現在の表示だけでは過去が分かるとは限らない

今の内容が表示されていても、以前の内容や変更の経緯まで残っているとは限りません。過去の記録について、確認できる範囲を分けて説明します。

  • 確認の目的を決める　相手が過去の何を確認したいのかを聞き、説明する対象を決めます。
  • 確認できる範囲を示す　記録される出来事と項目を整理し、確認できる人や条件を示します。
  • 説明の根拠を残す　記録では分からないことを伝え、見本で確認した結果を説明表に残します。

必要な記録は相手が確認したいことで決まる

過去を確認したいという要望でも、知りたいことは異なります。誰の操作か、以前の内容か、変更の経緯かを分けて聞きます。

  • 対象の出来事を聞く　商品の中のどの情報について、どの時点の出来事を確認したいのかを聞きます。
  • 知りたい内容を分ける　操作した人と変更前の内容では、必要な記録項目が異なります。
  • 使う場面まで聞く　社内で経緯を調べるのか、顧客に説明するのかを聞き、必要な根拠を整理します。

確認したいことの聞き分け

確認したいこと聞くこと注意
誰が何をしたか対象の情報と操作を聞きます。記録上の利用者名と実際の操作者を区別します。
以前の内容知りたい項目と時点を聞きます。変更の記録だけで以前の値が分かるとは限りません。
変更の経緯確認したい変更の順序や理由を聞きます。順序が分かっても理由が残るとは限りません。
表は編集部作成の例です。以降の表も、対象商品の仕様を示すものではありません。

商品内の操作・変更・閲覧がすべて記録されるとは限らない

情報の変更が残っていても、閲覧や失敗した操作まで記録されるとは限りません。出来事ごとに、記録される範囲を説明します。

  • 出来事ごとに分ける　操作、内容の変更、閲覧を分け、それぞれが記録の対象かを調べます。
  • 記録される条件を示す　操作を試みた時点か、変更が完了した時点かなど、記録される条件を示します。
  • 対象外も明記する　記録されないと確認できた操作や閲覧と、記録の有無が未確認の動きを分けます。

出来事ごとの説明の分け方

区分説明の仕方注意
操作どの操作が記録されるかを示します。試行と完了のどちらが残るかを区別します。
変更どの情報の変更が対象かを示します。すべての変更経路が対象とは限りません。
閲覧見たことが記録されるかを示します。変更の記録から閲覧の有無は判断しません。
記録対象外記録されないと確認した動きを示します。未確認の動きは対象外と断定しません。
表は編集部作成の例です。記録の対象は、対象商品の説明資料や提供元への確認で判断します。

変更の記録があっても変更前の内容が残るとは限らない

変更した事実が残ることと、変更前の内容を読めることは別です。誰が、いつ、何をしたかも、項目ごとに残る内容を示します。

  • 項目ごとに示す　記録があるという説明で済ませず、利用者、日時、対象、変更前の内容を分けます。
  • 表示の意味を添える　利用者名が何を示すか、日時がどの出来事の時刻かを説明します。
  • 空欄を決めつけない　値がない理由を確認し、記録対象外なのか、取得できなかったのかを区別します。

項目ごとの記録範囲の確認

項目残るか注意
誰が利用者を示す情報の有無を調べます。表示名だけで実際の操作者を断定しません。
いつ出来事の日時が残るかを調べます。出来事の発生時刻か記録時刻かを確認します。
何を対象と操作内容が残るかを調べます。対象名だけでは変更箇所が分からない場合があります。
変更前の内容変更前の値が残るかを調べます。変更した事実だけが残る場合と区別します。
表は編集部作成の例です。確認後は、残る・残らない・未確認を項目ごとに記入します。

記録が残っていても誰でも確認できるとは限らない

記録の保管と、利用者が確認できることは別です。相手の会社で商品を使う人、相手の会社で商品を管理する人、販売側の自社が見られる範囲を分けて伝えます。

  • 立場ごとに分ける　相手の会社で使う人と管理する人について、確認できる対象や項目を調べます。
  • 販売側の範囲も示す　販売側で確認できるかを調べ、提供元への問い合わせが必要な場合は明記します。
  • 必要な条件を添える　確認に必要な権限や手続きを示し、権限が変わった場合の扱いも確認します。

立場ごとに確認できる範囲

区分確認できる範囲注意
利用者本人が確認できる対象と項目を示します。他の利用者の記録も見られるとは限りません。
相手の会社で管理する人管理する立場で見られる記録を示します。管理する人でも見られない項目がないか調べます。
販売側の自社自社で確認できる範囲と手続きを示します。提供元だけが確認できる記録と区別します。
表は編集部作成の例です。自社は販売側、利用者と管理する人は商談相手側を指します。

過去の記録をいつまで見られるかは、提供条件と設定で分かれる

今見られる記録が、利用をやめた後も見られるとは限りません。保管の条件と、利用者が確認できる条件を分けて調べます。

  • 期間の起点を調べる　いつから期間を数えるのかを確認し、期間だけを切り離して説明しません。
  • 利用終了後を分ける　利用をやめた後の保管と閲覧について、それぞれの条件を確認します。
  • 見られない条件を示す　提供条件の変更や、閲覧できる対象の変更で確認できなくなるかを調べ、未確認の条件を明記します。

期間と提供条件の確認

確かめること方法注意
保管の条件提供条件で期間の起点と対象を調べます。記録の種類によって条件が異なるかを確認します。
利用終了後保管と閲覧の扱いを提供元に確認します。保管されていても利用者が見られるとは限りません。
確認不可の条件閲覧対象や提供条件の変更の影響を調べます。今の表示だけで将来の閲覧を約束しません。
表は編集部作成の例です。根拠にした提供条件と、その確認日を控えます。

記録に残る事実だけでは理由や意図まで分かるとは限らない

変更の日時や内容が読めても、その理由まで記録されているとは限りません。記録に書かれている事実と、別の確認が必要なことを分けます。

  • 読み取れる事実を示す　記録にある項目と値を根拠にし、表示されていない内容を補って説明しません。
  • 理由は別に確認する　理由の記載がなければ、変更の順序だけで意図を推測せず、必要なら関係者に尋ねます。
  • 記録の外を区別する　商品の外で行われた連絡や作業は、商品の記録では確認できないと伝えます。

記録から説明できることの区別

区分伝え方注意
残る事実記録された対象、日時、内容を示します。項目の意味を超えて事実を広げません。
理由や意図記載の有無と、別途確認が必要な点を示します。理由の記載があっても、その正しさは別に確認します。
記録の外商品の外で行われたことは、商品の記録では確認できないと示します。記録がないことを、出来事がなかった根拠にしません。
表は編集部作成の例です。推測を添える場合も、記録から分かる事実と区別します。

記録があるだけで説明の根拠にできるとは限らない

記録を見せれば、相手が確認したいことをすべて説明できるわけではありません。使う場面に合わせ、裏付けられる事実と不足する根拠を示します。

  • 説明する事実を絞る　何を裏付けたいのかを定め、その事実に対応する記録項目を示します。
  • 利用先の条件を聞く　相手の顧客に示す場合は、必要な項目や、根拠として求められる条件を聞きます。
  • 不足する根拠を示す　記録だけでは説明できない部分を明記し、別の資料や関係者への確認が要るかを示します。

利用場面ごとの説明範囲

場面伝えること避けること
社内の確認経緯のうち、記録で裏付けられる部分を示します。記録だけで経緯の全体が分かると説明しません。
顧客への説明示せる事実と、相手の顧客が根拠として求める条件を分けます。顧客が十分な根拠と認めるとは言い切りません。
使えない場面必要な項目がなく、裏付けられない点を示します。不足する情報を推測で補いません。
表は編集部作成の例です。記録を根拠として扱えるかは、利用先の確認条件にも左右されます。

見本では、項目の意味と目的に合うかを確かめることになる

見本を見せるだけでは、相手が必要とする情報を読めるかは分かりません。架空の内容を使い、知りたいことに対応する項目を一緒に確認します。

  • 架空の内容を使う　実際の商品で確認した項目構成を使い、内容が架空であることを明記します。
  • 項目の意味を示す　日時や利用者の意味を添え、空欄や省略がある場合は理由を説明します。
  • 目的と照らし合わせる　相手が確認したいことごとに、見本で分かったことと不足したことを残します。

見本を使った確認の手順

手順すること注意
見本を用意確認済みの構成に架空の内容を入れます。実際には残らない項目を追加しません。
意味を説明各項目がどの事実を示すかを説明します。見本にない項目も確認できると思わせないようにします。
目的と照合必要な情報を読み取れるか確認してもらいます。不足した項目と、別途確認する事項を残します。
表は編集部作成の例です。見本と実際の利用条件が異なる場合は、その違いを添えます。

説明した範囲と条件の記録で、後日の説明の前提が分かる

過去の記録を確認できるとだけ残すと、対象や条件が抜け落ちます。説明した範囲と未確認の事項を、根拠にした資料とともに残します。

  • 説明した範囲を残す　相手の確認目的に対し、どの出来事と項目を確認できると説明したかを書きます。
  • 根拠と条件を添える　確認できる人、期間などの条件と、参照した資料や提供元の回答、確認日を残します。
  • 未確認を区別する　記録では分からないことと、提供元への確認が済んでいないことを分けます。

過去の記録について残す説明内容

記録項目書くこと理由
確認したいこと対象、時点、必要な事実を書きます。何への回答だったかを後から確認できます。
出来事と項目残る範囲と残らない範囲を書きます。説明した範囲を確認できます。
人と条件確認できる人と期間などの条件を書きます。条件付きの説明として引き継げます。
分からないこと記録の限界と未確認の事項を分けて書きます。未確認の事項と確定事項を区別できます。
説明の根拠参照資料、確認日、見本の確認結果を書きます。説明の前提を後からたどれます。
表は編集部作成の例です。商談全般ではなく、過去の記録について説明した範囲を残します。

過去の記録の説明表には対象と条件と限界の記載が必要だ

相手の確認目的から見本の確認結果まで、説明表に記入します。空欄のままにせず、未確認の項目には確認先と確認する内容を書きます。

  • 目的から記入する　相手が確認したいことを起点に、対象となる出来事と項目を記入します。
  • 条件と限界を添える　確認できる人や期間などの条件を記入し、記録から分からないことを明記します。
  • 確認結果を残す　見本で確認できたことと不足したことを書き、説明内容の記録先を記入します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

記入項目記入欄記入項目記入欄
確認したいこと対象・時点・知りたい事実を記入します。記録される出来事対象となる出来事と記録条件を記入します。
記録対象外記録されない出来事を記入します。残る項目残る項目と、それぞれの意味を記入します。
残らない項目必要でも残らない項目を記入します。確認できる人立場ごとに確認できる範囲を記入します。
確認できる条件権限・期間・利用終了後の扱いと根拠を記入します。記録で不明なこと理由や、商品の外で行われたことなどを記入します。
見本の確認結果分かったことと不足したことを記入します。記録先説明内容と確認根拠を保存した場所を記入します。
表は編集部作成の例です。未確認の場合は、その旨と確認先・確認事項を記入します。