送信者情報は今回の連絡に使える情報で決める

氏名や部署を入力する前に、誰の立場で連絡するかを決めます。自社送信と代行送信の違いを整理し、記入する情報と確認先を書き出します。

  • 連絡する立場を決める　商品の提供会社と送信を担当する人の所属を整理し、連絡元として名乗る会社を決めます。
  • 各欄に書く情報を決める　氏名・部署・役職・返信先を確認し、入力欄の説明に合う情報を決めます。
  • 送信前の確認方法を決める　不明点を問い合わせる相手と、入力内容を確認済みの送信者情報と照合する担当者を決め、P11の記入シートに残します。

送信者情報で連絡元を示す

受信側は、会社名・氏名・連絡先から誰からの連絡かを判断します。情報が抜けたり食い違ったりすると、返信先を判断できなくなることがあります。

  • 会社と人を示す　記入した会社名と氏名を見て、その人の所属と連絡元の会社の関係が受信側に伝わるかを確かめます。
  • 返信できる連絡先を書く　連絡先には、今回の営業への返信を受け付けると社内で決めたメールアドレスや電話番号を書きます。
  • 入力欄の説明を読む　欄名だけで判断せず、補足説明も読みます。会社・担当者・窓口のどの情報を求めているかを確かめます。

入力欄と記入情報を対応させる

入力欄受信側が確かめること記入する情報
会社名どの会社からの連絡か欄の指定に合う会社の正式名称
氏名誰が担当しているかこの連絡に氏名を使うことを本人と所属会社に確認した担当者の氏名
部署・役職どの部署で、どの役職か実際の部署名と本人の役職
メールアドレスどこへ返信できるか返信を受け付けるメールアドレス
電話番号どこへ電話できるか連絡を受け付ける電話番号
編集部作成の例です。入力欄の名称や求められる情報はフォームごとに異なります。

誰の立場で連絡するかを先に決める

商品の提供会社と、送信を担当する人の所属を分けて整理します。自社や依頼元に既存の問い合わせ窓口がある場合は、その窓口で今回の返信を受けるかどうかも確かめます。

  • 商品の提供会社を確認する　どの会社の商品について営業するのかを確認します。連絡元として示す会社名は、送信する人の所属と分けて整理します。
  • 送信する人の所属を確認する　自社の社員が送るのか、代行会社の担当者が送るのかを決めます。代行時は、依頼元との関係も記録します。
  • 返信を受ける窓口を決める　既存の問い合わせ先を確認し、今回の返信をどこで受けるかを決めます。代行時は依頼元と合意します。

送る形ごとに立場と返信先を整理する

送る形連絡元として名乗る会社送信を担当する人返信先
自社送信商品の提供会社である自社自社の担当者社内で決めた窓口
代行送信依頼元から送信業務を受託していることと、所属する代行会社名を示す代行会社の担当者依頼元と合意した窓口
編集部作成の例です。会社名欄への記入は、その欄が求める会社を確認して決めます。

氏名欄には実在する担当者を書く

氏名欄が、送信を担当する人と返信窓口の担当者のどちらの氏名を求めているかを、欄の説明で読み取ります。記入する氏名は、その連絡に使うことを本人と所属会社で確認してから使います。

  • 誰の氏名かを読み取る　欄名に加えて補足説明を読み、求められている人を確かめます。判断できない場合は、送信担当者の所属会社で確認先を決めて問い合わせます。
  • 本人と所属会社で確認する　どの会社の営業連絡に、どの役割の担当者として氏名を使うかを本人と所属会社で共有します。本人の了承を得ずに氏名を記入しません。
  • 氏名以外を入れない　商品名や宣伝文は氏名欄に入れません。実在しない名前や、用途を確認していない別の人の名前も使いません。

氏名欄の記載を判断する

氏名欄の記載例この資料での扱い理由
確認済みの担当者名記入する欄の指定に合う担当者で、この連絡に氏名を使うことを本人と所属会社に確認している
未確認の担当者名確認まで保留実在する人でも、この連絡に使うことを本人と所属会社に確認していない
営業担当記入しない担当者個人の氏名ではない
商品名やサービス名記入しない人の氏名ではない
創作した人名記入しない実在する担当者ではない
表は編集部作成の例です。確認できた場合に記入し、確認できない場合は記入を保留する運用を示しています。

部署と役職は実際のものを書く

部署名と役職は、記入する人の所属先で実際に使っているものを確認します。該当する部署や役職がない場合は、フォームの説明で記入方法を確かめます。

  • 実際の部署名を書く　社内で使っている正式な部署名を確認します。営業の連絡だからという理由で、存在しない営業部を記入しません。
  • 本人の役職を書く　役職は本人の現在のものを使います。営業を任されていても、実際と異なる責任者や部長の肩書きは書きません。
  • 該当しない場合を確認する　部署や役職がなければ、空欄や「該当なし」が認められるかを説明で確かめます。不明なまま部署名や役職名を作りません。

部署・役職の有無で記入方法を確認する

場合記入すること確かめること
部署がある実際の部署名現在の所属と正式名称が合っているか
役職がある本人の実際の役職現在の役職と合っているか
部署がない説明で認められた方法で記入空欄や「該当なし」を使えるか
役職がない説明で認められた方法で記入空欄や「役職なし」を使えるか
必須で説明なし確認できるまで記入を保留事実に沿って記入できる方法があるか
編集部作成の例です。「該当なし」などの表記は、フォームの説明に従って使います。

入力欄と本文が同じ窓口を示すときは連絡先をそろえる

入力欄には、今回の返信先として決定済みのメールアドレスと電話番号を書きます。本文にも同じ窓口の連絡先を記載する場合は、同じ情報を使います。

  • 決定済みの連絡先を使う　社内で決めた返信先を参照して記入します。個人用の連絡先や、以前使った窓口を自己判断で入れません。
  • 本文の連絡先と見比べる　本文にも同じ窓口の連絡先を書く場合は、入力欄と見比べます。古い署名に残った連絡先にも注意します。
  • 現在使えることを確認する　メールを受信できることと、電話を受けられることを社内で確認します。返信を確認する人も決めておきます。

入力欄と本文の連絡先を見比べる

項目入力欄本文確認すること
メールアドレスsales@example.comsales@example.com決定済みのアドレスと一致し、受信できるか
電話番号確認済みの代表番号入力欄と同じ代表番号番号が一致し、今回の連絡を受け付けられるか
編集部作成の架空例です。メールアドレスは例示用、電話番号は記入内容の説明です。

代行送信では依頼元との関係を示す

代行で送る場合は、誰の立場で営業するかを依頼元と合意します。代行会社の担当者を依頼元の社員と誤認させないよう、会社名・所属・氏名の示し方を決めます。

  • 依頼元と名乗り方を決める　商品の提供会社と送信担当会社を確認し、それぞれをどこに示すかを合意します。返信先も同時に決めます。
  • 実際の所属を示す　代行会社の担当者は、依頼元の社員であるかのように名乗らず、実際に所属する会社を示します。氏名と所属の関係が分かる記載にします。
  • 入力欄と本文を見比べる　入力欄は説明に従って記入します。本文にも送信者の会社名・氏名・所属を書く場合は、入力欄と食い違っていないかを見比べ、依頼元と送信担当会社を区別します。

自社送信と代行送信の名乗り方を整理する

要素自社で送る場合代行で送る場合
会社名欄欄の指定に従い自社名を記入欄が求める会社を確認して記入
氏名欄用途を確認した自社担当者の氏名欄の指定に合い、用途を確認した担当者の氏名
部署・役職自社での実際の部署・役職本人の所属先での実際の部署・役職
関係の表示自社と担当者の所属を示す依頼元と送信担当会社の関係を示す
返信先社内で決めた窓口依頼元と合意した窓口
編集部作成の例です。本文に関する説明は、送信者情報の表示に限っています。

必須欄は事実を確認してから記入する

必須欄であっても、事実と異なる情報を記入しません。正しく記入できる情報がない場合は、依頼元や社内の確認先に問い合わせてから進めます。

  • 記入できる情報を探す　欄の説明と確認済みの情報を見比べます。必要な情報があるか、該当しない場合の記入方法が示されているかを読みます。
  • 不明な項目を確認する　会社名や所属などの不明点は、送信担当者の所属会社や依頼元に確かめます。フォーム独自の記入方法は、フォームの説明や送信先の案内で確かめます。
  • 未確認なら送信を止める　仮の氏名や部署、使えない連絡先で先へ進みません。正しく記入できることを確認してから、照合と送信を行います。

不明な必須欄を確認してから送信する

  1. 必須欄と説明を確認する
  2. 記入できる情報があるか確かめる
  3. 情報がなければ依頼元や社内の確認先へ確認する
  4. 確認できた情報を記入する
  5. 記入内容を照合してから送信する
確認できない項目が残る場合は送信を保留し、不明点を記録します。

自動入力された送信者情報を読み直す

ブラウザの自動入力で、別の会社や個人の連絡先が入ることがあります。自動入力された内容が、今回使うと決めた情報と一致しているかを見比べます。

  • 氏名と所属を読み直す　自動入力された氏名や会社名が、今回の担当者の氏名と所属に合っているかを読み直します。
  • メールと電話を照合する　メールアドレスと電話番号を最後まで確認します。会社名を直した後も、別の連絡先が残っていないかを見ます。
  • 依頼元の変更時に見直す　代行する依頼元が変わったら、以前の送信者情報が残っていないかを確認します。入力欄と本文の連絡元表示を見直します。

自動入力後に確かめる例

確かめる例確かめ方
別人の氏名が入っている今回使うと確認した担当者の氏名と見比べる
以前の会社名が入っている連絡元として決めた会社名と照合する
個人のメールアドレスが入っている決定済みの返信先メールアドレスと照合する
以前の電話番号が入っている現在使えると確認した電話番号と照合する
前の依頼元の情報が残っている会社名・氏名・所属・返信先・関係の表示を読み直す
編集部作成の例です。自動入力後に手直しした場合も、関連する欄を読み直します。

確認済みの情報と入力内容を照合する

入力を終えたら、確認済みの送信者情報と各欄を項目ごとに見比べます。照合する人と送信する人を決め、照合後の内容で送信します。

  • 項目ごとに見比べる　会社名・氏名・所属・返信先を照合します。本文にも送信者情報がある場合は、同じ会社や担当者を示す部分の記載が一致しているかを確かめます。
  • 照合と送信の担当を決める　誰が照合し、誰が送信するかを決めます。同じ人が行う場合も、入力を終えてから照合する時間を設けます。
  • 使った情報の控えを残す　送信に使った会社名・氏名・所属・返信先の控えを保存し、営業管理表からたどれるようにします。照合後に情報を変更した場合は、再び照合します。

送信前の照合結果を記録する

照合項目確認済みの情報入力欄照合結果・照合した人
会社名正式名称：記入値：一致／不一致：　氏名：
氏名使用する氏名：記入値：一致／不一致：　氏名：
部署・役職部署・役職：記入値：一致／不一致：　氏名：
メールアドレス返信先：記入値：一致／不一致：　氏名：
電話番号連絡先：記入値：一致／不一致：　氏名：
代行時の関係合意した表示：記入値・表示箇所：一致／不一致：　氏名：
表は編集部作成の例です。不一致を修正した場合は、再確認の結果も記録します。

送信者情報と確認先をシートに記入する

ここまでに決めた送信者情報と確認先を記入します。未確認の箇所は区別して残し、確認が済んでから送信に使います。

  • 確認した情報を記入する　会社名・氏名・所属・返信先を具体的に書きます。氏名は本人と社内で確認した用途も残します。
  • 代行時の表示を決める　依頼元と送信担当会社の関係を、入力欄と本文のどこに示すかを書きます。依頼元との合意内容を反映します。
  • 確認先と照合する人を書く　不明な必須欄の確認先と、送信前に照合する人を書きます。送信する人と情報の更新日も残します。

自社で使う送信者情報と確認状況を記入する

項目記入欄
連絡元と送信者名乗る会社：／送信を担当する人：／その人の所属会社：
氏名と部署・役職氏名欄の記載：／確認した用途：／部署：／役職：
返信先メールアドレス：／電話番号：／返信を確認する人：
代行時の関係依頼元：／送信担当会社：／関係の示し方・表示箇所：
不明項目の確認先不明な必須欄：／依頼元または社内の確認先：／確認結果：
照合する人照合する人：／送信する人：／使った情報の控えの保存先・更新日：
編集部作成の記入シートです。未確認の情報は送信に使わず、確認後に更新します。