商談の目的と回答の使い道で引き受ける範囲を決める

他部署から頼まれた質問は、使い道を確かめてから引き受けます。今回聞く内容と、回答を依頼元へ渡す条件を決めます。

  • 引き受ける範囲を決める　依頼元の判断に必要な情報を確かめ、今回の商談で聞く質問と聞かない質問を選びます。
  • 相手への説明を決める　聞く理由、回答の使い道、答えなくてもよいことを、質問する前に伝えます。
  • 回答の渡し方を決める　渡す内容と相手の了承を確かめ、依頼元への共有方法と営業管理表に残す内容を決めます。

質問を引き受ける前に商談への影響を確かめる

依頼された質問を足すと、本来の相談に使う時間が減ります。質問の目的や回答の共有先が分からないと、得られた回答を社内でどう扱うかも決められません。

  • 本来の相談時間を守る　依頼された質問を優先すると、今回決めたいことを話し切れないことがあります。
  • 質問する理由を説明する　社内で必要という説明だけでは、相手は商談中に答えてよいかを判断できません。
  • 共有条件を先に決める　聞いてから共有先を決めると、了承を取り直したり、営業担当者が共有を保留したりすることがあります。

依頼をそのまま持ち込んだ場合に起こり得ること

取りがちな対応起きること防ぎ方
すべて聞く本来の相談事項を話し切れないことがあります。商談の目的に照らして質問を選びます。
理由を省く何のために答えるのか分かりません。質問する前に使い道を伝えます。
共有を後で決める回答をそのまま渡せるか分かりません。聞く前に共有先と渡す内容を決めます。
表は編集部作成の例です。

依頼元が回答を何の判断に使うか確かめる

質問を預かる前に、依頼元が回答を受けて何を決めるのかを確かめます。読む人と必要な時期まで分かると、今回聞く必要性を判断できます。

  • 決めたいことを確かめる　参考にしたいという説明で終えず、回答の内容に応じて依頼元が何をどう決めるのかを確かめます。
  • 読む人を確かめる　依頼した人だけが読むのか、ほかの部署にも渡すのかを確認します。
  • 必要な時期を確かめる　社内で判断する時期と回答の期限を確認し、今回の商談で聞く必要があるか考えます。

依頼を受ける前に確認する内容

確かめること内容注意
判断の目的回答を使って何を決めるか確認します。情報を集めること自体を目的にしません。
読む人読む部署と役割、追加の共有予定を確認します。依頼した人だけが読むと決めつけません。
必要な時期判断する時期と回答の期限を確認します。期限の近さだけで引き受けません。
表は編集部作成の例です。

今回の商談の目的との関係で聞く質問を選ぶ

今回の商談で相手と何を決めたいかを先に整理します。その目的への関わり方で、依頼された質問の扱いを分けます。

  • 直接関わる質問を選ぶ　今回の提案や条件の判断に必要なら、商談の流れに含めて聞きます。
  • 検討に役立つか見極める　相手の比較や判断に役立つ質問は、本来の相談時間を確保したうえで扱います。
  • 今回の商談と関係が薄ければ外す　依頼元には必要でも、今回の商談と関係が薄ければ、商談で聞くとは依頼元に約束しません。

商談の目的と質問の扱い

質問の型扱い理由
目的に直結する今回聞く候補に含めます。商談で決めたいことの判断に必要だから。
相手の検討に有用時間と相手の意向を確かめて聞きます。検討を助けても、本来の相談を圧迫し得るから。
依頼元の都合だけ今回は聞かず、聞かない理由を依頼元に伝えます。商談中に答えてもらう理由が薄いから。
表は編集部作成の例です。聞く候補に含めても、回答を求めることが確定するわけではない。

聞く理由と答えの使い道を質問の前に伝える

他部署の依頼で聞くことも含め、目的と回答の扱いを説明します。相手が答えるかどうかを選べる状態にしてから、質問に進みます。

  • 聞く目的を伝える　どの部署の判断に使うのかと、今回の相談との関係を説明します。
  • 回答の扱いを伝える　回答を読む部署、会社名や担当者名を付けるかどうか、要約か原文かを伝えます。決まっていない点は未確認と伝え、約束しません。
  • 回答を強制しない　答えなくてもよいことを伝えます。難色を示されたら理由を問い詰めず、質問を控えます。

質問の前に説明する内容

伝えること内容注意
聞く目的依頼元と、回答を使って決めることを伝えます。相手のためだけの質問だと装いません。
答えの使い道読む人と、渡す内容・形を伝えます。未確認の共有範囲を約束しません。
回答は任意答えない項目があってもよいと伝えます。断られた質問を繰り返しません。
表は編集部作成の例です。質問の文面ではなく、事前に説明する内容を示している。

聞かない質問は理由と今後の対応を依頼元に伝える

聞かないと決めた質問も、依頼元への連絡は必要です。今回は見送る理由と、別の機会や方法を検討する条件を伝えます。

  • 見送る理由を伝える　使い道が不明なのか、商談と関係が薄いのかを分け、依頼元に伝えます。
  • 別の機会の条件を決める　後日聞く場合も、相手の意向と商談の目的を確かめます。依頼元に、次回の商談で聞くとは約束しません。
  • 別の方法は相手の了承を得る　依頼元が別途説明の場を設けたい場合は、相手の了承を得てから依頼元と調整します。

聞かない質問の扱い方

場面すること依頼元に伝えること
使い道が不明依頼を返し、判断の目的を整理してもらいます。使い道が分かるまで質問を保留すると伝えます。
商談と関係が薄い今回の質問から外します。商談の目的に含められない理由を伝えます。
時間が足りない別の機会を希望するか相手に確かめます。次回に聞けるとは限らないと伝えます。
別の説明が必要依頼元が別途の面談などを希望する場合は、相手の了承後に調整します。依頼元が相手に直接連絡する前に、方法と窓口を営業担当者と決めるよう伝えます。
回答を断られた質問を終え、再度の依頼を控えます。回答がなかった事実を伝え、理由を推測しません。
表は編集部作成の例です。

相手が了承した範囲で回答を依頼元へ渡す

商談で聞けた内容すべてを、依頼元へ渡すわけではありません。使い道に必要な内容を選び、名前や原文の扱いを決めます。

  • 必要な内容だけ渡す　了承を得た内容のうち、依頼された判断に必要な部分に絞ります。
  • 会社名や担当者名を付けるか決める　会社名や担当者名が必要か確かめます。名前を伏せても、ほかの記述から相手が特定されないかを確かめます。
  • 要約と原文を区別する　要約する場合は、相手の発言の意味や条件を変えず、原文と区別します。解釈を加える場合は発言と分けて記します。

依頼元へ渡す内容の選び方

渡すもの扱い注意
回答の内容了承された範囲から必要な部分を選びます。商談中の雑談まで含めません。
会社名・担当者名必要性と了承を確かめて付けます。名前以外の記述でも相手が分かる場合があります。
要約要約であることを示して渡します。条件付きの発言を断定に変えません。
原文原文を渡す必要性と了承を確かめます。関係のない発言を含む議事録全体を渡しません。
表は編集部作成の例です。

回答を渡す前に了承と共有先と保管方法を確かめる

渡す直前に、実際の共有内容が相手への説明と一致するか確認します。社内で読める人と依頼元の保管方法も確かめます。

  • 了承の内容と照合する　読む人、名前の有無、使い道が説明時から変わった場合は、改めて相手に確認します。
  • 閲覧できる人を確かめる　送付先だけでなく、保存先を閲覧できる人まで確認します。閲覧できる人が相手の了承した範囲を超える場合は、閲覧権限や共有方法を変えます。
  • 依頼元の保管を確かめる　保存先と必要な保管期間、利用後の扱いを決めます。不明な点を残したまま渡しません。

共有前に照合する内容

確かめること確かめ方注意
相手の了承了承の記録と、渡す内容・使い道を照合します。相手が質問に答えたことを、共有への了承と同じには扱いません。
社内の共有範囲送付先と保存先の閲覧者を確認します。社内だから誰でも読めるとは考えません。
依頼元の保管方法保存先、保管期間、利用後の扱いを確認します。依頼元が別の用途で使う場合や共有先を増やす場合は、営業担当者を通じて相手に再確認します。
表は編集部作成の例です。了承や共有範囲が確認できない場合は、渡すことを保留する。

依頼を受ける基準と回答の渡し方を営業責任者と決める

依頼のたびに判断が揺れないよう、受け付ける条件を決めます。商談への影響や共有範囲で迷う場合の相談先も明確にします。

  • 依頼の受け方を決める　使い道、読む人、期限を依頼時に伝えてもらい、不足があれば確認してから扱いを決めます。
  • 引き受ける基準を決める　商談の目的との関係で判断し、依頼元と意見が分かれた場合は営業責任者に相談します。
  • 回答の渡し方を決める　共有先、名前の扱い、保存先を取り決めます。社内の判断だけで相手の了承範囲を広げません。

営業責任者と決める分担

決めること営業担当者がすること営業責任者が判断すること
依頼の受け方依頼内容と不足している情報を確認します。受付窓口と、依頼時に必要な情報を決めます。
引き受ける基準商談との関係と必要な時間を整理します。引き受ける基準と、迷う場合の扱いを決めます。
回答の渡し方相手の了承と渡す予定の内容を示します。了承範囲内での社内の共有方法を決めます。
表は編集部作成の例です。

営業管理表には依頼から共有までの判断を残す

回答だけでなく、何を頼まれ、何を聞き、どこまで渡したかを残します。依頼元が後から別の用途で使いたいときに、了承した人と了承の条件をたどれるようにします。

  • 依頼と実施を分ける　頼まれた質問と実際に聞いた質問を分け、聞かなかった理由も残します。
  • 了承と共有を記録する　了承を得た内容・時点・方法と、実際に渡した内容・相手・日付を記録します。
  • 詳細の保存先を記す　管理表の閲覧範囲が広い場合は、回答の詳細を転載せず、閲覧者を絞った保存先を記します。

営業管理表に残す項目

記録項目書くこと
依頼元と質問依頼した部署・窓口、質問内容、使い道、期限を書きます。
質問の扱い聞くと決めた質問と、聞かない質問・理由を書きます。
聞いた質問と答え実際に聞いた項目と回答、または詳細の保存先を書きます。
相手の了承了承した人、内容、時点、確認方法と記録の保存先を書きます。
渡した範囲渡した内容、名前の有無、共有先、日付、方法を書きます。
保留と次の対応未確認の事項、確認先、次に対応する人と予定を書きます。
表は編集部作成の例です。管理表自体にも、了承範囲を超える情報を載せない。

確認表に記入して引き受ける範囲と共有条件を決める

依頼を受けた時点で記入を始め、商談後に説明と了承の記録を補います。質問や共有の前に埋める欄が空なら未確認として扱い、確認してから進めます。

  • 商談前に範囲を決める　依頼元の使い道と商談の目的を記し、聞く質問と聞かない質問を決めます。
  • 商談後に事実を補う　実際に聞いた項目、相手に伝えた理由、了承された範囲を記入します。
  • 共有前に空欄を確認する　共有に必要な確認が済んでいるか見直し、渡した後は共有内容と記録先を追記します。

他部署からの質問依頼を受けたときの確認表

確認する項目記入欄
依頼元と使い道部署・窓口：／決めたいこと：／読む人：／期限：
商談目的との関係今回の商談で決めること：／依頼された質問との関係：
聞く・聞かない聞く項目：／聞かない項目と理由：／依頼元への連絡：
相手に伝えた理由説明した目的・使い道：／回答は任意と伝えた記録：
渡す範囲と了承内容・名前の有無・共有先・保管方法：／了承した人・時点・方法：
記録質問と回答の記録先：／実際の共有内容・日付：／未確認事項・確認先：
表は編集部作成の例です。未確認の項目は、確認する人と確認予定も記入する。