調整の聞き取りには、終了の条件の確認が要る

製品を使用条件に合わせる仕事には、動きの観察、設定や状態の変更、結果の確認が含まれます。作業の内容と終える判断を聞き、提案で支援できる範囲を整理します。

  • 対象ときっかけを捉える　調整する製品と作業する人を特定し、必要になったきっかけと使用条件の知り方を整理します。
  • 観察と変更を分ける　調整前の動き、変更する箇所、途中の確認を分け、実際の作業に沿って聞き取れます。
  • 終了判断と支援を分ける　終える条件と判断する人を明らかにし、商品で支援できる範囲と未確認の点を確認表に残します。

調整の範囲の把握には、製品と担当者ごとの作業範囲の確認が要る

製品を使う仕事の中で、どこからどこまでを調整として扱っているかを聞きます。製品の呼び名だけでなく、作業する人と役割まで特定します。

  • 使われ方まで特定する　調整する製品を、使う場所と用途に結び付けて記録します。同じ呼び名でも対象を混同しないためです。
  • 作業する役割を分ける　動きを見る人、変更する人、結果を確かめる人を聞き、兼ねている役割も記します。
  • 前後の仕事を捉える　調整に入る前と終えた後の仕事を聞き、今回聞き取る作業の始まりと終わりを定めます。

対象と役割の整理

確かめること方法注意
調整する製品製品の呼び名と用途を聞き、対象を特定します。同じ呼び名でも使われ方を分けて記します。
作業する人観察、変更、確認を担う人を聞きます。窓口の人が作業するとは限りません。
仕事との関係前後の仕事と調整の範囲を聞きます。製品を使う仕事全体と混同しません。
表は編集部作成の例です。

調整の要否はきっかけだけで決まるとは限らない

新しく導入する場合は使い始める条件を聞き、使用条件が変わった場合は以前との違いを聞きます。そのうえで、商談先が調整を必要と判断した理由まで聞き取ります。

  • 変化の中身を聞く　導入、使用条件の変化、使う人の交代を分け、調整の話が出た背景を記します。
  • 合わない状態を捉える　変化した条件のもとで、求める動きと実際の動きがどう異なるかを聞きます。
  • 必要とした理由を聞く　調整を必要とした人と判断の根拠を記します。きっかけから変更箇所を決め付けません。

きっかけの整理

区分聞くこと注意
導入時使い始める条件と、求める動きを聞きます。導入した事実だけで調整が必要とは扱いません。
使用条件の変化変わった条件と、動きへの影響を聞きます。変わっていない条件も区別して記します。
使う人の交代使い方の違いと、調整が必要になった理由を聞きます。人の交代だけで製品の変更が必要とは扱いません。
表は編集部作成の例です。

聞いた使用条件が現場の条件とは限らない

使用条件の内容に加え、誰から聞いたか、どこで見たか、何の記録で知ったかを聞きます。情報の食い違いも残し、実際に使う条件を確認できた範囲を整理します。

  • 情報の出どころを残す　顧客の説明、現場での観察、過去の記録を分け、各条件を知った方法を記します。
  • 観察した条件を聞く　現場で見た使われ方と、普段の使われ方の違いを聞き、観察できた範囲を記します。
  • 食い違いを残す　説明と観察や記録が異なる箇所を明記し、追加で確認する相手と内容を整理します。

使用条件の情報源

区分確かめること注意
顧客から聞く説明した人と、説明の対象となる使われ方を聞きます。求める使い方と実際の使い方を分けます。
現場で見る観察した場所、使う人、製品の動きを聞きます。見ていない条件まで確認済みにしません。
記録から知る記録の対象と、現在も変わっていない条件を聞きます。過去の記録にある条件が現在も同じかを確かめてから、現在の条件として扱います。
表は編集部作成の例です。

調整前後の比較には、製品の動きと確認時の使用条件の記録が要る

調整前に何を見て、どのような状態だと捉えたかを聞きます。確認した条件も記録し、調整後の動きと比べる際の前提を明らかにします。

  • 実際の動きを聞く　製品のどの部分がどう動き、求める動きとどこが異なるかを分けて聞きます。
  • 確認した人を残す　直接見た人と報告を受けた人を区別し、状態の説明がどの確認に基づくかを記します。
  • 条件と一緒に記す　確認時の使用条件と記録先を聞きます。調整後と条件が異なる場合も分かるように残します。

調整前の確認内容

確かめること方法注意
確かめる動き見た動きと、そのときの使用条件を聞きます。状態の評価だけでなく、観察した事実を残します。
確かめる人直接確認した人と、報告を受けた人を聞きます。人によって説明が異なる点も記します。
記録の残し方動きと確認条件の記録内容、記録先を聞きます。確認したが記録していない内容と、確認していない内容を区別します。
表は編集部作成の例です。

調整範囲の把握には、変更しない箇所とその理由の確認も要る

変更する箇所に加え、そのままにする箇所と、確認してから決める箇所を聞きます。変更するかどうかを決めた理由を、使用条件や調整前の動きに結び付けます。

  • 変更箇所と理由を聞く　変更する箇所と、その変更が必要になった条件や動きを対応させて記します。
  • 変えない理由を残す　変更しないと決めた箇所と理由を聞きます。話題に出ていない箇所とは区別します。
  • 未決定の箇所を分ける　確認後に決める箇所を分け、判断に必要な情報と決める人を記します。

変更範囲の区分

区分見分け方扱い
変更する箇所変更する判断と、その根拠があるかを聞きます。対象の箇所と変更する理由を記します。
変更しない箇所そのままにする判断と理由があるかを聞きます。未確認の箇所と区別して記します。
確認後に決める判断に足りない情報を聞きます。確認内容と、変更するかを決める人を記します。
表は編集部作成の例です。

調整の手順の聞き取りには、次の作業へ進む条件の確認が要る

作業の順番に沿って、変更の途中で何を見ているかを聞きます。次の作業へ進む条件と、確認結果によって扱いが変わる箇所を記録します。

  • 実際の順番をたどる　調整前の確認から変更後の確認まで、実際に行う作業を順に聞き取ります。
  • 途中で見る内容を聞く　変更の途中で見る動きと、その結果から次へ進めると判断する条件を聞きます。
  • 確認の役割を分ける　作業する人と途中の結果を確認する人の関係を聞き、結果の伝え方も記します。

手順に沿った聞き取り

区分聞くこと注意
作業の順番実際の作業と、順番が変わる条件を聞きます。決められた手順と実際の作業を区別します。
途中の確認確認する動きと、先へ進む判断を聞きます。確認結果で次の作業が変わる箇所も残します。
確認する人確認を担う人と、結果を伝える相手を聞きます。作業者がすべての確認を担うと決め付けません。
表は編集部作成の例です。

調整の終了は作業の完了だけで決まるとは限らない

予定した変更を終えたことと、使用条件に合ったと判断したことを分けて聞きます。終えてよい条件と、その条件を満たしたと判断する人を特定します。

  • 終える条件を聞く　どの使用条件で、どの動きが確認できれば終えられるかを聞き、判断の根拠を記します。
  • 判断する人を特定する　作業する人、結果を見る人、終了を認める人を区別し、判断に必要な情報を聞きます。
  • 終えられない点を残す　満たしていない条件と判断できない点を分け、相談する相手と追加の確認内容を記します。

終了判断の整理

区分確かめること注意
判断の条件終えてよいとする動きと使用条件を聞きます。変更作業を終えた事実だけで終了としません。
判断する人終了を判断する人と、必要な確認結果を聞きます。確認した人と終了を認める人を区別します。
終えられないとき残る条件、相談先、追加で確かめる内容を聞きます。条件を満たさない状態と、未確認の状態を分けます。
表は編集部作成の例です。

調整の引き継ぎには、変更箇所と終了判断の記録が要る

調整済みという記載だけでなく、何を変え、どの条件で動きを確認したかを聞きます。顧客と次に調整する人へ、どの内容をどう伝えているかも整理します。

  • 変更と結果を結び付ける　調整前後の動き、変更した箇所、確認条件、終了判断を、同じ対象の記録としてたどれるかを聞きます。
  • 顧客へ伝える範囲を聞く　変更した内容と確認できた範囲を、誰にどう伝えるかを聞きます。未確認の点の扱いも記します。
  • 次の作業者への情報を聞く　次に調整する人が参照する記録先と、変更しなかった理由や残る確認事項の伝え方を聞きます。

記録と伝達の整理

区分聞くこと注意
記録する内容変更箇所、前後の動き、確認条件、終了判断を聞きます。調整済みという結果だけで済ませていないかを聞きます。
顧客への伝達伝える相手、内容、方法を聞きます。確認した範囲と未確認の範囲を分けて伝えるかを聞きます。
次の人への伝達参照する記録先と、残る確認事項の伝え方を聞きます。変更しなかった箇所の理由も引き継ぐかを聞きます。
表は編集部作成の例です。

記録を支援できても終了判断を任せられるとは限らない

聞き取った作業を、情報の参照、記録、判断に分けます。提案商品の機能と利用条件を照らし合わせ、支援できる作業と人が判断する作業を区別します。

  • 参照の支援を見極める　使用条件と手順を誰がどこで参照するかを整理し、必要な情報を商品で示せるかを確認します。
  • 記録の支援を見極める　調整前後の動きと変更箇所を関連付けて残せるかを確認し、人が記入する内容を分けます。
  • 判断の役割を残す　終了判断に必要な情報を示す支援と、終えてよいと判断する役割を分けて提案に記します。

商品と人の役割分担

区分扱い注意
条件と手順の参照必要な情報を参照する作業の支援を検討します。情報の更新と内容の確認を担う人を残します。
調整前後の記録動き、変更箇所、確認条件の記録支援を検討します。商品が記録できる情報と、担当者が観察して入力する情報を分けます。
終えてよいかの判断判断に使う情報を示せる範囲を確認します。記録できることを、終了を判断できることと混同しません。
表は編集部作成の例です。

調整の確認表には、未確認の点の明記が要る

聞き取れた事実を、対象から終了判断、提案の範囲まで記入します。分からない箇所を推測で埋めず、追加で確認する内容と記録先を残します。

  • 対象ごとに記入する　製品と使用条件を明記し、異なる対象の作業や判断が混ざらないように記入します。
  • 確認の根拠を残す　説明した人、観察した内容、参照した記録を添え、確認済みとした理由を残します。
  • 空欄の理由を明記する　未確認、未決定、該当しない状態を分けます。追加の確認先と、回答を残す場所も記します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認欄記入する内容確認欄記入する内容
製品と作業者製品、用途、作業者、仕事の中での役割を記します。調整が必要になったきっかけ変化した内容と、調整が必要になった理由を記します。
使用条件の知り方使用条件と、説明・観察・記録の出どころを記します。調整前の確認動き、確認条件、確認した人、記録先を記します。
変更する範囲変更する箇所、変更しない箇所、未決定の箇所と理由を記します。手順と途中の確認作業順、途中で見る内容、進む条件、確認する人を記します。
終える判断終了条件、判断する人、終えられない場合の確認先を記します。記録と伝え方記録内容、顧客への伝達、次の作業者への引き継ぎを記します。
支援できる範囲商品で支援する作業と、人の判断が残る作業を記します。未確認点と記録先未確認の内容、確認する相手、回答の記録先を記します。
表は編集部作成の例です。