依頼後に何が分かるかの説明は相手の判断に合わせて変わる

依頼後の状況は、知りたい理由によって説明すべき内容が変わります。途中と完了後に分かることを分け、表示から判断できる範囲を伝えます。

  • 説明する情報を決める　相手が次に何を判断したいかに合わせて、説明する情報を決めます。
  • 確認の条件を決める　段階の意味、確認できる単位と場所、情報が反映される条件をどう説明するかを決めます。
  • 説明の範囲を決める　表示で分かる事実と未確認の点を分け、作業の完了と営業先の反応を区別して説明すると決めます。

必要な情報は、相手が下す判断で決まる

進み具合を知りたいという要望だけでは、必要な情報を選びにくい場合があります。次の作業、依頼内容との照合、報告のどれに使うかを聞きます。

  • 判断の目的を聞く　何を決めるために状況を知りたいのかを聞きます。目的によって、伝える情報が変わります。
  • 判断の条件を聞く　何が分かれば判断できるかを聞きます。依頼全体の完了が必要か、一部の結果で足りるかも分けます。
  • 説明する範囲を決める　判断に必要な情報と、サービスで確認できる情報を照合します。サービスで確認できない情報と、まだ調べていない情報を分けて残します。

判断の目的と必要な情報

相手の判断必要な情報確かめること
次の作業の開始前提となる作業の完了状況が必要です。何の完了が開始条件かを聞きます。
依頼内容との一致対象と行った作業の記録が必要です。依頼内容と照合できる項目を調べます。
報告への使用報告の対象範囲と情報の基準時点が必要です。誰への何の報告に使うかを聞きます。
表は編集部作成の架空の例です。確認できる情報は、扱うサービスの資料で確認します。

完了の表示は営業先の反応を示すとは限らない

受付、着手、完了という言葉だけでは、何が済んだかは伝わりません。それぞれが指す状態と、その状態に含まれないことを説明します。

  • 言葉の定義を示す　受付なら何を受け付けた状態か、着手なら何を始めた状態かを示します。実際の定義に沿って説明します。
  • 完了の範囲を示す　どの作業が終われば完了になるかを示します。依頼全体と個別の作業で意味が違う場合は分けます。
  • 含まない意味を伝える　受付は作業の開始を示すとは限らず、完了は営業先の返答まで示すとは限りません。表示に含まれない出来事も伝えます。

段階の言葉と定義

段階の言葉指す状態注意
受付依頼を受け付けた状態を指します。作業が始まったとは限りません。
着手定義された作業を始めた状態を指します。対象すべてへの着手とは限りません。
完了定義された範囲の作業が終わった状態を指します。営業先の確認や返答を示すとは限りません。
表は編集部作成の架空の例です。段階の名称と定義は、実際のサービスに合わせて記載します。

依頼全体の表示で個々の状態まで分かるとは限らない

依頼全体の状態が分かっても、個々の対象の状態まで分かるとは限りません。どのまとまりで状況を確認できるかを示します。

  • 全体の範囲を示す　依頼全体の表示が、どこまでの作業をまとめて示すかを説明します。一部が残る場合の扱いも調べます。
  • 対象の呼び方を示す　営業先ごとという説明では、依頼した作業の対象となる会社を指すことを明示し、作業を請け負う側と混同されないようにします。
  • 作業の区切りを示す　対象ごとに複数の作業がある場合は、どの作業の状態かを示します。全体の状態と混同しない説明にします。

確認の単位と分かる範囲

確認の単位分かること注意
依頼全体依頼した作業全体の進み具合が分かります。個々の対象の状態は分からない場合があります。
営業先ごと依頼した作業の対象となる会社別に状態が分かります。誰を指すかが伝わる呼び方にします。
作業ごと区切られた作業それぞれの状態が分かります。どこからどこまでを指すかの説明が必要です。
表は編集部作成の架空の例です。対象の呼び方は、誰を指すかが伝わる表記にします。

表示の時点は作業を行った時点とは限らない

作業を行うこと、記録されること、確認できることは別の出来事です。表示される条件と、日時が何を指すかを分けて説明します。

  • 出来事を分ける　作業の実施と記録の保存を区別します。表示が変わらないことだけで、作業が行われていないとは判断できません。
  • 反映の条件を示す　保存や内容の確認など、表示に必要な条件を調べます。確認できていない条件を、確認済みのように伝えないようにします。
  • 日時の意味を示す　日時があれば、作業日時か記録日時かを説明します。表示の更新日時だけで作業日時を推測しません。

出来事と確認できる時点

時点説明すること注意
作業を行う実際に作業を行った時点を指します。その時点で表示されるとは限りません。
記録される作業の内容が記録された時点を指します。作業を行った時点と同じとは限りません。
確認できる必要な条件を満たし、情報を閲覧できる時点を指します。表示に使われる日時の意味も確認します。
表は編集部作成の架空の例です。情報が反映される条件は、実際の仕様を確認して説明します。

状態の表示だけではその理由が分かるとは限らない

画面にある状態は、記録された事実を知る手がかりです。その状態になった理由や経緯まで、表示だけで分かるとは限りません。

  • 表示された事実を読む　表示項目の定義に沿って、何が記録されているかを説明します。理由の記載がなければ、状態の説明までにとどめます。
  • 理由の有無を分ける　理由の記載があるかを確認します。記載があっても、そこにない背景や営業先の意図までは断定できません。
  • 空欄を推測で埋めない　結果が空欄でも、未実施や反応なしとは決めません。空欄が何を意味するかは、表示の定義を確認します。

表示と読み取れる事実

表示の内容読み取れること表示だけでは分からないこと
状態：着手着手として記録されています。現在の細かな作業内容までは分かりません。
状態：保留保留として記録されています。理由の記載がなければ、保留の事情は分かりません。
結果：空欄結果欄に記載がありません。未実施か未記録かは、この表示だけでは分かりません。
表は編集部作成の例です。架空の表示例です。実在するサービスの画面や仕様を示すものではありません。

通知の内容は、確認できる情報のすべてとは限らない

画面、通知、報告では、確認できる内容や対象範囲が異なる場合があります。どこで何を確認するかを対応させて説明します。

  • 場所と内容を結ぶ　状態を見る場所、結果を読む場所、経緯を確認する場所を示します。場所によって見られる内容が違う場合は、その違いを説明します。
  • 通知の役割を示す　通知だけで分かる内容と、別の場所で確認する内容を分けます。通知が出る条件も確認します。
  • 情報の基準を示す　報告がどの時点までの情報を含むかを示します。表示と報告が異なる場合は、対象範囲と基準時点を調べます。

確認する場所と内容

確認する場所確認できる内容注意
画面閲覧時点で表示されている状態を確認します。実際の作業状況と一致するかは反映条件によります。
通知通知の対象となった出来事を確認します。詳細な結果が含まれるとは限りません。
報告定められた範囲の作業や結果を確認します。対象範囲と情報の基準時点を読み取ります。
表は編集部作成の架空の例です。画面・通知・報告の提供有無と内容は、サービスごとに確認します。

結果が未確認でも、作業が未着手とは限らない

作業がどこまで進んだかと、結果の確認が終わっているかは、分けて説明する必要があります。結果がまだ分からない場合も、何が未確認なのかを明示します。

  • 作業と結果を分ける　未着手は作業の段階を、結果を確認中は結果の確認状況を示します。同じ意味の段階として並べないようにします。
  • 未確認の対象を示す　作業の実施、記録の内容、営業先の返答のうち、何を確認しているかを説明します。未確認を失敗とは扱いません。
  • 確定する範囲を示す　結果が確定した場合も、何の結果が確定したかを示します。営業先の反応まで確定したと広げて説明しません。

作業の状態と結果の確認状況

状態意味注意
未着手定義された作業を始めていない状態です。結果が悪かったという意味ではありません。
結果を確認中対象となる結果の確認が終わっていない状態です。この状態だけでは作業の段階を判断できません。
結果が確定必要な確認を終え、結果として記録された状態です。その後の営業先の判断まで示すとは限りません。
表は編集部作成の架空の例です。作業の段階と結果の確認状況は、別の観点として示しています。

作業の完了は営業先が確認したことを示すとは限らない

依頼した作業が終わっても、営業先が内容を確認したかは別の情報です。営業先が確認することと、返答することも区別して説明します。

  • 完了した作業を示す　依頼した範囲のうち、どの作業が終わったかを説明します。完了という言葉を、営業先の反応の説明に使いません。
  • 営業先の確認を分ける　営業先の確認を示す記録があるかを調べます。作業の完了記録だけでは、内容を見たかどうかは分かりません。
  • 返答の内容を分ける　返答があれば、その内容に沿って説明します。返答の有無だけで、関心や商談の希望までは判断しません。

作業と相手の行動の区別

出来事説明すること注意
作業が終わる定義された作業の終了を説明します。相手が内容を見たことまでは示しません。
営業先が確認する確認を示す根拠がある場合に説明します。内容への賛同や関心までは示しません。
営業先が返答する記録された返答の内容を説明します。返答があっても、商談の希望とは限りません。
表は編集部作成の架空の例です。確認や返答を把握できるかは、サービスの仕様を確かめてから説明します。

説明した確認範囲は提案書にも残す必要がある

商談で説明した確認範囲は、提案書にも残す必要があります。見本で示した項目と、実際に確認できる項目を区別して記録します。

  • 説明した範囲を残す　何を、どの単位で、どこから確認できると説明したかを残します。情報が反映される条件も併記します。
  • 見本の項目を示す　見本の画面で示した項目は架空の例と明記し、実際に表示される項目とは区別します。
  • 未確認の点を残す　表示だけでは分からない事情と、仕様を確認していない点を分けます。確認後は提案書の該当箇所を更新します。

提案書に残す説明内容

記録項目書くこと理由
確認できる内容状態の定義と、実際に確認できる項目を書きます。何が分かると説明したかを読み返せます。
単位と場所確認の単位、場所、反映条件を書きます。説明した範囲と条件を照合できます。
分からないこと表示では分からない事情と未確認の仕様を書きます。未確認の内容と説明した内容を分けて読み返せます。
表は編集部作成の架空の例です。見本には架空の例と明記し、実際の提供機能とは区別します。

説明表には分かることと未確認の点を並べて書く必要がある

相手が知りたいことを起点に、依頼後の説明を表にまとめます。確認済みの内容だけを書き、サービスで確認できない情報と、まだ調べていない情報を分けて残します。

  • 判断ごとに記入する　相手が下したい判断ごとに記入します。必要な情報を確認できない場合は、その点も明記します。
  • 条件を省かず記入する　内容だけでなく、単位・場所・反映条件も書きます。未確認の条件は、推測で埋めないようにします。
  • 提案書と対応させる　作業の完了と営業先の反応を分けて書きます。説明を残した提案書の箇所も記入し、後から照合できるようにします。

依頼後に確認できる内容の説明表

相手が知りたいこと確認できる内容確認できる単位確認する場所情報が反映される条件表示だけでは分からないこと作業の完了と営業先の反応の区別未確認の点記録先
表は編集部作成の記入欄です。相手が知りたいことごとに1行ずつ記入します。