内製案と購入案を同じ条件で比較する

この資料では、商談先が自分たちで業務を行う案を内製案、自社の商品を購入して行う案を購入案と呼びます。自分たちでできるという発言の範囲を確かめ、作業・担当・必要な情報・例外時の対応を並べて、商談先が判断できる比較表を作ります。

  • 比較する対象を決める　商談先が自分たちで行えると考えている範囲と、業務の完了条件を明らかにします。
  • 両案の作業と担当を書く　内製案と購入案のそれぞれで、必要な作業・担当・情報・例外時の対応を書き出します。
  • 判断する条件を決める　商談先が重視する条件と、各案がその条件を満たすと判断した根拠、未確認の内容を比較表に残して渡します。

比較する対象が違うと説明がかみ合わなくなる

商品の説明を重ねても、商談先が考える業務への答えになっていない場合があります。説明を足す前に、何をどこまで比べているかを確かめます。

  • 業務全体か一部の作業かを区別する　商談先が業務全体を自分たちで行う話なのか、商品が担う一部の作業の話なのかを確認します。
  • 完了条件の違いを探す　作業を実行した状態と、結果を確認して業務を終えた状態を分けて確かめます。
  • 負担を推測で足さない　商談先が説明していない作業や確認を、内製案に必要だと決めつけません。

説明のすれ違いを防ぐ整理

起きること商談先に起きること防ぎ方
話す範囲が違う業務全体の判断に必要な説明が得られません。比較する業務の範囲を確認します。
完了条件が違う同じところまで終えられるか判断できません。何を確認したら業務を終えるかを決めます。
負担を決めつける実際の手順と異なる説明を受けることになります。確認できた作業だけを記録します。
表は編集部作成の例です。

商談先が自分たちでできると考えている範囲を具体化する

できるという言葉だけでは、どの作業を指すかは分かりません。商談先が現在使っている方法と、これから実施しようと考えている方法も区別して記録します。

  • 作業の始点と終点を書く　業務全体か一部の作業かを、何から始めてどこまで行うかで確かめます。
  • 現行と構想を区別する　現在実施している手順と、これから実施できると考えている手順を分けて書きます。
  • 否定せず具体化する　自分たちで行えるという見方を否定せず、対象の作業と方法を説明してもらいます。

自社でできる範囲の確認

確かめること確かめ方記録
対象の作業その発言が業務全体を指すのか、一部の作業を指すのかを確認します。作業名と対象範囲を書きます。
開始と終了何を受け取り、何を終えるかを確認します。作業の始点と終点を書きます。
今の方法現在行っている手順を説明してもらいます。実施している手順を書きます。
考えている方法実施に向けて決まっている内容を確認します。決まった内容と未定の内容を分けます。
表は編集部作成の例です。

業務の完了条件をそろえる

同じ作業名でも、完了条件が違えば作業量や対応範囲を同じ基準で評価できません。商談先が求める完了条件を先に書き、商品の提供範囲がどこまで含むかを確かめます。

  • 終わりの判断を書く　何ができていて、何を確認できれば業務を終えるのかを明らかにします。
  • 提供範囲を照合する　仕様や提供元への確認を通じて、商品が担う作業の範囲がその完了条件のどこまでを含むかを確かめます。
  • 残る作業を含めて比べる　購入後に商談先が行う作業も含め、同じ完了条件までの手順を比べます。

完了条件を確認するときの整理

場面することしないこと
終わりが曖昧完了の判断に使う成果物や確認内容を書きます。作業名だけで完了条件を決めません。
商品が一部を担う完了までに商談先が行う作業を確認します。商品の作業終了を業務全体の終了としません。
完了条件が違う共通の完了条件を決めてから比較します。異なる完了条件のまま優劣をつけません。
表は編集部作成の例です。

内製案の作業と担当を商談先に整理してもらう

内製案の手順は、商談先の説明に基づいて書き出します。準備・実行・確認のうち、必要だと確認できた作業に担当を記入し、未定の欄はそのまま残します。

  • 実際の作業を書いてもらう　現在の方法や実施する案に沿って、必要な作業を挙げてもらいます。
  • 作業ごとに担当を書く　部署名や役割など、誰が行うかを分かる範囲で記録します。
  • 未定をそのまま残す　担当が決まっていないことを、内製案を選べない根拠にはしません。

内製案の作業と担当を記入する

作業担当未定の扱い
準備する必要な準備を行う部署や役割を書きます。作業と担当のどちらが未定かを分けて書きます。
実行する実際に作業を行う部署や役割を書きます。担当が未定なら未定と記します。
結果を確認する完了の条件を確認する部署や役割を書きます。確認内容が決まっていなければ未定と書きます。
表は編集部作成の例です。商談先に確認できた作業を記入します。

商品が行う作業と商談先に残る作業を示す

購入案にも、情報の準備や結果の確認など商談先が行う作業が残ることがあります。仕様と提供範囲を根拠に、誰が何を行うかを確認して並べます。

  • 仕様に基づいて書く　商品が行う作業は、確認できる仕様や提供範囲に沿って記載します。
  • 商談先に残る作業を書く　情報の準備や結果の確認など、購入後も商談先が行う作業を確認して明記します。
  • 業務全体で照合する　完了条件までに必要な作業を並べます。購入すれば商談先の作業がなくなるような説明を避けます。

同じ完了条件までの作業を並べる

作業内製案購入案
情報を用意する商談先に確認した準備内容と担当を書きます。商品に渡す情報と、用意する担当を書きます。
作業を実行する実施する作業と担当を書きます。商品が行う作業と商談先が行う作業を分けます。
結果を確認する確認内容と担当を書きます。提供される結果と、商談先の確認内容を書きます。
完了を判断する完了条件を確かめる担当を書きます。完了条件を確かめる担当を書きます。
表は編集部作成の例です。商品の仕様に応じて記入します。

必要な情報と例外時の対応を両案で比べる

作業を進めるには、必要な情報を用意できるかの確認も必要です。作業が通常どおりに進まない場面を事前に挙げ、相談先と対応を判断する人を両案に記載します。

  • 必要な情報を確かめる　内製案で使う情報と商品に渡す情報について、内容と用意する担当を確認します。
  • 進まない場合を書く　情報の不足や結果の不備など、対象業務で確認が必要な場面を挙げます。
  • 相談先と判断者を分ける　相談を受ける窓口と、作業の再開や修正を判断する人を区別します。

情報と例外時の対応を確認する

比べる項目内製案購入案
必要な情報作業に使う情報と所在を書きます。商品に渡す情報と必要な形式を書きます。
情報の準備用意する担当と、用意できるかを書きます。用意する担当と、用意できるかを書きます。
情報が足りない誰が誰へ連絡するかと、補う担当を書きます。自社への連絡方法と、補う担当を書きます。
結果に不備がある相談先と修正を判断する人を書きます。窓口・対応範囲・判断する人を書きます。
表は編集部作成の例です。例外時の対応は確認できた範囲で記入します。

商談先が重視する条件で両案を評価する

比較表の項目すべてが、同じ重さで判断されるとは限りません。作業・担当・情報・例外時の対応から、商談先にとって必須の条件と、できれば満たしたい条件を決めてもらいます。

  • 商談先に条件を選んでもらう　作業を担う人員を確保できるか、必要な作業を行えるかなどから、重視する条件を商談先に決めてもらいます。
  • 必須かどうかを分ける　満たさなければ選べない条件と、必須ではないもののできれば満たしたい条件を区別します。
  • 同じ条件で両案を見る　商品に有利な項目だけを選ばず、内製案にも購入案にも同じ条件を当てます。

条件の重みを商談先に決めてもらう

条件の種類確かめ方注意
必須の条件満たさない場合、その案を選べるかを確認します。営業側の都合で必須にしません。
できれば満たしたい満たさなくても選べる条件を確認します。必須の条件と混同しません。
まだ決められない判断に必要な情報と確認する人を決めます。商品に有利な重みを仮に付けません。
表は編集部作成の例です。

未確認を理由に購入案が優れていると説明しない

確認できていないことは、どちらの案でも未確認として扱います。できる・できないを推測で埋めず、何を、誰が、どの資料や手順で確かめるかを決めます。

  • 内製案を不利にしない　担当や手順が未確認でも、商談先では対応できないとは記載しません。
  • 購入案を有利にしない　仕様に記載がない対応を、商品ならできると判断しません。
  • 何を誰が何で確かめるかを書く　確認する内容、確認する人、確認に使う資料や実際の手順を記し、回答後に表を更新します。

未確認の内容を残す書き方

場面書くこと書かないこと
商談先の手順が不明手順は未確認と書き、商談先側で確認する人と方法を書きます。商談先では対応できないと書きません。
商品の仕様が不明対応可否は未確認。提供側への確認内容を書きます。商品なら対応できると書きません。
回答の根拠が不明回答内容と、追加で確認する資料や手順を書きます。根拠を確かめずに対応可否を確定しません。
表は編集部作成の例です。

確認した条件で購入案を説明し、比較表を渡す

購入案は、商談先が重視する条件をどう満たすかで説明します。内製案でも満たせる事実や未確認の内容も残し、商談先が見直せる形で比較表を渡します。

  • 条件と根拠を結び付ける　購入後に誰がどの作業を担うかを示し、それがどの条件を満たすかを説明します。
  • 内製案の事実も残す　両案で満たせる条件は、そのまま記載します。購入案だけの利点として説明しません。
  • 判断の保留を表に残す　判断に必要な項目が未確認なら購入を結論にせず、確認後に見直せる形で渡します。

条件に沿って説明し、記録を渡す

場面すること記録
購入案が条件を満たす満たす条件と、確認できた作業や担当を説明します。条件と根拠を同じ箇所に書きます。
両案が条件を満たすその条件はどちらでも満たせる事実を示します。その条件について両案に同じ評価を残します。
判断材料が不足する必要な確認を続け、結論を保留します。未確認の内容と確かめる人を書きます。
比較表を渡す根拠や記載内容を見直せるようにします。訂正・追記できる欄を残します。
表は編集部作成の例です。

比較表に両案の条件と確認した根拠を残す

対象業務と完了条件を記入してから、両案の内容を書き込みます。未確認の欄には確かめる人も記し、商談先に訂正や追記をしてもらえる形で渡します。

  • 同じ対象について書く　対象業務と完了条件を両案で一致させ、必要な作業と担当を記入します。
  • 重視する条件を記す　商談先が重視する条件を書き、それぞれが必須か、できれば満たしたい条件かを書きます。
  • 根拠と未確認を残す　確認した資料や手順と、まだ分からない内容を分けます。未確認には確かめる人を添えます。

内製案と購入案の比較表

比較する項目内製案購入案
対象業務・完了条件対象業務：／完了条件：対象業務：／完了条件：
作業と担当作業：／担当：商品が行う作業：／商談先の作業・担当：
必要な情報情報：／用意する担当：渡す情報：／用意する担当：
例外時の対応場面・対応：／相談先・判断者：場面・対応：／相談先・判断者：
商談先が重視する条件必須：／できれば満たしたい：／充足状況：必須：／できれば満たしたい：／充足状況：
根拠と未確認確認した根拠：／未確認の内容・確かめる人：確認した根拠：／未確認の内容・確かめる人：
比較表は編集部作成の例です。空欄は理由を確認し、未確認・未定・該当なしのいずれかを記入します。