商談を了承したことは購入の意思とは違う

情報収集を目的とする商談でも、知りたい内容や説明を求める範囲は異なります。購入を前提に話を進めず、持ち帰りたい内容から説明の範囲を決めます。

  • 説明する範囲が決まる　情報収集の理由と持ち帰りたい内容から、今回説明することを決めます。
  • 個別の提案の要否が決まる　商品を知るための説明と導入を想定した提案を分け、個別の相談を希望するか確かめます。
  • 商談後の対応が決まる　社内で伝える先と残る疑問を確認し、次の連絡の扱いと提案書の要否を決め、商談を記録します。

情報収集と言う理由は相手によって変わる

情報収集という言葉には、検討前の準備や商品への関心、購入を勧められたくない意向などが含まれます。言葉だけで理由を決めず、今回の説明に関係する範囲で確認します。

  • 本人の説明を基にする　表の理由を当てはめず、本人が伝えた事情を基に説明の範囲を考えます。
  • 購入意思と結び付けない　理由が分かっても、購入する意思があるとは扱いません。
  • 不明な理由は推測しない　理由を詳しく話したくない場合は、知りたい内容と避けたい説明だけ確認します。

理由によって異なる確認事項

理由起こり得ること確かめること
社内検討の前社内で導入を話し合う段階には至っていない場合があります。社内で検討を始めるために必要な情報を確認します。
複数商品を知る商品の概要を広く把握したい場合があります。今回の商品説明で知りたい範囲を確認します。
勧められたくない提案や継続連絡への不安がある場合があります。購入を前提とする説明を希望するか確認します。
表は編集部作成の例です。理由は重なる場合があり、分類への当てはめは不要です。

説明する範囲は持ち帰りたい内容から選べる

商品全体を説明しても、知りたいことへの答えが含まれるとは限りません。商談後に何を理解していたいかを聞き、その内容を中心に説明します。

  • 知りたい内容を絞る　概要や使い方、他社との違いなど、今回持ち帰りたい内容を確認します。
  • 説明の深さを合わせる　全体像を知りたい場合と、特定の機能を理解したい場合で、説明の詳しさを変えます。
  • 追加説明の要否を聞く　予定した範囲を超える説明は、今回必要かを確かめてから加えます。

持ち帰りたい内容と説明の範囲

内容説明すること注意
商品の概要用途と主な機能、利用できる範囲を説明します。知りたい範囲を超えて細部を並べません。
使い方利用の流れと利用に必要な条件を説明します。相手の業務で使えると断定しません。
他社との違い違いを知りたい項目について、確認できた自社の仕様と前提条件を説明します。違いへの関心を購入意思と扱いません。
表は編集部作成の例です。持ち帰りたい内容は商談中に変わる場合もあります。

業務に当てはめた説明が購入前提とは限らない

業務に沿った説明を求められても、導入の提案まで求められたとは限りません。商品を理解するための説明と、導入を検討するために条件を具体化する提案を分けます。

  • 説明資料を分けておく　商品全体の説明資料と、個別の条件を記入する提案資料を分けて準備します。
  • 仮定した条件を示す　業務に当てはめる際は、確認済みの事情と説明のために置いた仮定を区別します。
  • 提案に進む前に確かめる　導入範囲や提供条件を具体化する前に、個別の提案を希望するか確かめます。

説明と個別の提案の区分

区分中身注意
商品全体の説明用途、機能、利用条件を示します。購入を前提とせず説明できます。
業務に沿う説明聞いた業務を例に、使い方を説明します。導入案への合意として扱いません。
導入を想定した提案希望に基づき、導入範囲、提供条件、導入時に相手と自社が担う作業を具体化します。個別の相談を希望することが前提です。
表は編集部作成の例です。資料の名称だけでなく、説明の中身で区分します。

社内向けの補足は伝える先と目的によって変わる

同じ説明でも、本人の理解に使う場合と社内の別の人へ伝える場合では、必要な補足が異なります。誰に何を伝える予定かを確認し、その用途に合わせて資料を用意します。

  • 共有の予定を確認する　社内に伝える予定の有無と、伝える先の役割を確認します。氏名まで求める必要はありません。
  • 報告に必要な補足を選ぶ　商談に参加していない人にも伝わるよう、用途や説明の前提を補足します。
  • 共有と承認を分ける　社内に資料を渡す予定があっても、購入の承認を求める段階とは扱いません。

伝える先に応じた資料の準備

伝える先用意すること注意
本人知りたかった内容への回答をまとめます。本人が内容を理解しても、購入を決めたとは限りません。
上司報告の目的に合わせ、概要と確認できた条件を記します。購入承認のための資料と決め付けません。
担当部署部署に関係する機能や利用条件を抜き出します。共有予定だけで、その部署へ直接連絡しません。
表は編集部作成の例です。社内に伝える予定がない場合も、そのまま記録します。

比較で示せる範囲は確認できた事実に限られる

他社との違いを知りたい場合でも、何を比較しているかは人によって異なります。挙げられた項目について、今回示せる情報と確認が必要な情報を分けます。

  • 相手が挙げた点を記す　比較で見ている点を本人の表現で記録し、自社が説明しやすい項目へ置き換えません。
  • 示せる条件を明記する　回答には対象となる機能や利用条件を添え、どの範囲で成り立つ説明かを示します。
  • 示せない点を記録する　未確認の点と回答できない点を分けて記録し、追加の確認や回答を希望するか確かめます。

比較項目に対する回答範囲

区分すること注意
相手が挙げる点項目の意味と知りたい範囲を確認します。その項目だけで購入を決めるとは考えません。
自社が示せる点確認できた仕様と、その前提条件を示します。確認範囲を超えて他社より優れていると述べません。
示せない点未確認の内容と、回答できない範囲を明記します。推測で空欄を埋めません。
表は編集部作成の例です。ここでは比較方法ではなく、今回回答する範囲を整理します。

個別の提案には本人の意向の確認が必要だ

商品の理解が深まっても、購入を前提とする相談に進みたいとは限りません。個別の条件を検討する前に、相談の内容を示して本人の意向を確かめます。

  • 相談の目的を確かめる　個別の質問が出た場合も、使い方の理解が目的か、導入案が必要なのかを確認します。
  • 相談の中身を先に示す　導入範囲や提供条件など、具体的に何を扱う相談なのかを伝えてから意向を確かめます。
  • 進まない意向も記録する　個別の相談を希望しない場合は、必要な説明を終え、その意向を記録します。

個別の相談に進む前の対応

場面すること避けること
相手からの希望希望する相談の内容と範囲を確認します。質問が出ただけで提案書を作り始めません。
自社からの提案相談で扱う内容を示し、希望の有無を確認します。次の商談が決まった前提で話しません。
進まない場合説明を終え、必要な資料の有無を確認します。断る理由を繰り返し求めません。
表は編集部作成の例です。個別の相談への了承も、購入の決定を意味しません。

資料送付の了承と次の連絡の希望とは違う

資料の送付と、その後の営業連絡は別の対応です。今回希望された連絡の内容を確認し、自社から改めて連絡してよいかも相手に確かめておきます。

  • 連絡の目的を記録する　資料送付、未回答事項への回答、個別相談の日程調整など、了承された目的を記録します。
  • 連絡方法を決める　連絡が必要な場合は、方法とタイミングを確認します。希望が不明なら了承済みと扱いません。
  • 連絡しない意向も記録する　相手からの連絡を待つ場合や、追加連絡を希望しない場合も、その意向を記録して共有します。

商談後の連絡の扱い

場面すること注意
希望された連絡内容、方法、タイミングを記録します。了承された目的に沿って連絡します。
自社からの連絡連絡する目的を示し、要否を確認します。資料送付の了承で継続連絡も認められたと考えません。
連絡しない場合追加連絡なし、または相手からの連絡待ちと記します。理由を推測して連絡の扱いを変えません。
表は編集部作成の例です。連絡の希望を確認できなかった場合は、未確認と記録します。

説明へのうなずきだけでは理解したとは限らない

説明を聞き終えたことと、持ち帰りたい内容を理解できたことは同じではありません。相手に説明の内容を自分の言葉で話してもらい、伝わった点と補足が必要な点を確認します。

  • 言い換えの内容を見る　相手に説明を言い換えてもらい、機能や利用条件の理解にずれがないか確認します。
  • 持ち帰る内容を見直す　冒頭に挙がった知りたい内容について、答えが得られたかを振り返ります。
  • 疑問と意向を分ける　残る疑問は未回答事項として扱います。疑問の有無から購入する意思を推測しません。

理解を確認して補足する範囲

確かめ方確かめることずれていたとき
相手の言い換え機能と利用条件が説明どおり伝わったか確認します。食い違った部分だけ、前提を添えて説明し直します。
持ち帰る内容知りたかった内容への答えが得られたか確認します。不足する内容を補足し、説明を追加する範囲を確かめます。
残る疑問未解決の点と、回答の必要性を確認します。その場で答えられる点と確認が必要な点を分けます。
表は編集部作成の例です。理解の確認を、購入への承諾を得る手続きにしません。

提案書に書く範囲は希望された相談の内容で分かれる

情報収集の商談を終えたからといって、毎回提案書が必要になるわけではありません。目的、説明した範囲、個別の提案の要否を記録し、必要な資料を判断します。

  • 発言と解釈を分ける　本人が伝えた目的や希望を記し、自社の推測は確認済みの事実と混ぜません。
  • 説明の記録を残す　使用した資料と説明範囲、仮定した条件、未回答事項を記録します。
  • 提案書の要否を決める　個別の提案が不要なら説明内容の整理にとどめます。希望がある場合は了承された範囲を書きます。

商談記録から資料の中身を決める

記録項目書くこと理由
相手の目的情報収集の理由と持ち帰りたい内容を記します。資料に含める内容の根拠になります。
説明した範囲説明内容、前提条件、残る疑問を記します。説明した範囲と未説明の範囲を後から確認できます。
個別の提案の要否希望の有無と、希望された提案内容を記します。提案書の要否と記載する範囲を判断できます。
表は編集部作成の例です。確認できていない事項は、未確認と明記します。

確認表に説明と希望を分けて書くと取り違えずに済む

商談で確認した内容を同じ形式で残し、説明した事実と本人の希望を別の欄に書きます。未確認と希望なしを分けて記入し、次に対応する人にも伝わる記録にします。

  • 確認した言葉で記入する　情報収集の理由や持ち帰りたい内容は、本人が伝えた言葉に沿って記入します。
  • 空欄のままにしない　確認できなかった項目は未確認と記します。希望がない場合は、その意向を記します。
  • 記録先を明記する　使用資料や詳しい商談記録の保存先を書き、説明範囲と連絡の扱いを確認できるようにします。

情報収集の商談の確認表

確認項目書くこと確認項目書くこと
商談相手先、商談日、参加者を記入します。情報収集の理由情報収集と伝えた理由を記入します。
持ち帰りたい内容今回知りたい内容を記入します。説明した範囲説明内容と前提条件を記入します。
社内で伝える先社内での共有予定の有無と、共有先の役割を記入します。比較で見ている点挙げられた項目と回答範囲を記入します。
個別の相談の要否希望の有無と相談内容を記入します。次の連絡要否、内容、方法、タイミングを記入します。
記録先詳しい商談記録と資料の保存先を記入します。残る疑問未回答事項と追加回答の要否を記入します。
表は編集部作成の例です。商談を了承した事実だけで、個別の提案を希望したと記入しません。