無料相談で対応する範囲を決める

無料相談を案内する前に、対応する内容と相談後の対応を決めます。この資料では、案内の前に自社で決めておく事項を整理します。

  • 相談の範囲を決める　相談で扱う内容と形式、相談後に渡すもの、別の依頼が要る作業を決めます。
  • 受け付け方を決める　申し込みに要る情報と、相談後に営業の連絡をするかを決めます。
  • 記録と案内を決める　相談の記録先と営業管理表への反映方法を決め、案内に入れる要素を確認します。

相談で扱う内容と扱わない内容を決める

自社の商品に関する質問と、相手の状況の整理を相談の対象にします。個別の調査や制作は対象外とし、相談の要約のような渡すものとは分けて示します。

  • 質問の対象を決める　商品の機能や利用条件など、手元の情報で説明できる内容を決めます。
  • 状況を整理する　困っていることと希望を聞き、相談中に確認できたことと未確認のことを分けます。
  • 対象外も先に示す　個別の作業や成果物の作成は対象外とし、それらには別の依頼が要ることを案内に含めます。

相談の対象を分ける表（編集部作成の例）

区分扱う例扱わない例
商品への質問機能や利用条件を説明します。個別の設定作業は行いません。
状況の整理困りごとと希望を聞いて整理します。社内資料を詳しく調査しません。
進め方の確認検討に要る情報を確認します。個別の計画書は作成しません。
相談内容の要約と、個別に依頼を受けて作る成果物は分けて考えます。

相談内容に合わせて形式を決める

時間の枠と実施方法は、相談で確認したい内容に合わせて決めます。参加してほしい人と事前に送ってもらう資料を案内に記載し、申し込み後に双方が準備できるようにします。

  • 時間の枠を決める　扱う内容に合わせて時間の枠を決め、収まらない話題をどう扱うかも決めます。
  • 方法と参加者を決める　オンライン・訪問・電話から選び、説明する人と相手側に参加してほしい人を決めます。
  • 事前資料を絞る　相談に要る既存の資料だけを申込者に依頼します。送付が難しい場合は口頭で確認します。

形式を決める表（編集部作成の例）

決めること選択肢決め方
時間の枠共通の枠にするか、内容別に決めます。確認する話題と説明する範囲で決めます。
実施方法オンライン・訪問・電話から選びます。資料共有や現地確認の要否で決めます。
参加者営業だけで対応するか、商品に詳しい人も加えます。自社から説明する内容と、相手に説明してもらう内容をもとに決めます。
事前資料既存資料を受け取るか、口頭で確認します。相談に必要な箇所だけを求めます。
相手側には、相談したい業務の状況を説明できる人の参加を求めます。

相談後に渡すものと時期を決める

相談後に何を受け取れるかが分かるように、渡すものを決めます。相談内容の要約と、別の依頼で作る成果物を区別します。

  • 要約の内容を決める　確認した状況、回答した内容、未確認の事項を短くまとめます。
  • 資料と予定を決める　参考資料は相談内容に関係するものを選びます。追加の提案は、相談者が希望するかを確かめ、希望する場合は内容と提示する時期を相談者と決めます。
  • 渡さないものを決める　個別の調査報告書や実行計画など、無料相談では作成しないものを明記します。

相談後に渡すものと送付時期（編集部作成の例）

渡すもの内容渡す時期
相談内容の要約確認事項、回答、未確認事項をまとめます。送付日を決め、相談終了時に相談者へ伝えます。
参考資料相談した商品や機能の既存資料を選びます。要約と一緒に送るか、別途送るかを決めます。
追加の提案相談者が希望する場合に、提案内容と時期を伝えます。相談終了時に希望を確かめ、決まり次第共有します。
表は編集部作成の例です。個別の調査報告書や実行計画は無料相談では作成しないことを、案内時と相談開始時に伝えます。

別の依頼が要る作業を内容で線引きする

相談中の説明で対応できることと、調査や制作が要ることを分けます。有料の依頼になる作業は、着手前に内容と条件を確認します。

  • 説明と作業を分ける　既存情報による説明は相談で扱い、新たな調査・分析・制作は別の依頼として整理します。
  • 作業の内容を示す　有料になる作業は、作業名と渡す成果物で示します。必要な資料や進め方も確認します。
  • 着手前に確認する　無料相談の対象外の作業を求められたら、その場で作業を始めず、別の依頼として進めるかを相談者に確かめます。

作業との境界を示す表（編集部作成の例）

相談で対応別の依頼が要る伝え方
機能を説明する個別の環境に合わせて設定します。機能説明と設定作業を分けて示します。
状況を整理する資料を調査し、分析報告書を作ります。聞き取った内容の整理と、資料の分析を分けて示します。
進め方を説明する個別の実行計画や制作物を作ります。作るものと作業範囲を示し、別途依頼を受けます。
無料相談への申し込みと、有料の作業への依頼は分けて確認します。

申し込み情報は受け付けに要る範囲に絞る

申し込み時は、連絡と日程調整、相談内容の確認に要る情報を求めます。詳しい資料は、必要になった段階で用途を伝えて依頼します。

  • 連絡先を決める　会社名、担当者名、連絡先を求めます。連絡先は、実際に使う手段に合わせます。
  • 内容と希望を聞く　相談したい内容は短く書ける欄にします。申込者に希望日時を尋ね、日程を確定して知らせるまでの手順を決めます。
  • 求める情報を絞る　受け付けに不要な個人情報や社内資料は求めず、入力する理由を説明できる項目に絞ります。

申し込み項目を選ぶ表（編集部作成の例）

項目必要な理由求めない情報
会社名・担当者名相談元と連絡する相手を確認します。関係のない社員の情報は求めません。
連絡先受け付けの連絡と日程調整に使います。使う予定のない連絡先は求めません。
相談したい内容相談の対象かを確認し、準備します。顧客一覧や詳細な社内資料は求めません。
希望日時実施できる日程を調整します。相談に関係のない予定は求めません。
申し込みに使う情報と、相談の準備で必要になった資料を分けます。

相談後に営業の連絡をするかを案内で示す

相談後に営業の連絡をするかは、申し込み前に分かるようにします。連絡する場合は、内容と手段、希望しない場合の選び方を示します。

  • 連絡の目的を分ける　約束した要約の送付と、商品やサービスの提案を目的とする営業の連絡を分けます。
  • 内容と手段を示す　営業の連絡をする場合は、提案する内容と、メールや電話などの手段を案内に含めます。
  • 希望しない選択肢を設ける　申込者が営業の連絡を希望しないと選べるようにします。相談後に希望を変更する方法も決めます。

連絡の扱いを示す表（編集部作成の例）

案内で示すこと内容
営業連絡の有無相談後に営業の連絡をするかを示します。
連絡の内容商品説明や追加の提案など、連絡の目的を示します。
連絡の手段メールや電話など、使用する手段を示します。
希望しない場合営業の連絡を希望しない選択肢と、変更の申し出先を示します。
表は編集部作成の例です。相談者が営業の連絡を希望しない場合も、送付を約束した資料は送ります。

相談の準備と当日の進め方を決める

申し込み内容を確認し、相談の対象と当日の役割を整理します。対象外の作業を求められたときの対応も、事前に決めます。

  • 申し込み内容を確認する　相談したい内容が対象に含まれるかを確認し、対象外なら実施前に対応範囲を伝えます。
  • 当日の役割を決める　進行、商品説明、記録の役割を決めます。兼任する場合も、記録する項目を決めておきます。
  • 対象外の依頼に対応する　相談で説明できる範囲を示し、作業が必要な部分は別の依頼として確認します。

当日の進め方を決める表（編集部作成の例）

場面進め方
相談前申し込み内容と事前資料を確認し、回答に必要な情報を準備します。
開始時扱う内容、時間の枠、相談後に渡すものを確認します。
相談中状況を聞いて回答し、未確認の事項は区別して記録します。
対象外の依頼時対象外である理由と別の依頼が要る作業を説明し、依頼の希望を確認します。
終了時確認事項、渡すもの、次の予定、営業の連絡希望を確認します。
表は編集部作成の例です。予定の時間内に扱えなかった話題は、相談者と確かめて後日の対応を決めます。

相談の記録を営業管理表に反映する

相談で確認したことと、次に行うことを営業管理表へ記録します。法人番号で営業管理表の既存の営業先と照合し、同じ会社の記録を確認できるようにします。

  • 相談の内容を残す　相談日、参加者、相談内容、渡したもの、次の予定を記録します。未確認の事項も区別します。
  • 既存の営業先と照合する　社内で確認した法人番号で既存の営業先と照合します。不明な場合は会社名や所在地を確認します。
  • 連絡希望を反映する　営業の連絡希望と手段を記録します。希望が変わったら更新し、連絡前に確認します。

相談を記録する表（編集部作成の例）

記録項目書くこと
相談日・参加者実施日と、自社側・相手側の参加者名を書きます。
相談内容相談したいこと、回答、未確認事項を分けて書きます。
渡したもの資料名と送付日を書き、未送付なら送付予定を書きます。
次の予定合意した対応、対応する人、予定日を書きます。予定がなければ、その旨を書きます。
営業先との照合確認した法人番号と、既存の営業先の記録の参照先を書きます。既存の記録がなければ新規として登録します。
連絡希望営業連絡の希望、手段、確認日を書きます。変更があれば更新します。
法人番号は申し込みの入力項目に増やさず、社内で照合するために確認します。

申し込み前に伝える要素を確認する

決めた内容を、申し込み前に確認できる案内へ反映します。相談の範囲だけでなく、受け取れるものや相談後の連絡まで確認します。

  • 相談の内容を確認する　扱う内容と形式、渡すものを確認します。案内に記載する内容に自社が実際に対応できるかも確かめます。
  • 別の依頼を明示する　無料相談の対象外の作業と、別途有料で受ける作業を案内に記載します。相談への申し込みだけでは作業に着手しないことも示します。
  • 申し込み方法と申し込み後の対応を示す　申し込み方法と必要な情報、日程の確定方法、営業の連絡希望の選び方を案内に記載します。

案内の要素を確認する表（編集部作成の例）

要素内容抜けると起きること
扱う内容相談できる内容と対象外の内容を示します。個別の作業まで求められることがあります。
形式時間の枠、実施方法、参加者、事前資料を示します。参加や準備の判断がしにくくなります。
渡すもの要約や参考資料の内容と渡す時期を示します。受け取れる成果物に認識の違いが生じます。
別の依頼別途依頼が要る作業と、着手前の確認を示します。無料相談に含まれると思われることがあります。
申し込み方法申し込み先、入力項目、日程の確定方法を示します。申し込みや日程調整の手順が分からなくなります。
相談後の連絡営業連絡の有無、内容、手段、希望しない選択肢を示します。申込者が、申し込み前に営業の連絡の有無を判断できません。
案内を短くする場合も、申し込み前に各要素を確認できるようにします。

無料相談の範囲を自社のメモに書く

ここまでの内容を、自社の無料相談に当てはめて書き込みます。未定の箇所は決める担当者と期限を記し、案内前に確認します。

  • 対応する範囲を書く　扱う内容と対象外の内容を具体的に書きます。形式と渡すものも、実際に対応できる内容にします。
  • 申し込み情報と受け付け後の対応を書く　申し込み情報、営業の連絡希望、相談の記録先を書きます。営業管理表への反映方法も決めます。
  • 案内する前に確認する　相談に対応する担当者がメモを読み、必要な説明が抜けていないか、案内と実際の対応に食い違いがないかを確かめます。

無料相談の範囲を決めるメモ（編集部作成の例）

記入すること自社のメモ
扱う内容・対象外扱う内容は、扱わない内容はとします。
形式時間の枠は、実施方法はとします。双方の参加者は、事前資料はとします。
渡すもの・線引き（資料名）を（送付時期）に渡す。は渡さず、の作業は別途有料の依頼として確認する。
申し込み情報会社名・担当者名・連絡先・相談内容・希望日時のうち、受け付けに要るを求めます。
連絡・記録先営業連絡の有無・内容・手段・希望しない選択肢はとします。記録先は、管理表への反映方法はとします。
案内の要素扱う内容・形式・渡すもの・別の依頼・申し込み方法・相談後の連絡をで示します。
記録先には、相談内容、渡したもの、次の予定、連絡希望を残します。