承認の役割は、確かめる内容と進められる作業で分かれる

上司の承認が必要という説明だけでは、業務での役割までは分かりません。何を確かめ、どの作業を進めるための承認かを整理します。

  • 承認の対象を特定する　承認が必要な仕事と承認する人を特定し、判断の前に確かめる内容を整理します。
  • 作業の区切りを捉える　承認を待つ間と承認後の作業を分け、承認されない場合や不在時の扱いを整理します。
  • 支援の範囲を分ける　商品で支援できる作業と人の判断が残る部分を分け、聞き取った内容を確認表に残します。

承認の対象は、仕事の名前だけでは分かるとは限らない

同じ仕事でも、承認を受ける対象や場面は異なります。最近の業務をたどり、何について誰の承認を受けるのかを整理します。

  • 対象と場面を分ける　仕事全体の名称に加え、何を進める直前に、何への承認を求めるのかを記録します。
  • 承認する人を特定する　申請の受け付けや内容の確認をする人と、承認する人を分けて把握します。
  • 段階ごとの役割を見る　複数の承認がある場合は、各段階の対象と順序を聞きます。数だけで不要とは判断しません。

承認対象の整理表

確かめること方法注意
承認の対象最近の仕事から、承認を求めた対象と場面をたどります。仕事全体の承認と、一部の作業の承認を混同しません。
承認する人申請先と、実際に承認した人を分けて聞き取ります。申請を受け取る人が承認するとは限りません。
承認の段階段階ごとに対象、承認する人、順序を記します。順番に進む場合と、並行する場合を分けます。
表は編集部作成の例です。

承認に必要な情報は、確かめる内容で変わる

承認の前には、内容の正しさや仕事を進める条件などを確かめています。判断に使う情報と、情報が足りない場合の扱いを聞き取ります。

  • 正しさの根拠を聞く　何を正しいと判断するのか、その判断で参照する情報や照合する対象を把握します。
  • 進める条件を聞く　承認に必要な条件と、その条件を満たしたと判断する根拠を分けて記録します。
  • 他の仕事との関係を見る　関連する仕事の進み具合や変更が、承認の判断にどう影響するかを把握します。

確認内容の整理表

確かめる内容聞くこと注意
内容の正しさ照合する情報と、食い違いがあった場合の扱いを聞きます。資料があるだけで正しさを確認済みとはしません。
必要な条件条件の内容と、満たしたことを示す情報を聞きます。常に必要な条件と、場面によって変わる条件を分けます。
他の仕事との関係関連する仕事の状況と、承認への影響を聞きます。関係する仕事を、すべて承認の対象とはしません。
表は編集部作成の例です。

承認の求め方は、渡すものまで確かめることになる

口頭や書類といった方法の名前だけでは、申請の手順は分かりません。伝える内容、渡すもの、承認結果の受け取り方を続けて整理します。

  • 申請の入口を捉える　どの方法で承認を求め、どこに届けば申請を受け付けた扱いになるかを把握します。
  • 渡す情報を具体化する　判断に必要な説明と資料を聞きます。不足がある場合の追加や修正の方法も記録します。
  • 結果の受け取り方を聞く　申請した事実と承認された事実を分け、結果がどの方法で伝わるかを把握します。

申請方法の整理表

方法聞くこと注意
口頭伝える内容、補足する資料、結果の伝え方を聞きます。説明を聞いてもらっただけで承認済みとはしません。
書類渡す書類、提出先、内容を修正する方法を聞きます。提出したことと、承認されたことを分けます。
記録への記入記入先、必要な項目、記入後の連絡方法を聞きます。記入するだけで承認する人に伝わるとは限りません。
表は編集部作成の例です。

承認待ちでもすべての作業が止まるとは限らない

承認を待つ間にも、進められる作業や別に進む仕事があり得ます。作業ごとに着手の条件を聞き、承認との関係を分けます。

  • 待つ間の準備を分ける　承認の結果が出る前に進めてよい準備と、その準備を進められる範囲を記録します。
  • 承認後の作業を特定する　承認を受けて初めて着手できる作業と、着手前に必要な結果の確認方法を聞きます。
  • 並行する仕事を分ける　承認の結果によらず進む仕事を分けます。途中で結果の影響を受ける場合は、その区切りも記します。

作業の区分表

区分見分け方扱い
待つ間の準備結果が出る前に進めてよい範囲が定められています。進めてよい作業と、止める位置を記録します。
承認後の作業着手の条件に承認が含まれています。承認結果を確認してから着手する手順を記します。
並行する仕事承認とは別の条件で進んでいます。独立して進む範囲と、結果の影響を受ける部分を分けます。
表は編集部作成の例です。

承認されなかった後の対応は、差し戻しと取りやめで分かれる

承認されなかった場合も、修正して再び申請する場合と、その仕事を取りやめる場合があります。条件付きの承認も分け、次に必要な対応を整理します。

  • 差し戻しの後をたどる　修正する内容と、再び承認を求める手順を聞きます。修正後に確認を受ける範囲も記録します。
  • 条件付きの範囲を聞く　付いた条件と進めてよい作業を分け、条件を満たしたことの確認方法を把握します。
  • 取りやめの扱いを聞く　止める作業に加え、すでに進めた準備や関連する仕事への連絡をどう扱うかを記録します。

承認結果ごとの対応表

場面聞くこと注意
差し戻し理由、修正する内容、再申請の手順を聞きます。修正を終えただけで承認済みとはしません。
条件付きで承認付いた条件、進めてよい範囲、条件の確認方法を聞きます。条件を満たす前に進めてよいかを推測しません。
取りやめ作業の終了方法と、準備済みのものの扱いを聞きます。申請の終了と、関連する作業の終了を混同しません。
表は編集部作成の例です。

不在時の扱いは、業務ごとに変わる

承認する人が不在でも、別の人に頼めるとは限りません。代わりの承認、保留、事後承認について、認められている扱いを聞き取ります。

  • 代わりの人を聞く　代わりに承認する人がいるかを聞き、対象となる仕事や必要な引き継ぎを把握します。
  • 待つ場合の扱いを聞く　承認する人が戻るまで待つ場合は、待つ間に進めてよい作業と関係者への連絡方法を記録します。
  • 事後承認の条件を聞く　事後承認が認められている場合だけ、対象となる場面と、作業後に必要な確認を整理します。

不在時の対応表

場面確かめること注意
代わりの人代わりに承認する人と、承認できる対象を把握します。近くにいる人や役職が上の人で代替できると考えません。
後回し保留の伝え方と、待つ間に進められる範囲を把握します。急ぐという理由だけで着手できるとはしません。
事後承認認められる場面と、作業後の申請や確認の手順を把握します。先に作業を進める方法として提案しません。
表は編集部作成の例です。

承認の記録は承認する人が残すとは限らない

承認した人と、その結果を記録する人が異なる場合があります。誰が何を残し、作業を進める人がどこで結果を確認するかを整理します。

  • 記録する人を分ける　承認の判断をした人と、結果や条件を記録する人が同じか別かを把握します。
  • 対象と結果を結び付ける　承認の対象、結果、付いた条件を後から区別できる記録になっているかを聞きます。
  • 記録がない場合も聞く　記録がない場合は、結果の伝達と確認の方法を把握します。記録の有無だけで不備とは判断しません。

記録方法の整理表

区分確かめること注意
承認する人結果を残す場所と記録する内容を、記録する人と分けて把握します。記録しただけで申請した人に伝わるとは限りません。
申請する人結果の受け取り方と、記録内容の確認方法を把握します。条件や対象の取り違えをどう防ぐかも聞きます。
記録がない承認結果を伝える方法と、後から確認する方法を把握します。記録がないことと、承認を受けていないことを分けます。
表は編集部作成の例です。

商品の支援範囲は確認できた機能に限られる

申請の受け渡しや進み具合の共有と、承認の判断を分けます。扱う商品の機能を照合し、支援できる作業と人が担う判断を明記します。

  • 受け渡しを分ける　申請の提出や不足情報の連絡などを作業として分け、商品で支援できるかを確認します。
  • 共有する内容を分ける　申請済み、確認中、承認済みを区別して共有できるかを確認し、更新する人も明記します。
  • 人の判断を明記する　内容の妥当性や例外の扱いなど、人が判断する部分を記します。情報の表示だけで判断の代替とはしません。

支援範囲の整理表

区分扱い注意
申請の受け渡し提出、通知、追加情報の受け渡しを機能と照合します。商品で扱えない手順も明記します。
進み具合の共有表示できる状況と、更新する方法を照合します。表示が実際の進み具合と一致する条件を確認します。
承認の判断人が確かめる内容と、判断に使える情報を分けます。機能があるだけで判断まで任せられるとはしません。
表は編集部作成の例です。

聞き取り記録では確認済みと未確認の区別が必要だ

聞き取った事実と営業側の見立てが混ざると、支援の範囲を取り違える場合があります。仕事ごとに記録し、未確認の点は空欄のままにせず明示します。

  • 仕事ごとに記録する　承認の対象となる仕事を単位にして、承認する人、確認内容、作業の区切りを記録します。
  • 情報の出所を残す　誰から聞いた内容かを残し、通常の扱いと、その場面だけの例外を区別します。
  • 未確認を明示する　未確認の点には確認先と記録先を添えます。商品で支援できるという見立ても、事実と分けて記します。

聞き取り記録の項目表

記録項目書くこと理由
承認する仕事仕事の名称、承認の対象、承認を求める場面を書きます。別の仕事や場面との混同を防げます。
承認する人承認する人、段階、順序、申請方法を書きます。誰にどう承認を求めるかが分かります。
確かめる内容判断の前に確かめる内容と、参照する情報を書きます。必要な情報と不足している情報を分けられます。
作業と例外待つ間と承認後の作業、承認されない場合、不在時の扱いを書きます。作業を進められる条件を読み直せます。
承認の記録記録する人、内容、場所、結果の確認方法を書きます。承認結果の確認先が分かります。
未確認と見立て未確認の点、確認先、記録先、支援についての見立てを書きます。聞いた事実と推測を区別できます。
表は編集部作成の例です。

確認表では承認と作業の関係が分かる

聞き取った内容を、承認が必要な仕事ごとに記入します。承認する人だけでなく、判断の前提と、その結果で進められる作業まで残します。

  • 対象の仕事を固定する　異なる仕事の扱いを混ぜずに記入します。複数段階がある場合は、段階との対応が分かるように書きます。
  • 通常と例外を分ける　普段の進め方に加え、差し戻しや不在時の扱いを記します。該当しない場合も、その旨を残します。
  • 支援の見立てを添える　商品で支援できる作業と人の判断が残る範囲を欄外に記し、未確認の点は確認先を添えて残します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入欄確認項目記入欄
承認が必要な仕事対象と場面：承認する人と段階承認する人・段階・順序：
承認前の確認内容確かめる内容と根拠：承認を求める方法方法・渡すもの・結果の受け取り方：
待つ間の作業進められる準備と並行する仕事：承認後に進む作業承認後に着手する作業：
承認されない場合差し戻し・条件付き承認・取りやめの扱い：不在時の扱い代わりの人・保留・事後承認の扱い：
承認の記録記録する人・内容・場所・確認方法：未確認点と記録先未確認の点・確認先・記録先：
表は編集部作成の例です。欄外には、情報の出所と、商品で支援できる作業・人の判断が残る範囲を記入します。