作業の停止だけでは原因までは分からない

営業先の一覧ができても、発送・架電・送信に進めるとは限りません。止まった段階と不足している条件を分けて見ると、再開に必要な対応を考えられます。

  • 止まった場所を見つける　一覧の作成から実施までを段階に分け、どの作業が着手できず、どの作業が途中で止まったかを特定します。
  • 待っている条件を見分ける　判断・材料・承認・担当の決定のうち何が不足し、待つ相手がいるなら社内か社外かを見分けます。
  • 再開の判断を決める　不足している内容を記録に残し、誰が解消を担い、誰が再開を判断するかを決めます。

一覧の完成だけでは実施に進めるとは限らない

一覧が完成していても、実施対象の決定や必要な資料が未確定なら、その作業は先に進みません。個人への評価を先に置かず、作業に必要な条件を調べます。

  • 作業の前提を見る　進んでいないという結果だけで理由を決めず、次の作業に必要な判断や材料があるかを見ます。
  • 再開の条件を探す　不足している条件が分かれば、解消を担う人と、解消後に始める作業を決められます。
  • 評価より状態を聞く　誰の落ち度かを先に問わず、完了した作業と待っている条件を聞きます。

一覧完成後の見落とし

決めつけやすいこと実際に確かめること理由
一覧があれば進める今回使う営業先が確定しているかを見ます。候補の一覧と実施対象は一致するとは限りません。
依頼すれば始まる作業の担当と必要な材料が決まっているかを見ます。依頼を受けても着手条件が不足する場合があります。
作業中なら進んでいる最後に終わった作業と残る条件を見ます。作業中の表示だけでは待ちの有無が分かりません。
表は編集部作成の例です。

完了の目印と記録を照らせば止まった段階が分かる

準備中という表示だけでは、一覧の作成と社内確認のどちらで止まったかを区別できません。各段階の終わりを成果物や決定事項で示し、作業記録と照らします。

  • 段階を分けて見る　一覧の作成、文面や資料の用意、社内確認、実施の依頼、実施、実施後の対応を分けて扱います。
  • 完了の目印を置く　作業をした事実に加え、次の段階で使える状態になったかを確認します。
  • 移る条件も記録する　前の段階が終わっていても、引き渡す情報や次の担当が未定なら、その境目で止まります。

段階と完了の目印

段階完了の目印止まる理由の例
一覧の作成今回使う営業先が確定しています。対象に含める条件が決まっていません。
文面や資料の用意確認に必要な文面と資料が用意されています。掲載情報や使用する資料が未確定です。
社内の確認必要な承認と修正の完了を記録しています。確認する人や対象が曖昧です。
実施の依頼依頼先が必要情報を受け取り、対応を引き受けています。依頼内容や引受けの確認が不足しています。
実施発送・架電・送信が行われ、実施日と対象が記録されています。実施の予定や担当が決まっていません。
実施後の対応実施結果を記録し、残る対応の担当が決まっています。結果の確認や未実施先の扱いが未定です。
表は編集部作成の例です。

着手前と着手後では調べる条件が違う

未着手の作業には、始めるための条件が不足している場合があります。途中で止まった作業では、着手後の変更と完了の基準を調べます。

  • 着手の前提を見る　対象・材料・担当・承認のうち、始める前に必要なものが決まっているかを見ます。
  • 途中の変更を探す　着手時には使えた情報や判断が、対象の変更や資料の修正で使えなくなっていないかを見ます。
  • 終わりの基準を見る　成果物ができていても、完了と判断する基準がなければ次へ進めません。完了の基準と、確認する人を決めます。

止まり方の見分け方

止まり方見分け方確かめること
着手できない最初の作業に入れていません。着手前に必要な条件のうち、何が未確定かを見ます。
途中で進まない一部は終わっていますが、残る作業が進んでいません。最後に進んだ時点から何が変わったかを見ます。
完了にできない成果物はありますが、次へ渡せません。完了の基準と判断する人が決まっているかを見ます。
表は編集部作成の例です。

待ちを解消する人は不足している内容で決まる

確認中という記録だけでは、営業先や実施方法の決定、材料の提供、承認のどれが必要か分かりません。待っている内容を分け、権限や役割を確かめて、対応を担う人を決めます。

  • 判断と承認を分ける　判断待ちは方針や選択肢が未決定の状態です。承認待ちは、決めた内容で進める許可を待つ状態です。
  • 足りない材料を示す　資料不足とまとめず、必要な情報や資料の名前と、用意できる人を記録します。
  • 担当の空白を見つける　作業を担う人が未定なら、誰かの着手を待ち続けます。作業の担当者を誰が決めるかも明らかにします。

条件と解消する人

待ちの種類確かめること解消する人
判断待ち未決定の選択肢と、判断に必要な情報を見ます。その方針や対象を決める権限を持つ人が担います。
材料待ち不足する情報や資料と、その保有者を見ます。材料を保有する人、または用意する役割の人が担います。
承認待ち承認対象と、承認に必要な情報を見ます。その作業の実施を承認する人が担います。
担当が未定担当の決まっていない作業を特定します。作業を割り当てる権限を持つ人が担います。
表は編集部作成の例です。

待ちの相手によって自社で解消できる範囲が違う

社内の決定と社外の返答では、自社で決められる範囲が異なります。相手を記録したうえで、返答がなくても進められる作業を切り分けます。

  • 社内で決める範囲を見る　方針の決定や材料の用意について、社内の誰に権限や情報があるかを整理します。
  • 社外の返答と分ける　外部の返答を要する作業と、それを使わず進められる準備を分けます。
  • 依頼の成立を見る　外注先については、依頼した事実に加え、必要情報が届いたことと、対応を引き受けたことまで確認します。

相手ごとの対応範囲

相手待っていること自社でできること
社内の判断者営業先の対象や実施方法の決定を待っています。未決定の項目と判断に必要な情報を明らかにします。
社内の材料保有者使用する資料や掲載情報の提供を待っています。必要な材料を指定し、代替できる資料の有無を調べます。
社外の情報提供者営業準備に使う情報の返答を待っています。返答を使わない準備を進め、未確定の情報は区別します。
外注先依頼の引受けや、実施に必要な条件の確認を待っています。依頼内容の不足を調べ、実施を引き受けた状態かを確認します。
表は編集部作成の例です。

再開に要る対応は作業の状態を聞かなければ決まらない

進まない理由を意欲の話として聞くだけでは、必要な対応は決まりません。終わった部分、待っている条件、必要な判断を具体的に聞き取ります。

  • 終わった部分から聞く　完了した作業や成果物を起点に、どこまで進み、どこから止まっているかを把握します。
  • 待つ内容を具体化する　待っている情報・資料・決定事項を聞き、何が得られれば次へ進めるかを明らかにします。
  • 判断の所在を聞く　担当者が決められる範囲を越えているかを聞き、決定権を持つ人に決めてもらう事項を整理します。

状態を把握する観点

聞くこと聞き方の方針避けること
何が終わったか成果物や確定事項をもとに、完了した部分を聞きます。進んだ感覚や忙しさの説明で状態を捉えます。
何を待っているか次の作業に必要な情報や決定を特定します。事情を聞く前に、取り組む姿勢の説明を求めます。
誰の判断が要るか必要な決定と、決定権を持つ人を分けて聞きます。担当者だけで解決できると決めて聞きます。
表は編集部作成の例です。

停止の記録には段階と解消条件が必要だ

営業管理表に準備中とだけ残すと、後から前回と同じ段階で止まったかを調べにくくなります。段階、作業の状態、不足している条件とその解消を担う人を残します。

  • 実施対象と結び付ける　どの営業先の一覧の、どの作業についての記録かを示し、停止の情報を対象の案件と同じ場所に残します。
  • 条件を具体的に残す　確認待ちで終えず、誰による何の決定や、どの資料が不足しているかを書きます。
  • 解消後の状態も残す　停止理由を消すだけで終えず、何が解消し、どの作業を再開したかを記録します。

営業管理表の記録項目

記録項目書くこと
段階一覧の作成や社内の確認など、止まった段階を書きます。
作業の状態未着手、途中で停止、完了判断待ちを区別し、終わった部分も書きます。
不足している条件未決定の事項、不足する資料、必要な承認などを書きます。
待ちの相手社内か社外かを区別し、相手の部署や役割、名前を書きます。
解消の担当条件の解消を担う人を書き、未定なら未定と明示します。
再開の判断判断する人と再開条件を書き、解消後は判断結果と再開した作業を残します。
表は編集部作成の例です。

条件を先に決めれば同じ理由による停止は防げる

停止の記録が残ると、繰り返し未確定になる条件を探せます。止まった段階に合わせて、着手の前提、承認の役割、材料を用意する担当を決め直します。

  • 着手の条件を先に決める　開始に欠かせない条件と、後から決めても進められる事項を分け、不要な着手待ちを防ぎます。
  • 承認の役割を決める　何を誰が承認するかを決めます。作業の途中で承認対象が増える場合は、追加の理由を残します。
  • 材料の用意を分ける　必要な材料を明らかにする作業と、材料を用意する作業を分け、それぞれの担当を決めます。

記録から決め直す事項

段階決めること注意
一覧の作成営業先を含める条件と、迷う場合に判断する人を決めます。例外が出た場合の扱いも決めます。
文面や資料の用意必要な材料と、それを用意する担当を決めます。材料の保有者と作業の担当が同じとは限りません。
社内の確認承認する人と承認対象を決めます。修正後に再承認が必要になる範囲も決めます。
実施の依頼依頼に必要な情報と、引受けを確認する担当を決めます。依頼を送っただけで実施が始まったと扱わないようにします。
表は編集部作成の例です。

条件が解消しても再開できるとは限らない

資料が届き、判断が出ても、再開を判断する人が決まっていなければ作業は止まったままになることがあります。条件を解消する役割と、再開を判断する役割を分けて決めます。

  • 再開の役割を決める　何が解消すれば、誰がどの作業を再開させるかを、停止の記録に添えます。
  • 任せる範囲を決める　事前に定めた基準の範囲なら、作業の担当者が再開を判断できるよう、その基準を明記します。
  • 変更時の判断を分ける　対象や承認済みの内容が変わる場合に、誰の判断が必要かを定めます。

再開を判断する役割

場面判断する人確かめること
予定の材料が届いた事前に権限を与えられた作業の担当が判断します。必要な材料が届き、ほかの停止条件も解消したかを見ます。
対象や内容が変わる事前に定めた判断者が判断します。変更後の対象や内容が、承認した範囲に収まるかを見ます。
承認条件が付いた承認者が指定した確認役が判断します。付された条件を満たした証拠があるかを見ます。
担当が決まった作業を割り当てた人が再開を判断します。新しい担当者が、不足していた条件と再開する作業を把握しているかを見ます。
表は編集部作成の例です。

点検表を埋めると未決定の役割や条件が分かる

発送・架電・送信へ進まない作業を選び、自社の呼び方で記入します。分からない欄は不明と書き、次に調べる事項として残します。

  • 止まった作業を書き入れる　点検する営業先の一覧と実施手段を表の上部に書き、該当する段階に作業の状態を書きます。
  • 解消と再開を分けて書く　条件を解消する人と、再開を判断する人を分けて書きます。同じ人が担う場合も省略しません。
  • 記録先まで決める　営業管理表のどこへ残すかを書き、解消後も停止条件と再開の判断を振り返れるようにします。

止まった作業の点検表

段階作業の状態不足している条件待ちの相手解消の担当再開の判断記録先
一覧の作成
文面や資料の用意
社内の確認
実施の依頼
実施
実施後の対応
表は編集部作成の例です。表の上部に営業先の一覧名と実施手段（発送・架電・送信）を書き、待ちの相手は社内・社外を区別し、再開の判断欄には判断する人と条件を書きます。