自動処理の終了は相手の業務の完了とは限らない

自動で進む範囲を説明しても、利用時に必要な作業まで伝わるとは限りません。始まる前から終わった後まで、人が行う作業を示します。

  • 自動で進む範囲を決める　どの入力を受けて何を出力するまでが自動なのか、自社の商品に沿って示す範囲を決めます。
  • 人が行う作業を決める　開始前の準備、途中の確認、終了後の作業を、誰が行うかまで含めて示すと決めます。
  • 分担の残し方を決める　商談で説明した分担と未確認の点を記録し、提案書に反映する方法を決めます。

自動と呼ぶ範囲は何を受け取り何を出すかで決まる

自動の説明には、処理の始点と終点が必要です。対象となる入力、得られる出力、範囲外の作業を分けて書きます。

  • 何を入力に使うか　自動処理が受け取る情報を示します。その情報を用意する作業まで含むかも明記します。
  • 何を出力するか　処理を終えると何が得られるかを書きます。出力後の利用まで自動で進むと読める表現は避けます。
  • 何を含まないか　説明した業務のうち、自動で進まない作業を示します。相手に残る作業も隣に書きます。

自動と呼ぶ範囲の示し方

示すこと確かめること注意
入力どの情報を受け取るか情報の収集を含むか分けて書きます。
出力何が出れば処理が終わるか出力後の利用と区別します。
含まない作業人に残る作業は何か範囲外の作業も名前で示します。
表は編集部作成の架空の例です。自社の商品で説明できる内容に置き換えます。

自動で進む処理でも開始前の準備が残る

処理が自動でも、必要な情報がそろわず、対象や条件が決まっていなければ始められない場合があります。利用開始までに誰が何を用意するかを示します。

  • 必要な情報を挙げる　開始前に必要な情報を書きます。保有している情報と、新たに用意する情報を分けます。
  • 必要な選択を挙げる　処理の対象や条件など、先に決める内容を示します。商品が決めると誤解されない書き方にします。
  • 準備する人を決める　情報を用意する人と選択する人を記録します。提供会社が補助する範囲も書き添えます。

開始前に必要な準備

準備の種類誰が行うか示し方
情報の用意利用企業の情報保有部門必要な情報と提出先を書きます。
対象の選択利用企業の業務担当者開始前に選ぶ対象を書きます。
条件の設定提供会社の担当者利用企業が決める内容も併記します。
表は編集部作成の架空の例です。準備する人が決まっていない箇所は、未確認と記録します。

申し込みだけでは処理が始まるとは限らない

申し込みの完了と処理の開始は、別の出来事である場合があります。準備の後に何が起きると処理が始まるかを説明します。

  • 人の操作を示す　開始の操作が必要なら、その操作と実行する人を書きます。準備の完了だけで始まるとは説明しません。
  • 開始条件を示す　設定した条件で始まる場合は、何を満たすと開始するかを書きます。条件を設定する人も示します。
  • 提供会社の作業を示す　提供会社の作業を経て始まる場合は、その作業を明記します。依頼の受付と開始を分けます。

処理が始まるきっかけ

きっかけ説明すること注意
人の操作誰が何を操作すると始まるか準備完了と開始を分けます。
設定した条件何を満たすと始まるか条件を設定する作業も示します。
提供会社の作業どの作業を経て始まるか依頼の受付と処理の開始を分けて示します。
表は編集部作成の架空の例です。自社の商品に該当するきっかけを記載します。

途中に確認がある処理では人の判断が要る

自動処理の途中に、人が内容を確認する箇所が含まれる場合があります。確認する内容と、その間に処理がどうなるかを示します。

  • 確認する人を示す　確認を求める相手を、部門や役割で書きます。通知を受け取る人と判断する人が違う場合は分けます。
  • 判断する内容を示す　何を見て、何を決める確認なのかを書きます。確認が必要だけで説明を終えません。
  • 確認中の状態を示す　確認が済むまで止まる処理と、進む処理を示します。確認後に必要な操作も書きます。

途中の確認で伝える内容

確認の箇所示すこと注意
内容の確認誰が何を見て判断するか通知先と判断する人を分けます。
次へ進む判断何を確認して先へ進むか閲覧だけで済むかを明記します。
確認待ち確認前に止まる処理は何か確認後の操作も示します。
表は編集部作成の架空の例です。通常の利用手順に含まれる確認を対象にしています。

提供会社に任せる作業は自動処理とは限らない

利用企業が操作しなくても、提供会社の人が作業している場合があります。商品による処理と担当者による作業を分けて説明します。

  • 見えない作業を示す　画面に現れない作業も、人が行うなら明記します。操作が不要という理由だけで自動とは書きません。
  • 提供範囲を示す　担当者による作業のうち、提案に含む内容を書きます。別途相談が必要な作業とは分けます。
  • 担当交代に備える　分担を個人名だけで記録せず、役割も残します。担当が変わっても引き継げる説明にします。

自動処理と提供会社の作業

作業の種類説明すること注意
商品による処理人の操作なしで進む範囲前後の人の作業を含めません。
担当者の作業人が行う内容と提供範囲画面に出ない作業も記載します。
引き継ぐ作業担当する役割と作業内容担当者一人だけが知る状態にしません。
表は編集部作成の架空の例です。人による作業を含むこと自体を、欠点として扱う必要はありません。

商品の出力はそのまま採用できるとは限らない

結果が出ることと、その結果を業務で使うと決めることは別です。何が出力され、誰が採用を判断するかを説明します。

  • 結果の出方を示す　何が、どのような形で出力されるかを書きます。候補として出るのか、そのまま使える内容なのかも分けます。
  • 採用の判断を分ける　出力後に人が決める内容を挙げます。採用、修正、使用の見送りを商品が決めるかのように書きません。
  • 判断する人を示す　出力を受け取る人と、使用を決める人を記録します。異なる役割なら、それぞれを書きます。

出力と人の判断の区別

区別する点説明すること注意
結果の出方何がどの形で出力されるか候補とそのまま使える内容を分けます。
採用の判断出力後に人が何を決めるか出力だけで採用済みとしません。
判断する人どの役割が使用を決めるか受け取る人と同じとは限りません。
表は編集部作成の架空の例です。人による判断が必要な出力について記載しています。

処理の終了後も人の作業が残る場合がある

商品上の終了表示だけでは、相手の業務が完了したとは判断できません。終了後に必要な確認と社内への受け渡しを示します。

  • 終了後の確認を示す　処理の終了後、何を確認する必要があるかを書きます。確認する人と、確認結果を残す場所も示します。
  • 受け渡す作業を示す　結果を別の部門へ渡す必要があれば、その作業を書きます。渡す内容と受け取る役割を明記します。
  • 業務の完了を示す　相手の業務が何をもって終わるかを書きます。商品の処理終了と業務完了の間に残る作業を示します。

処理終了後に残る作業

残る作業誰が行うか示し方
結果の確認利用企業の確認担当見る内容と記録先を書きます。
社内への受渡し利用企業の連絡担当渡す内容と受取先を書きます。
業務完了の確認利用企業の業務担当者何を終えれば完了かを書きます。
表は編集部作成の架空の例です。提供会社が終了後の作業も行う場合は、その分担に置き換えます。

実演中の操作だけでは利用時の作業が分かるとは限らない

実演を始める前に、情報の入力や対象の選択が済んでいる場合があります。画面に見えない準備も、利用時の作業として説明します。

  • 入力済みの情報を示す　あらかじめ入れた情報を明記します。実際の利用では誰がその情報を用意し、入力するかも示します。
  • 人が選んだ内容を示す　対象や条件を事前に選んだ場合は、その内容を書きます。商品が自動で選んだように見せません。
  • 見せない作業を示す　実演から省いた準備を挙げます。利用開始時だけの作業か、繰り返し必要な作業かを分けます。

実演前に済ませた作業

準備の種類説明すること注意
情報の入力何を事前に入力したか利用時に入力する人も示します。
対象や条件の選択何を人が選んでおいたか自動で選ばれたように見せません。
省いた準備見せていない作業は何か繰り返し必要かも示します。
表は編集部作成の架空の例です。実演の進め方ではなく、実演前に済ませた作業を整理します。

分担は口頭ではなく提案書に残す必要がある

口頭だけの説明では、後から読む人に分担が伝わらない場合があります。自動の範囲、人の作業、確認の箇所を提案書に残します。

  • 自動の範囲を記録する　入力から出力までの範囲と開始のきっかけを記録します。提案書でも同じ言葉を使います。
  • 人の作業を記録する　利用企業と提供会社が行う作業を分けて残します。準備と終了後の作業も含めます。
  • 未確認の分担を残す　途中の確認の箇所と判断する役割を書きます。未確認の分担は決定済みと混ぜず、確認先を添えます。

提案書に反映する記録

記録項目書くこと理由
自動の範囲入力・出力・開始のきっかけどこまで自動かを共有できます。
人の作業作業内容と担当する役割利用時の分担を読み取れます。
途中の確認確認内容と判断する役割人の判断が必要な箇所が分かります。
未確認の点未確定の内容と確認先決定済みとの混同を防げます。
表は編集部作成の架空の例です。商談後に分担が変わった場合は、提案書の記載も更新します。

業務の段階ごとに記録すると利用時の分担が分かる

自社の商品を利用する業務を選び、段階ごとに分担を書きます。自動処理がない段階や未確認の箇所も、そのまま残します。

  • 業務の段階を書く　準備から業務の完了まで、説明する段階を書きます。各段階の自動処理と人の作業を隣に記入します。
  • 開始と確認を書く　開始のきっかけと途中の確認を記入します。人が行う作業には、担当する会社と役割を添えます。
  • 未確認と記録先を書く　終了後の作業と未確認の点を記入します。提案書など、分担を反映する記録先も指定します。

自動処理と人の作業の分担表

業務の段階自動で進む処理人が行う作業誰が行うか処理が始まるきっかけ途中の確認終了後に残る作業未確認の点記録先
表は編集部作成の記入欄です。段階ごとに行を追加し、該当しない欄はなしと記入します。