作成経緯の記録があれば説明できる範囲が分かる

営業文の作成方法を聞かれたら、相手が気にしている点に沿って答える必要があります。利用の有無だけでなく、人が確認した内容まで説明できるように準備します。

  • 相手の関心から答える　内容が相手の会社向けか、誰が確認したかなど、質問の意図に応じて説明する範囲を決めます。
  • 作成と確認の経緯を示す　AIを使った範囲、人が直した箇所、送信前に確認した内容を説明できるようにします。
  • 回答後の対応を決める　今後の連絡に関する希望を確かめ、説明した内容とともに社内で参照できる記録を残します。

作成方法への質問は、AI利用への不満とは限らない

同じ質問でも、内容の確かさを知りたい場合と、今後の対応を知りたい場合があります。質問の背景を確かめてから、関心のある点に答えます。

  • 内容への疑問を見分ける　相手の会社を調べた提案なのか、どこにでも送る内容なのかを気にしている場合があります。
  • 確認者への疑問を見分ける　誰かが読んで送ったのかを聞かれたら、人が確認した内容を中心に説明します。
  • 今後への疑問を見分ける　返信後も自動で対応するのかという疑問には、今後の窓口と対応方法を説明します。

質問の背景を整理する表

気にしている点確かめること注意
相手の会社向けの内容か提案のどの部分に疑問があるかを確かめます。AIを使ったという説明だけで終えません。
誰が読んだか人による確認の有無と内容のどちらを知りたいかを確かめます。確認者の氏名より、確認した内容を答えます。
今後も自動か返信後の対応方法を知りたいかを確かめます。文面の作成方法と返信の対応方法を分けます。
表は編集部作成の例です。質問の意図が明らかな場合は、同じことを聞き直さず該当する点に答えます。

AI利用の説明範囲は実際の作成経緯で決まる

AIを使ったという情報だけでは、文面のどこに使ったかは伝わりません。下書き、言い回し、相手ごとの差し込みを分け、実際に使った工程を示します。

  • 下書きへの利用を分ける　文面全体の下書きを作ったのか、一部の段落だけに使ったのかを記録します。
  • 表現の調整を分ける　人が書いた原文の言い回しを変えた場合は、AIが調整した箇所と、送信文面に残した箇所を示します。
  • 相手別の変更を分ける　会社名などの差し込みと、相手に合わせた提案の作成を区別して説明します。

利用範囲を説明する型

使った範囲答え方注意
下書き対象の段落と、送信文面に採用した範囲を示します。人が修正していても下書きへの利用を省きません。
言い回しの調整人が用意した原文と、AIで調整した箇所を分けます。調整だけの利用を全文の作成と説明しません。
相手別の差し込み差し込んだ項目と、文章を作った範囲を示します。会社名の差し込みだけで個別提案と説明しません。
表は編集部作成の例です。説明する対象は、実際に送った文面と、その文面を作った工程です。

人が読んだだけでは内容を確認済みとは限らない

人が確認したと伝えるときは、何をどの方法で確かめたかを示します。誤字の確認と、事実や提案内容の確認を分けて説明します。

  • 事実の確認方法を残す　会社情報やサービスの説明を何と照合したか、確認元と確認日を記録します。
  • 提案の根拠を確かめる　相手について確認できた情報と推測を分け、提案理由に飛躍がないかを確認します。
  • 送信文面を確認する　修正後の文面で宛先、提案内容、案内先を確認し、確認した人と日を残します。

人による確認を示す表

確認した内容方法注意
記載した事実確認元と文面を照合します。AIの出力だけを確認元にしません。
提案の根拠確認した相手の事業内容と提案理由を突き合わせます。推測した課題を確認済みの事実にしません。
送信前の文面送信する版で宛先や内容を確認します。確認後に修正した箇所も再確認します。
表は編集部作成の例です。確認済みと説明できるのは、実際に確認した内容に限られます。

自社の文面と伝えられる範囲は確認した内容に限られる

AIを使った経緯に加え、内容は自社が確認済みで、自社が送った文面として扱うことを伝えます。問い合わせや訂正に対応する窓口も明らかにします。

  • 自社の確認を明らかにする　実際の確認記録を踏まえ、自社で内容を確認して送った文面であることを説明します。
  • 問い合わせ先を示す　提案内容について誰に確認できるかを伝え、問い合わせを受け付ける窓口を決めます。
  • 訂正は自社で対応する　誤りの指摘を受けたら自社で確認し、訂正内容と必要な対応を相手に伝えます。

内容に関する対応の整理

場面すること注意
作成方法を聞かれた利用範囲と自社で確認した内容を説明します。確認していない内容まで確認済みにしません。
内容を聞かれた問い合わせ先を示し、自社で回答します。AIが作ったことだけを回答にしません。
誤りを指摘された該当箇所を確認し、誤りがあれば自社で訂正します。作成方法の説明だけで対応を終えません。
表は編集部作成の例です。確認漏れが分かった場合は、確認済みと伝えず、該当内容を確認してから回答します。

未使用と答えられるのは経緯を確認した文面に限られる

AIを使っていないと答える場合も、対象の文面がどう作られたかを確認します。一部利用や経緯が分からない状態を、未使用として扱わないことが必要です。

  • 対象の文面を特定する　質問された文面について、原文や共通文面を含む作成経緯を確認してから答えます。
  • 一部の利用も区別する　言い回しなどに使った場合は、その範囲を示し、人が書いた部分と分けます。
  • 不明な工程を未確認とする　分からない工程は未確認とし、作成者や記録を調べてから追加で回答します。

利用状況ごとの回答方針

場面すること避けること
使っていない対象の文面と確認した工程を明らかにして答えます。対象外の文面まで未使用と断定します。
一部だけ使った使った工程と箇所を示します。人が仕上げたことを理由に未使用と答えます。
経緯が分からない未確認の範囲と確認後の回答方法を伝えます。自分が使っていないだけで未使用と答えます。
表は編集部作成の例です。現在の担当者が使っていなくても、引き継いだ原文で使われている場合があります。

利用の有無をぼかすと実際と違う印象になる

利用の有無をぼかすと、実際の経緯と異なる印象を与えるおそれがあります。質問への回答に必要な事実を示し、不明な点は確認して補います。

  • 利用の有無をぼかさない　AIを使ったかという質問には、確認できた利用の有無と範囲を明らかにします。
  • 質問に沿って説明する　まず聞かれた点に答え、誤解を防ぐために必要な補足を加えます。
  • 断定できない点を分ける　記憶だけで断定せず、確認済みの事実と、調べてから答える点を分けます。

説明を曖昧にしない型

場面すること避けること
利用の有無を聞かれた有無と実際に使った範囲を答えます。作業の効率に話題を移して回答を避けます。
特定の箇所を聞かれたその箇所の経緯と必要な補足を説明します。関係のない作成工程まで長く説明します。
記録が不足している確認できた点を答え、不明点は調べます。推測で空白を埋めて断定します。
表は編集部作成の例です。短く答える場合も、利用した事実が伝わらなくなる省略は避けます。

作成方法を説明しても連絡継続の了承を得たとは限らない

作成方法を説明できても、今後どのような連絡を望むかは別に確認する必要があります。書き方への希望と、連絡を続けてよいかを分けて扱います。

  • 書き方の希望を確かめる　個別の事情に触れてほしい、要点を短くしてほしいなど、次の文面への希望を確認します。
  • 人の関与の希望を確かめる　人による確認を望むのか、AIを使わず作成することを望むのかを区別します。
  • 連絡継続の意向を確かめる　説明への納得だけで連絡を続けず、今後の連絡を希望するかを確認します。

回答後に確認する希望

場面すること注意
書き方に希望がある次の文面で変えてほしい点を確かめます。社内で対応できるか確認してから約束します。
人の関与を望む原文の作成からAIを使わない希望かを確かめます。人の確認だけで希望を満たすと判断しません。
説明が終わった今後の連絡の可否を確かめます。希望が不明なまま継続への了承と扱いません。
表は編集部作成の例です。連絡を望まない意向が示された場合は、その内容を記録し、次の送信判断に反映します。

社内の説明は同じ作成記録を参照するかで分かれる

同じ文面について、答える人によって説明する利用範囲が変わると、相手には食い違いに見えます。作成記録の参照先、回答する人、不明なときの引き継ぎ先を決めます。

  • 同じ作成記録を参照する　誰が聞かれても対象文面の同じ記録を参照し、確認できた範囲に沿って答えます。
  • 回答する人を決める　通常の説明をする人と、作成経緯の確認が必要な場合に回答を引き継ぐ人を決めます。
  • 不明点の引き継ぎを決める　質問内容、確認済みの点、不明な点をまとめ、確認結果を相手へ伝える人まで決めます。

社内で決める回答手順

すること方法注意
作成記録を共有する送った文面と記録の参照先を結び付けます。異なる文面の記録を流用しません。
回答する人を決める通常の回答窓口と確認の引き継ぎ先を決めます。誰が答えるかを曖昧にしません。
不明点を引き継ぐ質問と未確認事項を渡し、相手への回答まで確認します。転送しただけで対応済みにしません。
表は編集部作成の例です。共通にするのは確認する事実と手順です。説明の詳しさは相手の関心に合わせます。

説明の記録があれば次の対応で踏まえる希望が分かる

作成経緯だけでは、その相手に何を説明したかまでは分かりません。聞かれた内容、答えた範囲、相手の希望を分けて残します。

  • 質問された点を残す　どの文面について何を聞かれたかを記録し、確認できた質問の背景も添えます。
  • 説明した範囲を残す　伝えた利用範囲と人による確認内容を残し、まだ答えていない点を区別します。
  • 反応と希望を分ける　相手が示した反応と、明確に伝えられた希望を分けて記録します。推測は事実と分けます。

説明後に残す記録

記録項目書くこと理由
対象文面と質問文面の名称と、質問された箇所や内容を書きます。何について説明したかを特定するため
答えた範囲利用範囲と、人の確認について伝えた内容を書きます。次の回答との食い違いを防ぐため
相手の反応と希望明示された希望と、それ以外の反応を分けて書きます。希望と推測を混同しないため
未回答の点残る確認事項と、回答する人を書きます。確認後の回答漏れを防ぐため
表は編集部作成の例です。返信がないことや説明を聞いたことだけで、了承や連絡継続の希望と記録しないようにします。

作成から説明までの記録で回答の根拠が分かる

送った文面と作成経緯、相手への説明をたどれる記録表を用意します。送信前に作成と確認の欄を記入し、質問を受けた後に説明と希望を追記します。

  • 送った文面を特定する　文面の名称だけでなく、送信した版を確認できる保存先と、送った相手を記録します。
  • 作成と確認を記入する　AIを使った範囲と人が直した箇所を分け、確認した内容、人、日を残します。
  • 説明と希望を追記する　聞かれた内容と答えた内容、相手の希望を追記します。不明な欄は未確認と記します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

作成・確認の項目記入欄送信・説明の項目記入欄
文面の名称名称と送信した版を記入します。送った相手会社名と宛先を記入します。
AIを使った範囲工程と対象箇所を記入します。聞かれた内容質問と確認できた背景を記入します。
人が直した箇所対象箇所と修正内容を記入します。答えた内容説明した範囲と未回答の点を記入します。
確認した人と日確認者と確認日を記入します。相手の希望書き方と連絡継続の希望を記入します。
確認した内容確認項目と確認元を記入します。記録先送信文面と関連記録の保存先を記入します。
表は編集部作成の例です。AIを使っていない場合も、その旨と作成経緯を確認した人を記録します。