フォーム営業の文章をAIに書かせるとき、何を渡す？

商品情報と相手の公開情報を分けて渡す

AIに文章を頼んでも、説明が薄かったり、事実でないことが混ざったりします。この資料では、渡す情報と書き方の指示を整理します。

渡す情報を決める　自社の商品情報、相手の公開情報、書き方の指示を分けて用意します。
書かせない内容を決める　相手の困りごとは推測させず、情報がない項目は空欄で返させます。
確認と反映を決める　人が事実と表現を確認し、直した点をAIへの指示に反映する方法を決めます。

指示を長くする前に、渡す事実をそろえる

商品の説明が一言だけでは、具体的な紹介文を書く材料が足りません。相手の情報を渡さなければ、その会社に向けた説明のない文になります。

商品の説明を具体化する　「業務を助ける商品」だけでなく、何の業務に使い、何ができるのかを渡します。
相手の情報を加える　会社名だけを差し替えても、内容は変わりません。公式サイトで確認した事業内容などを添えます。
指示と事実を区別する　「丁寧に」「魅力的に」と指示を増やしても、商品の機能や相手の事実は増えません。

材料不足から同じ文ができる流れ

渡す情報が少ない
説明が一般論になる
どの会社にも送れる同じ文になる

図は編集部作成の例です。

渡す情報を商品・相手・指示に分ける

自社の事実、相手の事実、文章への要望は、別の欄に書きます。一つの欄に混ぜて渡すと、AIが事実と要望を区別しにくくなります。

商品の事実を先に置く　何を提供できるかを、自社で確認した情報としてまとめます。
相手の事実を続ける　公開情報から確認できた内容を、出所と一緒に記します。
書き方を最後に指定する　文体や構成に加え、推測させない内容と空欄にする条件を指定します。

AIに渡す項目と順番

渡すもの	中身	出所
自社の商品情報	機能、用途、提供範囲を書きます。	自社で確認した仕様や資料を示します。
相手の公開情報	事業内容などの確認済みの事実を書きます。	掲載元のURLと確認日を示します。
書き方の指示	文体、構成、推測の禁止を指定します。	自社で決めた文章の方針を示します。

表は編集部作成の例です。

商品情報には自社で確認した事実だけを書く

商品をよく見せる言葉より、できることと提供条件を具体的に書きます。提供中の内容と提供予定の内容も分けて渡します。

使う業務を説明する　何をする商品かに加え、誰のどの業務で使うのかを書きます。
範囲と前提を明記する　対応できる範囲と利用条件を渡します。対象外の作業も示すと、対応できない作業まで引き受ける文章を防ぎやすくなります。
誇張と予定を分ける　「業界最高」のような評価の言葉は渡しません。提供予定の機能には、提供中と誤解されない説明を添えます。

商品情報の書き方

項目	書き方の例
商品の機能	問い合わせ内容と対応状況を記録できます。
使う人と業務	営業部門で、問い合わせへの対応状況を確認するときに使います。
提供の範囲	記録と一覧表示に対応します。返信の代行は含みません。
利用の前提	記録する内容は、利用者が入力します。
提供の状況	一覧表示は提供中です。通知機能は提供予定です。

表は編集部作成の例です。架空の商品を使って説明しています。

相手の情報には出所と確認日を添える

公式サイトなど、どこで確認したかを説明できる情報だけを渡します。事業内容や採用情報から、社内の事情まで決めつけないようにします。

公開された事実を選ぶ　事業内容、所在地、採用情報などから、今回の商品説明に関係する事実を選びます。
掲載元を記録する　事実ごとにページ名、URL、確認日を添えます。更新日が分かる場合は、それも記録します。
噂や推測を除く　SNSの噂や出所不明の話は渡しません。募集の掲載だけで人手不足だと判断するのも避けます。

公開情報と推測を分ける

渡してよい情報	出所	渡さない情報
事業内容	公式の事業紹介ページを示します。	事業紹介だけでは分からない経営課題は渡しません。
所在地	公式の会社概要ページを示します。	所在地から推測した商圏や顧客層は渡しません。
採用情報	公式の採用ページを示します。	募集理由や人手不足の推測は渡しません。
発表内容	公式のお知らせページを示します。	SNSの噂や未確認の評判は渡しません。

表は編集部作成の例です。出所にはURLと確認日も添えます。

相手の困りごとを推測させず、用途を説明する

公開情報から言えるのは、書かれている事実までです。提案では相手の困りごとを決めつけず、自社の商品が使える業務を説明します。

困りごとを決めつけない　「御社はお困りでしょう」と書かせません。忙しさや社内体制も、確認できなければ触れません。
事実の範囲で触れる　採用ページを確認した場合も、募集が掲載されている事実までにとどめます。募集の背景は補いません。
商品の用途を伝える　「この業務で使えます」と説明します。相手に必要かどうかまで断定しません。

決めつけを避ける書き換え

避ける書き方	代わりの書き方
人手不足ですね	採用ページで営業職の募集を拝見し、応募受付に関わる商品をご案内します。
管理が大変ですね	問い合わせ内容と対応状況を記録する商品をご案内します。
御社に必要です	問い合わせへの対応状況を確認する業務に使えます。

表は編集部作成の例です。記載する事実や機能は事前に確認します。

確認できない項目は空欄で返させる

情報が足りないまま文章を完成させようとすると、AIがもっともらしい内容で補うことがあります。確認できない項目は、空欄で返すよう指定します。

補完させない項目を示す　担当者名、部署名、数値などは、確認済みの情報として渡した場合だけ使わせます。
推測で埋めさせない　空欄を減らすために、名前や所属を推測させません。商品にない機能も追加させません。
人が扱いを決める　事実を確認できたら人が埋めます。確認できなければ、その記述を削るか、文面の使用を見送ります。

空欄を受け取ったときの対応

空欄にさせる項目	人がすること
担当者名	氏名を確認できなければ、個人名を使う表現を削ります。
部署名	正式名称を確認できなければ、部署名を記載しません。
数値	根拠と使用の可否を確認できなければ、記載しません。
提供条件	社内で条件を確認できなければ、その条件を含む文面は使いません。

表は編集部作成の例です。空欄を残した下書きは、そのまま使いません。

送る文章の事実と表現は人が確認する

自然に読める文章でも、事実や約束の内容が正しいとは限りません。完成した下書きを元の情報と照らし、誤りや言い過ぎを直します。

元の情報と照合する　相手の社名や部署名、事業内容を出所と照らします。自社の商品説明も、確認済みの仕様や資料と照合します。
約束と表現を点検する　提供範囲を超える約束や、成果の断定を削ります。根拠のない優位性や誇張も残しません。
受付方針と照らす　送信先のフォームに示された受付方針を確認します。営業の連絡を受け付けていない場合は送信しません。

下書きで確認する項目

確認項目	問題があったときの対応
事実との違い	出所に戻り、正しい内容に直すか削ります。
社名・部署名	正式名称に直します。確認できなければ補いません。
範囲外の約束	確認済みの提供範囲に書き直します。
断定・誇張	根拠のない表現を削り、機能や用途の説明に直します。
受付方針	営業の連絡を受け付けていなければ、送信しません。

表は編集部作成の例です。フォームの送信前確認の手順は別資料で扱います。

共通で使う説明と相手ごとに変える文を分ける

同じ文をそのまま多数の相手に送らないようにします。自社の商品説明は共通にし、相手に触れる部分は確認した公開情報から書きます。

商品説明を共通にする　機能、用途、提供条件は、確認済みの商品情報を使います。相手に合わせて、実際にない機能を書き足しません。
相手への言及を変える　事業内容など、相手ごとに確認した事実を使います。会社名だけを差し替えた文にしません。
関係の薄い情報を削る　公開情報でも、商品説明に関係しなければ入れません。接点が見つからないときは、無理に文面を作りません。

書き分ける部分の決め方

部分	相手ごとに変える	共通
会社への言及	社名と、確認した事業内容などを書きます。	商品説明は共通の文を使います。
用途の説明	公開情報に関係する用途を選びます。	確認済みの用途の範囲で説明します。
機能の説明	紹介する機能を必要に応じて選びます。	機能の内容は変えません。
提供条件	条件が異なる場合は社内で確認します。	確認済みの範囲と前提を使います。

表は編集部作成の例です。相手ごとの表現も、人が事実と照合します。

人が直した点を次の指示に加える

文章だけを直して終えると、次の下書きでも同じ誤りが出ることがあります。直した理由を残し、繰り返す誤りを防ぐ指示に書き換えます。

修正と理由を記録する　修正前と修正後の文に、「推測だった」「提供範囲を超えた」などの理由を添えます。
同じ誤りを防ぐ条件を加える　同じ直しが続くなら、禁止する表現や使える情報の条件を、書き方の指示に加えます。
下書きで試してから使う　変更した指示は、すぐに全体へ使わず、まず一部の下書きで試します。修正点が反映され、別の誤りが増えていないか確認します。

修正を次の文章作成に生かす流れ

人が文章を直す
直した箇所と理由を集める
同じ誤りを防ぐ条件を指示に加える
一部の下書きで確かめてから使う

図は編集部作成の例です。試す段階でも、事実と表現を人が確認します。

渡す情報と書かせる条件をメモに書く

下の欄に、自社で使う情報の項目と文章の条件を書き込みます。このメモを基に、商品情報、相手の公開情報、書き方の指示の順でAIへの入力文を作ります。

情報の項目を書き出す　商品情報には確認する社内資料を、相手の情報には掲載元のURLと確認日を添えて管理します。
書かせる条件を決める　推測させない内容、空欄にする項目、相手ごとに変える部分を決めます。文体や構成も記入します。
確認方法を残す　人が確認する項目と、指示を見直した日を記入します。下書きを直したら、このメモも更新します。

AIへの指示を組み立てるメモ

項目	記入欄	項目	記入欄
商品情報の項目		相手情報と出所
推測させない項目		空欄にする項目
送る前の確認項目		相手別に変える部分
指示の見直し日		文体と構成の指定

シートは編集部作成の例です。相手情報の出所には確認日も記入します。