修正や差し戻しは減らすべき作業とは限らない

確認の結果として完成に必要な修正が生じることもあれば、避けたい手戻りもあります。起きた段階と判断の理由から、提案で変える範囲を考えます。

  • 起きた背景を捉える　どの段階で誰の判断により戻されたかを調べ、修正が必要になった背景を整理します。
  • 残す確認を決める　修正の目的と相手が残したい理由を踏まえ、残す作業と変える作業を相手と決めます。
  • 提案の範囲を決める　商品が関わる部分と未確認の点を整理表に残し、一律に減らす提案を避けます。

修正の意味は、起きた段階によって変わる

作成中の書き直しと、完成扱いにした後の差し戻しでは、確かめる背景が異なります。実際の案件をたどり、どの状態から戻ったかを捉えます。

  • 完成の境目を聞く　提出済みと承認済みを区別し、何をもって完成と扱っていたかを聞きます。
  • 戻った位置を捉える　修正を求められた時点と、やり直した作業を対応させます。
  • 段階だけで決めない　完成後でも、新たな事情による修正はあります。遅く起きたことだけで不要とは判断しません。

修正が起きた段階を捉える

段階確かめること注意
作成中何が未確定のまま作り始めたかを調べます。試しながら内容を固める修正も含まれます。
確認時提出内容のどこが判断基準に合わなかったかを調べます。予定されていた確認かも見ます。
完成後完成の判断後に何が変わったかを調べます。見落としと新たな要望を分けます。
表は編集部作成の例です。

差し戻しを伝えた人が判断した人とは限らない

修正の連絡をした人と、差し戻しを決めた人が同じとは限りません。作成者、商談先の社内で確認する人、商談先の顧客のどこで判断が生じたかをたどります。

  • 伝達と判断を分ける　連絡した人の名前だけで終えず、誰の指摘を受けて戻されたかを聞きます。
  • 判断の根拠を聞く　好み、依頼条件、社内の決まりなど、何に基づく判断だったかを区別します。
  • 再提出の判断も聞く　直した後に誰が完了を認めるかを聞き、差し戻した人との違いを記録します。

差し戻しの判断元を捉える

区分確かめること注意
作成者自分で直すと決めた理由を聞きます。他の人の指示を受けた修正と区別します。
確認する人どの立場で何を根拠に戻したかを聞きます。確認する人と最終承認する人は異なる場合があります。
商談先の顧客商談先の顧客側で誰が修正を求めたかを聞きます。窓口の連絡だけで判断元を決めません。
表は編集部作成の例です。

修正の扱いは、書き直した量ではなく理由で分かれる

大きな書き直しでも、内容を良くするために必要な場合があります。修正の対象と発生理由を分け、避けられた部分を見極めます。

  • 変更した中身を見る　何をどう直したかを聞き、出来上がる内容に必要な変更だったかを捉えます。
  • 当時の情報で考える　修正の原因となった情報が、着手時に入手できたものか、作成後に初めて決まったものかを区別します。
  • 混ざった理由を分ける　同じ差し戻しに必要な修正と手戻りが混ざる場合は、指摘の内容ごとに扱いを分けます。

発生理由から修正を分ける

区分見分け方扱い
内容を良くする修正実物を見て初めて判断できた内容かを見ます。完成に必要なら、修正する機会を残します。
情報不足の手戻り必要な情報が欠け、作り直したかを見ます。事前に入手できた情報なら、不足した理由を調べます。
伝達違いの手戻り伝えた条件と理解した条件に違いがあったかを見ます。どの内容がどう伝わったかを調べます。
表は編集部作成の例です。

確認を省けるかの判断には目的の把握が必要だ

修正の理由が誤りを直すことでも、確認の目的は顧客との約束を守ることかもしれません。直した箇所だけでなく、省いた場合に困ることを聞きます。

  • 守る対象を明らかにする　記載の正確さを確かめるためか、依頼条件を満たすためか、顧客への説明に使うためかなど、確認の目的を具体的にします。
  • 省いた影響を考える　確認を省いた場合に見逃すことと、その影響が及ぶ相手を整理します。
  • 求める立場を調べる　誰が確認を求めているかを聞き、目的が不明なら変更の判断を保留します。

確認の目的を掘り下げる

確かめること方法注意
守る対象修正前のままでは満たせない条件を聞きます。品質のためという説明だけで終えません。
省いた影響見逃す内容と、後で困る場面を聞きます。実際に起きたことと想定を分けます。
求めている人確認を求めた人と、その理由を聞きます。求めた人が不明でも、不要とは決めません。
表は編集部作成の例です。

相手が残したい確認には、理由を聞くことになる

残したい確認には、顧客との約束や社内の決まりが関係する場合があります。今の方法を続けたいのか、確認する内容を守りたいのかを聞き分けます。

  • 残したい理由を聞く　安心できるという説明に加え、何を見てから完了としたいのかを聞きます。
  • 顧客との約束を見る　顧客に示した確認内容や承認条件を聞き、商談先だけで変更できる範囲を捉えます。
  • 社内の決まりを見る　明文化された決まりか、慣習として続く方法かを区別し、変更を判断できる人を調べます。

相手が確認を残したい場面

場面聞くこと注意
完成前に見たい見ずに完成とすると、何が心配かを聞きます。不安があることを非合理とは扱いません。
顧客と約束があるどの内容を誰が確認すると約束したかを聞きます。顧客の承認が必要な変更を独断で決めません。
社内の決まりがある確認の根拠と、変更を判断できる立場を聞きます。慣習でも目的が残っている場合があります。
表は編集部作成の例です。

作業を残すか変えるかは目的と相手の合意で決まる

確認の目的を引き続き満たす必要があっても、今の確認方法をそのまま残すとは限りません。残す・やり方を変える・なくすを、目的を満たせる根拠とともに相手と決めます。

  • 判断する単位を絞る　差し戻し全体ではなく、何を確認し、何を直す作業かを指定して扱いを決めます。
  • 変える条件を決める　やり方を変える場合は、引き続き確認する内容と、完了を認める条件を記します。
  • 合意できる人と決める　確認を求める人や変更を認める人を含めて合意し、決められない部分は保留します。

相手と作業の扱いを決める

区分決め方注意
残す目的を満たす必要があり、今の方法を続ける理由があると合意します。何を確認するために残すかを明記します。
やり方を変える別の方法でも同じ確認内容を満たせると合意します。目的を満たせる根拠がなければ保留します。
なくす目的が不要になったか、他で満たせると確認して合意します。なくした後に困る人がいないかも確認します。
表は編集部作成の例です。

修正の回数が減っても仕事が良くなるとは限らない

修正が少なくなっても、必要な確認まで失われれば、相手の望む改善とはいえません。提案では修正回数を減らすことだけを目指さず、残す確認と変える理由を示します。

  • 回数を結論にしない　多いという感覚を出発点にしても、それだけで削減対象とは決めません。
  • 提案の根拠を示す　どの手戻りをなぜ変えるのかを示し、完成に必要な修正との違いを説明します。
  • 困る人の有無を見る　確認の機会がなくなる人や、後で誤りに対応する人への影響を調べます。

一律に減らす提案を避ける

場面すること避けること
修正が多い修正内容と発生理由を分けて見ます。回数だけで無駄と決めることを避けます。
まとめて減らしたい必要な確認を残せるか、内容ごとに検討します。修正全体の削減を約束することを避けます。
確認を省きたい省いた場合に困る人と困る内容を調べます。作る側の負担だけで判断することを避けます。
表は編集部作成の例です。

商品で変わると説明できる修正は、確認できた機能に限られる

商品を使っても、顧客の要望や社内の判断基準まで変わるとは限りません。変えると決めた作業のうち、どこに商品が関われるかを対応させます。

  • 発生理由と対応させる　商品の機能が、手戻りの原因にどう関わるかを説明できる部分に絞ります。
  • 判断基準と切り分ける　差し戻す条件や完成を認める基準は、商品を使うだけでは決まらないと明記します。
  • 関係のない部分を示す　顧客側の方針変更そのものなど、商品では変えられない修正まで改善の対象に含めません。

修正への商品の関与を分ける

区分扱い注意
商品で変わる作業確認済みの機能と、変わる修正内容を対応させます。利用条件が未確認なら、変わると断定しません。
人の判断が残る作業修正を求める基準と、判断する人を明記します。判断を確かめる機能が未確認なら、商品が判断の妥当性まで確かめるとは説明しません。
商品と無関係の作業商品による変更の対象外として記録します。商品と無関係でも、相手の課題としては残します。
表は編集部作成の例です。

提案の飛躍を避けるには、合意と未確認を分けた記録が要る

聞いた事実と営業側の推測が混ざると、未確認の作業まで変更案に入り込みます。合意した扱いと、まだ判断できない点を区別して残します。

  • 発言元を残す　誰から聞いた内容かを記し、実際に判断する人への確認が済んでいるかを分けます。
  • 合意の範囲を残す　残す作業と変える作業について、誰と何を合意したかを具体的に記します。
  • 未確認を見える形にする　不明な点を空欄で済ませず、確認先と、回答が得られるまで保留する判断を記します。

提案の根拠になる記録

記録項目書くこと理由
段階と判断する人修正が起きた段階、判断した人、情報の提供元を書きます。どこまで事実を確認できたかが分かります。
修正の目的守る条件と、省いた場合の影響を書きます。残す必要がある確認を説明できます。
残す作業と変える作業対象の作業、扱い、合意した人と条件を書きます。変更を認められた範囲が分かります。
商品の関与関わる機能と、その利用条件を書きます。商品で変わると説明する根拠を残せます。
未確認不明な点、確認先、保留する判断を書きます。推測を合意済みの内容として扱うことを防げます。
表は編集部作成の例です。

修正の整理表で残す理由と変更の条件が分かる

修正の対象となる作業ごとに、確認できた内容を書き込みます。判断元や目的が異なる場合は行を分け、相手と扱いを合意するために使います。

  • 事実から記入する　作業、段階、判断する人を先に記入し、確認を残す必要性と、避けられた手戻りかを理由とともに整理します。
  • 扱いを相手と確認する　残したい理由を踏まえて扱いを決め、判断できない部分には未合意と記します。
  • 根拠の場所を記す　記録先には議事録や確認資料の保存場所を記し、後から判断の根拠をたどれるようにします。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

作業修正が起きる段階判断する人修正の区分と理由目的相手が残したい理由残す・変える・なくす商品が関わるか未確認の点記録先
仕様の確認完成前の確認時顧客側の承認者実物を見て判断するための必要な修正です。依頼条件を満たすかを確認します。完成前の承認を顧客と約束しています。確認を残すと合意しました。機能を未確認のため、未判断です。確認方法を変えられるかを顧客に確認します。案件の議事録に記録します。
記載条件の修正社内確認時社内の確認者事前に送った条件が理解されず生じた手戻りです。合意済みの条件を正しく記載します。社内の確認者は、顧客に示す前の内容確認を残したい意向です。条件の伝え方を変える案は未合意です。機能を未確認のため、未判断です。伝達方法の変更案を社内の確認者に確認します。案件の議事録に記録します。
整理表は編集部作成の例です。実際の商談で確認した内容に置き換えて使います。