要望の優先順位を確かめて提案を決める

複数の要望が両立しないときは、必要な場面と目的から確かめます。相手の優先順位をもとに、提案に含める内容を決めます。

  • 要望の背景を確かめる　それぞれの要望を使う場面と、その背景にある目的を確認します。
  • 優先する条件を決める　外せない条件と、あると望ましい条件を分け、相手の判断を確認します。
  • 提案する範囲を決める　両立できる範囲と両立できない点を分け、理由と代わりの案を示します。

すべてを盛り込む前に条件の関係を確認する

要望を追加するだけでは、同時に満たせない条件が提案に残ることがあります。どの条件を優先するかが分からないままでは、どの案を勧めるかを判断できません。

  • 決まらない理由を探る　案を増やす前に、どの要望とどの要望が両立しないのかを具体的にします。
  • 同時に満たせるか調べる　個別には実現できても、同じ場面で同時に満たせるとは限りません。
  • 優先順位のずれを防ぐ　実現しやすい条件だけで提案を決めず、相手が重視する条件を確認します。

盛り込む前に防ぎたいこと

起きること相手に起きること防ぎ方
提案が決まらない相手は、検討する案を絞れません。優先する条件を確認します。
両立しない条件の説明が無い相手は、すべて実現すると誤解します。同時に満たせる範囲を示します。
優先順位がずれる相手が重視した条件が満たされません。提案の軸を相手に確認します。
表は編集部作成の例です。

要望を使う場面を一つずつ確認する

似た要望でも、使う人や作業が違えば必要な条件は変わります。求めている機能や対応について、誰が、どの作業で、どんなときに使うかを聞きます。

  • 使う人を確かめる　商談の窓口だけでなく、実際に使う人や影響を受ける人を確認します。
  • 作業を具体的にする　必要な機能の名前だけで終えず、どの作業で何をするために使うかを聞きます。
  • 必要な状況を分ける　常に必要なのか、特定の状況だけなのかを分け、要望が重なる場面を探します。

要望ごとに確認する場面

確かめること内容確認できなかった場合
使う人誰が使い、誰に影響するかを聞きます。実際に使う人へ確認する事項を記録し、確認するまで判断を保留します。
対象の作業作業のどこで必要になるかを聞きます。対象の作業を未確認と記録します。
必要な状況常時か、特定の状況だけかを聞きます。常に必要な条件とは扱いません。
重なる場面別の要望も同時に必要かを聞きます。両立の判断を保留します。
表は編集部作成の例です。

要望を実現した先の目的を確認する

要望は、目的を達成するための手段である場合があります。何を改善したいのかを確かめると、別の方法を検討できるかが分かります。

  • 目的を推測で決めない　要望の言葉だけから意図を決めず、解消したい困りごとや実現したい状態を聞きます。
  • 目的が同じなら別の方法を探す　複数の要望の目的が共通していれば、求められた方法以外でも達成できるかを検討します。
  • 違う目的なら優先を聞く　目的が異なり両立が難しい場合は、どちらを優先する必要があるかを確認します。

要望と背景の目的を分ける

要望の例背景の目的の例確かめ方
承認を省略する作業を止めずに進めたいと考えています。承認待ちで止まる作業を確認します。
承認を必須にする誤った内容の確定を防ぎたいと考えています。防ぎたい誤りと影響を確認します。
入力項目を減らす入力の負担を減らしたいと考えています。負担が生じる項目と作業を確認します。
詳細を記録する後から判断の経緯を確かめたいと考えています。振り返る際に必要な情報を確認します。
表は編集部作成の例です。背景の目的は相手に確認します。

外せない条件を相手の判断で明確にする

相手が強く求めた要望が、最優先の条件とは限りません。満たせないと採用できない条件と、あると望ましい条件を分けて確認します。

  • 外せない理由を聞く　満たせないと何ができなくなるかを確かめ、採用の判断に関わる条件を特定します。
  • 望ましい条件を分ける　一部を満たす形でも検討できるかを聞き、譲れる範囲を確認します。
  • 判断する人を確かめる　利用する人と採用を判断する人で優先順位が異なる場合は、採用を判断する人に優先する条件を確認してから提案を決めます。

条件の重みを確認する

条件の区分確かめること記録
外せない条件満たせない場合に採用できるかを確認します。条件と外せない理由を書きます。
望ましい条件満たす範囲を調整できるかを確認します。認められる範囲を書きます。
複数の条件が同時に満たせないどちらを優先するかを確認します。優先する条件と判断者を書きます。
判断が未確認誰の判断が必要かを確認します。確認先と未決定の内容を書きます。
表は編集部作成の例です。

両立の判断を条件ごとに分けて記録する

提案全体を、できるかできないかだけで判断しません。要望が重なる場面ごとに、両立する範囲と必要な条件を分けます。

  • 重なる範囲を特定する　使う人、作業、状況を照らし合わせ、どの範囲で条件がぶつかるかを確かめます。
  • 両立に必要な前提を残す　対象や運用を分ければ両立する場合は、両立に必要な前提条件も記録します。
  • 未確認を区別する　根拠が足りない点は未確認とし、両立できないという結論と分けて扱います。

要望の組み合わせを分類する

区分内容扱い
両立できる同じ場面で双方の条件を満たせます。確認した範囲を提案に含めます。
条件付きで両立対象や運用を分ければ満たせます。成立に必要な条件を明記します。
両立できない確認した条件では同時に満たせません。根拠を残し、代わりの案を検討します。
未確認同時に満たせるかを判断できません。確認事項を残して判断を保留します。
表は編集部作成の例です。両立の判断には前提条件も記録します。

両立しないと思える点を社内で検証する

条件がぶつかって見えても、仕様や段取りの確認で判断が変わる場合があります。要望の組み合わせと必要な場面を社内に伝え、成立する条件を確かめます。

  • 仕様上の制約を調べる　それぞれの機能の有無だけでなく、同時に使う場合の制約を確認します。
  • 条件と段取りを調べる　提供条件や作業の順序を確認し、対象や手順を分ける案が成立するかを調べます。
  • 確認する人を決める　内容を判断できる人に確認し、根拠と未確認の点を分けて記録します。

両立の可否を検証する確認事項

確かめる内容確認先確認できなかった場合
仕様機能の組み合わせを判断できる部門に確認します。同時利用の可否を未確認とします。
提供条件契約や運用の条件を管理する部門に確認します。条件付きの実現も確約しません。
段取り実際の作業を設計する人に確認します。手順を分ける案の採用を保留します。
判断する人要望の組み合わせを最終的に判断できる人が誰かを確認します。判断を依頼する先を決め直します。
表は編集部作成の例です。

確認した優先順位に沿って提案を構成する

提案は、相手が外せないと判断した条件から組み立てます。望ましい条件を満たす範囲と、同時には満たせない点も明記します。

  • 外せない条件から書く　外せない条件のそれぞれについて、どの方法で、どの範囲まで対応できるかを示します。
  • 望ましい条件を加える　外せない条件への影響を確かめてから、追加できる内容と必要な条件を書きます。
  • 両立しない点を残す　満たせない要望を省略せず、理由と代わりの案を、相手が採用を判断する箇所の近くに記載します。

優先順位が伝わる提案の構成

提案の構成書くこと注意
目的と優先順位確認した目的と外せない条件を書きます。未確認の優先順位を確定扱いしません。
提案の中心外せない条件を満たす方法を書きます。必要な前提条件も示します。
追加する内容望ましい条件を満たす範囲を書きます。中心となる条件への影響を示します。
両立しない点満たせない点と理由、代わりの案を書きます。すべて満たせるように表現しません。
未確認の点確認が必要な条件と確認先を書きます。確認済みの内容と分けて示します。
表は編集部作成の例です。

両立できない理由と代わりの案を示す

両立できない点は、どの条件がどうぶつかるかを説明します。代わりの案には、達成できる目的と、その案では満たせなくなる条件があればそれも添えます。

  • 条件の関係を説明する　一方を満たすと他方の何が満たせないのかを、確認した根拠に沿って示します。
  • 目的から別の方法を探す　対象や運用を分けるなど、優先する目的を満たせる方法を検討します。
  • 選ぶ際の違いを示す　案ごとの実現範囲と必要な運用を示し、どの条件を変えるかを相手に確認します。

条件がぶつかる場面で示す情報

場面示すこと注意
承認と即時確定承認を待つ範囲と、即時に確定する範囲を分ける案を示します。承認を省く対象が認められるか確認します。
入力削減と詳細記録必須の記録を残し、入力対象を絞る案を示します。記録しなくなる情報の影響を示します。
共通手順と個別対応共通手順を使う作業と、個別に扱う作業を分ける案を示します。作業を分けることで増える負担も示します。
代わりの案が無い現在の条件では同時に満たせない根拠を示します。外せない条件を黙って削りません。
表は編集部作成の例です。代わりの案も実現できるか確認します。

要望と優先順位の変更を提案に反映する

提案後に利用場面や判断する人が変わると、優先順位も変わる場合があります。変更された条件を確認し、両立の判断と提案内容を見直します。

  • 判断の根拠を記録する　要望だけでなく、必要な場面、目的、優先順位とその理由を残します。
  • 変更の影響を確かめる　条件が変わったら、他の要望との両立や外せない条件への影響を確認し直します。
  • 変更前の内容も残す　何が、なぜ、誰の判断で変わったかを記録し、修正した提案と対応させます。

提案と一緒に残す記録

記録項目書くこと
要望求められた内容を、確認できた範囲で具体的に書きます。
必要な場面使う人、対象の作業、必要な状況を書きます。
背景の目的解消したい困りごとや実現したい状態を書きます。
優先順位外せない条件、望ましい条件、理由と判断者を書きます。
両立の判定区分、成立する条件、根拠、未確認の点を書きます。
変更の履歴変更前後の内容、理由、判断者、提案の修正箇所を書きます。
表は編集部作成の例です。

提案前の確認結果を記録する

商談で出た要望を、このメモに沿って整理します。確認できていない欄は推測で埋めず、次に確かめる内容を残します。

  • 場面と目的から書く　要望をすべて盛り込む前に、必要な場面と背景の目的を要望ごとに書きます。
  • 未確認の点を残す　相手に聞くことと社内で確かめることを分け、確認先を書きます。
  • 変更時に見直す　優先順位が変わったらメモを更新し、両立の区分と提案の構成を確認し直します。

要望が両立しないときの確認メモ

記録項目記入する内容
要望と場面要望：／使う人・作業・必要な状況：
背景の目的実現したい状態：／その状態を実現できる別の方法：
優先する条件外せない条件：／望ましい条件：／理由・判断者：
両立の区分両立できる・条件付きで両立・両立できない・未確認：／条件付きの場合の前提条件：／根拠：
社内での確認仕様・提供条件・段取りで確かめること：／確認する人：
提案と記録先優先する条件・実現範囲：／両立できない理由・代わりの案：／記録先：
表は編集部作成の例です。未確認の点には確認先を添えます。