文面の違いと送った相手の違いを分けて比べる

文面を書き換えて反応が変わっても、それだけでは文面の変更が理由かどうか分かりません。比べる条件と結果の残し方を決めると、次の変更を考えやすくなります。

  • 確かめたい違いを決める　文面のどこを比べるかを決め、比べる箇所以外の文章と送る相手の条件をそろえます。
  • 結果の読み方を決める　確認できた事実と分からないことを分け、反応の差だけで文面の優劣を決めないようにします。
  • 次の変更理由を残す　比較の結果と判断を表に残し、次に何を変えるかを理由とともに決めます。

比べる前に確かめたい違いを一つに決める

文面を変える前に、何を確かめる比較なのかを書き出します。その違いが相手の理解にどう関係すると考えたかも残します。

  • 違いを言葉にする　「困りごとから始めるか、提供内容から始めるか」のように、比べたい構成の違いを明示します。
  • 比べる理由を添える　「困りごとを先に書けば、相手が自分の会社に関係する話だと受け取りやすいのでは」のように、予想と理由を添えます。
  • 目的を後から変えない　結果を見てから、確かめたかった違いを変えません。新たな疑問は、次の比較で確かめます。

比較を進める順序

  1. 確かめたい違いを決める
  2. 比べる箇所以外の文章と相手の条件をそろえる
  3. 決めた振り分けに沿って送る
  4. 目的に沿って結果を読む
図は編集部作成の例です。

比べる箇所以外の文章をそろえる

比べたい箇所を決めたら、それ以外の文章は同じにします。別の変更が混ざると、どの変更が反応に関係したのか切り分けられません。

  • 比べる範囲を示す　比較する段落や表現に印を付けます。構成を比べる場合も、入れ替える範囲を先に決めます。
  • 提案と依頼をそろえる　提案内容、相手にお願いすること、返信の受け方は同じにします。
  • 別の修正を混ぜない　比べたい箇所と同時に、別の説明や依頼も変えないようにします。必要な修正は、比べる文面の両方に反映します。

変更する範囲を決める

区分そろえるもの変えてよいもの
冒頭の構成説明する内容をそろえる比較対象にした説明の順序を変える
提案内容提供内容や条件をそろえる今回の比較では変えない
依頼内容相手に求める行動をそろえる今回の比較では変えない
返信の受け方返信先と案内をそろえる今回の比較では変えない
表は冒頭の構成を比べる場合の、編集部作成の例です。

送る相手の条件をそろえる

同じ文面でも、送った相手の条件によって反応は変わることがあります。業種や地域、規模、過去の接点を確認してから振り分けます。

  • 相手の条件を確認する　業種や地域だけでなく、会社の規模や過去の接点の有無も確認します。不明な条件は不明と残します。
  • 振り分け方を先に決める　条件が近い会社をまとめ、その中でどの会社にどの文面を送るかを決めます。振り分け方は送る前に決めます。
  • 相手の違いを混同しない　一方の文面に特定の条件の会社が偏ったら記録します。条件が違う相手の結果を、文面の差として説明しません。

相手の条件の偏りを確認する

確認する条件偏りの例そろえ方
業種片方に特定の業種が集まる同じ業種の中で各文面に振り分ける
地域片方に特定の地域が集まる同じ地域の中で各文面に振り分ける
規模片方に大きな会社が集まる規模が近い会社の中で振り分ける
過去の接点片方に面識のある会社が集まる接点の有無を分けて振り分ける
表は編集部作成の例です。

反応しそうな会社に片方の文面を集めない

相手の条件をそろえても、「反応しそうだ」という期待で振り分けると偏りが生まれます。送る前に決めたルールと、実際の振り分けを残します。

  • 期待で文面を選ばない　「この会社は反応しそう」と感じても、特定の文面を選びません。決めたルールに沿って振り分けます。
  • 結果で相手を選び直さない　結果を見てから、都合のよい会社だけを比較に残しません。対象から外す事情があれば理由も残します。
  • 振り分けの記録を残す　会社名、割り当てた文面、振り分けのルールを記録します。例外があれば、その理由を添えます。

判断を偏らせる振り分けを避ける

避けることなぜ結果が読めなくなるか
期待で選ぶ反応の差が期待によるものか文面によるものか分からなくなる
面識で選ぶ反応の差が面識によるものか文面によるものか分からなくなる
結果で外す都合のよい結果だけが残る
記録を省く振り分けの偏りを後から確かめられない
表は編集部作成の例です。

文面以外の条件も記録する

反応には、連絡手段や送った時期も関係し得ます。文面以外の条件はできるだけ同じにし、そろえられなかった条件は結果と一緒に記録します。

  • 連絡の条件を書き残す　連絡手段、送った時期、返信の受け方、同封物や添付の有無を記録します。
  • 途中の変更も添える　途中で条件が変わったら、変更内容と対象の会社を残します。変更前後の結果を分けて確認します。
  • 手段の違いを混同しない　手紙とフォームでは、相手への届き方も異なります。手段の違う結果の差を、そのまま文面の優劣にしません。

文面と一緒に残す条件を確認する

記録する条件書くこと
連絡手段手紙かフォームかを記録する
送った時期送った日と、分かる範囲の時間帯を記録する
返信の受け方案内した返信先と受付方法を記録する
同封物・添付有無と内容の違いを記録する
途中の変更変わった条件と対象の会社を記録する
表は編集部作成の例です。

送る前に文面の違いを照合する

準備した文面でも、会社ごとの調整で意図しない違いが入ることがあります。確定した文面と、実際に送る文面を照合します。

  • 確定した文面と照合する　比較対象の箇所が予定どおりに違い、それ以外の文章が一致しているかを確認します。
  • 個別の追記を確認する　会社ごとに加えた一文も確認します。追記によって比べる箇所以外の説明や依頼が変わっていたら、送る前に修正します。
  • 会社と文面を結び付ける　各文面に名前を付け、会社ごとに送る文面を記録します。実際に送った内容も保存します。

予定した違いだけになっているか確かめる

確認項目確認の仕方
比べる箇所予定した段落や構成の違いと照合する
共通の文章提案内容、依頼内容、返信先の一致を確認する
個別の追記追加した説明や提案がないか確認する
送る文面確定した文面と実際に送る内容を照合する
会社との対応会社名と文面の名前を照合する
表は編集部作成の例です。

確認できた結果と分からない結果を分ける

結果には、記録で確認できることと、確認できないことがあります。反応が見えない理由を推測で埋めず、不明な点も残します。

  • 確認できた事実を残す　返送、送信失敗、返信、問い合わせは、確認した日と内容を記録します。
  • 返送が無くても読まれたとしない　返送がないことは、読まれた証拠ではありません。届いたか、読まれたかを決め付けません。
  • 分からないことも残す　閲覧の有無を確かめられなければ「不明」と書きます。返信がないことと、読まれていないことを分けます。

確認できる範囲で結果を書く

結果確認できるか記録の書き方
返送戻った手紙で確認できる返送あり。確認日と記載された理由を残す
送信失敗失敗の表示や通知で確認できる送信失敗。確認日と表示内容を残す
返信受け取った返信で確認できる返信あり。受信日と内容を残す
問い合わせ受け付けた記録で確認できる問い合わせあり。受付日と内容を残す
返送なし確認時点で戻っていないと分かる返送は未確認。閲覧の有無は不明とする
閲覧の有無確かめる情報がなければ分からない閲覧の有無は不明とする
表は編集部作成の例です。

反応の差だけで文面の優劣を決めない

反応に差があっても、文面だけが理由とは限りません。相手の条件や偶然も関係するため、記録した条件と結果を一緒に読みます。

  • 条件の違いを見直す　反応の差を見る前に、相手の条件や送った時期の偏りを確認します。そろえられなかった条件も、判断に添えて記録します。
  • 材料が乏しければ保留する　確認できた反応が少ない場合は結論を保留します。差が見えない場合も、同じ効果だったとは決めません。
  • 判断する範囲を限る　今回の比較から考えたこととして残します。今回の結果だけを根拠に、別の業種や商材でも同じ結果になるとは判断しません。

差の見え方に応じて判断を残す

差の読み方判断
条件が違う文面の差と分けられないため、結論を保留する
反応が乏しい判断材料が足りないため、結論を保留する
差が見えない文面の効果が同じだったとは決めない
差が見える文面の影響を候補とし、条件の違いや偶然も考える
別の対象で使う今回の判断を持ち込まず、改めて確かめる
表は編集部作成の例です。

相手の言葉と自分の解釈を分けて書く

返信や会話には、次の比較を考える手掛かりがあります。相手が述べたことと、そこから考えたことを別の欄に残します。

  • 言葉の意味を変えない　相手が述べた内容は、意味を変えずに残します。要約する場合も、条件や断りの部分を落としません。
  • 解釈は推測として書く　「説明が分かりやすかったのでは」と考えたら、推測の欄に書きます。相手の発言として残しません。
  • 全体の意見に広げない　返答した相手の意見は、文面を送った会社全体の意見ではありません。返答がない相手の考えは不明です。

相手の言葉と自分の解釈を別の欄に残す

場面相手の言葉自分の解釈
理解への言及「内容は分かりました。今は検討していません」説明が分かりやすかったのではと推測する
時期への言及「必要になったら、こちらから連絡します」今は検討する時期ではないのではと推測する
説明への質問「どの範囲の業務に対応していますか」対応範囲が伝わりにくかったのではと推測する
表と発言は編集部作成の例です。実際の顧客の発言ではありません。

比較の結果と次の変更理由を表に残す

送る前に比較の目的と条件を書き、確認した結果を後から追記します。判断の理由まで残すと、次の変更で確かめることが明確になります。

  • 送る前に条件を埋める　比べる箇所、共通にした文章、相手の条件、連絡手段を書きます。使用する文面の名前も残します。
  • 結果と判断を分ける　結果欄には事実と不明な点を書きます。判断欄には、文面を変えるか、前の文面に戻すか、判断を保留するかを書き、理由を添えます。
  • 次の違いに理由を添える　次に確かめたい違いと、それを選ぶ理由を書きます。相手の言葉を使う場合は、自分の解釈と分けます。

文面の比較を記録する表

記録項目記入欄記録項目記入欄
確かめたい違い比べた箇所
そろえた条件送った相手の条件
文面以外の条件確認できた結果
判断次に確かめたい違い
表は編集部作成の例です。判断欄と次に確かめたい違いの欄には、理由も記入してください。