実演の状態が使い始めの状態とは限らない

実演で見せた動きには、事前に変更した設定の影響が含まれることがあります。標準の状態と変更できる範囲を分けて、使い始めの姿を説明します。

  • 使い始めの状態を決める　何も変更せずに使える状態と、実演のために変えた部分を分けて説明すると決めます。
  • 変更できる範囲を決める　誰が何を変更でき、どの動きに影響するかを説明する範囲を決めます。
  • 残す内容を決める　相手の希望と未確認の点を分け、説明した設定を記録と提案書に残す方法を決めます。

何も変更していない状態は設定がない状態とは違う

利用者が何も変更していなくても、提供時の設定は入っている場合があります。何もしていない状態が何を指すかを明らかにします。

  • 説明の起点を決める　利用者が変更する前の状態を起点に、すでに決まっている内容を説明します。
  • 標準の範囲を示す　共通の標準設定と、提供時に個別に決まる項目を分けて示します。
  • 未設定の部分を示す　利用開始前に決める必要がある部分は、未設定のまま何ができるかも伝えます。

使い始めの状態を説明する表

説明すること確かめること注意
変更前の状態提供会社による設定が入っているかを確認します。何も変更していないことと、設定がないことを分けます。
標準の設定共通で適用される範囲を確認します。個別に決まる内容まで標準と呼ばないようにします。
提供時に個別に決まる項目何を根拠に決まり、いつ確定するかを確認します。未確定の内容は使い始めの状態として約束しません。
表は編集部作成の架空の例です。自社商品の確認済みの内容に置き換えます。

実演の動きには変更した設定の説明が必要だ

実演で確認できた動きだけでは、標準設定でも同じ動きになるかは分かりません。設定の変更と、実演用に入れた情報を分けて示します。

  • 標準と同じ部分を示す　標準のまま見せた部分を明示し、どこまでが使い始めの状態と同じかを伝えます。
  • 変更した部分を示す　実演前に変えた項目と、その変更によって見せられた動きを説明します。
  • 用意した情報を分ける　実演用に用意した情報があるために見えた内容は、設定だけで現れる内容と区別します。

実演の状態を示す表

実演の要素示すこと注意
標準と同じ部分標準設定のまま使った範囲を示します。一部が標準でも、実演全体が標準とは説明しません。
変更した項目標準から変えた内容と理由を示します。変更後の状態を、全利用者に共通する状態として扱いません。
実演用の情報あらかじめ用意した情報の役割を示します。設定を変えるだけで同じ情報が現れるとは説明しません。
表は編集部作成の架空の例です。特定の商品や設定を示すものではありません。

変更できる項目でも誰でも変えられるとは限らない

変更できる項目でも、すべての利用者が操作できるとは限りません。利用者側で変えられる範囲と、提供会社への依頼が必要な範囲を分けます。

  • 利用者の権限を示す　利用者側で変えられる項目は、変更に必要な権限も含めて説明します。
  • 依頼が必要な範囲を示す　提供会社が変更する項目は、依頼できる条件と対応の可否を確認します。
  • 変更できない範囲を示す　変更できない項目を明記し、希望があれば変えられるという誤解を防ぎます。

変更する人を分ける表

項目の種類説明すること注意
利用者が変更必要な権限と変更できる範囲を示します。利用者なら誰でも変更できるとは説明しません。
提供会社が変更依頼の条件と対応できる範囲を示します。依頼すればいつでも変更できるとは約束しません。
変更できない固定されている内容を示します。将来の変更を、現在できることに含めません。
表は編集部作成の架空の例です。変更の権限や条件は自社商品の情報で確認します。

表示の変更が処理や結果の変更とは限らない

見た目が変わっても、処理の順序や結果まで変わるとは限りません。設定の効果を、表示・処理の順序・結果に分けて説明します。

  • 表示の変化を分ける　見える内容だけが変わるのか、内部の処理にも変化があるのかを確認します。
  • 処理の順序を区別する　表示の並びと実際の処理順を区別し、設定がどちらに作用するかを伝えます。
  • 変わらない動きも示す　結果への影響と、変更後も変わらない動きを、確認できた範囲で明記します。

設定の効果を分ける表

動きの種類設定で変わるか説明の方針
表示表示に作用する設定かを確認します。見える内容の変化を、処理の変化と分けて示します。
処理の順序実際の処理順に作用するかを確認します。画面の並びだけで処理順を判断しません。
結果処理後の結果に作用するかを確認します。変わる結果と変わらない結果を分けて示します。
表は編集部作成の架空の例です。確認していない動きは未確認と記載します。

使い始めの説明には設定する人と時期が必要だ

設定できることが分かっても、誰がいつ行うかが曖昧だと、利用開始前に決める内容が残ります。利用開始までに必要な設定と、利用中の変更を分けます。

  • 開始前の担当を決める　利用開始前に必要な設定について、実施する人と完了を確認する人を決めます。
  • 利用中の変更を説明する　利用中に変えられる項目は、変更する人と反映される時期を伝えます。
  • 変更ごとの判断を決める　変更のたびに判断が必要な内容と、その判断を誰が行うかを決めます。

設定の担当と時期を決める表

時期誰が行うか確かめること
使い始め利用者側と提供会社側の担当範囲を決めます。利用開始までに何を決め、何を完了させるかを確認します。
利用中必要な権限を持つ変更者を決めます。変更できる時期と、反映される時期を確認します。
変更のたび変更の判断と実施を担う人を決めます。毎回必要になる確認や連絡があるかを確認します。
表は編集部作成の架空の例です。設定の操作手順ではなく、担当と時期を整理しています。

業務に合う設定は業種だけで決まるとは限らない

同じ業種でも、仕事の進め方や判断する人は異なります。実演で使った設定をそのまま勧めず、希望を聞いてから採用する内容を決めます。

  • 今の業務を聞く　誰が何を判断し、どの順序で仕事を進めているかを聞き、必要な動きを整理します。
  • 仮の設定と明示する　説明用に仮に設定した内容は仮と記し、相手の希望や合意済みの内容と区別します。
  • 希望と制約から決める　希望する動きと変更できる範囲を照らし合わせ、採用する設定を相手と決めます。

推測で設定を決めないための表

場面すること避けること
業務を聞くとき仕事の順序と判断する人を聞きます。業種や規模だけで必要な設定を決めません。
仮に示すとき仮に設定した前提と未確認の内容を伝えます。説明用の設定を推奨内容として確定しません。
相手と決めるとき希望する動きが実現できるかを確認します。返答のない項目を合意済みとして扱いません。
表は編集部作成の架空の例です。相手から聞いた内容と推測は分けて記録します。

設定を戻しても情報が元に戻るとは限らない

設定の変更は、他の項目や保存済みの情報に影響する場合があります。設定を戻せるかと、変更後に生じた結果を戻せるかを分けて説明します。

  • 関連する項目を調べる　変更した項目以外にも影響が及ぶかを確認し、影響する範囲を伝えます。
  • 過去の情報を区別する　保存済みの情報にも作用するのか、変更後に新しく保存される情報だけに作用するのかを示します。
  • 戻せる範囲を示す　設定と情報のそれぞれについて、元に戻せる範囲と戻せない部分を説明します。

変更の影響を説明する表

影響の種類説明すること確かめること
他の項目への影響関連する項目や動きへの影響を示します。同時に見直す必要がある項目を確認します。
過去の情報保存済みの情報への影響を示します。変更がどの時点の情報に作用するかを確認します。
元に戻せる範囲設定と情報を分けて説明します。戻すための条件と、戻せない変化を確認します。
表は編集部作成の架空の例です。戻せるか不明な内容は、確認前に可能と説明しません。

実演の設定を記録しても相手に伝えた違いまでは残らない

実演の設定を残しても、標準との違いをどこまで相手に伝えたかは分かりません。標準との違いに加えて、説明した内容と未確認の点を記録します。

  • 実演時の状態を残す　実演で使った設定を、説明した日とともに残し、後から特定できるようにします。
  • 比較した標準を残す　比較の根拠にした標準設定と参照先を残し、何との差を説明したかを明らかにします。
  • 伝えた内容を残す　相手に伝えた違いと返答を記録し、伝えた内容、相手が承諾した内容、未確認の点を区別します。

実演と標準の違いを残す表

記録項目書くこと理由
実演の設定実演時の設定と説明した日を書きます。後日の設定と混同するのを防げます。
標準の設定比較した標準の状態と参照先を書きます。違いを判断した根拠が分かります。
伝えた違い説明内容と相手の返答、未確認の点を書きます。説明したことと合意したことを区別できます。
表は編集部作成の架空の例です。記録先は、提案を引き継ぐ人も確認できる場所を選びます。

合意した設定は提案書に残す必要がある

口頭で説明した設定が提案書にないと、使い始めの想定を後から確認できません。提供する状態と、変更する内容・担当・時期を文章で残します。

  • 提供する状態を書く　使い始めにどの状態で渡すかを書き、標準から変更する部分を明示します。
  • 変更の内容と影響を書く　合意した変更内容と、その変更で変わる動きや影響を記載します。
  • 担当と未決事項を書く　誰がいつ設定するかを書き、未確定の項目には確認する人と時期を添えます。

提案書に反映する内容の表

提案書の項目書くこと注意
使い始めの状態利用開始時に提供する状態を書きます。実演の状態と違う場合は、そのまま提供されると読める記載にしません。
変更する項目合意した変更内容と動きへの影響を書きます。仮の設定や未回答の希望は、確定した内容と分けます。
設定する人と時期実施する人、完了時期、未決事項を書きます。提供会社側と利用者側の担当範囲を曖昧にしません。
表は編集部作成の架空の例です。説明の記録と提案書の記載に違いがないか確認します。

使い始めと実演の状態を並べると説明する違いが分かる

説明する項目ごとに、使い始めの状態と実演の状態を書き込みます。相手の希望や未確認の点も残し、提案書に反映する内容を確認します。

  • 同じ項目で比較する　使い始めと実演の状態を同じ行に書き、違う部分を具体的な言葉で示します。
  • 影響と希望を分ける　商品の仕様として確認した影響と、相手が希望する動きを別の欄に書きます。
  • 未確認の点を残す　不明な点は未確認と書きます。設定する人と時期、変わらない動きも記録先の文書に残します。

標準設定と変更できる設定の確認表

項目使い始めの状態実演で使った状態誰が変更できるか設定で変わる動き他への影響相手の業務での希望未確認の点記録先
表は編集部作成の例です。空欄は記入用です。不明な内容を変更なし・影響なしとして埋めません。