取り出せる情報の説明には用途の確認が必要だ

画面で見える情報でも、手元に取り出して使えるとは限りません。用途と渡せる内容を照らし合わせ、取り出した後に必要な作業まで示します。

  • 渡せる情報を決める　相手の用途に対して、どの情報をどの単位で渡せるかを決めます。
  • 受け渡しの分担を決める　取り出す方法と実行する人を明らかにし、その後に相手が行う作業を決めます。
  • 説明する内容を決める　渡せない情報と理由、見本の確認結果、未確認の点を説明表に記録します。

必要な情報と単位は相手の用途で決まる

情報を取り出したいという相談だけでは、必要な内容を判断できません。集計や報告、別の作業への入力など、相手が何に使うのかを確認します。

  • 完成させたいものを知る　最終的に作りたい集計や報告の内容を確認し、必要な情報を挙げます。
  • 集計の切り口を知る　何を基準に分け、どの期間をまとめたいかを確認します。
  • 入力先の条件を知る　別の作業に使う場合は、必要な項目や表記の条件を確認します。

用途ごとに確認する内容

用途確かめること注意
社内の集計何を基準に分け、どの期間を集計するかを確認します。集計済みの情報だけで足りるかも確認します。
報告報告に載せる内容と対象期間を確認します。取り出した情報に、数値の背景など報告に要る説明まで含まれるとは限りません。
別の作業の入力入力先で必要な項目と表記を確認します。取り出せても、そのまま入力できるとは限りません。
編集部作成の例です。

画面で見える情報を取り出せるとは限らない

画面で確認できる範囲と、手元に取り出せる範囲は別に説明します。同じ名前の情報でも、含まれる内容まで同じとは限りません。

  • 表示と取り出しを分ける　情報ごとに、画面で見られるか、手元に取り出せるかを分けて記します。
  • 表示のままと約束しない　画面の合計や補足説明が、取り出す情報にも含まれるかを確認します。
  • 両方できても比べる　項目名だけで判断せず、内容や対象範囲の違いを示します。

画面と手元で確認できる範囲

区分説明の仕方注意
見るだけの情報画面では確認できますが、取り出す対象には含まれないと示します。画面にあることを取り出せる根拠にしません。
取り出せる情報手元で確認できる項目と内容を示します。画面にも同じ内容があるとは限りません。
両方できる情報画面と取り出した情報で共通する内容を示します。合計や補足の有無に違いがないか確認します。
編集部作成の例です。

集計に使えるかは、項目の意味と単位と対象範囲で分かれる

項目の名前だけでは、希望する集計に使えるか分かりません。一件ごとの内容か、期間ごとにまとめた内容かと、取り出せる範囲を示します。

  • 項目の意味を示す　取り出せる項目を一覧にし、各項目が何を表すかを添えます。
  • 一件の意味を示す　何を一件として扱うかを説明し、個別の内容と集計済みの内容を区別します。
  • 対象の範囲を示す　対象期間や対象となる情報の条件を示し、含まれない範囲も記します。

取り出せる内容の示し方

示すこと方法注意
項目の一覧項目名に、意味と値の読み方を添えます。似た名前の項目も、意味が同じか確認します。
情報の単位何を一件とするか、期間ごとの集計かを示します。集計済みの情報から個別の内容を戻せるとは限りません。
取り出せる範囲対象期間と対象を選ぶ条件を記します。対象外の期間や情報も明記します。
編集部作成の例です。

情報を受け取るには方法と担当の説明が必要だ

取り出せると伝えるだけでは、受け取り方が分かりません。相手側の利用者が取り出す場合と、自社から受け取る場合を分けて説明します。

  • 受け取り方を示す　相手側の利用者が取り出すのか、自社から受け取るのかを明記します。
  • 実行する人を決める　取り出す人と受け取る人を示し、利用できる立場や権限も確認します。
  • 依頼の条件を伝える　依頼が必要なら、依頼先、伝える内容、受け取れる時期の条件を示します。

取り出す方法と担当の説明

区分伝えること注意
相手が行う取り出す手順と、実行できる人の条件を示します。利用する人全員が取り出せるとは限りません。
自社が渡す取り出す担当、渡す方法、受取先を示します。渡す情報の対象範囲を事前に確認します。
依頼が要る依頼先と必要事項、受け取れる時期の条件を示します。依頼すればすぐ受け取れるとは約束しません。
編集部作成の例です。

取り出した後に相手に残る作業は、商品が行う範囲で分かれる

情報を受け取れても、集計や報告が完成するとは限りません。商品が行う処理を確かめたうえで、取り出した後の加工、転記、確認のうち相手に残る作業を具体的に示します。

  • 集計の作業を示す　用途に合わせた並べ替え、不要な情報の除外、集計は受取後の作業として示します。
  • 転記の作業を示す　報告資料への転記や、入力先に合わせた表記の調整が必要かを示します。
  • 使用前の確認を示す　対象期間、情報の抜け、重複などを確認してから使う流れを伝えます。

受け取った後に相手が行う作業

作業誰が行うか注意
並べ替えや集計商品で集計されない部分は、相手側の集計担当が行います。希望する集計が完成した状態で渡るとは限りません。
資料への転記相手側の資料作成担当が行います。転記先に合わせた表記の調整も確認します。
使用前の確認相手側で内容を確認する人が行います。抜けや重複の確認方法を決めておきます。
編集部作成の例です。

渡せない情報は、対象外・用途に合わない・未確認で分かれる

取り出す対象にない場合と、取り出せても用途に合わない場合は分けて伝えます。未確認の内容は、可否を決めつけず確認事項として残します。

  • 対象外の理由を伝える　取り出す対象に含まれない項目を示し、確認できている理由だけを伝えます。
  • 用途との違いを示す　取り出せる場合も、必要な細かさや範囲が足りなければ、その違いを示します。
  • 未確認のまま約束しない　確認先と回答予定を記し、確認が済むまで使える情報として扱いません。

渡せない場合、合わない場合、判断できない場合

場面伝えること避けること
対象にない対象外の項目と、確認済みの理由を示します。理由を推測して説明しません。
用途に合わない必要な項目、単位、範囲のどこが足りないかを示します。取り出せるだけで使えると判断しません。
確認が要る未確認の点と確認先、回答予定を示します。可否や提供時期を先に約束しません。
編集部作成の例です。

取り出した情報には共有と保管の確認が必要だ

手元に取り出した情報は、元の画面とは別に扱われます。誰が見るか、どこに保管するか、元の情報が更新されたらどうするかを確認します。

  • 閲覧する範囲を決める　社内の閲覧者と社外への共有予定を確認し、提供条件と照らし合わせます。
  • 保管の扱いを決める　保管先、管理する人、不要になった情報をどう扱うかを確認します。
  • 更新後の扱いを決める　取り出した時点を記録し、更新後に取り直すか、古い情報をどう扱うかを決めます。

手元の情報の扱いに関する確認

確かめること方法注意
誰が見るか閲覧者と共有先を挙げ、提供条件を確認します。社内利用と社外共有を同じ条件と考えません。
保管保管先と管理する人、不要時の扱いを記します。複製した情報の扱いも確認します。
更新時の扱い取り直す時期と、古い情報を残すかを決めます。手元の情報も更新されるとは限りません。
編集部作成の例です。

説明だけで判断しにくいときは、見本で確かめることになる

項目の説明だけでは、受け取った後の作業を判断しきれません。架空の内容を使った見本で、読み方と用途に合うかを確認してもらいます。

  • 架空の内容で示す　実際に渡す情報の構成に合わせ、架空の内容であることを明記します。
  • 項目の意味を説明する　項目の意味や一件の単位に加え、空欄がある場合の読み方も示します。
  • 用途に当てはめてもらう　必要な集計や転記を想定してもらい、足りない情報と必要な加工を記録します。

見本を使った確認の進め方

手順すること注意
見本を用意する提供する情報の構成に合わせて架空の内容を入れます。未確認の項目を提供可能な項目として入れません。
読み方を示す項目の意味、単位、空欄の扱いを説明します。見本の内容を実際の結果と誤認させません。
用途と照合する希望する集計や報告に使えるかを確認してもらいます。見た目の了承だけで確認済みとしません。
編集部作成の例です。

説明内容の記録で、渡せる範囲と条件が分かる

渡せる項目だけを残すと、用途や条件が引き継がれません。渡せない情報と理由、相手の作業、未確認の点も同じ記録に残します。

  • 用途と渡す内容を残す　相手の用途と、説明した項目、単位、対象範囲を対応させて記録します。
  • 渡せない内容も残す　対象外の情報と理由を記し、未確認の点とは分けて残します。
  • 相手の作業を残す　受取後に必要な加工や確認と、見本で確認してもらった結果を記録します。

説明後に残す記録

記録項目書くこと理由
用途集計、報告、入力の具体的な目的を書きます。必要な情報を判断した根拠が分かります。
取り出せる項目項目、単位、範囲、受け取り方を書きます。渡す内容と条件を引き継げます。
対象外と理由渡せない情報と確認済みの理由を書きます。渡せない情報と理由を後から確認できます。
相手の作業必要な加工、転記、確認を書きます。受取後の作業分担が分かります。
確認の状況見本の確認結果と未確認の点、説明日を書きます。確認済みの範囲と追加確認の必要性が分かります。
編集部作成の例です。

説明表があれば渡せる範囲と相手の作業が分かる

商談で確認した内容を説明表に記入します。用途から受取後の作業まで見渡せる形にすると、説明の抜けと未確認の点が分かります。

  • 用途から記入する　用途を起点に、画面で見える情報と取り出せる項目を分けて書きます。
  • 受取後まで記入する　取り出す方法と実行する人に加え、相手が行う加工や確認も書きます。
  • 対象外と未確認を分ける　記入欄を空欄にせず、対象外か未確認かを明記し、見本の確認結果と記録先を残します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入内容確認項目記入内容
相手の用途完成させたい集計や報告、入力先の条件を書きます。画面で確認できる情報画面で見える内容と、見るだけの情報を書きます。
取り出せる項目と単位項目の意味、一件の単位、対象範囲を書きます。取り出す方法手順、受け渡し方法、依頼の条件を書きます。
誰が行うか取り出す人と受け取る人を書きます。取り出した後の作業相手が行う加工、集計、転記、確認を書きます。
対象外の情報と理由取り出せない情報と、確認済みの理由を書きます。見本の確認結果用途に使えるか、足りない情報は何かを書きます。
未確認の点確認する内容、確認先、回答予定を書きます。記録先説明日と説明内容を保存する場所を書きます。
編集部作成の例です。記入内容は、確認できた事実に基づいて書きます。