説明の重複は、同じ内容というだけで不要とは限らない

同じ特徴を説明していても、同じ内容を重ねているだけの場合と、判断に必要な条件を再確認している場合があります。何を省き、何を残すかを、繰り返す目的から整理します。

  • 重なっている箇所を見つける　資料と口頭の説明を照らし合わせ、同じ内容が続く箇所と、その理由を見つけます。
  • 省く説明と残す確認を決める　新しい情報も確認の目的もない説明は省き、相手の判断に関わる条件や例外の再確認を残します。
  • 反応に応じた調整を決める　相手の言い換えや質問から補う内容を選び、説明の整理表に記録します。

説明の重複は、言葉の一致ではなく中身の一致で分かれる

違う表現を使っていても、伝えている特徴が同じ場合があります。実際の説明を文字にし、何を伝えた箇所なのかを並べて見ます。

  • 説明を文字にする　話した内容を、使った資料の箇所と対応させて書き出します。記憶が曖昧な部分は区別します。
  • 同じ特徴の登場箇所を探す　同じ機能や条件が出てくる箇所に印を付け、説明の前後も読みます。
  • 言い換えの中身を比べる　表現を変えた箇所に、新しい条件や判断材料が加わっているかを見ます。

重なりを探す着眼点

場面起きていること注意
特徴の紹介同じ特徴を別の表現で説明しています。言葉ではなく説明の中身を比べます。
資料の併用別の資料でも同じ機能を紹介しています。追加された条件があるかを見ます。
説明のまとめ説明済みの内容を再び取り上げています。判断のための再確認かを区別します。
表は編集部作成の例です。この段階では削らず、重なっている箇所と追加された内容を見える形にします。

重複への対応は、繰り返しが起きる理由で分かれる

同じ内容が続く理由は、伝わったかどうかの不安だけではありません。資料の構成と説明の順番も調べ、理由ごとに対応を選びます。

  • 不安による追加を見分ける　相手の理解を確かめないまま、心配になって同じ説明を加えた箇所を探します。
  • 資料の構成による重なりを見分ける　資料を進めるたびに同じ特徴が登場するなら、どこを主な説明箇所にするか決めます。
  • 順番の未整理を見分ける　説明済みの項目へ戻っているなら、項目ごとの説明位置を決めます。

理由ごとの対応

理由見分け方対応
伝達への不安相手の反応を確かめずに説明を追加しています。相手の理解を確かめていない点に絞って確認します。
資料の重なり資料の構成に沿うと同じ内容が続きます。主に説明する箇所を決め、他は該当箇所を示すだけにします。
順番の未整理同じ項目の説明位置が定まっていません。各項目を説明する位置を決めます。
表は編集部作成の例です。理由が重なっている場合は、該当する理由をそれぞれ残します。

口頭で補う内容は、資料だけで判断できない点に限られる

資料と同じ内容を口頭でも説明する箇所は、追加する情報があるかを見ます。資料で示す部分と、相手の状況に合わせて補う部分を分けます。

  • 資料で示す部分を決める　資料に明記された特徴や条件は、口頭で繰り返さず、該当箇所を示します。
  • 口頭の追加内容を決める　相手の利用場面に当てはまる条件や、資料では区別しにくい点を補います。
  • 読み上げ部分を見直す　資料と同じ内容をなぞるだけの箇所は省く候補にします。重要な条件の再確認は別に残します。

資料と口頭の分担

区分すること注意
資料で示す記載された特徴や条件の場所を示します。示しただけで理解済みとは判断しません。
口頭で補う相手の状況に当てはめた説明を加えます。資料にない条件を推測で加えません。
重なりを省く追加情報のない読み上げは省く候補にします。判断に関わる再確認は残します。
表は編集部作成の例です。資料と同じ内容かどうかに加え、その場で確認する必要があるかを見ます。

残す繰り返しは、相手の判断に関わる条件に限られる

意図して繰り返す箇所は、説明の整理時に決めておきます。判断に関わる条件や誤解されやすい点を選び、最後のまとめにも反映します。

  • 判断に関わる条件を選ぶ　利用できる範囲や必要な前提など、判断が変わる条件を再確認の対象にします。
  • 誤解されやすい点を選ぶ　できることと対象外のことを混同しやすい箇所は、その違いを再確認します。
  • まとめに残す内容を選ぶ　最後は特徴をすべて並べ直さず、判断に関わる条件と未確認の点を取り上げます。

意図して残す箇所

繰り返す箇所方法注意
判断の条件特徴と、その特徴が成立する条件を示します。利点だけを再度取り上げません。
誤解しやすい点対象となる範囲と対象外を区別します。表現だけを変えて説明を重ねません。
最後のまとめ判断の条件と未確認事項を整理します。説明全体を再現しません。
表は編集部作成の例です。繰り返す理由を書けない箇所は、残す必要があるかを見直します。

同じ内容を言い直す場合は、目的を先に示すことになる

同じ内容でも、認識の確認と別の観点からの補足では目的が違います。言い直す前に目的を示し、その目的に必要な内容を選びます。

  • 確認する対象を示す　認識の確認では、確認の目的と対象の条件を示してから、相手の認識を聞きます。
  • 追加する観点を示す　別の観点から補うときは、どの観点からの補足かを示し、説明済みの内容に何を加えるかを話します。
  • 言葉だけの重なりを省く　確認する対象も追加情報もない場合は、同じ説明を言い直す必要があるか見直します。

目的別の説明の型

場面すること避けること
認識の確認確認の目的と対象を示して認識を照合します。説明全体を最初から繰り返すことを避けます。
観点の追加追加する観点と新しい情報を示します。言い換えだけを補足として扱いません。
強調の見直し強調したい内容と判断との関係を示します。同じ言葉を重ねるだけの強調を避けます。
表は編集部作成の例です。目的の説明と実際に繰り返す内容が対応しているかを見ます。

説明済みの条件や例外は、判断前の再確認として残る

説明した事実だけでは、条件や例外まで伝わったとは判断できません。聞き返された点や相手の言い換えとのずれも、再確認の対象として残します。

  • 条件と例外を残す　利用の前提や対象外となる条件は、判断前の再確認として残します。
  • 聞き返された点を残す　聞き返された対象を絞り、その点と理解に必要な条件を説明し直します。
  • 言い換えとのずれを照合する　相手の言い換えで条件が抜けた場合は、抜けた条件を補って認識を照合します。

省かない再確認

残すこと方法注意
条件や例外利用の前提と対象外の範囲を再確認します。説明済みという理由だけで省きません。
聞き返された点質問された点に絞って説明し直します。無関係な特徴まで説明し直しません。
認識のずれ一致する点と異なる点を分けて示します。条件が抜けた言い換えをそのまま認めません。
表は編集部作成の例です。説明を省く判断と、条件や認識のずれを放置する判断は分けて扱います。

相手のうなずきだけでは、理解済みとは限らない

うなずきだけで、どの条件まで理解されたかは分かりません。言い換えの内容や質問の対象を手掛かりに、省く説明と補う説明を選びます。

  • うなずきで決めつけない　理解が不明な場合は、判断に関わる条件への認識を確かめます。説明全体を最初から繰り返さず、条件に絞ります。
  • 言い換えの内容を照合する　条件を含めて認識が一致した部分は、同じ説明を省きます。条件が抜けていれば口頭で補います。
  • 質問された点を補う　質問が出たら対象を特定し、その点の理解に必要な説明を補います。

反応に応じた調整

反応すること注意
うなずき必要な条件への認識を確かめます。理解済みとも理解不足とも決めつけません。
一致した言い換え認識が一致した部分の説明を省きます。条件や例外も含まれるかを見ます。
条件の抜け抜けた条件を補って再確認します。一致している部分まで説明し直しません。
質問質問された点と、関係する条件の説明を補います。質問の範囲を勝手に広げません。
表は編集部作成の例です。予定していた繰り返しも、その場の認識の一致やずれに応じて調整します。

資料の使い分けは、必要な条件を示せるかで分かれる

資料を切り替えると、説明済みの特徴が再び登場することがあります。資料ごとの掲載内容を比べ、主に使う資料と補足で参照する資料を決めます。

  • 主に使う資料を選ぶ　同じ内容の資料から、必要な条件まで示せる資料を主に使うものとして選びます。
  • 説明する資料を割り当てる　各項目をどの資料で説明するか決め、その順に資料を使います。重なる箇所は該当ページを示すだけにします。
  • 使わない資料を決める　追加の判断材料がない資料は使用対象から外し、必要な補足資料を区別して残します。

複数資料の整理

すること方法注意
主資料を選ぶ同じ項目を掲載した資料の内容を比べます。条件や記載内容の違いも調べます。
順番を決める各項目を説明する資料と位置を決めます。資料ごとに説明を最初から始めません。
使用対象を絞る追加情報のない資料を使用対象から外します。必要な条件が載る補足資料は残します。
表は編集部作成の例です。資料間で条件が異なる場合は、単なる重複として扱わず、正しい内容を確認します。

説明の整理記録には、省いた理由と残した理由が必要だ

省いた箇所だけを記録すると、別の商談でも同じ判断をしてしまうおそれがあります。残した繰り返しの目的と、その判断の根拠になった反応も記録します。

  • 省いた箇所と理由を残す　項目と資料の位置に加え、追加情報がなかったなど、省いた理由を書きます。
  • 残した繰り返しを記録する　再確認した条件と目的を記録し、どのような場合に必要だったかを残します。
  • 反応と対応を分けて残す　相手の言い換えや質問の内容と、それを根拠に省いた説明・補った説明を分けて書きます。

説明の整理記録

記録項目書くこと理由
省いた箇所項目、資料の位置、省いた理由を書きます。次の商談でも省けるかを判断するためです。
残した繰り返し条件、確認の目的、必要になった事情を書きます。残すべき再確認を識別するためです。
相手の反応言い換えや質問の内容と対応を書きます。調整の根拠を後から確認するためです。
表は編集部作成の例です。観察できた反応と、理解されたはずだという推測は区別して記録します。

説明の整理表で、省く箇所と残す理由が分かる

商品説明の項目ごとに、重複の理由と資料・口頭の分担を書きます。商談後は相手の反応を加え、予定していた整理と実際の対応の違いを残します。

  • 重複の所在と理由を書く　説明の項目、重なる資料や箇所、その理由を対応させて記入します。
  • 分担と再確認の目的を書く　資料で示す部分と口頭の補足を分け、繰り返す箇所には目的、省く箇所には理由を添えます。
  • 反応と記録先を追記する　商談後に反応と実際の対応を記入し、次に説明を準備するときに参照する記録先を決めます。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

商品の説明の項目重複していた箇所重複の理由資料で示す部分口頭で補う部分意図して繰り返す箇所省いた箇所相手の反応記録先
利用条件概要資料と詳細資料に同じ条件があります。資料の構成が重なっています。詳細資料の条件一覧を示します。相手の利用場面に該当する条件を補います。判断前に対象外の条件を再確認します。追加情報のない概要資料での再説明を省きます。言い換えで対象外の条件が抜けたため補いました。商談記録の説明整理欄に残します。
表は編集部作成の例です。記入例は架空の商品説明です。空欄に自社の商品について記入して使えます。