販売元と別会社なら立場の説明が必要だ

商品について詳しく説明しても、どの会社の立場で話しているかが伝わるとは限りません。相手の認識を確かめ、自社と販売元の役割を明らかにします。

  • 自社の立場を示す　相手が自社をどう認識しているかを確かめ、販売元とは別の会社として商品を取り扱う立場を示します。
  • 説明できる範囲を分ける　自社で答えられることと販売元に確認することを分け、購入後に対応する会社も示します。
  • 資料と連絡の扱いを決める　資料や販売元の名前の使い方、相手が販売元へ直接連絡した場合の対応を決め、相手の理解と説明内容を記録します。

社名を伝えても別会社と伝わるとは限らない

販売元の資料や名前が目立つと、自社がどの会社なのかを誤って理解される場合があります。説明を足す前に、相手が自社をどのような会社と捉えているかを確かめます。

  • 所属の認識を聞く　自社を、販売元そのもの、販売元の一部門、別の会社のどれと理解しているかを確かめます。名刺を渡しただけで判断しません。
  • 認識のきっかけを知る　資料の表紙やメールの署名など、所属の判断に使われた表示を確認します。誤解を招いた箇所を直します。
  • 決定できる範囲も聞く　販売元に代わって何を決められると思われているかも確認します。別会社だと理解されていても、決められる範囲は誤解されている場合があります。

認識と確認事項

認識起こり得ること確かめること
販売元そのもの説明が販売元の正式な回答として扱われます。自社をどの会社だと理解しているかを聞きます。
販売元の一部門販売元と同じ範囲を判断できると思われます。自社と販売元を別会社だと理解しているかを聞きます。
別の会社別会社でも販売元の判断を代行できると思われます。自社が決められる範囲をどう理解しているかを聞きます。
表は編集部作成の例です。実際の取り扱いに合わせて確認します。

自社の立場は商品を作る・売る・支えるのどれを担うかで分かれる

別会社だと伝えるだけでは、商品について何を担う会社なのかが分かりません。作る・売る・支える役割に分け、実際に担当する会社を示します。

  • 役割に会社名を添える　商品を作る会社、販売する会社、利用を支える会社を整理します。販売元がすべてを担うとは決めつけません。
  • 取り扱いの中身を示す　商品の説明、申し込みの受付など、自社が実際に行うことを示します。関係の呼び名だけで説明を終えません。
  • 未確認の役割を記録する　担当が分からない役割は未確認と記録し、販売の取り決めを確認してから会社名を入れます。

役割の分け方

役割中身注意
作る会社商品の開発や製造を担います。販売元と同じ会社かを確認します。
売る会社商品の説明や申し込みの受付を担います。自社が担う業務の範囲を示します。
利用を支える会社使い方の案内や、使えないときの対応を担います。場面によって会社が分かれる場合は分けて示します。
表は編集部作成の例です。同じ会社が複数の役割を担う場合もあります。

自社で答えられる範囲は販売の取り決めで確認した内容に限られる

商品の知識があっても、販売元に代わって判断できるとは限りません。質問ごとに、自社で回答できる内容と販売元の確認が必要な内容を分けます。

  • 回答の根拠を持つ　確認済みの資料と販売の取り決めをもとに、答えられる範囲を決めます。経験だけで販売元の判断を代弁しません。
  • 確認が必要だと示す　販売の取り決めで自社に任されていない条件や、資料にない内容は、販売元への確認が必要だと示します。回答を得る前に結論を約束しません。
  • 不明な点を区別する　どちらが判断するか分からない質問は、回答する会社も含めて未確認と記します。確認先が決まっている質問と分けます。

回答の区分

区分伝え方注意
自社で答えられる確認済みの資料に基づく内容として伝えます。自社の補足説明と販売元の記載を混ぜません。
販売元に確認する販売元の確認を要する内容だと伝えます。見込みを確定した回答として扱いません。
どちらか不明どちらの会社が回答するかを確認してから答えると伝えます。自社か販売元かを推測で決めません。
表は編集部作成の例です。質問の内容と販売の取り決めに応じて判断します。

販売窓口と購入後の対応先は同じとは限らない

販売窓口が自社でも、購入後の対応をすべて担うとは限りません。購入前の説明で、連絡を受ける会社と実際に対応する会社を示します。

  • 連絡先と対応先を分ける　最初に連絡する会社と、内容を判断して対応する会社を分けます。同じ会社が担う場合は、その旨を記します。
  • 場面ごとに会社を示す　問い合わせ、使い方の案内、使えないときについて担当する会社を示します。自社がすべて対応すると誤解させません。
  • 未確認なら約束しない　対応する会社が未確認なら、その場で自社の担当だと約束しません。販売元と確認した内容を提案書に反映します。

購入前に示す対応先

場面対応する会社注意
問い合わせ自社が連絡を受け、内容に応じて販売元が答えます。連絡を受けることと回答することを分けて示します。
使い方の案内販売元が案内します。自社が説明できる範囲も併記します。
使えないとき販売元が状況を確認して対応します。販売窓口と対応先が異なることを購入前に示します。
表は編集部作成の例です。このページでは購入前に示す会社の役割を扱います。

資料の作成元と説明する会社は同じとは限らない

販売元の資料を渡すと、その説明全体が販売元の発信だと思われる場合があります。販売元が作った部分と、自社が補足した部分を見分けられる形にします。

  • 作成元を示す　販売元が作った資料には、その作成元が分かる表示を残します。自社がどの会社かは、添付する案内などで別に示します。
  • 補足した箇所を示す　自社の説明を添える場合は、追加した内容が分かる形にします。販売元が確認した説明かどうかも区別します。
  • 使える範囲を確認する　配布や内容の変更ができる範囲を、販売の取り決めで確認します。自社資料には参照した資料と確認日を残します。

資料の扱い方

扱い向く場合注意
そのまま渡す販売元の説明を原文のまま示したい場合です。配布できることを確認し、自社の立場を別に添えます。
自社の説明を添える自社の役割や回答範囲を補足したい場合です。販売元の本文と自社の補足を見分けられる形にします。
自社の資料を作る商談に必要な内容を自社の構成で説明する場合です。作成元を自社と示し、引用や画像の使用範囲を確認します。
表は編集部作成の例です。資料の扱いは販売元と確認して決めます。

販売元の名前を使う場面には所属の説明が必要だ

販売元の名前は商品の説明に必要でも、自社がどの会社かを示す名前ではありません。名乗り方や資料の表示で、自社と販売元の関係を明らかにします。

  • 自社名を明示する　名乗るときは自社名を示し、販売元の商品を取り扱う立場だと説明します。販売元の名前だけで自己紹介しません。
  • 名前の使用範囲を決める　販売元の名前やロゴを使える場面と表示方法を確認します。資料や署名に、自社がどの会社かが分かる表記を入れます。
  • 呼ばれ方のずれを直す　販売元の社員として呼ばれた場合は、所属の認識を確認します。呼び方だけの省略なのか、会社の取り違えなのかを分けます。

名前を使う場面

場面すること注意
名乗るとき自社名と、販売元の商品を取り扱う会社だという立場を伝えます。販売元の社名を自社の所属のように使いません。
資料に書くとき販売元と自社の名前に、それぞれの役割を添えます。名前やロゴを使える範囲を確認します。
相手が呼ぶとき呼び方から所属の誤解がないかを確かめます。誤解があれば、別会社であることを説明します。
表は編集部作成の例です。販売元の名前の使い方は事前に確認します。

販売元への直接連絡には両社の対応の取り決めが必要だ

相手が販売元に直接連絡すると、自社の説明と販売元の回答が食い違う場合があります。誰が回答し、自社が何を把握するかを事前に決めます。

  • 直接連絡を想定する　相手から販売元へ直接連絡があった場合に、どちらの会社が回答し、自社にどう知らせてもらうかを販売元と決めます。相手に案内する前に、販売の取り決めを確認します。
  • 回答済みの内容を知る　相手が何を聞き、どのような回答を得たかを確認します。販売元と共有してよい情報の範囲も確認します。
  • 自社を通す理由を示す　自社への連絡を求める場合は、対象の用件と理由を示します。販売元に確認していない連絡先の制限を、販売元の方針として伝えません。

直接連絡があった場合

場面すること注意
相手が直接聞いた質問と回答の内容を確認します。自社の説明と異なる点は、販売元に確認します。
販売元から連絡次に回答する会社と、共有する内容を決めます。両社から異なる案内を送らないよう確認します。
自社を通す場合対象の用件と、自社を通す理由を示します。販売の取り決めを確認してから案内します。
表は編集部作成の例です。相手の連絡先を制限する前提ではありません。

説明にうなずいても会社の役割を理解したとは限らない

説明に賛同していても、会社の役割を取り違えている場合があります。自社の立場と購入後の対応先を、相手がどう理解したかで確かめます。

  • 相手の言葉で確認する　自社と販売元の関係を、相手の言葉で説明してもらいます。説明した表現を覚えているかではなく、自社と販売元を別の会社として理解しているかを見ます。
  • 購入後の想定を聞く　購入後に質問が生じたら、どの会社へ連絡する想定かを聞きます。連絡先と実際の対応先の違いも確認します。
  • 残る疑問を分ける　説明が伝わっていない点と、まだ回答できていない点を分けます。前者は説明し直し、後者は確認事項として残します。

理解の確かめ方

確かめ方確かめることずれていたとき
相手の言い換え自社を販売元とは別の会社として理解しているかを見ます。会社名と商品に関する役割を対応させて説明し直します。
購入後の想定連絡する会社と対応する会社を理解しているかを見ます。想定した場面に沿って、会社の役割を示します。
残る疑問説明不足なのか、未確認の内容なのかを見分けます。説明し直す内容と、販売元に確認する内容を分けます。
表は編集部作成の例です。相手を試すためではなく、説明の不足を見つけるために使います。

説明した関係は記録して提案書と照らす必要がある

口頭で関係を説明しても、提案書に残らなければ、商談にいなかった人に伝わりません。説明した内容と未確認の内容を記録し、提案書にも反映します。

  • 相手の認識も残す　自社の立場をどう説明し、相手がどう理解したかを記録します。説明したという事実だけでは、誤解が解けたか分かりません。
  • 提案書に役割を書く　自社と販売元の役割、回答範囲、購入後の対応先を提案書に記します。商談にいなかった人にも関係が伝わる形にします。
  • 未確認の点を引き継ぐ　未確認の内容には確認先と確認状況を添えます。回答を得たら記録と提案書を更新し、変更点を相手に伝えます。

記録して反映する内容

記録項目書くこと理由
自社の立場自社がどの会社で商品に何を担うか、相手の理解を記します。商談にいなかった人が、自社を販売元と取り違えないようにするためです。
回答の範囲自社で回答できる内容と販売元への確認事項を記します。確認前の内容が約束として扱われるのを防ぐためです。
対応する会社購入後の場面ごとに、連絡先と対応先を記します。自社の役割が実際より広く伝わるのを防ぐためです。
未確認の点未確認の内容、確認先、確認状況を記します。未確認の内容を確定した説明と区別するためです。
使用した資料資料名、作成元、版や確認日、自社の補足を記します。どの情報に基づいて説明したかをたどるためです。
表は編集部作成の例です。説明した日と相手も、商談の記録に残します。

関係の説明には確認済みと未確認の区別が必要だ

項目を埋めるだけでは、説明できる状態かどうかは分かりません。確認できた内容と未確認の点を分けて記入し、商談前後に見直します。

  • 商談前に記入する　自社の立場、回答範囲、資料と名前の扱いを記入します。不明な欄は未確認と書き、確認先を決めます。
  • 連絡の扱いも決める　購入後の対応先に加え、相手が販売元へ直接連絡した場合の扱いを記入します。両社で確認した内容を使います。
  • 商談後に更新する　相手の認識欄に、説明後の理解と残る疑問を追記します。確認できた内容を商談記録と提案書に反映します。

関係の説明の確認表

確認項目記入欄確認項目記入欄
相手の認識説明前後の理解を記入します。自社の立場自社がどの会社で、商品に何を担うかを記入します。
自社で答えられること回答できる内容と根拠を記入します。販売元に確認すること質問と確認状況を記入します。
購入後の対応先連絡先と対応する会社を記入します。資料の扱い配布や補足の方法を記入します。
販売元の名前の使い方使用する場面と表記を記入します。直接連絡時の扱い回答する会社と連絡方法を記入します。
未確認の点不明な内容と確認先を記入します。記録先商談記録と提案書の保存先を記入します。
表は編集部作成の記入欄です。各欄の案内に沿って、実際に確認した内容を記入します。