発送の報告を宛先ごとに確かめる

発送完了の連絡を受けたら、依頼した宛先と報告を照合します。分からない点を依頼先に確認し、営業管理表に記録するまでの手順を紹介します。

  • 報告で受け取る内容を決める　宛先ごとの発送結果と、発送を確かめるために受け取る記録を決めます。
  • 報告の確かめ方を決める　依頼内容との照合方法と、報告だけでは分からない点の確認方法を決めます。
  • 確認後の記録先を決める　返送や問い合わせの受付に必要な情報と、発送の記録を残す場所を決めます。

発送完了の連絡だけで確認を終えない

発送完了の連絡が、依頼したすべての宛先への発送を指すとは限りません。宛先や発送日、同封物まで確認して、連絡だけでは分からない違いがないかを確かめます。

  • 報告の対象を確かめる　どの宛先まで発送が終わったのかを確認し、依頼した宛先のうち報告に記載がないものを探します。
  • 依頼内容と照合する　発送日や同封物の違いを見つけたら、変更の経緯と実際の内容を確かめます。
  • 受付の開始に反映する　実際の発送日を返送や問い合わせの受付担当へ伝え、受付を始めます。

確認を終える前に見る点

起きること営業先に起きること確かめ方
宛先が報告から抜ける発送されていなければ、案内を受け取れません。依頼した宛先が報告にあるか照合し、無ければ未発送か報告漏れかを確かめます。
発送日がずれる想定した時期に案内が届かない場合があります。予定日と実際の発送日を区別します。
同封物が違う案内に必要な資料を受け取れない場合があります。依頼した同封物と封入の記録を照合します。
受付への共有が遅れる問い合わせても、受付担当者が内容を把握していないことがあります。発送日と内容を受付担当者に共有してから受付を始めます。
表は編集部作成の例です。

依頼時に報告の形式と項目を決める

発送後に必要な情報を受け取れるよう、依頼時に報告の形式と項目を決めます。すでに発送済みなら、不足している情報を追加で受け取れるか確認します。

  • 宛先ごとに報告を受ける　依頼した宛先と対応づけられる一覧で、発送結果を受け取ると決めます。
  • 報告を受け取る時期を決める　いつ報告を受け取り、未確定の結果がいつ更新されるかを決めます。
  • 不足する項目を確かめる　決めていなかった項目は、依頼先に記録があるかを聞いてから追加を依頼します。

依頼時に決める報告内容

報告項目依頼時に決めること決めていなかった場合
宛先ごとの結果社名・住所と発送結果を一覧で受け取ります。依頼した宛先と照合できる一覧を求めます。
発送日実際に発送した日を宛先ごとに報告してもらいます。報告日ではなく発送日を尋ねます。
発送方法実際に利用した発送方法を報告してもらいます。依頼内容から変更がなかったか尋ねます。
発送できない宛先発送できなかった宛先と理由を報告してもらいます。発送していない宛先の有無を尋ねます。
同封物封入した資料名や版を宛先ごとに報告してもらいます。何を封入したか分かる記録を求めます。
表は編集部作成の例です。

報告と依頼した宛先一覧を照合する

依頼した宛先の数と報告の数が合っていても、依頼した宛先どおりに発送されたとは限りません。依頼後の変更を反映した一覧を使い、宛先ごとに社名・住所と発送結果を照合します。

  • 照合する一覧を決める　依頼後の追加・変更・取り消しを確認し、最終的に合意した宛先一覧を使います。
  • 社名と住所を照合する　社名だけで判断せず、住所も確認します。別の拠点への発送を見落とさないためです。
  • 依頼一覧と報告の両方から確認する　依頼したのに報告にない宛先と、依頼していないのに報告にある宛先を探します。

宛先ごとの照合で見る点

照合すること確かめ方食い違いの例
宛先の抜け依頼一覧の各宛先を報告で探します。依頼した宛先が報告にありません。
社名と住所同じ宛先として対応するか確認します。社名は同じだが住所が別の拠点になっています。
変更した宛先合意した変更内容と報告を照合します。変更前の住所が報告に残っています。
依頼外の宛先報告の各宛先を依頼一覧でも探します。取り消した宛先が発送済みになっています。
重複する記載同じ社名・住所の行を確認します。同じ宛先に異なる結果が記載されています。
表は編集部作成の例です。

実際の発送日と発送方法を確かめる

報告を受けた日と、実際に発送した日は区別します。発送日が分かれた場合や発送方法に変更があった場合は、対象の宛先まで確認します。

  • 実際の発送日を尋ねる　報告に書かれた日が予定日や作業完了日なら、実際に発送した日を確認します。
  • 発送日と宛先を結びつける　発送日が分かれた場合は、どの宛先に送る手紙をいつ発送したかが分かる形で報告を受け取ります。
  • 発送方法の変更を確かめる　依頼した方法と違う場合は、変更理由と対象の宛先、事前の合意の有無を確認します。

日付と方法を確かめる視点

確かめること内容確認できなかった場合
報告にある日付が何の日か実際に発送した日かを確認します。何の作業が完了した日なのかを尋ねます。
発送日と宛先発送日ごとの対象宛先を確認します。宛先ごとに発送日を追記してもらいます。
発送方法依頼した方法と実際の方法を照合します。実際に利用した方法を尋ねます。
変更の経緯理由と合意した記録を確認します。変更の理由と合意の有無を確認中と記録し、依頼先に回答を求めます。
表は編集部作成の例です。発送日の確認だけでは、到着したことは確かめられません。

発送できなかった宛先と理由を確かめる

発送されていない宛先は、理由によって次にすることが変わります。報告に宛先がないだけでは未発送と決めず、作業状況と理由を依頼先に確認します。

  • 対象の宛先を特定する　発送できなかった宛先を一覧で受け取り、依頼した社名・住所と対応づけます。
  • 発送されていない理由を確かめる　住所の不備、依頼先による除外、未着手を区別し、判断や作業の経緯を尋ねます。
  • 次の対応を依頼先と決める　修正後に発送するか、中止するかを決めます。判断に必要な情報がなければ保留します。

未発送の理由ごとに確認すること

理由の区分確かめること次の対応
住所不備住所のどの部分を理由に止めたか尋ねます。修正が必要か確認し、発送の可否を決めます。
依頼先による除外除外した理由と、事前の合意を確認します。除外を続けるか、発送を依頼するか決めます。
未着手作業が始まっていない理由を尋ねます。続行するか中止するかを合意します。
理由が不明実際の作業状況と、発送記録の有無を尋ねます。確認中と記録し、回答予定日を決めます。
表は編集部作成の例です。ここでは、発送後の返送ではなく未発送を扱います。

同封物と宛先ごとの封入内容を確かめる

発送済みでも、依頼した資料が入っていたかは別に確認します。依頼内容と封入の記録を照合し、宛先ごとの差し替えまで確かめます。

  • 資料名と版を照合する　依頼した同封物の名前や版と、実際に封入したと報告された内容を照合します。
  • 差し替えた宛先を確認する　宛先によって資料を変えた場合は、どの宛先に何を入れたか確認します。
  • 封入の確認方法を尋ねる　作業時に何を確認し、どんな記録を残したか尋ねます。見本があっても、すべての宛先に送った封筒の中身を確認したとは判断しません。

封入内容の照合で見る点

確かめること確かめ方注意
依頼した同封物資料名と版を封入の記録に照らします。資料名だけで版が分からなければ尋ねます。
宛先別の差し替え対象宛先と資料の組み合わせを照合します。差し替えの指示だけで完了と判断しません。
封入の確認方法確認した内容と記録の有無を尋ねます。どの宛先まで確認した記録かを確かめます。
報告に記載のない内容依頼先の作業記録などで確認できるか尋ねます。確認できない内容を、確認済みにしません。
表は編集部作成の例です。

発送の証拠として受け取る記録は、何を確かめたいかで決める

受け取る記録によって、確認できる内容は違います。発送の控え、結果一覧、写真や見本で何が分かるかを区別し、依頼先が提出できる範囲を確かめます。

  • 確認したい事実を決める　発送日、対象の宛先、封入内容のうち、どの事実を何の記録で確かめるか決めます。
  • 記録が示す範囲を尋ねる　その記録がどの発送や宛先に対応するかを尋ね、報告との関係を確かめます。
  • 提出できる記録を依頼先と決める　依頼先が出せる記録と受け取る時期を決めます。必要な記録を出せない場合は、同じ内容を別の記録で確認できるかを相談します。

記録から分かることと限界

受け取るもの確認できること注意
発送の控え記載された範囲で、発送日などを確認できます。宛先ごとの発送まで分かるとは限りません。
宛先別の結果一覧依頼先が報告した宛先ごとの結果を確認できます。一覧だけで実際の発送を裏づけられるか確かめます。
写真や見本写っている内容や見本の組み合わせを確認できます。全宛先への封入や発送を示すとは限りません。
封入の作業記録記録された確認内容と対象を確認できます。作業完了の記録と発送の記録を区別します。
表は編集部作成の例です。発送の証拠だけでは、相手の受け取りや開封は確かめられません。

依頼内容と報告が食い違ったら、違う箇所を示して依頼先に確かめる

食い違いを見つけたら、依頼した内容と報告の記載を並べて伝えます。報告の誤りか、実際の発送の違いかを確かめてから、再発送や記録の修正を決めます。

  • 違う箇所を具体的に伝える　対象の宛先、依頼内容、報告内容を示し、何が違うかを具体的に伝えます。
  • 再発送の要否を判断する　発送済みかどうか不明なまま再発送しません。最初の手紙の発送状況を確かめ、同じ営業先に二通届くことがないか確認してから判断します。
  • 回答と修正を残す　回答内容と合意した対応を記録し、元の報告と修正版を区別して保存します。

食い違いを解消する進め方

場面すること記録
宛先が報告にない報告漏れか未発送かを尋ねます。対象宛先と回答、追加の記録を残します。
日付や方法が違う実際の内容と変更の経緯を尋ねます。確認した事実と変更理由を残します。
同封物が違う封入の実態と対象宛先を確認します。対象範囲と合意した対応を残します。
再発送を検討する発送状況を確かめ、必要な対応を合意します。判断理由と対象宛先を残します。
報告を修正する修正版を受け取り、指摘箇所を再照合します。修正前後の報告と確認日を残します。
表は編集部作成の例です。

発送日が分かった時点で受付を始め、発送記録を残す

返送や問い合わせの受付は、実際の発送日を把握した時点で始めます。営業管理表に宛先ごとの発送情報を残し、連絡を受けたときに何を送ったか確認できるようにします。

  • 発送日を受付担当者へ伝える　実際の発送日と対象の宛先を、返送や問い合わせを受ける担当者に共有します。発送日が分かれた場合も、その都度伝えます。
  • 報告がそろうのを待たずに共有する　発送済みと確認できた宛先の情報から受付担当者へ伝えます。確認中の内容には、確認中と添えます。
  • 宛先から記録を探せるようにする　営業管理表の該当する宛先に、発送結果と報告・控えの保存先を記載します。

営業管理表に残す発送情報

記録項目書くこと
発送日と方法宛先ごとの実際の発送日と、確認した発送方法を書きます。
宛先ごとの結果発送済み・未発送・確認中を区別し、未発送の理由を書きます。
同封物資料名や版、宛先ごとに差し替えた内容を書きます。
照合の結果照合した依頼一覧と報告、確認日、食い違いの有無を書きます。
確認事項質問と回答、未解決の内容、回答予定日、合意した対応を書きます。
記録の保存先発送の控えや報告、修正版を保存している場所を書きます。
表は編集部作成の例です。未確認の項目は空欄にせず確認中と記載します。

発送の確認手順を決める

次のメモに、自社で行う発送確認の手順を書き込みます。依頼先と取り決める内容と、社内で確認・記録する内容を具体的に決めます。

  • 報告の受け方を書く　宛先ごとに何を、どの形式で、いつ受け取るかを書きます。
  • 照合の手順を書く　照合に使う依頼一覧と報告を指定し、社名・住所、発送日、発送方法、同封物のどれから確かめるかを書きます。
  • 確認後の対応まで書く　食い違いの確認先、受付への共有方法、営業管理表の記録先まで書きます。

発送の確認手順を決めるメモ

決める項目自社で行うことを書き込む
報告項目宛先別の結果・発送日・発送方法・未発送の理由・同封物を、の形式で、（時期）に受け取ります。
照合の手順変更を反映したの宛先一覧と、の報告を、宛先ごとに照合します。
確かめること社名・住所、実際の発送日と方法、未発送の理由、封入内容をで確認します。
受け取る証拠（記録名）を受け取り、対象の発送や宛先との対応を確認します。出せない場合は、代わりにで確認します。
食い違いへの対応依頼と報告の違いをへ伝え、実際の状況を確認して対応を決めます。
記録先発送日に合わせて受付へで共有し、発送結果・照合結果・確認事項をに残します。
表は編集部作成の例です。決まっていない項目は、確認先と回答予定日を書きます。