初回の資料は、相手が次に何を決めるかで選ぶ

会社案内を送っても、話が進まないことがあります。この資料では、相手が検討し、社内で共有できる資料の選び方を整理します。

  • 資料の役割を決める　会社案内とサービス資料の役割を分け、初回に送る資料を選びます。
  • 載せる情報を決める　相手が話を聞くか決めるときと、社内で共有するときに必要な項目を選び、資料の構成シートに記入します。
  • 送付後の運用を決める　資料の送り方、版の管理方法、見直すタイミングを決めます。

会社案内とサービス資料は答える問いが違う

会社案内は、提供元の会社の概要と事業内容を伝えます。サービス資料は、相手の課題に何をどう提供するかを伝えます。

  • 相手の関心を確かめる　会社について知りたいのか、課題への対応を知りたいのかで、送る資料を選びます。
  • 初回は提案を中心にする　相手が課題への対応を知りたい場合は、自分の会社に役立つかを判断できるサービス資料を選びます。
  • 会社情報は必要な範囲に絞る　提供元を確認できる会社情報は載せ、詳しい会社案内は求められたときに補足します。

資料の役割の比較（編集部作成の例）

種類答える問い向く場面
会社案内提供元の会社の概要と事業内容を示します。提供元の事業や会社概要を確認したい場面に向きます。
サービス資料相手の課題に、何をどう提供するかを示します。提案の内容を知り、検討するか決めたい場面に向きます。

初回の資料は、相手が次の判断ができる内容にする

初回の資料には、話を聞くか、社内に回すかを決める材料が必要です。自社の紹介を増やす前に、その判断に必要な情報を確かめます。

  • 判断してほしい内容を決める　資料を読んだ相手に、話を聞くか、社内で共有するかを決めてもらえる内容にします。
  • 提案を絞る　相手に関係する課題と提案に絞り、別のサービスの説明を混ぜないようにします。
  • 資料だけで読めるか確かめる　口頭で補わなくても、対象と提供内容、次の行動が分かるかを確認します。

初回資料の確認条件（編集部作成の例）

条件確認の仕方
対象が分かるどのような会社や状況に向く提案かを読み取れるか確認します。
課題が分かる何の困りごとに対応する提案かを確認します。
提案が明確何を提供し、どこまで対応するかを、相手が読み取れるか確認します。
判断材料がある進め方や料金の考え方を確認できるかを見ます。
次に動ける相談したいときの連絡先と、相談できる内容が分かるか確認します。

資料には検討を始めるための情報を入れる

相手が知りたいのは、自分の会社の事業や状況に関係し、検討できる提案かどうかです。対象から問い合わせ先まで、判断に必要な項目を記載します。

  • 対象と課題から示す　誰のどの困りごとに向けた提案かを先に示し、相手が自分の会社に関係があるか判断できるようにします。
  • 提供範囲を明らかにする　提供する内容と進め方を記載し、相談から利用開始までの見通しを伝えます。
  • 料金の決まり方を示す　金額を載せない場合も、料金を決める条件と、見積もりに必要な情報を記載します。

資料に入れる項目（編集部作成の例）

項目書くこと
対象想定する会社、部門、利用する状況を記載します。
課題対応する困りごとと、支援する業務を記載します。
提供内容何を提供し、どこまで対応するかを記載します。
進め方相談から利用開始までの流れを記載します。
料金の考え方料金を左右する条件と、見積もりに必要な情報を記載します。
問い合わせ先連絡先と、問い合わせ時に伝えてほしい内容を記載します。

初回の判断に不要な説明は後に回す

情報を詰め込むと、相手が提案の要点を見つけにくくなります。初回の判断に使わない説明は後に回し、根拠を確認できない事例や数字は載せません。

  • 判断との関係で選ぶ　自社にとって大切な情報でも、今回の提案を検討するために必要かを確かめます。
  • 事例や数字の根拠を確かめる　事例や数字は裏付けと掲載可否を確認します。確認できないものは、補足資料にも載せません。
  • 詳細は必要時に渡す　詳しい仕様や関連サービスは、相手の質問や検討段階に合わせて補足します。

初回の判断に不要なら後に回す項目（編集部作成の例）

後に回す項目理由代わりに
長い沿革・理念今回の提案との関係が分かりにくくなります。提供元の確認に必要な会社概要を記載します。
根拠のない事例や数字事実として確認できず、判断を誤らせるおそれがあります。裏付けのある提供内容と対応範囲を説明します。
全サービス一覧どの提案を検討すべきか分かりにくくなります。相手の課題に関係するサービスに絞ります。
専門的な仕様初見では意味や必要性を判断しにくくなります。利用に必要な条件を平易に説明し、詳細は補足します。

社内共有のために前提と導入時の負担を明記する

社内で共有された資料は、営業との会話を知らない人にも読まれます。対象や範囲に加え、導入の流れと相手側で必要な準備を明記します。

  • 会話の前提を残す　対象となる業務と対応範囲を記載し、会話に参加していない人にも提案の前提を伝えます。
  • 相手側の作業を伝える　用意する情報や社内で決める事項を示し、導入に伴う負担を判断できるようにします。
  • 確認の往復を減らす　よく受ける質問への答えを記載し、個別の確認が必要な事項はその旨を明記します。

社内共有に必要な情報（編集部作成の例）

項目記載する情報共有先での判断
前提対象となる会社や業務、対応する範囲を示します。自社の状況に当てはまるかを判断できます。
導入の流れ相談、条件の確認、利用開始までの流れを示します。社内で必要な確認や調整を考えられます。
相手側の準備用意する情報、必要な作業、決める事項を示します。対応できる体制があるかを判断できます。
質問への答え利用条件や対応範囲について、よくある質問に答えます。疑問が解消したか、追加確認が必要かを判断できます。

最初は資料を一つだけ送り、補足は求められてから渡す

初回は、今回の提案を判断できる資料を一つだけ送ります。補足資料は手元に用意し、質問を受けてから必要なものを渡します。

  • 最初に読む資料を決める　相手の課題に合う資料を選び、何から読むか迷わずに済むようにします。
  • 補足は質問に合わせる　会社案内や詳しい仕様は、質問への回答に必要な範囲で追加します。
  • 資料を識別できるようにする　PDFには内容が分かる名前と版を記載します。送る際は、特に読んでほしい箇所を伝えます。

送付時の確認事項（編集部作成の例）

確認項目やること
最初の資料今回の課題と提案を説明する資料を一つ選びます。
補足資料質問を受けてから、回答に必要な資料を渡します。
PDFの名前提案の内容を識別できる名前を付けます。
版の表示ファイル名と資料内に版を記載します。
読む箇所相手の関心に関係する見出しと、確認してほしい内容を伝えます。

資料は返信や通話で相手の意向を確認して送る

資料を送るタイミングは、最初に使った営業手段に合わせて決めます。返信や通話で分かった関心に合わせ、送る資料と案内する箇所を選びます。

  • 返信の内容を確認する　手紙DMとフォーム営業では、返信を受けてから関心や質問を確認し、必要な資料を選びます。
  • 通話で送付に合意する　テレアポでは、送る資料の内容と送付先を通話で確認し、合意してから送ります。
  • 案内先を絞る　フォームから送る初回メッセージにURLを添える場合は、今回の提案に関係するページだけにします。

手段別の送付タイミング（編集部作成の例）

手段送るタイミング添える一言に書くこと
手紙DM返信後に、相手の関心や質問を確認して送ります。返信で受けた質問と、資料内の関連箇所を伝えます。
テレアポ通話で資料の内容と送付先に合意してから送ります。通話で確認した課題と、読んでほしい箇所を伝えます。
フォーム営業資料は返信後に送ります。初回メッセージにURLを添えるなら、今回の提案に関係するページにします。資料やリンク先で、どの課題への対応を確認できるか伝えます。

資料の版と送付履歴を記録する

資料を更新しても、手元に残った古い版を送ってしまうことがあります。最新版の保管場所を決め、誰にどの版を送ったか記録します。

  • 版と日付を付ける　資料に版番号と更新日を記載し、内容が異なる資料を区別できるようにします。
  • 送る前に最新版を見る　送付用の保管場所を決め、古い版は履歴用に分けます。送信前に版を確認します。
  • 変更と送付を記録する　料金や条件が変わったら版を更新します。送付先と版を記録し、変更を知らせる相手を確認します。

版管理の運用項目（編集部作成の例）

管理項目やること
版番号と日付内容を更新したら、版番号と更新日を変更します。
最新版の保管送付用の保管場所には最新版を置きます。
古い版の保管履歴用に分け、送付用と取り違えないようにします。
送付履歴送付先、送付日、資料名、版番号を記録します。
条件の変更料金や利用条件を変えたら版を更新し、変更内容を記録します。
送付済みの相手検討中の相手への影響を確認し、必要に応じて変更を知らせます。

相手の質問と読まれ方から資料を見直す

送付後の質問からは、資料の説明が足りなかった点が分かることがあります。質問と読まれ方を確かめ、必要な説明を足し、判断に使われない項目を削ります。

  • 質問を記録する　受けた質問と該当箇所を記録します。繰り返し聞かれる内容は、説明の不足や見つけにくさを確認します。
  • 読まれ方を確かめる　返信がないだけで、読まれていないとは判断しません。会話で確認し、判断に不要な説明を削ります。
  • 定期的に、変更時にも見直す　営業活動の振り返りに合わせて定期的に見直します。料金や条件が変わったときは、その都度反映します。

見直しのきっかけ（編集部作成の例）

見直しのきっかけやること
同じ質問が続く該当する説明を確認し、不足していれば追記します。
説明が伝わらない言葉の意味や前提を補い、解釈が分かれる表現を直します。
共有先で検討が進まない共有された人が判断できなかった条件や準備事項を確認し、追記します。
読まれない項目検討に必要かを確認し、不要なら削除し、後の段階で要る詳しい説明は補足資料へ移します。
料金や条件の変更変更箇所を修正し、版を更新してから送付します。
定期の振り返り記録した質問と読まれ方を確認し、次の見直し時期を決めます。

構成シートに初回資料の内容を書き出す

ここまでに選んだ情報を、構成シートに記入します。未確定の欄には確認が必要な事項を書き、送付前に内容を確定します。

  • 対象と課題を固定する　今回届けたい相手と困りごとを決め、提供内容がその課題に対応しているか確認します。
  • 検討に必要な条件を書く　進め方、料金の決まり方、相手側の準備を記入し、口頭説明がなくても判断できるか確認します。
  • 送付前に確定する　問い合わせ先と版を記入します。未確定の事項を確認し、実際に提供できる内容に直します。

資料の構成シート（編集部作成の例）

項目記入欄項目記入欄
対象課題
提供内容進め方
料金の考え方相手側の準備
問い合わせ先版