名称の対応と提供内容の変更は分けて説明する必要がある

新名称の資料を渡すだけでは、これまで検討していた商品との関係が伝わらないことがあります。旧名称との対応と提供内容の変更を分けて説明します。

  • 名称の対応の示し方を決める　相手が認識している名称を起点に、旧名称と新名称の関係をどう示すかを決めます。
  • 変更の説明の範囲を決める　提供内容の変更を整理し、旧名称の資料の扱いと相手の社内への補足をどうするかを決めます。
  • 確認と記録を決める　相手に確認することと、説明後に残す記録を決め、確認表にまとめます。

新名称を知っていても旧名称との関係を理解しているとは限らない

新名称を知っていても、旧名称との関係まで理解しているとは限りません。会話で使う名称と、手元の資料にある名称を確認します。

  • 使っている名称を聞く　現在どの名称で検討しているかを聞き、旧名称のみ、新名称のみ、混在のいずれかを把握します。
  • 手元の資料を確認する　参照している資料に書かれた名称も確認します。口頭で使う名称と違う場合は、両方を記録します。
  • 社内の認識も尋ねる　窓口の理解だけで社内全体の認識を判断せず、社内で別の名称が使われていないかも尋ねます。

名称の認識を整理する表

認識の状態確かめること注意
旧名称のみどの資料を使って検討しているかを聞きます。新名称だけで説明を始めないようにします。
新名称のみ旧名称での提案を知っているかを聞きます。新名称を知っているだけで、旧名称との関係を理解したと判断しません。
混在誰が、どの場面で、どちらの名称を使うかを聞きます。使われている旧名称を誤りと決めつけません。
表は編集部作成の例です。

旧名称と新名称は単純な置き換えとは限らない

名称の変更に伴って構成が変わる場合は、名前を並べるだけでは対応が伝わりません。商品名だけが変わったのか、統合や分割を含むのかを整理します。

  • 対応を確認する　正式に確認できた情報から、旧名称の商品が新名称の何に当たるかを整理します。
  • 構成の違いを示す　一部だけが引き継がれる場合は、その範囲を示します。名称だけで商品全体が同じだと説明しません。
  • 対応先が不明な部分を残す　対応先が確認できない部分は未確認と記します。名称が似ているという理由だけで、商品の関係を判断しません。

名称の対応を示す表

対応の型示すこと注意
同じ商品旧名称と新名称を対にして示します。提供内容も同じかどうかは別に確認します。
構成が変わった引き継ぐ部分と構成が変わる部分を示します。全体を単純に改称したように見せません。
統合や分割旧名称の各商品と新名称の商品との関係を示します。対応する部分が複数ある場合は省略しません。
表は編集部作成の例です。

名称の変更は提供内容の変更を意味するとは限らない

商品名が変わったという事実だけでは、機能や条件が変わったかは判断できません。変わらない内容、変わった内容、未確認の内容を分けます。

  • 比較する内容を決める　相手が検討していた機能、提供範囲、提供条件について、変更の有無を確認します。
  • 検討への影響を示す　変更がある場合は、相手が重視していた条件にどう関わるかを具体的に説明します。
  • 未確認を明示する　確認できていない内容は断定せず、確認する項目と回答を担う人を決めます。

提供内容を区分する表

区分伝えること注意
変わらない内容変更がないと確認できた項目を示します。確認した範囲を超えて、すべて同じだと説明しません。
変わった内容変更前と変更後の内容を示します。名称が変わったという説明の中に紛れ込ませず、変更点として別に示します。
未確認何が分かっていないかを示します。未確認を、変更なしとして扱いません。
表は編集部作成の例です。

旧名称が載っている資料でも使えなくなるとは限らない

旧名称が載っているだけで、資料全体が使えなくなるとは限りません。記載内容が現在の提案に合っているかと、何に使うかで扱いを決めます。

  • 用途を確認する　内容の比較や社内説明など、旧名称の資料を何に使っているかを確認します。
  • 使える範囲を決める　内容が変わった箇所を確認し、引き続き参照できる範囲と差し替える範囲を分けます。
  • 相手と扱いを決める　資料の扱いを一方的に決めず、相手が社内で使う際に必要な名称の補足も確認します。

旧名称の資料の扱いを決める表

資料の扱い向く場合注意
そのまま使う記載内容が現在の提案にも当てはまる場合です。旧名称と新名称の対応は別途示します。
差し替える変更された内容を含み、相手が現在の機能や条件を誤って理解するおそれがある場合です。以前の資料から何が変わったかも示します。
補足を添えて使う旧名称での検討経緯を参照しながら使う場合です。名称の対応を添えるだけで、内容の変更まで説明したことにしません。
表は編集部作成の例です。

窓口への説明だけでは社内の名称のずれが残る場合がある

窓口が新名称を理解していても、決裁に関わる人や利用部署は旧名称で認識している場合があります。共有先と記録に残る名称を確認します。

  • 共有先を把握する　提案が誰に共有され、どの名称で説明されたかを確認します。必要な補足を共有先ごとに整理します。
  • 社内説明を支える　旧名称との対応と提供内容の変更を、窓口が社内で説明できる形にまとめます。
  • 記録の名称に補足する　社内の記録が旧名称のまま残る場合は、新名称との関係をどこに記すかを相談します。

社内共有への対応を整理する表

共有先すること注意
決裁に関わる人旧名称で検討していた提案との関係を示します。旧名称の提案と別の提案だと受け取られていないかを確認します。
利用する部署名称の対応と、利用に関わる変更の有無を示します。窓口への説明だけで伝わったと判断しません。
社内の記録旧名称の記録に新名称の対応を補足できるかを確認します。過去の名称を消すことを前提にしません。
表は編集部作成の例です。

複数の商品名が変わったときは相手の検討対象から示す必要がある

複数の商品名が変わった場合、すべてを一度に示すと関係を追いにくくなることがあります。相手の検討対象と商品の関係から示し方を選びます。

  • 検討対象を明示する　相手が検討している商品を明示します。ほかの商品との関係が判断に必要かも確認します。
  • 必要な関係を残す　関係する商品だけを示す場合も、統合や分割の説明に必要な対応は省きません。
  • 説明の順序を決める　順に示す場合は、相手が知っている旧名称を起点にします。最後に全体の対応を確認します。

複数商品の示し方を選ぶ表

示し方向く場合注意
一覧で示す複数の商品を比較し、全体の関係を知る必要がある場合です。相手の検討対象が一覧のどこにあるかを示します。
関係する分だけ検討対象が限られ、その範囲で対応を説明できる場合です。掲載していない商品があることを明示します。
順に示す構成の変化を含み、まとめて理解するのが難しい場合です。個別の説明で終わらず、商品間の関係も示します。
表は編集部作成の例です。

新名称の資料だけでは検討の経緯が伝わるとは限らない

新名称の資料が社内に共有されると、口頭で説明した名称の対応が抜ける場合があります。資料と一緒に参照できる説明を添えます。

  • 旧名称を併記する　新しい資料の商品が、旧名称で検討していた商品のどれに当たるかを示します。構成の変更がある場合も記します。
  • 変更の有無を添える　相手の検討に関わる内容について、変わった点と変わらない点を添えます。未確認の点も区別します。
  • 質問先を示す　名称の対応や提供内容に疑問が残ったとき、誰に確認すればよいかを明示します。

資料に添える説明を整理する表

添える説明中身注意
旧名称の併記旧名称と、この資料で使う新名称の関係を記します。統合や分割を単純な名称の置き換えとして書きません。
変更点の説明提供内容の変更の有無と、その範囲を記します。口頭で伝えた内容と食い違わないようにします。
問い合わせ先名称や内容を確認できる窓口を記します。社内で共有された資料からも確認先が分かるようにします。
表は編集部作成の例です。

説明にうなずいても名称の対応を理解したとは限らない

説明にうなずくことと、旧名称との関係を自分で説明できることは別です。相手自身の言葉や社内での説明の想定を通じて、理解のずれを確認します。

  • 相手の言葉で確認する　旧名称と新名称の関係をどう理解したかを聞きます。正しい名称を覚えたかだけの確認にしません。
  • 社内説明を想定する　社内で何が変わったと伝えるかを確認します。名称だけが変わったのに提供内容も変わったと受け取っていないか、その逆がないかを見ます。
  • 疑問を具体化する　疑問がある場合は、名称の対応、提供内容、資料の扱いのどこが不明かを分けます。

理解を確認する表

確かめ方確かめることずれていたとき
相手の言い換え旧名称の商品と新名称の商品をどう結び付けているかを聞きます。対応する範囲を再度示し、理解を確認します。
社内説明の想定名称と提供内容の変更をどう説明するかを聞きます。名称の変更と提供内容の変更を分け直し、資料の補足も見直します。
残る疑問何が分かれば検討を続けられるかを聞きます。回答できる点と、確認して回答する点を分けます。
表は編集部作成の例です。

説明した名称の対応と変更は提案書にも残す必要がある

説明した内容が記録に残らないと、次の説明や提案書に違いが生じる場合があります。名称の対応、提供内容の変更、未確認の点を記録します。

  • 説明した範囲を残す　何を説明し、相手がどう理解したかを記します。社内共有や旧資料について決めた扱いも残します。
  • 提案書に反映する　名称の対応と確認済みの変更を提案書に反映します。相手が重視する条件との関係も示します。
  • 未確認を引き継ぐ　未確認の点には、確認する人と回答先を記します。確認後は記録と提案書の記載を見直します。

説明の記録を整理する表

記録項目書くこと理由
名称の対応旧名称、新名称、対応の型、相手の理解を記します。次の説明でも、同じ関係を示せるようにするためです。
提供内容の変更変わった点、変わらない点、確認した根拠を記します。提案書に反映する内容を判断できるようにするためです。
未確認の点不明な項目、確認する人、回答先を記します。未確認の内容を確定した条件として扱わないためです。
表は編集部作成の例です。

確認表を書くと相手の認識と未確認の点が分かる

名称の対応だけでなく、相手の認識や旧資料の扱いまで書き出します。確認できない欄には未確認と記し、確認する人を決めます。

  • 対応と内容を記入する　旧名称、新名称、対応の型を記します。提供内容は、変更あり、変更なし、未確認の範囲を分けます。
  • 相手側の状況を記す　使われている名称、旧資料の扱い、社内共有への対応を記します。理解のずれが残る場合も記載します。
  • 説明前後に見直す　説明前に不足を確認し、説明後に相手と決めた内容を追記します。記録先も記入します。

名称変更の説明確認表

旧名称新名称対応の型提供内容の変更相手の認識旧資料の扱い社内共有への対応未確認の点記録先
表は編集部作成の記入欄です。商品ごとに1行ずつ記入します。