初めての訪問商談で、受付から退出まで何を確認する？

訪問先の決まりを確かめ、当日の動き方を決める

初めての訪問では、商談の内容に加えて、受付から退出までの動きも準備します。この資料を読みながら、相手に確かめることと当日の行動を決めます。

訪問前に決まりを確かめる　入館手続きや持ち込みの決まりを確かめ、到着時刻と受付で伝える内容を決めます。
当日の動きを決める　席と名刺交換は相手に合わせます。撮影や録音は許可を得てから行い、商談の終わりと退出時に確かめることを決めます。
次の訪問の準備を書く　訪問の記録先を決め、P11の準備メモに次の訪問で必要な準備を書き込みます。

訪問先の決まりは、訪問前に相手に確かめる

入館手続きや持ち込みの決まりは、訪問前に相手へ確認します。同行者の事前連絡や駐車の可否も聞き、当日に必要な準備を進めます。

入館の流れを聞く　利用する入口、受付の場所、入館に必要なものを聞きます。事前申請があれば、方法と期限も確かめます。
同行者の伝え方を聞く　同行者の人数と名前を事前に伝える必要があるか確認します。変更時の連絡方法も聞いておきます。
持ち込みと駐車を聞く　持ち込めないものを確認します。車で訪問する場合は、駐車の可否と利用手続きも聞きます。

訪問前の確認例（編集部作成の例）

確かめること	聞き方
入館手続き	利用する入口と受付の場所、事前申請や当日必要なものを教えていただけますか。
同行者の連絡	同行者の人数と名前を事前にお伝えする必要はありますか。必要なら、連絡方法と期限を教えていただけますか。
持ち込み制限	資料や機材など、持ち込めないものはありますか。
駐車の可否	車で伺う場合、駐車はできますか。予約や当日の手続きは必要ですか。

返答がない項目は、未確認としてメモに残し、訪問前に再確認します。

到着時刻と受付での名乗り方を決める

入館にかかる手続きと相手の案内を踏まえて、到着時刻を決めます。受付で伝える内容と、早着や遅れが生じたときの動きも準備します。

到着時刻を決める　約束の時刻に商談を始められるよう、移動経路と入館手続きを確認して到着時刻を決めます。
受付の言葉を準備する　社名、名前、訪問先の担当者名、約束の時刻をメモし、受付で伝えます。
早着と遅れに備える　早く着いた場合の待機場所を確認します。遅れそうな場合は、分かった時点で到着見込みを連絡します。

訪問前から受付までの行動例（編集部作成の例）

場面	すること
到着を計画する	相手の案内と入館手続きに合わせて、到着時刻を決めます。
受付で名乗る	「［社名］の［名前］です。［担当者名］様と［約束の時刻］にお約束しております」と伝えます。
早く着く	案内された受付時刻まで、利用できる待機場所で待ちます。不明な場合は受付に尋ねます。
遅れそうになる	訪問先の連絡先へ遅れる旨と到着予定時刻を伝え、その時刻から商談を行えるか確認します。

訪問先の連絡先は、移動中でも確認できる場所に控えておきます。

持ち物を、資料・名刺・機材に分けて確かめる

持ち物は、資料・名刺・機材に分けて確認します。持参したいものが訪問先で使えるか、持ち込みの決まりと合わせて確かめます。

資料の部数を決める　相手の参加人数と配布方法の希望を確認します。紙で配るなら、相手と自分たちに必要な部数を用意します。
名刺の枚数を確認する　参加予定者を踏まえて名刺の枚数を確認します。名刺入れに補充し、かばんの取り出しやすい場所に入れます。
機材の利用を確認する　機材の持ち込みと利用条件を事前に聞きます。機材が使えない場合に、紙の資料や口頭でどう説明するかも決めます。

持ち物の確認例（編集部作成の例）

持ち物	確かめること
配布する資料	相手の参加人数と配布方法の希望を確認し、必要な部数を用意します。
名刺	交換する相手を想定して枚数を確認し、持参します。
機材	パソコンなどを持ち込めるか、商談で使ってよいかを確認します。
接続用の備品	画面への接続方法や電源の利用可否を聞き、必要な備品を確認します。
入館に必要な物	事前に案内された入館用の情報や提示物を準備します。
持ち込めない物	持参予定のものを決まりと照合し、持ち込めない場合の保管方法を事前に確認します。

資料や機材の準備ができても、持ち込みの許可が確認できたとは限りません。

部屋での席と名刺交換は、相手に合わせる

部屋では案内に従い、席と名刺交換の順番を相手に合わせます。同席者の役割も確かめ、商談後に誰と何を話したか分かるよう記録します。

案内された席に座る　席の案内を待って着席します。案内がない場合は、座ってよい場所を尋ねます。
交換の順番を合わせる　名刺交換のタイミングと順番は、相手の進め方に合わせます。迷った場合は、その場で確認します。
相手の役割を聞く　紹介や会話の中で、商談に関わる役割を確かめます。名前と役割を訪問の記録に残します。

入室後の対応例（編集部作成の例）

場面	対応
部屋に入る	席への案内を待ち、案内された場所に座ります。
席が分からない	「どちらに座ればよろしいでしょうか」と尋ねます。
名刺を交換する	相手のタイミングと順番に合わせて交換します。
役割を確かめる	「今回の件では、どのような業務をご担当されていますか」と、会話に合わせて尋ねます。

名刺の肩書きだけで、今回の商談での役割を決めつけないようにします。

撮影・録音・資料の持ち帰りは、許可を得て行う

写真や音声を残すときは、目的と対象を伝え、許可を得てから行います。相手の資料も、持ち帰れるか、社内で共有してよいかを分けて確かめます。

撮影の対象を伝える　ホワイトボードなど、撮りたい対象と用途を伝えます。撮影できる範囲を確認し、許可を得てから撮ります。
録音の許可を得る　録音の目的と共有先を伝え、開始前に許可を得ます。許可が確認できない場合は録音を始めません。
資料の扱いを記録する　資料の持ち帰りや共有の範囲を聞きます。撮影・録音も含め、許可を得た相手と内容を記録します。

許可を確かめる例（編集部作成の例）

したいこと	確かめること
板書を撮影する	「内容を振り返るために、この部分を撮影してもよろしいですか」と対象を示して聞きます。
商談を録音する	録音の目的、利用する範囲、共有先を伝え、録音してよいか同席者にも確認します。許可を確認してから始めます。
資料を持ち帰る	受け取った資料を持ち帰ってよいか、返却が必要かを聞きます。
社内で共有する	資料や撮影・録音した内容を、誰にどこまで共有してよいか確認します。
許可を記録する	確認日、許可を得た相手、対象、利用や共有の条件を記録します。

許可された対象や用途が変わる場合は、改めて確認します。

商談の終わりに、次の対応を確認する

商談の終わりには、決まったことと持ち帰って確認することを言葉にします。次の連絡の時期と手段まで確認し、双方の認識が同じか確かめます。

決まったことと未定を分ける　双方が合意した内容と、まだ決まっていない内容を分けて伝えます。確認が必要な内容は、誰が何を確認するか決めます。
次の連絡を決める　次に連絡する時期と手段を相談します。その場で決められなければ、いつ予定を確認するかを決めます。
送る資料を確認する　送付を約束する場合は、資料の内容、宛先、送付方法、期限を確認します。

終了前の確認例（編集部作成の例）

確認すること	伝え方
決まったこと	「本日は［合意した内容］で進めるという理解でよろしいでしょうか」と確認します。
持ち帰ること	「［未確認の内容］は持ち帰って確認し、［回答時期］にご連絡します」と伝えます。
次の連絡	「［連絡時期］に［連絡手段］でご連絡してもよろしいでしょうか」と相談します。
送る資料	「［資料名］を［期限］までに［送付方法］でお送りします。宛先を確認させてください」と伝えます。

実行できるか未確認の約束は、その場で引き受けず、確認して回答する旨を伝えます。

退出時の手続きと忘れ物を確かめる

商談が終わったら、退出の案内に従って手続きを行います。入館証の返却と持ち物の確認を済ませ、同行者と一緒に退出します。

返却と退出を確認する　入館証の返却先と退出手続きを確認します。自社の同行者にも退出の案内を伝えます。
資料と機材を確認する　机の上や足元を見て、資料、名刺入れ、機材、接続用の備品に忘れ物がないか確かめます。
相手の資料を確かめる　持ち帰る荷物に、許可を得ていない相手の資料が入っていないか確認します。持ち帰ってよいか分からない資料は、その場で相手に確かめます。

退出時の確認例（編集部作成の例）

場面	確かめること
席を離れる	机の上、椅子の周り、足元に資料や機材を残していないか確認します。
荷物をしまう	自分の資料と相手の資料を見分け、持ち帰りの許可があるか確かめます。
部屋を出る	同行者の準備ができたか確認し、一緒に退出します。
受付を通る	案内された方法で入館証を返却し、必要な退出手続きを行います。

退出後に忘れ物へ気づいた場合は、訪問先へ連絡し、受け取り方法の案内に従います。

訪問の記録を営業管理表に残す

訪問後は、話した内容を思い出せるうちに営業管理表へ記録します。次の対応に加え、訪問先の決まりも残すと、次回の確認事項が分かります。

会った相手を記録する　訪問日と、相手側・自社側の同席者の名前、商談に関わる役割を書きます。後から誰との会話か分かるようにします。
内容と次の対応を書く　確認できた事実と未確認の内容を分けて記録します。次の対応には、実行する人と期限も書きます。
訪問先の決まりを残す　入館や持ち込み、撮影などの決まりを、確認日と確認相手とともに残します。次回も変更の有無を確認します。

営業管理表の記録例（編集部作成の例）

記録項目	書くこと
訪問日・同席者	訪問した日時と、双方の同席者の名前・役割を記録します。
確認した内容	相手に確認した事実と合意した内容を書き、自分の推測とは分けます。
持ち帰った事項	未確認の内容と、誰に何を確認するかを書きます。
次の対応	実行する人、対応内容、期限、連絡手段、資料の送付先を書きます。
訪問先の決まり	入館、持ち込み、駐車、退出の手続きと、確認日・確認相手を書きます。
許可の内容	撮影・録音・資料の持ち帰りや共有について、許可を得た相手と条件を書きます。

分からなかったことは空欄にせず、未確認と書いて次の確認事項にします。

訪問で困る場面への対応を先に決める

訪問当日は、応対する人が変わったり、商談時間が短くなったり、予定していた機材が使えなくなったりします。困ったときに何を確認するか決めておくと、その場で相手と対応を相談できます。

連絡と再調整を考える　担当者が不在の場合に備え、訪問先の担当者の連絡先を控えます。待機できるか、日程を調整するかは相手に確認します。
短時間の進め方を考える　商談時間が短くなった場合に備え、優先して確認する内容を決めます。機材が使えない場合に備え、紙で説明できる資料も用意します。
応対する人の変更を確認する　予定になかった人が同席したら、名前と役割を確認します。担当者が交代していたら、引き継がれた内容も確認してから話を進めます。

予定変更時の対応例（編集部作成の例）

場面	対応
担当者が不在	受付に来訪の目的を伝え、連絡をお願いできるか尋ねます。待機や日程の再調整は案内に従います。
時間が短くなる	終了時刻を確認し、今日確認したい内容を相談します。扱えない内容は、次に話す機会を設けるか資料で回答するかを相談します。
機材が使えない	別の機材や接続方法で説明できるかを確認します。使えなければ紙の資料や口頭で説明し、補足資料の送付を相談します。
相手が変わる	名前と役割、訪問目的が伝わっているかを確認します。その場で進められる内容を相談します。

予定を変えた場合は、変更内容と新たに決まった対応も訪問記録に残します。

次の訪問で確認することと当日の行動を書く

次の訪問を想定し、確認できたことと当日の行動を書き込みます。未確認の項目には、確認する相手と連絡する時期を書き、準備を進めます。

確認済みの内容を書く　訪問先から受けた案内を基に記入します。推測で埋めず、確認できていない項目には「未確認」と書き、確認する相手と時期を添えます。
当日の行動を書く　到着時刻、持ち物、受付で伝える内容を書きます。同行者がいる場合は、記入内容を共有します。
終わりと退出の確認を書く　商談の終わりに確認すること、退出の手続き、記録する営業管理表の場所を書きます。訪問後に決まった内容を追記します。

次の訪問の準備メモ（編集部作成の例）

記入項目	書き込む内容
訪問先と日時	訪問先：／担当者名：／訪問日時：／到着時刻：／連絡先：
入館と持ち込み	入口・受付：／入館手続き：／持ち込みの決まり：／駐車：
同行者と連絡	同行者の人数・名前：／事前連絡の方法・期限：／未確認の内容：／確認する相手：／連絡する時期：
持ち物と受付	資料・名刺・機材：／受付で伝える社名・名前・訪問先の担当者名・約束の時刻：
撮影・録音	許可を求める対象・用途：／許可の有無・確認相手・条件：／資料の持ち帰り・共有：
商談の終わりと退出	終わりに確認すること：／退出手続き・返却物：／忘れ物の確認：／営業管理表の記録先：

訪問後は、実際に確認できた内容と次の対応を営業管理表へ記録します。