商品の機能と期待できる効果を書き分ける

商品が行うことと、導入後に期待する結果を分けて説明します。「本当にそうなるのか」と聞かれたときに、効果の根拠と、追加で確認が必要な点を答えられる資料にします。

  • 機能と効果を分ける　商品が行うことは機能として書き、利用条件で変わる結果は効果として書きます。
  • 効果に条件を添える　効果には前提条件と根拠の所在を添えます。効果に影響する相手の作業手順や利用環境は、商談で確認する項目として書きます。
  • 答える範囲を決める　未確認の効果を約束せず、答えられる範囲を決めます。資料の版と確認者も残します。

機能と効果では説明する対象が違う

機能は商品が行うことで、効果は使った結果として起きる変化です。同じ機能でも、業務の進め方や使う人によって結果が変わります。

  • 商品の動作を書く　表示する、保存する、通知するなど、実際の仕様で確認できる動作を書きます。
  • 利用後の変化を書く　探す作業が減るなどの変化は効果です。機能があることだけでは、その変化まで約束できません。
  • 混ざった文を分ける　条件が書かれていないと、使えばその結果が得られると読まれることがあります。機能と効果を分け、効果の条件を明記します。

機能と効果の区別

区分書き方例
機能商品が行う動作を書きます。入力した情報を一覧で表示します。
効果利用条件と結果を書きます。必要な情報を一覧で確認できれば、別の資料を探す作業を省ける場合があります。
混在した文動作から結果を断定しません。「一覧で表示するので、探す手間がなくなります」とは書きません。
表は編集部作成の例です。架空の商品を用いた例です。効果の文は、実際に確認した範囲に合わせて書きます。

効果を書くときは前提条件を添える

効果だけを書くと、その効果を得るために利用者が行う準備や作業が伝わりません。成立する条件と、当てはまらない場合を効果の近くに書きます。

  • 利用の条件を書く　対象となる情報や設定など、その結果が出るために必要な条件を明記します。
  • 相手の作業を書く　入力や更新、内容の確認が必要なら、その作業を省略せずに書きます。
  • 当てはまらない場合を書く　条件を満たさない場合や、別の作業が残る場合も示します。「場合があります」だけで済ませません。

効果に添える条件

効果の書き方添える前提注意
転記作業を省ける対応する形式の情報を取り込むと、その情報の手入力を省けます。対象外の情報には転記が残ります。
資料探しを省ける必要な情報を登録し、更新します。未登録の情報は別に探します。
確認を促せる通知先を設定し、通知を受けた担当者が内容を確認します。通知を送るだけでは、内容の確認は完了しません。
表は編集部作成の例です。架空の効果と条件の組み合わせです。条件の記載だけで、未確認の効果を掲載できるわけではありません。

確かめていない効果は商品で得られる結果として書かない

社内で検証した結果、顧客から聞いた内容、まだ試していない想定を区別して書きます。確認できた範囲を越えて、導入後の結果を断定しません。

  • 検証の範囲を守る　社内で確かめた条件と結果を書きます。条件の違う相手にも同じ結果が出るとは書きません。
  • 顧客の話と検証結果を区別する　顧客から聞いた内容は、その顧客の利用状況での話として扱います。掲載の許可も確認します。
  • 想定を確認済みにしない　試していない効果は未確認と明記します。導入後の結果として約束せず、検証する項目として社内に記録します。

根拠に応じた書き方

根拠の状態書いてよい形書かない形
社内で確認検証した条件と、その条件で確認した結果を書きます。社内で確認した結果を、すべての利用者に約束します。
顧客から聴取許可を得た範囲で、利用状況と顧客の報告を書きます。聞いた内容を、自社で検証した結果として書きます。
想定の段階効果は未確認とし、確認したい内容を書きます。「期待できます」と添えて、根拠のある効果に見せます。
表は編集部作成の例です。

相手の状況で変わる部分は確認項目にする

相手の業務や利用環境が分からなければ、効果を判断できないことがあります。その部分は推測で埋めず、資料に確認項目として書きます。

  • 今の業務を聞く　現在の作業手順と、困っている場面を確かめます。相手がすでに行っていない作業を、商品で省けるとは説明しません。
  • 道具と使う人を聞く　既存の道具や情報の形式を確かめます。操作する人と、内容を確認する人も分けて聞きます。
  • 利用する時期を聞く　準備できる時期と使い始めたい時期を分けて聞きます。準備前の段階で結果を約束しません。

資料から商談へ持ち込む確認項目

変わる要因資料に書く形商談で確かめること
相手の業務現在の作業手順を確認して、商品を使う作業を決めます。どの場面で、どの作業が発生しているか
既存の道具現在お使いの道具と情報の形式を確認します。今の道具から情報を取り出せるか、その情報を商品に取り込めるか
使う人操作と内容確認の分担を確認します。誰が入力し、誰が内容を確かめるか
利用する時期準備の状況を確認して、利用開始時期を相談します。設定や情報の準備をいつ行えるか
表は編集部作成の例です。

根拠のある効果は根拠の所在を書く

根拠があっても、参照する記録名と該当箇所が分からなければ説明に使えません。効果の記述から、条件と結果を確認できる資料へたどれるようにします。

  • 検証記録を示す　記録名、検証日、該当箇所を書きます。検証時と現在で商品の仕様が変わっていないかも確かめます。
  • 事例の許可を確かめる　掲載を許可された文面と条件を確認します。顧客の発言を、意味が変わる形で切り取らないようにします。
  • 公的資料の範囲を守る　資料の発行元と該当箇所を示します。市場や業務の説明を、自社商品の効果の証明には使いません。

根拠の記載と確認

根拠の種類書き方確認すること
自社の検証記録名・検証日・該当箇所・検証条件を記します。検証記録の内容が、資料に書いた効果を裏づけているか
許可済みの事例事例名・利用条件・参照先を許可の範囲で記します。掲載文面と公開範囲の許可があるか
公的な資料発行元・資料名・公表日・該当箇所・参照先を記します。対象や条件が、説明している内容と合うか
表は編集部作成の例です。社外に出せない記録は、開示できる説明と、記録そのものの社内の保管先を分けます。

比較の言葉と最上級を使わずに説明する

他社より優れるという表現や最上級を使わず、確認できる機能と条件を書きます。「誰でも」「すぐに」など、利用条件を省く言葉も見直します。

  • 他社との差を断定しない　他社との優劣を述べる代わりに、商品の操作や対応する範囲を具体的に書きます。
  • 順位を示さない　「最も」「一番」を外し、何ができるのかを書きます。強い形容詞への置き換えで済ませません。
  • 条件を省かない　使う人の経験や事前準備によって変わる部分を明記します。速さや容易さを一律に約束しません。

表現を見直す方針

使わない表現の型言い換えの方針
他社より便利対応する作業と、実際に行う操作を書きます。
最も使いやすい画面でできることと、必要な操作を書きます。
一番選ばれている選ばれ方の順位を外し、商品の機能を説明します。
誰でも使える利用に必要な知識、権限、準備を書きます。
すぐに効果が出る効果を確認するための条件と手順を書きます。
表は編集部作成の例です。

効果を聞かれたときは確認済みの範囲で答える

「本当にそうなるのか」には、分かっていることと未確認のことを分けて答えます。確認が必要なら、方法と回答する時期をその場で相談します。

  • 分かることを答える　商品の機能と、効果を確認したときの条件と結果を説明します。別の条件でも再現するとは断定しません。
  • 分からない点を伝える　相手の業務での結果が未確認なら、その点を明確に伝えます。見込みを確定した結果として答えません。
  • 確認方法と時期を決める　必要な情報、確認する人、確認方法を決めます。結果を答えられない場合の連絡時期も相談します。

質問に答える範囲

質問の型答える範囲その後の対応
本当にできるか仕様で確認できる機能と、利用に必要な条件仕様の該当箇所や実際の動作を示します。
当社でも同じ効果が出るか確認済みの条件と、相手の状況で未確認の点業務や環境を聞き、確認方法と回答時期を決めます。
いつ効果が出るか確認できている時期と、未確認ならその理由準備状況を確かめ、結果を確認する時期を相談します。
約束できるか自社が約束すると定めている内容と条件定めた範囲を越える要望は持ち帰り、確認後に答えます。
表は編集部作成の例です。

資料の版と確認者を記録して残す

説明を修正しても、古い資料が使われると、現在の仕様や条件と異なる説明が相手に伝わるおそれがあります。変更した内容と確認者を記録し、送付先から使用した版をたどれるようにします。

  • 変更の理由を残す　変更した箇所だけでなく、仕様の変更や根拠の見直しなど、修正した理由も書きます。
  • 確認した範囲を残す　確認者名と確認日、確認した内容を記録します。未確認の項目がある場合も明記します。
  • 送付先と版を結ぶ　送付先、送付日、資料の版を記録します。説明の訂正が必要になったら、影響する送付先を確認します。

資料と一緒に残す記録

記録項目書くこと
資料名と版資料名、版を識別する名前、更新日
変更履歴変更箇所、変更前後の文、変更した理由
確認した人確認者名、確認日、確認した範囲、未確認の項目
根拠との対応効果の記述に対応する根拠の記録名と版、保管先
送付の記録送った相手、送付日、送った資料の版
使用する版現在使う版の保管先、古い版の使用停止の記録
表は編集部作成の例です。

営業の手段が変わっても説明の範囲を守る

手紙、フォーム、テレアポでも、機能と効果の区別は変えません。短くする過程や口頭での補足で、条件のある効果を確約に変えないようにします。

  • 短くても条件を残す　効果に必要な条件を載せられない場合は、その効果の記載を見送ります。機能の説明だけでも、商品が何をするかは伝えられます。
  • 口頭でも範囲を守る　説明済みの条件を省いたり、安心してもらうために未確認の結果を約束したりしません。
  • 伝えた内容を記録する　使った文面や資料の版、口頭で補足した内容、持ち帰った質問を記録します。

手段ごとの確認基準

手段機能の書き方効果の書き方
手紙承認した機能の説明と一致しているか確認します。短くした文で、効果だけが残り前提条件が抜けていないか確認します。
フォーム文字数を調整した後も、商品の動作と対象が正しいか確認します。条件や根拠を示せない効果は記載を見送ります。
テレアポ話す内容を、仕様で確認できる動作に絞ります。確認済みの条件内で説明し、回答に必要な事実が未確認の質問は持ち帰ります。
表は編集部作成の例です。手紙の文面例ではなく、各手段で説明内容を確認するための基準です。

自社商品の機能と効果を分けてメモに書く

自社の資料に載せたい説明を、このメモに書き出します。根拠や条件が空欄になる効果は掲載せず、相手に確認する内容を決めます。

  • 動作と結果を分ける　商品の動作を機能の欄に、利用後の変化を効果の欄に書きます。効果には前提条件を添えます。
  • 根拠と不明点を書く　参照する記録と、相手に聞かないと分からないことを書きます。想定だけの効果は未確認と記します。
  • 回答と使用する版を決める　使わない表現と答える範囲を決めます。確認者名と版を記録してから、営業の資料として使います。

営業説明を書き分けるメモ

記入項目記入欄記入項目記入欄
商品の機能商品が行うこと：効果と前提条件期待する結果：／必要な条件・作業：／当てはまらない場合：
根拠の所在記録名・該当箇所・保管先：／未確認の点：相手への確認項目業務・道具・使う人・時期：
使わない表現資料から外す表現：質問への回答範囲答えられること：／持ち帰ること：／確認方法・回答時期：
版と確認者資料の版・更新日：／確認者・確認範囲：送付の記録相手・送付日・送った版：
表は編集部作成の例です。記入後は、効果の文だけを読んでも、相手に条件と確認した範囲が伝わるか見直します。