる範囲に含めません。
表は編集部作成の例です。

確認表には、番号を付ける場面と使う場面の区別が要る

選んだ書類について分かったことを、確認表に残します。聞いていないことは未確認と書き、次に確かめる相手と、確かめた結果を書く先を添えます。

  • 選んだ書類に沿って書く　今回の書類で分かったことを書きます。普段の扱いとして聞いた内容は、その旨を添えます。
  • 分からない点を残す　未確認の項目と、その書類には該当しない項目を分けます。次に確かめる相手と、見る書類も記録します。
  • 提案の範囲を記す　商品で支援できると確かめた作業を書きます。人が決める作業と商品の未確認の機能は分けます。

管理番号を付ける仕事の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
選んだ書類書類の呼び名と、作った人・使う人を書きます。番号が見分ける対象番号が何を指すかを書きます。
付ける人ときっかけ付けた人と、付ける前の出来事を書きます。決まりと選ぶ部分決まりを見る場所と、人が選ぶ部分を書きます。
同じ番号の扱い誤りとする理由と、直す人・連絡先を書きます。写される場面写す元・先と、写す人・目的を書きます。
探す人と探せない場合探す人・場所と、見つからない後の扱いを書きます。直した後と付いていない書類番号を変える決まりと、番号がない書類の扱いを書きます。
支援できる範囲商品で扱える作業と、人が決める作業を書きます。未確認の点と記録先未確認の点と、確かめる相手・記録先を書きます。
確認表は編集部作成の例です。