商品が要望に合うだけでは応募できるとは限らない

提案依頼書を受け取ったら、提案書を書き始める前に応募の判断が必要です。求められる提案と、応募に伴う作業を分けて整理します。

  • 求められる提案を読む　依頼元が商品を選ぶのか、進め方まで選ぶのかと、応募者に求める条件を整理できます。
  • 応募に必要な作業を知る　提出物・提出後の対応・社内の協力を調べ、引き受けられるかを判断できます。
  • 判断の根拠を引き継ぐ　応募するかの結論と根拠を記録し、提案準備の担当者へ渡せます。

応募の判断には添付資料と補足まで読む必要がある

応募に関わる情報は、本文だけに書かれているとは限りません。添付資料と依頼元からの補足を集め、同じ依頼に関する情報として読みます。

  • 参照先まで読む　本文に記された添付資料や参照先を開き、受け取れていない資料を特定します。
  • 補足の出所を残す　メールや打ち合わせで得た補足は、発信者と受け取った時点を記録します。
  • 食い違いを残す　資料間で内容が違う場合は、自社に都合のよい記載を選ばず、依頼元への確認事項にします。

判断資料の読み方

資料の種類確かめること注意
本文依頼の対象と参照先を読みます。受領後に更新されていないかを確認します。
添付資料本文で指定された資料があるかを調べます。不足や開けない資料を放置しません。
依頼元の補足本文を補う説明や変更を拾います。元の記載との関係が不明なら確認します。
表は編集部作成の例です。後から確認できるように、資料名と保存先も残します。

商品を選ぶ依頼と進め方まで選ぶ依頼では提案が変わる

商品の紹介を求める依頼と、仕事の進め方まで求める依頼では、準備する提案が違います。今回の提案で何を選ぶのかを、依頼書の記載から整理します。

  • 商品の選定かを読む　商品を選ぶ依頼なら、利用場面に対して何を提供できるかを示す必要があります。
  • 進め方の範囲を読む　進め方を求める依頼なら、作業の順序や役割分担まで提案する必要があるかを読み取ります。
  • 両方の関係を読む　両方を求める依頼なら、商品を使うために必要な作業まで自社で説明できるかを調べます。

選定対象と提案の中身

相手が選びたいこと自社が出す提案確かめること
商品を選ぶ利用場面に沿って商品を説明します。商品のどの機能や提供範囲が選定の対象かを読みます。
進め方を選ぶ作業の順序と役割分担を示します。自社が引き受ける範囲を読みます。
両方を選ぶ商品と進め方を関連づけて示します。今回決める範囲と後で決める範囲を調べます。
表は編集部作成の例です。依頼書の名称だけで、求められる提案の中身を決めつけません。

応募条件を満たすかは自社の記録で確かめる必要がある

応募者に求められる経験や体制は、商品の説明だけでは確認できません。自社の記録や関係部署への確認をもとに、満たす・満たさない・未確認を分けます。

  • 根拠から照合する　応募条件の記載ごとに、対応した経験の記録や体制の記録など、判断に使える自社の記録を対応させます。
  • 未確認を区別する　根拠をまだ探していない状態、調べても判断できない状態、調べた結果満たさない状態を混同しません。
  • 予定を根拠にしない　今後整える予定の体制を、すでにある体制として扱いません。応募時点で求められる状態と照合します。

応募条件と自社の根拠

条件の扱い根拠注意
満たす該当する記録と確認した人を残します。今回の依頼にも当てはまる内容かを調べます。
満たさない条件と自社の状態の違いを残します。商品の長所で埋め合わせた扱いにしません。
未確認不足する情報と確認先を残します。確認できるまでは、満たすと判断しません。
表は編集部作成の例です。満たす・満たさない・未確認は、自社の記録で裏付けてから記入します。

提出物は手元にあるだけでは使えるとは限らない

応募には、提案書以外の資料が求められることもあります。提出対象を洗い出し、新たに作る必要があるか、社外に出してよいかを分けて確かめます。

  • 提出対象を拾う　本文と添付資料から、応募時に提出する資料やデータを漏れなく書き出します。
  • 既存資料を点検する　手元の資料は、内容が現在の状態を示しているか、今回の提出に使えるかを調べます。
  • 作成と承認を見込む　新たに作る物は作成者を決めます。社外に出してよいか判断が要る物は、誰が判断するかも調べます。

提出物の準備状況

提出物の状態すること注意
手元にある内容の更新と修正の必要を調べます。そのまま提出できるとは判断しません。
新たに作る必要な材料と作成者を特定します。他部署からの情報提供も作業に含めます。
社外共有を確認共有できる範囲と承認者を調べます。必要なら伏せる箇所や代わりの資料を検討します。
表は編集部作成の例です。同じ提出物に、更新・新規作成・社外共有の確認が重なることもあります。

応募に必要な作業は提出だけで終わるとは限らない

提出後に、説明や実演、追加の質問への回答を求められる場合があります。提案書を出せるかに加えて、その後の対応を引き受けられるかも判断します。

  • 説明に出る人を調べる　依頼元が求める説明の場に自社から誰が出るかと、説明を求められる範囲を確認します。専門部署の参加も含めて考えます。
  • 実演の準備を調べる　実演が必要なら、見せる内容と使う環境を調べ、準備と当日の対応を引き受けられるかを確認します。
  • 回答の協力先を調べる　追加の質問に答えるために必要な確認先を整理し、提出後も協力を得られるかを確認します。

提出後に必要な対応

提出後の対応確かめること判断への影響
説明自社から出る人と説明範囲を調べます。必要な人が参加できるかで応募の可否が変わります。
実演実演内容と準備する環境を調べます。求められる状態を用意できるかが判断に関わります。
追加の回答回答範囲と社内の確認先を調べます。提出後も回答を続けられる体制が必要です。
表は編集部作成の例です。実施の有無や予定が不明で、応募の判断に関わる場合は依頼元に確認します。

社内の協力は依頼を送っただけでは確保できたとは限らない

営業だけで作れる提案書でも、内容の確認や実演には他部署の協力が必要な場合があります。依頼する作業を具体的に示し、引き受けられる範囲を確認します。

  • 確認内容を具体化する　商品の説明、対応できる範囲の記載、対応の約束など、どの部分を確認してもらうかを示します。
  • 作業の引受けを確認する　必要な作業と予定を共有し、誰が何を担当できるかを確認します。依頼を送るだけでは確保になりません。
  • 協力不足を判断に入れる　協力が得られない作業は、代わりの方法で対応できるかを調べ、難しければ応募判断に反映します。

社内への協力依頼

必要な協力確かめること注意
内容を確認する確認する箇所と確認者を決めます。確認してもらう範囲を曖昧にしません。
作業を引き受ける担当できる作業と予定を確認します。協力するという返事と、担当者と予定が決まったことを区別します。
代わりに対応する別の人や方法で対応できるかを調べます。未承諾の協力を前提に応募しません。
表は編集部作成の例です。依頼元に約束する対応は、社内で引き受けが決まった作業の範囲にとどめます。

結論を変える不明点から先に質問する必要がある

不明点が残るときは、答えによって応募の結論が変わる点を先に確認します。細部の表現を詰める前に、応募条件や引き受ける作業の不明点を整理します。

  • 判断への影響を添える　不明な記載と、回答によって何の判断が変わるかを記録します。自社で調べられる点は社内で確認します。
  • 指定の方法で質問する　質問の受付方法と期限を読み、指定された窓口に確認します。回答は関係する資料と一緒に保存します。
  • 無回答を承認にしない　回答がない点は未確認のまま残します。結論を左右するなら、確認を続けるか応募を見送るかを判断します。

不明点への対応

場面すること避けること
不明点を見つけた該当箇所と判断への影響を記録します。影響の小さい点から順に質問しません。
依頼元へ質問する指定された方法で送り、回答を保存します。社内で調べるべき点まで依頼元に尋ねません。
回答がない未確認の内容と残る影響を記録します。自社に都合のよい意味で確定しません。
表は編集部作成の例です。質問を送ったことと、不明点が解消したことは別です。

商品が合っても準備できなければ応募できるとは限らない

商品が要望に合うかと、応募に必要な作業を実行できるかは別の判断です。応募者の条件も照合したうえで、両方の結果を並べて結論を出します。

  • 商品が合うかを判断する　今回選ばれる内容に対して、自社の商品で応えられるかを判断します。応募準備の容易さは理由にしません。
  • 準備できるかを判断する　提出物、提出後の対応、社内の協力をまとめて見て、必要な作業を実行できるかを判断します。
  • 未確認の点を残す　判断を変える不明点が残る場合は、両方とも問題なしとは扱わず、確認を続ける理由を記録します。

商品の適合と応募準備

組み合わせ判断注意
合う・準備不可準備できない理由を解消できるかを調べ、難しければ見送ります。商品が合うことだけで応募を決めません。
合わない・準備可今回の依頼への応募は見送ります。資料を作れることを応募理由にしません。
合う・準備可応募条件も満たすと確認できれば、応募を検討する段階に進みます。判断を変える未確認事項がないかを点検します。
表は編集部作成の例です。両方を確認できても、依頼元に選ばれることを裏付けるものではありません。

提案準備の担当者には結論だけでなく根拠も渡す必要がある

応募するという結論だけでは、提案準備の前提が伝わりません。判断に使った資料、自社の根拠、依頼元の回答をまとめ、次の作業を担当する人へ渡します。

  • 結論と根拠を結び付ける　応募する・確認を続ける・応募しないの結論ごとに、判断を決めた記載と自社の状況を残します。
  • 確認済みの範囲を渡す　担当者と予定が決まった作業と、まだ確認していない点を区別します。未確認の内容を約束として提案に含めません。
  • 次の担当を決める　提案を準備する人、確認を続ける人、結論を依頼元へ伝える人を決め、参照する記録を共有します。

判断別の引継ぎ内容

判断残す根拠次にすること
応募する商品が合う理由と準備できる裏付けを残します。作業の担当と資料の保存先を共有します。
確認を続ける未確認の点と判断への影響を残します。確認先と再判断する時点を決めます。
応募しない応募を見送る決め手を残します。依頼元への連絡を担当する人を決めます。
表は編集部作成の例です。依頼内容が変わった場合は、影響する根拠を読み直して判断を更新します。

依頼の記載と自社の根拠を並べれば未確認の点が分かる

各確認項目について、依頼書の記載と自社の状況を対応させて記入します。結論を左右する項目が未確認なら、確認する人と記録先を決めます。

  • 記載と根拠を対応させる　資料名や記載箇所と、自社の状況を示す記録を記入します。条件や提出物が複数あれば行を追加します。
  • 確認する人を記入する　未確認の点ごとに確認する人を記入します。依頼元への質問と回答も、該当する項目に対応させます。
  • 結論へ反映する　判断への影響を読み、商品が合うかと準備できるかを別々に記録します。結論と根拠の保存先も残します。

提案依頼書への応募判断の確認表

確認項目依頼書の記載箇所自社の状況根拠未確認の点確認する人依頼元への質問と回答判断への影響記録先
判断に使う資料
今回選ばれる内容
応募者の条件
提出する物
提出後の対応
必要な社内の協力
表は編集部作成の記入欄です。該当しない項目は、その旨と理由を記入し、未確認と区別します。