架空の業務例で、商品を使う場面を説明する

機能を説明した後に、相手のどの作業で使うかを示す例を作ります。この資料に登場する業務例は架空であり、実際の導入事例ではありません。

  • 説明する作業を決める　商品説明だけでは伝わりにくい作業を選び、例で示す作業の始まりと終わりを決めます。
  • 役割と開始条件を決める　登場する人を役割で書き、作業を始める条件と架空の情報を用意します。
  • 説明と記録の内容を決める　設定と仕様で確認した機能を分け、相手の業務に当てはめた内容を記録します。

架空の業務例は、商品を使う場面を示すために作る

機能の一覧だけでは、どの作業で使うかが伝わらないことがあります。架空の業務例で、作業のどこに商品を使うかを示します。

  • 使う場面を示す　作業の流れに沿って、商品のどの機能を何のために使うかを説明します。
  • 最初に架空だと示す　例を見せる前に、業務を説明するために作った架空の内容だと伝えます。
  • 設定と機能を分ける　役割や開始条件は例の設定として示し、商品の機能は確認できた内容だけを書きます。

例の示し方を見直す表

取りがちな対応起きること防ぎ方
機能だけを並べる相手は、どの作業で使うかを想像しにくくなります。作業のどこで使うかを示します。
前置きを省く相手が、実際の顧客の話だと受け取ることがあります。冒頭で架空の例だと明示します。
設定と機能を混ぜる例のために置いた設定まで、商品の機能だと受け取られることがあります。設定と仕様で確認した機能を分けて書きます。
表は編集部作成の例です。架空の例は、導入した会社の話や利用者の評価として示しません。

例で説明する作業をひとつに絞る

説明したい作業を選び、始める場面と終える場面を決めます。ここでは、社内の依頼内容を確認し、依頼を割り当てる先を決める架空の作業を扱います。

  • 伝わりにくい作業を選ぶ　機能名だけでは手順を想像しにくい作業を選びます。前後の作業まで一つの例に詰め込みません。
  • 始まりと終わりを決める　依頼を受け取った場面から、対応する役割が決まる場面までを示します。
  • 関係する設定だけを書く　作業の説明に必要な背景だけを書きます。関係しない経営状況や組織の沿革は足しません。

説明する作業の範囲

決めること内容注意
説明する作業社内の依頼を確認し、依頼を割り当てる先を決めます。依頼への対応そのものは含めません。
始める場面依頼内容が届き、確認できる状態から始めます。依頼を集める手順は含めません。
終える場面対応する役割が決まったところで終えます。対応後の成果まで話を広げません。
表は編集部作成の例です。この作業の設定は架空です。特定の商品で実行できることを示してはいません。

登場人物を名前ではなく役割で設定する

作業に関わる人を、何をする役割かで書きます。実在の人物名や、その人を推測できる経歴は使いません。

  • 操作する役割を書く　例の中で商品を操作する役割と、その人が判断する内容を書きます。商品が自動で行う処理と混ぜません。
  • 情報を渡す役割を書く　誰からどの情報を受け取る設定かを、役割で示します。実際の顧客の人物関係は写しません。
  • 結果を受け取る役割を書く　作業の終わりに、何を受け取る役割かを書きます。情報を渡す役割との違いも示します。

作業に関わる役割

役割例で行うこと設定で書くこと
依頼を確認する役割依頼内容を読み、依頼を割り当てる先を決めます。商品の操作を担う想定と、判断する範囲を書きます。
依頼を渡す役割確認してほしい内容を伝えます。依頼内容を用意する役割として書きます。
対応を担う役割自分に割り当てられた依頼の内容を受け取ります。受け取った後の対応は例の範囲外と書きます。
表は編集部作成の例です。役割の呼び方は、説明する作業に合わせて決めます。

作業を始められる条件を先に明示する

作業の流れを見せる前に、開始時点で何が用意されているかを書きます。必要な情報や準備が違えば、同じ流れになるとは限りません。

  • 用意された情報を書く　依頼内容や判断に使う区分など、開始時点で読める情報を明示します。
  • 事前の準備を書く　役割の分担や、仕様で確認した機能に必要な設定を記します。準備を済ませた前提を省きません。
  • 条件の違いを確かめる　相手の業務でも、例と同じ情報や事前の準備がそろっているかを聞きます。不足があれば、必要な準備を確認します。

開始条件の書き方

条件の種類例での書き方相手に伝えること
情報の準備依頼内容と依頼の区分が記載されています。記載がなければ内容の確認から始めます。
役割の分担区分ごとに対応する役割が決まっています。分担が未定なら、先に決める必要があります。
商品の事前設定仕様で確かめた必要な設定を記載します。設定の要否が未確認なら、説明に使う前に仕様で確かめます。
表は編集部作成の例です。商品の設定や操作権限に関する条件は、仕様で確認してから記載します。

扱う情報は架空の内容として用意する

例に使う情報は、説明に必要な項目だけを新しく作ります。実際の顧客情報を、名前だけ変えて流用しないようにします。

  • 必要な項目だけを作る　依頼内容や区分など、作業の説明に使う項目に絞ります。背景を細かく作り込む必要はありません。
  • 顧客情報を写さない　実際の相談内容や対応履歴は使いません。名前を変えても、周辺の情報から相手が分かる場合があります。
  • 連絡先を含めない　実在の連絡先につながる情報は入れません。説明に不要な連絡先欄は空欄にします。

架空の情報の用意

情報の種類用意の仕方注意
依頼内容案内資料の記載を確認する依頼と設定します。実際の相談文を加工して使いません。
依頼の区分依頼の区分は資料の確認とします。説明に使わない区分は追加しません。
連絡先説明に不要なため空欄にします。入力必須なら、実在の宛先へ通知が届かない方法を確認します。
表は編集部作成の例です。画面を見せる場合も、顧客情報や実在の連絡先が残っていないか確認します。

例の設定と、仕様で確認した商品の機能を分ける

例のために決めた条件は、商品の機能を裏づけるものではありません。商品の機能は仕様で確認し、設定とは別の欄に書きます。

  • 設定は仮定として示す　役割や依頼内容、分担の決め方は、例のために置いた仮定だと明記します。
  • 機能は仕様で確かめてから書く　商品の仕様書で機能と必要条件を確かめます。確認に使った資料と対象の版も控えます。実際に操作して確かめた内容は、その旨を分けて書きます。
  • 未確認の機能を除く　できるか分からない機能は例に含めません。例の説明にその機能が必要なら、確認できるまでその例を商談で使いません。

説明内容の区分

区分内容確かめ方
例の設定依頼の区分に応じて、依頼を割り当てる先を決めると仮定します。架空の設定と明記し、商品の自動処理に見えないか読みます。
仕様で確認した機能対象の商品の仕様で確認できた機能だけを記入します。仕様の記載と必要条件を確認し、参照先を残します。
未確認の機能商品の機能として確認できていない内容商談用の例には載せず、確認事項として別に記録します。
表は編集部作成の例です。この資料では、特定の商品について確認済みとする機能は記入していません。

例を相手の役割と作業に当てはめ直す

例を説明した後は、相手の業務でどの役割と作業に当たるかを確かめます。例と違う部分は、その違いを残して整理します。

  • 対応する役割を聞く　役職名が同じかではなく、例の各役割を相手の会社では誰が担っているかを聞きます。
  • 開始条件の違いを聞く　必要な情報がいつ届くか、分担の決め方を確かめます。例にない準備が必要かも聞きます。
  • 当てはまらない点を残す　対応する作業がなければ、無理に置き換えません。例で説明できる範囲を見直します。

相手の業務を確かめる表

確かめること聞き方の方針扱い
対応する役割部署名より、実際に行う作業を聞きます。例の役割に対応する呼び方を記録します。
開始条件の違い依頼の届き方と、判断に必要な情報を聞きます。同じ条件と異なる条件を分けて書きます。
当てはまらない点省かれる手順や、追加される作業を聞きます。例の設定を変える必要があるか、商品の機能の確認が必要かを、それぞれ書きます。
表は編集部作成の例です。相手から聞いた業務情報を、別の商談向けの架空例にそのまま転用しません。

例の範囲と条件を添えて誤解を防ぐ

例で示した作業から、説明していない機能までできると相手が思うことがあります。終わりに範囲と条件を確認し、例の終了地点を相手の業務での成果として約束しません。

  • 説明の範囲を示す　どこまでの作業を示したかを伝えます。前後の作業について聞かれたら、確認済みかを分けて答えます。
  • 省けない条件を再掲する　依頼内容の記載や役割の分担など、流れが成り立つ条件を最後にも示します。
  • 例の終了地点を約束にしない　例の終わりは説明の区切りです。相手の業務でも同じ状態になると約束しません。

誤解を防ぐ説明

起きやすい誤解防ぎ方説明に添えること
前後の作業もできる説明した作業の始まりと終わりを示します。依頼への対応そのものは、今回の例に含めていません。
準備なしで始められる開始時点の条件を再掲します。依頼内容が記載され、役割の分担が決まっている設定です。
相手の業務でも同じ状態になる架空の条件で置いた終了地点だと伝えます。実際の業務で同じ流れになるかは、条件を確認して判断します。
表は編集部作成の例です。追加の機能を尋ねられても、未確認のまま例を広げないようにします。

使った例と説明の内容を営業管理表に残す

商談後は、使った例と相手の業務に当てはめた内容を記録します。次に説明するときに、確認済みの内容と修正が必要な点を区別できるようにします。

  • 使った版を残す　例の題名と版を記録し、使った資料を参照できるようにします。修正前の説明も確かめられる形で残します。
  • 当てはめた内容を残す　相手の役割や作業、開始条件の違いを書きます。架空の設定とは別に記録します。
  • 反応と修正点を分ける　実際に出た質問と、説明を直す案を分けます。未確認の機能は、次の確認事項として残します。

営業管理表に残す項目

記録項目書くこと
使った例の版題名、版の識別名、資料の保存先を書きます。
業務への当てはめ対応する役割と作業、開始条件の違い、当てはまらない部分を書きます。
相手の反応実際に出た質問や確認できた内容を書き、推測は分けます。
修正点直す説明、追加で確かめる機能、修正後の版を書きます。
表は編集部作成の例です。商談記録に含まれる相手の情報は、架空の例の本文に混ぜません。

作成表に書いて商談で使う例を確かめる

説明する作業を決め、記入欄を埋めて業務例を作ります。相手の業務への当てはめと反応は、商談で確認した後に追記します。

  • 架空の例だと明記する　資料の冒頭に、業務を説明するために作成した架空の例だと書きます。
  • 使用前に内容を確かめる　実在の顧客情報や連絡先がないか、商品の機能を仕様で確かめたかを読み直します。
  • 商談後に記録を加える　当てはめた内容と反応、修正点を追記します。例を変更したら、使った版と区別して残します。

商談用の業務例の作成表

記入項目記入欄
説明する作業作業：／始める場面：／終える場面：
役割と開始条件登場人物の役割：／用意された情報・事前の準備：
扱う情報必要な項目：／新しく作る架空の内容：
作業の手順人が行うこと：／商品を使う箇所：
仕様で確認した機能機能と必要条件：／確認に使った仕様・対象の版：
当てはめと説明相手の業務への当てはめ・条件の違い：／誤解を防ぐ説明：
記録使った例の版・保存先：／相手の反応：／修正点：
表は編集部作成の例です。仕様で確認した機能を書けない場合は、商品の仕様を確かめてから例を使います。