見本で分かることは納品物の一部に限られる

見本で確かめた色や手触りが、そのまま納品物に当てはまるとは限りません。違う部分と判断に必要な条件を説明すると、相手は納品物との違いを知ったうえで判断できます。

  • 見本の役割を決める　何を確かめるための見本かを定め、納品時に変わる部分を分けて説明できるようにします。
  • 説明の根拠を決める　仕様の資料と使用条件を確認し、相手が判断するために必要な情報を明らかにします。
  • 確認と記録の内容を決める　相手の許容範囲と了承の状況を記録し、納品前に再確認する内容を決めます。

見本を見せるだけでは納品物との関係が伝わるとは限らない

見本を見せるときは、納品物と同じ仕様の現物ではないことを最初に伝えます。何を確かめるための見本かを示すと、相手が判断できる範囲が分かります。

  • 目的を絞る　色の確認用か、形状の確認用かを明らかにします。見本で判断してよい項目を先に決めます。
  • 違いを先に伝える　納品物と異なる部分は、見本を見せる時点で説明します。相手が選び終わるまで説明を待たないようにします。
  • 用途を表示する　見本の用途と納品物との関係を、添付資料にも記します。後から見る人にも同じ情報が伝わるようにします。

見本の位置づけの整理

見本の種類納品物との関係最初に伝えること
色見本納品物の色を選ぶ参考になります。素材や仕上げも確認できるかを伝えます。
素材見本素材の手触りなどを確認できます。完成品の形状や厚みとの差を伝えます。
縮小見本全体の形状を確認できます。実際の大きさや使用感との差を伝えます。
試作品製作途中の仕様を示しています。納品時に変更する項目を伝えます。
表は編集部作成の例です。見本の呼び名だけで判断せず、実際に確認できる項目を調べます。

見本で判断できる範囲は項目ごとに違う

色を確認できる見本でも、大きさや機能まで判断できるとは限りません。項目ごとに、確認できる部分と納品時に変わる部分を分けて示します。

  • 項目ごとに分ける　色・素材・大きさ・仕上げ・機能を分けて確認します。一部が同じでも、全体が同じとは説明しません。
  • 違う箇所を示す　見本の該当箇所と仕様の資料を対応させます。どこがどう変わるかを相手が見比べられるようにします。
  • 未確認を区別する　分からない項目は未確認として扱います。違いがない項目に含めず、確認後に説明します。

項目別の整理

項目見本で確かめられるか納品時に変わる点
色指定する色と同じ見本かを確認します。色合いや光沢の差を調べます。
素材納品物と同じ素材かを確認します。材質や厚みの変更を調べます。
大きさ実寸の見本かを確認します。寸法や各部分の比率の差を調べます。
仕上げ同じ加工を施しているかを確認します。表面や端部の仕上がりの差を調べます。
機能納品時の機能を試せるかを確認します。搭載する機能や動作条件の差を調べます。
表は編集部作成の例です。確認できる範囲は、手元の見本と納品予定の仕様に応じて判断します。

見本との違いの説明には仕様の裏付けが必要だ

見た目の印象だけでは、納品時に何が変わるかを説明しきれません。仕様書の該当箇所、販売元の説明、自社で確認した事実を根拠として示します。

  • 対象の仕様を合わせる　資料に書かれた商品名と仕様の版が、納品予定の商品に当てはまるかを確認します。該当箇所を示して違いを説明します。
  • 情報の出所を分ける　販売元の説明と自社で確認した事実を区別します。自社の確認結果には、対象と確認条件も添えます。
  • 資料と説明が食い違ったら確かめる　資料と販売元の説明が異なる場合は、販売元に確認します。納品予定の仕様が確定するまで断定しません。

違いを裏付ける資料

違いの種類裏付ける資料注意
寸法の違い対象商品の仕様書や図面を示します。見本用の図面と取り違えないようにします。
素材の違い材質が分かる仕様書を示します。外観が似ていても同じ素材と判断しません。
仕上げの違い販売元の説明資料を示します。説明が対象の加工方法に当てはまるか確認します。
機能の違い仕様書と自社の確認記録を示します。仕様書の記載と自社で確認した条件の範囲で説明します。
表は編集部作成の例です。口頭で受けた説明は内容を記録し、販売元に認識の違いがないか確認します。

納品後の状態は見本だけでは判断できるとは限らない

見本で確認した状態が、数量・使う環境・製造や使用の時期によって変わる場合があります。相手の予定を聞き、見本だけでは判断できない条件を説明します。

  • 数量の影響を調べる　まとめて使う場合の見え方や、生産単位による差を確認します。見本だけでは分からない差を説明します。
  • 使用環境を聞く　照明、温度、湿度、設置場所などを聞きます。見本を確認した環境と異なる条件を洗い出します。
  • 時期の影響を調べる　製造時期による仕様変更や、使い始めてからの経年による状態の変化を確認します。該当する条件だけを伝えます。

判断に必要な条件

条件見本では分からないこと伝え方
数量一つの見本では、並べたときの色の差や全体の見え方が分からないことがあります。予定数量で差が出るかを調べ、確認結果を伝えます。
使う環境見本を確認した場所と使用場所が違えば、見え方や動作が変わることがあります。確認済みの環境と相手の使用環境との差を伝えます。
製造や使用の時期手元の見本と納品物で製造時期が違うことや、使用による変化は見本では分かりません。仕様変更の有無と、状態が変わる条件を伝えます。
表は編集部作成の例です。数量・環境・時期による違いがあるかは、商品ごとに確認します。

説明する違いは相手が見本の何を重視するかで変わる

同じ見本でも、相手が判断の根拠にする部分は異なります。重視している点、確かめたい点、満足している点を聞くと、説明すべき違いが分かります。

  • 重視する理由を聞く　気になる項目だけでなく、用途との関係も聞きます。納品時の違いが使い方に影響するかを確認します。
  • 未判断の点を聞く　見本を見ても判断できていない部分を聞きます。追加で示す資料や確認すべき条件を決めます。
  • 満足の前提を聞く　見本のどこに満足しているかを聞きます。その部分が納品時に変わるなら、先に詳しく説明します。

判断基準を知る確認事項

聞くこと分かることその後の説明
重視する点相手が選ぶうえで重視する項目が分かります。該当項目の違いと使用への影響を説明します。
確かめたい点判断に不足している情報が分かります。確認できる資料や別の見本を示します。
満足している点相手が見本のどこを納品物にも期待しているかを確かめる手がかりになります。納品時にも同じか、変わるかを説明します。
表は編集部作成の例です。好意的な反応だけで、すべての違いを了承したとは判断しません。

違いへの了承には相手の許容範囲の確認が必要だ

違いを説明しても、どこまで受け入れられるかは別に確認が必要です。変わる項目ごとに、許容できる範囲と判断に足りない情報を整理します。

  • 範囲を具体化する　どの部分のどの程度の違いなら受け入れられるかを確認します。曖昧な程度表現だけで終えないようにします。
  • 受け入れられない点を聞く　使い方や社内の基準から、変えられない部分を聞きます。対応できる仕様があるかを確認します。
  • 判断待ちを区別する　情報が足りない場合は、了承済みと扱いません。必要な資料と、実際に判断する人を確認します。

許容範囲の確認

変わる部分確かめること許容できない場合
色・仕上げどの箇所を、どの環境で見て判断するかを確認します。納品物に近い見本で判断材料を足せるかを調べ、それでも受け入れられない場合は対応できる仕様を確認します。
素材手触りや用途上、外せない条件を確認します。条件を満たす素材を用意できるか確認します。
大きさ設置場所や周辺物との関係を確認します。必要な寸法に対応できるか確認します。
機能必要な動作と使用条件を確認します。必要な機能を備える仕様があるか確認します。
表は編集部作成の例です。対応できる仕様が確認できなければ、対応できると説明しません。

見本にない仕様の説明には確認済みの根拠が必要だ

似た商品でできたことが、納品予定の商品でもできるとは限りません。見本や資料で確認できない仕様は、その場で推測せず、確認後に回答します。

  • 不明な範囲を伝える　何が分かり、何が未確認かを分けて伝えます。回答を待つ項目を相手と共有します。
  • 確認先を決める　販売元や自社の商品担当など、仕様を確認できる相手に照会します。商品と使用条件を明記します。
  • 確認結果を連絡する　確認できた内容を相手に伝え、根拠の資料を示します。回答時点で残る不明点も伝え、推測で埋めないようにします。

未確認事項への対応

場面すること避けること
見本にない機能対象商品の仕様書を確認し、不明な点は販売元に問い合わせます。似た商品の動作から推測しません。
資料に記載がない確認先と連絡の予定を伝えます。記載がないことを、対応できる根拠にしません。
回答が食い違う対象商品と資料の版を照合します。都合のよい回答だけを採用しません。
確認結果が届く根拠と残る不明点を連絡します。確認した条件を超えて言い切りません。
表は編集部作成の例です。確認が終わらない場合も、回答できていない項目と進捗を伝えます。

追加する見本や写真は相手が判断できない点で決まる

手元の見本で判断できない部分があれば、納品物に近い見本や写真を用意できるか確認します。追加する資料にも、納品物との違いや確認できない点を添えます。

  • 近い見本を探す　相手が重視する仕様に近い見本があるかを調べます。用意できても、残る違いは説明します。
  • 写真の対象を調べる　写真の商品が納品予定の仕様と一致するかを確認します。手触りや動作など、写真で判断できない点も伝えます。
  • 過去の納品物を調べる　過去の納品物を確認できるかを調べます。現在の仕様や製造条件との差も確認してから示します。

判断材料の選び方

手段向く場合注意
別の見本素材や仕上げを実物で確かめたい場合に向きます。納品予定の仕様と異なる部分を明示します。
納品物の写真形状や外観の全体を確認したい場合に向きます。色や質感の判断には限界があると伝えます。
過去の納品物完成した状態を確かめたい場合に向きます。現在も同じ仕様か、変更がないかを確認します。
表は編集部作成の例です。追加の見本や写真を用意できない場合は、判断できない点が残ると伝えます。

説明した違いと相手の了承の範囲は記録に残す必要がある

説明した事実だけでは、相手が何を受け入れたかは分かりません。違い、根拠、許容範囲、了承の状況を営業管理表に残し、納品前に再確認します。

  • 説明と根拠を残す　説明した違いと参照資料を対応させて記録します。後から同じ箇所を確認できるようにします。
  • 了承の状況を残す　誰が、いつ、どの範囲を了承したかを残します。条件付きの了承や未回答の項目も区別します。
  • 納品前に照合する　納品予定の仕様と説明済みの内容を照合します。変更があれば改めて説明し、了承の状況を更新します。

営業管理表に残す内容

記録項目書くこと
説明した違い対象の見本、納品予定の商品、違う項目、説明日を記録します。
裏付けた資料資料名、版、該当箇所、販売元への確認内容を記録します。
相手の許容範囲受け入れられる違いと、受け入れられない条件を記録します。
了承の状況了承した人、確認日、対象項目、条件、未回答の内容を記録します。
納品前の再確認照合結果、追加説明の内容、再確認した相手と日付を記録します。
表は編集部作成の例です。返答がない状態や、資料を渡しただけの状態を了承済みと記録しません。

納品前には説明と了承の再確認が必要だ

見本と納品物の違いを、自社の商品に置き換えて記入します。空欄や未確認の項目を洗い出し、納品前に説明内容と相手の了承を再確認します。

  • 自社の商品で記入する　見本の用途と納品時の違いを具体的に書きます。裏付け資料は該当箇所まで記入します。
  • 未確認の項目に確認先を書く　判断できない項目には確認先と確認予定を記入します。相手の返答待ちは、了承済みと分けて書きます。
  • 記録と納品物を照合する　納品予定の仕様を記録と見比べます。重視点や許容範囲にも変更がないか、相手に再確認します。

見本と納品物の違いを説明する確認表

確認項目記入欄確認項目記入欄
見本の位置づけ種類と、何を確かめるための見本かを記入します。確かめられる部分見本で判断できる項目を記入します。
変わる部分納品時に変わる箇所と内容を記入します。裏付け資料資料名、版、該当箇所を記入します。
見本で判断できない条件数量・使用環境・製造や使用の時期によって納品物の状態がどう変わるかを記入します。相手の重視点重視する項目と理由を記入します。
許容範囲受け入れられる違いと不可の条件を記入します。了承の状況相手、確認日、了承の範囲と保留事項を記入します。
記録先営業管理表の保存場所と対象欄を記入します。納品前の再確認仕様との照合結果と相手への確認結果を記入します。
表は編集部作成の例です。商品ごとに作成し、仕様や相手の判断が変わったときは更新します。