項目の並び順は、おすすめの順番とは限らない

説明のために並べた項目が、重要度や作業の順番として読まれることがあります。並びが何を表すかを決め、資料と口頭の説明で伝えます。

  • 並びの意味を決める　作業の順番、重要度、分類のどれを示すか、順番に意味を持たせないかを決めます。
  • 順序のずれを案内する　資料と違う順番で話すときに、変更の理由と、飛ばした項目にいつ戻るかを決めます。
  • 確認と記録の方法を決める　番号の意味や資料の版を確認し、並び順について伝えた内容と、相手の受け取り方を残す方法を決めます。

一覧の読み方は、並びが表す意味で変わる

項目を配置する前に、並びが何を表すかを決めます。同じ一覧に複数の意味を持たせる場合は、それぞれが当てはまる範囲を示します。

  • 並びの種類を選ぶ　作業の順番、重要度の順、分類ごと、順番に意味がない並びから、説明の目的に合う種類を選びます。
  • 意味の範囲を分ける　分類内だけが作業順なら、分類同士の並びには作業順の意味がないことを添えます。
  • 一覧の近くに示す　並びの種類を見出しや注記で示し、一覧だけを見ても読み方が分かるようにします。

並びの種類と伝える内容

並びの種類伝えること注意
作業の順番着手する順番を示します。前後関係の条件も添えます。
重要度の順何を重視した順かを示します。誰にとっての重要度かを記します。
分類ごと同じ分類の項目をまとめます。分類間の並びが優先順かを明記します。
順番に意味なし位置は優先度や手順を示しません。先頭だけが重要に見える表記を避けます。
表は編集部作成の例です。

順番に意味がない一覧は、意味がないと示すことになる

先頭の項目は、特に勧めたい項目だと読まれることがあります。位置に意味を持たせていないなら、一覧の近くでその扱いを明示します。

  • 示していない意味を書く　単に順不同と記すだけでなく、重要度や作業の順番を示していないことを添えます。
  • 並べ替えの影響を見る　位置を入れ替えても、説明の内容が変わらない並びかを確認します。
  • 分類と順序を分ける　分類だけを示す場合は、分類名で各グループの共通点が分かるようにし、分類の掲載順には優先度を持たせません。

順番に意味を持たせない一覧の扱い

場面すること避けること
先頭が目立つ優先順ではないと一覧に記します。先頭だから勧めていると説明します。
並びを変える順序変更で内容が変わらないと示します。並びを変えただけで、内容も変わったと受け取られる書き方をします。
分類だけを示す分類名と分類間の順序を区別します。分類の掲載順を作業順に見せます。
表は編集部作成の例です。

作業の順番は、着手に必要な前後関係で分かれる

掲載順がそのまま作業順になるとは限りません。前の作業の完了が必要な箇所と、同時に進められる箇所を分けて示します。

  • 着手の条件を添える　前の作業が終わるまで始められない場合は、何が完了すれば着手できるかを書きます。
  • 同時進行を区別する　同時に進められる作業は、掲載位置が後でも待つ必要がないと示します。
  • 目安の範囲を示す　順番が目安なら、入れ替えられる作業と、変更できない前後関係を分けます。

作業の前後関係の示し方

示すこと方法注意
完了が必要前の作業と完了条件を併記します。矢印だけで着手条件を示したことにしません。
同時に進める並列に配置し、同時進行できると記します。ほかに必要な着手条件も示します。
順番は目安入れ替えられる範囲を記します。すべて自由な順番だと見せません。
表は編集部作成の例です。

重要度の順は、誰にとっての重要度かと基準で分かれる

重要度の順で並べても、相手が重視する順番と一致するとは限りません。誰にとっての重要度で、何を基準にした並びかを添えます。

  • 誰の判断かを示す　利用する人、導入を決める人など、誰にとっての重要度なのかを明記します。
  • 基準を具体的にする　利用できる数量の上限や導入時期など、判断に関わる基準を示し、その基準に沿って並べます。
  • 基準の違いを扱う　相手の基準が違う場合は、掲載順の根拠を伝え、説明順を変えるかを決めます。

重要度の順に必要な説明

場面すること注意
対象が異なる誰の判断を想定した順かを記します。全員に共通する重要度だと扱いません。
判断条件がある条件の確認に必要な項目を先に置きます。売りたい順と判断に必要な順を混ぜません。
基準が違う掲載順と相手の基準の違いを示します。基準が変わったのに、並びをそのまま使いません。
表は編集部作成の例です。

気になる項目から話すときは、順番の変更を先に伝えることになる

相手の関心に合わせて、資料の途中から説明を始めることがあります。説明を始める前に、掲載順との違いと残りの項目の扱いを決めます。

  • 変更の理由を示す　相手が確認したい項目を先に扱うため、資料の掲載順とは違う順番で説明すると予告します。
  • 未説明の項目を分ける　後で説明する項目と、今回は省く項目を区別します。後で説明する項目が重要でないとは受け取られないようにします。
  • 戻る時点を決める　先に扱った項目について相手の疑問が解消した後など、残りの説明に戻る時点と戻り先を決めます。

説明順を変更するときの型

手順すること注意
関心を確認先に確認したい項目を特定します。相手の関心を掲載位置から推測しません。
変更を予告理由と先に扱う項目を示します。説明順の変更を順位の変更に見せません。
残りを整理後で扱う項目と省く項目を示します。未説明のまま扱いを曖昧にしません。
説明に戻る決めた時点で残りの項目へ戻ります。説明済みかどうかを項目ごとに確認します。
表は編集部作成の例です。

説明する項目を移るたびに、資料上の位置を示すことになる

最初に順序変更を予告しても、途中で移動すると参照先が分かりにくくなります。項目を移るたびに、資料上の位置と未説明の項目を示します。

  • 現在の項目を特定する　ページの見出しと項目名を使い、今どこを説明しているかを資料上で特定します。
  • 飛ばす範囲を示す　離れた項目へ移るときは、飛ばす項目と、その後に扱うかどうかを添えます。
  • 戻った位置を示す　前の位置へ戻るときは、戻り先の項目名と、そこから何を説明するかを示します。

項目を移るときに案内する内容

場面伝えること注意
途中へ移る現在の項目名と次の参照先を示します。次という言葉だけで移動しません。
項目を飛ばす飛ばす範囲と後で扱う予定を示します。後で扱うのか、今回は省くのかを伝えます。
前へ戻る戻り先と未説明の内容を示します。戻る理由と、新たに説明する内容を伝えます。
説明を終える説明済みの項目と残った項目を示します。最後のページまで進んだだけで完了としません。
表は編集部作成の例です。

参照用の番号は、作業の順番とは限らない

番号や矢印は、順序や前後関係を表すものとして読まれることがあります。参照のための表記と、実際に順番を示す表記を区別します。

  • 番号の用途を示す　参照用の番号には、その用途を添えます。作業順や重要度を示していない場合は、その点も明記します。
  • 記号の意味を定める　矢印が作業順を示すのか、項目の関係を示すのかを決め、凡例で説明します。
  • 順序を示す語を選ぶ　最初や次にと書く場合は、説明の順番なのか作業の順番なのかが分かる表現にします。

表記から生じる解釈と対応

表記受け取られ方対応
番号番号順に着手するように読めます。参照用か作業順かを明記します。
矢印前の作業を終えてから次の作業に進む順序として読めます。矢印の意味と着手条件を分けて示します。
星印特に勧める項目のように読めます。印を付ける基準を凡例に記します。
最初・次に実施する順序のように読めます。説明順か作業順かを言葉で補います。
表は編集部作成の例です。

並べ替えた資料には、項目の対応と版の区別が必要だ

相手に合わせて並びを変えると、標準資料と参照位置が変わります。同じ項目を照合できる表記を保ち、渡した版を区別します。

  • 項目名で照合する　並べ替えても同じ項目名を使います。参照用の識別子がある場合は、並べ替えても識別子は変えません。
  • 変更の範囲を示す　順序だけを変えたのか、内容も変えたのかを区別します。重要度や作業順への影響も確認します。
  • 渡した版を残す　版名と渡した日を記録し、次回の説明で使う資料を特定できるようにします。

資料の並びを変えたときの管理

場面すること注意
相手別に変更変更理由と並びの意味を添えます。並べ替えで作業の前後関係を崩しません。
標準版と照合共通する項目名で対応を確認します。ページ位置だけで項目を指定しません。
内容も変更順序変更と内容変更を分けて記します。同じ内容だと案内しません。
改訂版を渡す版名と変更点を示し、渡した日を残します。旧版と改訂版を同じ版名で扱いません。
表は編集部作成の例です。

次の説明に引き継ぐには、伝えた意味の記録が必要だ

使った資料だけでは、口頭でどの順番に説明したかまでは分かりません。並びの意味、説明した順番、相手が示した解釈を分けて残します。

  • 使用した並びを残す　使った版と並びの種類を記録します。資料と違う順で話した場合は、説明した項目の順番も残します。
  • 伝えた意味を残す　優先順ではないことや、作業の着手条件など、実際に伝えた内容を記します。
  • 解釈の確認を残す　相手が示した受け取り方と、営業担当者が訂正して伝えた内容を記します。確認できていない場合は、未確認と残します。

次の説明に引き継ぐ記録

記録項目書くこと理由
渡した資料版名と渡した日を書きます。相手が持つ資料を特定できます。
並びの種類種類と適用する範囲を書きます。一覧の意図を確認できます。
伝えた意味基準や条件、順序の意味の有無を書きます。実際に案内した内容を区別できます。
説明した順番項目の順と省いた項目を書きます。未説明の項目を確認できます。
相手の解釈相手の受け取り方と、訂正して伝えた内容を書きます。次に確認すべき点を特定できます。
表は編集部作成の例です。

並び順の確認表で、伝え方と受け取り方の差が分かる

説明前に並びの意図と表記を確認し、説明後に相手の解釈を追記します。決めていない項目や確認できていない項目も、その状態を残します。

  • 説明前に記入する　項目一覧と並びの種類を記入し、前後関係や重要度の基準が必要かを確認します。
  • 変更した順番を追記する　相手の関心に合わせて説明順を変えた場合は、資料とのずれと未説明の項目を追記します。
  • 説明後に保存する　相手の解釈を確認して記入し、使用した資料の版とともに、次回参照できる場所へ保存します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入欄確認項目記入欄
説明する項目の一覧掲載順に項目名を書く：並びの種類種類と適用範囲を書く：
並びの意味の伝え方注記の場所と案内内容を書く：前後関係の有無完了が必要な作業、同時に進められる作業、入れ替えられる範囲を書く：
重要度の基準誰のどの判断を基準にしたかを書く：相手が気にする項目先に確認したい項目を書く：
資料と口頭のずれ説明順・省略・戻り先を書く：番号・記号の意味用途と凡例の場所を書く：
相手の受け取り方確認した解釈か未確認かを書く：記録先保存先と使用した版を書く：
確認表は編集部作成の例です。該当しない欄にも、その旨を記入します。