連絡不要の申し出を、次の営業に反映する
手紙・電話・フォームのどの経路で受けた申し出も、営業に関わる全員で共有します。読み終えると、自社で除外を管理する手順メモの下書きが作れます。
- 除外する基準を決める どのような申し出を受けたらその会社を営業対象から外すか、判断できない場合はどう扱うかを決めます。
- 登録の手順を決める 受けた人がいつまでにどこへ登録し、同じ会社をどう特定するかを決めます。
- 実施前の確認を決める 直前の照合と履歴の残し方を決め、最初に着手する作業を書き出します。
連絡不要の申し出を見落とすと、相手の信用を失いやすい
電話で連絡不要と伝えたのに、別の担当からフォームで営業が届くことがあります。申し出を共有する仕組みがなければ、手段や担当が増えるほど見落としが起きやすくなります。
- 会社への申し出と考える 自社の担当者が変わっても、相手から見れば同じ会社からの連絡です。相手は、断った内容が自社の中で共有されていると考えます。
- 共有が止まる場所を探す 個人のメモにだけ残して共有しないと、別の手段を担当する人には伝わりません。
- 次の連絡を止める 申し出を記録するだけで終わらせず、予定している営業から対象の会社を外します。
申し出が次の営業に反映されない流れ
- 連絡不要の申し出を受ける
- 申し出が共有されない
- 別の手段で連絡する
- 相手の信用を失う
手段をまたぐ除外の一覧を作る
電話で連絡不要と言われた会社に、後日フォームを送ってしまうことがあります。手紙・電話・フォームで管理表が分かれているなら、すべての手段から参照できる一つの除外の一覧を用意します。
- 手段ごとの記録を集める 通話記録、フォームやメールの返信、手紙に対する返信や電話から、連絡不要の申し出を集めます。
- 共通の登録先を決める 各手段の管理表と連携するか別に置くかを決め、すべての営業で参照する除外の一覧を一つにします。
- 実施する人にも共有する 社内の別担当や委託先にも、最新の除外を確認する場所と方法を伝えます。
管理が分かれると起きること
| 分かれている状態 | 起きること | 必要なこと |
|---|---|---|
| 電話の担当だけが記録 | フォームの営業先に残る | 共通の一覧へ登録する |
| 手紙の担当だけが記録 | 架電する営業先に残る | 電話でも同じ一覧を参照する |
| 個人のメモだけに記録 | 引き継ぎで伝わらない | 関係者が確認できる場所に残す |
どの申し出で除外にするかの基準を社内で決める
今後の連絡を断る申し出は、受けた手段にかかわらず全手段で除外する、と社内のルールにします。意味が曖昧な言葉は保留にし、社内で判断するまで営業を止めます。
- 連絡不要なら除外する 今後の連絡を断る表現や、営業目的の連絡を拒む表現を受けたら除外にする、と社内共通の基準にします。
- 曖昧なら保留する 時期だけの断りか、特定の提案だけの断りか、今後の連絡すべての断りかを判断できない場合は、原文を残して社内の確認先へ相談します。
- 除外を最優先にする 取引したい営業先でも例外にしません。手段を変えて連絡せず、すべての営業で先に除外を確認します。
申し出を分類する基準
| 申し出の例 | 扱い |
|---|---|
| 今後は連絡不要 | 除外し、全手段で営業を止める |
| 営業はお断り | 除外し、全手段で営業を止める |
| 今は必要ない | 保留し、社内で判断するまで止める |
| 資料は届いた | 記録のみとし、営業への同意とは扱わない |
同じ会社かどうかは、法人番号で照合する
社名だけで照合すると、略称や空白の違いで同じ会社を見落とすことがあります。国税庁の法人番号を共通の照合項目にすると、住所や代表者が変わっても同じ会社として確認できます。
- 社名の一致に頼らない 株式会社の省略や空白の有無で、文字としては一致しないことがあります。
- 法人番号を確認する 国税庁の法人番号公表サイトで社名と所在地を検索し、対象の会社の法人番号を確認して登録します。
- 不明な会社は保留する 同名の別会社や番号が未確認の会社は、自動で同じ会社と決めず、確認が済むまで営業を止めます。
表記が違っても法人番号で照合する
| 表記ゆれの例 | 対応する操作 |
|---|---|
| 株式会社あさぎ | 確認した法人番号を登録する |
| （株）あさぎ | 法人番号が一致すれば同じ会社と扱う |
| 株式会社 あさぎ | 法人番号が一致すれば同じ会社と扱う |
受けた人が当日中に共通の一覧へ登録する
申し出を受けた人が、その日のうちに共通の一覧へ登録します。すでに営業が予定されている場合は、申し出を受けた人が実施担当や委託先へ、登録の完了を待たずに停止を伝えます。
- 受けた内容を残す 申し出の言葉と受けた日時を残します。法人番号が不明でも、社名と連絡先で仮登録します。
- 登録先を固定する 手順メモに一覧の保存先を書きます。登録できない場合の代行先も決めておきます。
- 反映したことを確かめる 登録後は実施側へ知らせ、予定している営業から外れたことまで確認します。
登録から停止の確認までを決める
| 手順 | 担当 | 期限 |
|---|---|---|
| 実施担当へ停止を伝える | 申し出を受けた人 | 営業の予定があれば、その場で伝える |
| 一覧へ登録する | 申し出を受けた人 | 当日中に登録する |
| 法人番号を確認 | 社内で決めた確認担当 | 期限は。確認するまで営業は止めたまま |
| 実施担当へ登録を知らせる | 登録した人 | 登録後すぐに知らせる |
| 除外を確認する | 営業を実施する人 | 次の実施前までに確認する |
実施の直前に、最新の除外の一覧と照合する
営業先を選んだ後にも、連絡不要の申し出は届きます。発送・架電・送信の直前までに受け付けた申し出を確認し、対象の会社を外します。
- 最新の一覧を確認する 保存しておいた古い一覧を使わず、直前までの登録が反映されていることを確認します。
- 対象の会社を外す 営業先と除外の一覧を法人番号で照合します。除外や保留の会社は、実施する対象から外します。
- 照合の記録を残す 照合した日時と確認した人を残します。照合後に申し出が届いた場合も、実施前なら停止を反映します。
発送・架電・送信の直前に行う確認
- 除外の一覧を最新にする
- 営業先と法人番号で照合する
- 除外・保留の会社を外す
- 確認の記録を残して実施する
フォームの「営業お断り」表記も除外に反映する
問い合わせフォームの近くに、営業目的の送信を断る表記がある場合があります。送信前に確認し、該当する会社は除外の一覧へ登録します。
- 送信前に表記を確認する フォームの案内や注意書きを読みます。営業お断りの表記があれば送信せず、表記を記録して社内の基準に沿って除外します。
- 確認した根拠を残す 表記の内容、掲載ページのURL、確認日を残し、社内で除外の理由を確認できるようにします。
- エラーと拒否を分ける 送信エラーはフォーム営業だけを保留にし、原因を確認します。営業を拒む返信なら除外し、全手段で止めます。
表記や送信結果に応じて扱いを決める
| 確認すること | 扱い |
|---|---|
| 営業お断り表記 | 送信せず、表記を記録し、社内基準に沿って除外する |
| 表記が曖昧 | 保留し、社内で判断するまで止める |
| 送信エラー | フォーム営業だけ保留にし、原因を確認する |
| 営業拒否の返信 | 申し出を記録し、全手段で除外する |
照合を目視だけに頼らず、手順に組み込む
大量の行を目視で探して消す作業は、集中力や記憶に左右されます。見落とした会社への再連絡で信用を失わないよう、照合を実施前の手順に組み込みます。
- 法人番号で照合する 表計算ソフトの関数などで、営業先の法人番号が除外の一覧に含まれるかを確認し、目で社名を探す作業を減らします。
- 未確認の会社を止める 法人番号が分からない会社や、除外の一覧の会社と同じか判断できない会社は、確認待ちとして実施する対象から外します。
- 人による確認を残す 登録の遅れや会社の取り違えは、自動照合だけでは防げません。入力内容と確認待ちの会社を点検します。
目視で起きる問題と、手順で減らすこと
| 手作業で起きること | 手順で減らすこと |
|---|---|
| 社名を見落とす | 法人番号が除外の一覧と一致する会社を機械的に抜き出す |
| 古い一覧を使う | 実施直前に最新の一覧を参照する |
| 行を消し忘れる | 照合で残った会社だけを実施する一覧にする |
| 不明でも進める | 確認待ちの会社を止め、人が確認する |
申し出と対応の履歴を会社ごとに残す
会社ごとに、いつ・誰が・どの手段で連絡し、どんな反応があったかを時系列で残します。問い合わせを受けたとき、申し出から停止までの経緯を確認できます。
- 言葉と判断を分ける 受けた言葉を残したうえで、除外・保留・記録のみのどれにしたかと、その理由を書きます。
- 受けた日と登録日を残す 申し出を受けた日時と一覧へ登録した日時を分けて残し、登録までの遅れを確認できるようにします。
- 変更前の履歴も残す 扱いを変更するときは過去の記録を消さず、変更した日時、理由、確認した人を追記します。
会社ごとに残す記録
| 記録項目 | 書くこと |
|---|---|
| 会社の情報 | 法人番号、社名、所在地を書く |
| 連絡の履歴 | 連絡日時、担当した人、手段、反応を書く |
| 申し出の内容 | 受けた日時、受けた人、原文や要旨を書く |
| 登録の内容 | 登録日時、登録した人、扱い、判断理由を書く |
| 停止の確認 | 知らせた相手、除外を確認した日時と人を書く |
| 扱いの変更 | 変更日時、変更理由、確認した人を追記する |
一覧の収集・法人番号の確認・手順の共有から始める
まずは散らばっている連絡不要の記録を集め、法人番号で会社を確認します。下の空欄を埋めると、除外の基準・登録・法人番号の確認・実施前の照合を共有する手順メモになります。
- 除外の記録を集める 手紙・電話・フォームの記録を集め、除外する基準と保留時の確認先を決めます。
- 法人番号でまとめる 同じ会社の記録を法人番号でまとめます。番号が不明な会社も残し、確認するまで営業を止めます。
- 照合の手順を共有する 実施前の照合担当と記録先を決め、社内と委託先へ共有します。実施予定の営業先一覧で照合を試し、除外・保留の会社を外せるか確かめます。
記入して共有する除外管理の手順メモ
| 着手すること | 手順メモに書くこと |
|---|---|
| 除外の基準を決める | 除外にする申し出：今後の連絡を断る表現・営業目的の連絡を拒む表現。判断できない場合の確認先： |
| 一覧を集める | 登録先：。受けた人が当日中に登録する。代行先： |
| 会社を確認する | 法人番号の確認担当：。番号で会社をまとめ、不明な会社は確認まで営業を止める。 |
| 手順を共有する | 実施直前の照合担当：。登録後の通知先：。申し出・登録・照合の履歴はへ残す。 |