送付先は送る目的と宛先の確認で決まる

営業先の一覧に載っていても、そのまま手紙の送付先になるとは限りません。対象を絞り、宛先を確かめ、送らない会社を外す順番を決めます。

  • 送る会社を絞る　提案が合う会社の条件を決め、会社ごとに送る理由を記せるようにします。
  • 宛先と除外を確かめる　社名と所在地を公開情報で確かめ、移転や閉鎖、自社との取引関係、連絡停止の希望から外す会社を決めます。
  • 発送前後の記録を決める　宛名を分け、発送を依頼するリストの版と確認日を残します。戻った手紙や返信も反映します。

送付先は宛先が分かるだけでは決まらない

所在地が分かっても、提案が合うか、送ってよい相手かはまだ分かりません。目的から絞り、宛先と除外を確認してから宛名を分けます。

  • 目的から始める　まず送る目的を書き、提案が合う業種や規模、地域で営業先を絞ります。
  • 宛先の後に除外を見る　社名と所在地を確かめたら、移転や閉鎖、自社との取引関係、連絡停止の希望から送らない会社を外します。
  • 宛名を分けて版を残す　残った会社を担当者名あてと部署あてなどに分け、発送を依頼するリストの版と確認日を残します。

送付先リストを作る順番

  1. 目的で絞る
  2. 宛先を確かめる
  3. 外す
  4. 宛名を分ける
  5. 版を残す

送る対象は提案が合う条件で決まる

宛先を調べ始める前に、提案が合う会社の条件を決めます。業種や規模、地域で絞った後に、会社ごとの送る理由を記します。

  • 業種と規模を決める　何を提案し、どのような会社の仕事に役立つかを書き、その内容に合う業種と規模を選びます。
  • 対応できる地域を選ぶ　訪問やサービスの提供ができる地域から絞ります。提案先の拠点が対応地域に入るかも見ます。
  • 会社ごとに理由を記す　公開情報のどこから提案が合うと考えたかを記します。理由を書けない会社は送付先から外します。

送る目的から絞る条件を決める

絞る条件確かめること絞れないとき
業種提案が役立つ事業を営んでいるかを見ます。役立つ仕事を具体的に書き直します。
規模提供できる内容と会社の規模が合うかを見ます。対応できる仕事の範囲から考え直します。
地域相手の拠点で提案を実行できるかを見ます。対応できる地域を社内で確かめます。
送る理由会社ごとに提案が合う理由を書けるかを見ます。根拠となる情報がない会社を外します。
表は編集部作成の例です。

登記上の所在地が送付先とは限らない

絞った会社の社名と所在地を、国税庁の法人番号公表サイトで確かめます。続いて会社の公式サイトを見て、送る相手がいる拠点を確認します。

  • 社名と所在地を確かめる　国税庁の法人番号公表サイトで、一覧の社名と所在地を見直します。法人番号も記録します。
  • 送る拠点を確かめる　会社の公式サイトで本店や支店の案内を見ます。登記上の所在地と送付先が違う場合は、その理由を記します。
  • 確認日を残す　確認した日と参照したページを残します。情報が食い違う会社は、送付先を決める前に調べ直します。

公開情報から宛先を確かめる

確かめること見る場所注意
社名と所在地国税庁の法人番号公表サイトを見ます。似た社名だけで同じ会社と決めません。
送る拠点会社の公式サイトの拠点案内を見ます。登記上の所在地と送付先を分けて記します。
情報の食い違い変更の履歴や移転のお知らせを見ます。古い情報をそのまま採用しません。
確認した日参照したページと社内の記録を見ます。何を見た日なのかも記します。
表は編集部作成の例です。

宛名を調べる前に、移転と閉鎖の確認が要る

宛先を調べる中で移転や閉鎖が分かった会社は、いったん送付先から外します。移転先が分かった会社も、新しい所在地を確かめてから戻します。

  • 移転した会社を外す　古い所在地のまま残しません。新しい所在地と移転の案内を確認し、リストを書き直します。
  • 閉鎖の記載を確かめる　法人番号公表サイトに閉鎖の記載がある会社は、何が閉鎖されたかを確かめ、分かるまで送付先から外します。
  • 古い名簿を見直す　名簿に載った時点の宛先を信用したまま進めません。現在の社名と所在地が分からない会社も外します。

古い宛先を残さないための対応

場面確かめること対応
移転が分かった新しい所在地と移転の案内を確かめます。古い宛先を外し、確認後に新しい宛先へ直します。
閉鎖の記載何が閉鎖されたのかを公表内容と会社の案内で確かめます。送付先から外し、参照先と理由を残します。
古い名簿現在の社名と所在地を公開情報で確かめます。宛先が分からない会社を外します。
送付先へ戻す新しい宛先と、外す理由がないかを確かめます。所在地と確認日を更新してから戻します。
表は編集部作成の例です。

対象条件に合っても新たな営業先とは限らない

新規開拓の送付では、既存顧客・取引先・競合を外します。外す範囲は送る目的で社内で決め、宛名を調べる前に社内の一覧と突き合わせます。

  • 社内の一覧を集める　既存顧客・取引先・競合の一覧を用意し、宛先を確認した営業先と突き合わせます。
  • 同名の会社を見分ける　社名だけで外すと、同名の別会社まで外すことがあります。所在地や法人番号も見ます。
  • 関係する会社も見る　外す会社のグループ会社まで含めるかを社内で決めます。外した会社と理由を残してから、宛名の確認へ進みます。

自社との関係を送付先に反映する

外す会社突き合わせ方注意
既存顧客顧客の一覧と社名・所在地を突き合わせます。表記が違う会社も法人番号などで見ます。
取引先仕入先や提携先を含む一覧と突き合わせます。営業部門の一覧だけで終えません。
競合社内で挙げた競合の一覧と突き合わせます。似た社名だけで競合と決めません。
グループ会社外す会社の会社案内でグループの範囲を見ます。どの会社のグループまで外すかを決めて記します。
表は編集部作成の例です。

連絡停止の希望は、手紙への返答だけとは限らない

電話やフォームへの返答で聞いた連絡停止の希望も、送付先リストに反映します。手紙への返答だけを見ていると、別の接点で聞いた希望が抜けます。

  • 接点をまたいで集める　電話やフォームなどで聞いた連絡停止の希望を集め、範囲に手紙が含まれる会社と範囲が分からない会社を外します。
  • 除外の一覧に残す　会社名と所在地、希望を聞いた日、相手が伝えた範囲を記します。内容が曖昧な会社も今回の送付先から外します。
  • 反映した日を記す　除外の一覧と送付先リストを突き合わせ、反映した日を残します。発送前にも追加された希望を確認します。

連絡停止を希望した会社を送付先から外す

場面確かめること記録
電話で聞いた連絡を望まない会社と希望の範囲を確かめます。会社名、聞いた日、希望の内容を記します。
フォームの返答返答した会社と停止を求めた内容を確かめます。返答があった日と内容を記します。
一覧へ反映該当する会社が送付先から外れているかを見ます。反映した日と確認した人を記します。
発送前の確認後から加わった連絡停止の希望がないかを見ます。見直した日と外した会社を記します。
表は編集部作成の例です。

宛名は名前の有無と提案に関わる役割で決まる

送付先として残った会社を、確認できた名前や役割に応じて担当者名あて・部署あて・代表あてに分けます。名前が見つかっても、在籍や役割が分からなければ宛名に使いません。

  • 名前と役割を確認する　公式サイトやこれまでの連絡で、担当者名と在籍、提案に関わる役割を確認します。
  • 部署の存在を確認する　担当者名が分からない場合は、提案に関わる部署の正式な名称と所在拠点を確かめます。
  • 代表あての理由を記す　代表あてにする場合も、提案と代表の役割が合うかを見ます。名前が不明という理由だけでは選びません。

確認できた情報から宛名を分ける

宛名の種類条件注意
担当者名あて名前、在籍、提案に関わる役割が分かっています。過去の名前だけで決めず、確認日も記します。
部署あて提案に関わる部署名と所在拠点が分かっています。ありそうな部署名を推測して書きません。
代表あて提案が代表の役割に関わると説明できます。名前を使う場合は、現在の代表者を確認します。
表は編集部作成の例です。宛名を決められない会社は今回の送付先から外します。

版と確認日を残すと依頼したリストが分かる

発送を依頼する前に、残った対象と送付総数、宛先の確認日、送る理由を見直します。リストに版の番号を付け、どの内容で依頼したかを残します。

  • 対象と総数を確認する　宛先ごとの送付通数の合計と、発送依頼に書く総数が合うかを確認します。重複や、外した会社の混入がないかも見ます。
  • 確認日と理由を見直す　宛先の確認日と会社ごとの送る理由を見ます。記載がない会社は、調べ直すか今回の送付先から外します。
  • 依頼する版を残す　版の番号と更新日を記し、依頼したリストを残します。依頼後に直した場合は、変更箇所を記録して依頼先へ伝え、発送に使う版を確かめます。

発送を依頼するリストの最終確認

確かめること内容不備があったら
対象と送付総数会社の重複や除外漏れがなく、宛先ごとの通数の合計と依頼の総数が合うかを見ます。対象を直してから送付総数を数え直します。
宛先の確認日社名と所在地をいつ確認したかを見ます。確認した記録がなければ調べ直します。
送る理由会社ごとに提案が合う理由が書かれているかを見ます。理由を書けない会社を外します。
宛名名前や部署名の根拠と所在拠点を見ます。宛名を確かめられない会社を外します。
版の番号依頼するリストの版と更新日を見ます。版を付け、依頼先へ渡すリストを決め直します。
表は編集部作成の例です。

戻った手紙の理由には、推測ではなく記載どおりの記録が要る

戻ってきた手紙は、宛先を直すための手がかりになります。返信や連絡停止の希望も会社ごとに記し、次に送付先を選ぶときに反映します。

  • 戻った理由を記す　手紙に示された理由を記録し、同じ宛先への送付を止めます。社名と所在地を公開情報で調べ直します。
  • 返信の内容を残す　返信があったことだけで商談の希望と決めません。相手の希望と、それに応じて行う対応を記します。
  • 次のリストへ反映する　宛先の訂正や連絡停止を次の送付先選びに反映します。連絡停止は除外の一覧にも記します。

戻った手紙と返答からリストを直す

場面リストの直し方次の対応
宛先不明で戻る戻った理由を記し、その宛先を送付先から外します。社名、所在地、宛名を調べ直します。
転居先不明手紙に示された返送理由と戻った日を記します。移転先を確かめるまで再送しません。
返信があった返信の日と相手の希望、対応する人を記します。希望を読み、次に行う対応を決めます。
連絡停止の希望希望の内容を記し、除外の一覧にも反映します。次の送付先から外れているかを見ます。
表は編集部作成の例です。

順番を自社の言葉で記すと、抜けた確認が分かる

ここまでの順番を、自社の送付先リストに当てはめて記します。目的から発送後の更新まで、誰が何を見るかを言葉にすると、抜けた確認が分かります。

  • 自社の言葉で記す　送る目的や外す会社を、自社の営業に沿って書きます。別の担当者も同じように選べるよう、対象と除外の条件を具体的に書きます。
  • 参照先と日を記す　宛先を見たページ、社内の一覧、確認した日を記します。何を見て決めたかを後からたどれるようにします。
  • 担当する人を決める　発送前の確認と、戻った手紙や返信の反映を担当する人を記します。更新したら版と更新日も直します。

送付先リストの確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
目的と条件を記す。送る目的、業種や規模、地域、会社ごとの送る理由を記します。発送前の確認を記します。対象と送付総数、確認日、送る理由、依頼する版をどう見るか記します。
宛先の確認を記す。国税庁の法人番号公表サイトと会社の公式サイトで見る内容、確認日を記します。戻りと反応を記します。戻った理由、返信の内容、連絡停止の希望をどこへ反映するか記します。
外す会社を記す。移転や閉鎖、既存顧客・取引先・競合、連絡停止を確認する一覧と参照先を記します。版と更新日を記します。発送を依頼したリストの版の番号と、その内容を更新した日を記します。
宛名の分け方を記す。担当者名あて、部署あて、代表あてを選ぶ条件と確認する情報を記します。担当する人を記します。対象を絞る人、宛先と除外を見る人、発送前後の確認と更新をする人を記します。
確認表は編集部作成の例です。