用途と受付案内で送信先を決める

同じ会社にフォームが複数あっても、すべてが営業の連絡先とは限りません。この資料では、用途と受付案内を確認し、会社ごとの送信先を決めます。

  • フォームの用途を見分ける　総合問い合わせと用途別の窓口を区別し、営業の連絡を受け付けるか確認します。
  • 送信先を一つに決める　受付案内に沿って送信先を選び、判断できなければ送信を保留します。
  • 送信先と送信日を残す　会社ごとの記録を見れば送信の有無が分かるようにし、重ねて送ることを防ぎます。

フォームが複数あっても送信先を増やさない

別々のフォームから送っても、社内では同じ部署に届くことがあります。フォームの数だけ送るのではなく、用途と過去の送信記録を確認して送信先を選びます。

  • 全部には送らない　窓口ごとに同じ提案を送ると、同じ会社に何度も対応を求めることになります。
  • 用途を優先する　送信できるフォームでも、営業の連絡を扱う窓口とは限りません。
  • 記録を会社ごとに見る　フォームのURLだけで管理せず、同じ会社への送信がないか確かめます。

複数のフォームで起きること

取りがちな対応起きること防ぎ方
全部に送る同じ提案が社内に重ねて届きます。会社ごとに送信先を一つ選びます。
用途を見ずに送る提案を受け付けていない窓口に届くことがあります。フォームの用途と受付案内を読みます。
記録せずに送る別の作業者が再び送るおそれがあります。送信先と送信日を会社の記録に残します。
表は編集部作成の例です。

フォーム名と案内文から用途を見分ける

フォーム名が似ていても、受け付ける用件は異なる場合があります。誰が何を相談するための窓口かを、ページの案内文まで読んで確かめます。

  • 総合問い合わせの範囲を確かめる　総合問い合わせという名前だけでは、営業の連絡を受け付けるとは判断できません。
  • 購入相談か営業提案かを見分ける　製品を買いたい人の相談と、自社の商品を売りたい人の提案は、用件が異なります。
  • 用途が違う窓口を外す　案内文で確認した用途が採用・サポート・報道なら、営業の送信先から外します。

フォームの用途と送信の判断

フォームの型用途営業の連絡を送るか
総合問い合わせ会社全般への問い合わせを扱います。営業の受付案内を確認して決めます。
製品・サービス購入や利用についての相談を扱います。購入相談用なら送りません。
取引・仕入れ取引や調達についての相談を扱います。新規の取引提案を受け付けていれば、内容が合う場合に選びます。
採用応募や採用に関する質問を扱います。採用支援の提案でも、応募者向けなら送りません。
サポート利用中の製品についての相談を扱います。業務改善の提案でも、利用者向けなら送りません。
報道取材や報道に関する依頼を扱います。広報支援の提案でも、取材向けなら送りません。
表は編集部作成の例です。

営業の受付案内と提案内容で窓口を選ぶ

営業の連絡を受け付ける案内があり、提案内容が受付範囲に入る窓口を選びます。案内文、問い合わせ種別、宛先の部署を照らし合わせます。

  • 案内文を根拠にする　新規取引や営業提案の受付について、どのような取引や提案を対象としているかまで読みます。
  • 選択肢だけで決めない　問い合わせ種別にその他の項目があっても営業を受け付ける根拠にはせず、ページの案内と併せて判断します。
  • 部署名だけで決めない　営業部宛てでも、顧客からの購入相談専用なら自社の提案は送りません。

営業の受付を判断する手掛かり

確かめること見るところ判断
受付の記載フォームの冒頭や注意事項を読みます。営業提案の受付範囲に合うか確認します。
問い合わせ種別営業や新規取引に関する項目を見ます。案内文でも対象の用件だと確認できれば選びます。
宛先の部署窓口の説明や部署の業務を見ます。部署名より、受け付ける用件を優先します。
表は編集部作成の例です。

受付が確認できなければ送信を保留する

営業向けの窓口が見当たらないときは、総合問い合わせや会社の連絡先ページを確認します。営業禁止の記載がないことだけで、送ってよいとは判断しません。

  • 総合の案内を読み直す　営業向けという名称がなくても、新規の提案を受け付ける説明があるか確かめます。
  • 連絡先の案内を探す　会社の連絡先ページに、提案の受付先や対象となる用件の案内がないか確認します。
  • 不明なら保留にする　受付を確認できなければ、受付不明と記録して送信を保留します。営業を受け付けないと分かった場合は、理由を記録して送信対象から外します。

営業向けの明記がない場合の対応

場面すること注意
総合窓口だけ案内文で提案の受付範囲を確認します。総合という名称だけでは決めません。
別ページに案内会社の連絡先ページで受付先を探します。掲載された連絡先を営業用と決めつけません。
受付が分からない受付不明と記録し、送信を保留します。試しに複数の窓口へ送りません。
営業を受け付けない送信対象から外し、理由を残します。別のフォームで同じ提案を送りません。
表は編集部作成の例です。

専用窓口には用途の違う営業を送らない

提案内容がその部署の仕事に関係していても、専用窓口の受付用途に合うとは限りません。採用・サポート・報道・個人の顧客向けの窓口は、営業の送信先から外します。

  • 提案の関連性で決めない　採用支援の提案でも、応募者向けのフォームからは送りません。
  • 利用者用の窓口を外す　取引中の相談や個人の購入者への対応を目的とする窓口には送りません。
  • 営業の受付先を探す　専用窓口しか見つからなければ、営業の受付先を確認できるまで保留します。

営業の連絡を送らない窓口

窓口の型送らない理由代わりに確かめること
採用応募や採用に関する質問のための窓口です。取引提案を受け付ける窓口があるか確認します。
サポート利用中の困りごとの相談を扱います。新規提案の受付案内を確認します。
報道取材や報道に関する依頼を扱います。営業提案の受付先が別にあるか確認します。
個人の顧客向け個人の購入者や利用者からの相談を扱います。法人からの取引提案を受け付けるか確認します。
表は編集部作成の例です。

同じ会社への送信先は一つに決める

本社と部門、事業ごとにフォームがあっても、今回の同じ提案は、同じ会社に対して送信先を一つに決めます。グループ会社の場合は、法人名と窓口の運営元も確認します。

  • 受付範囲で選ぶ　本社か部門かという位置づけより、提案内容を受け付ける案内があるかを優先します。
  • 事業ごとのフォームに重ねて送らない　複数の事業に関係する提案でも、同じ会社の各フォームへ同時には送りません。
  • 法人名と窓口の運営元を確かめる　グループ内で別法人でも、受付先が共通なら同じ提案を重ねて送らないよう確認します。

本社・部門・グループ会社の扱い

場面送信先の決め方注意
本社と部門営業の受付案内と提案内容が合う窓口を選びます。本社と部門の両方には送りません。
複数の事業提案の対象となる事業の受付案内を確認します。同じ会社の事業別フォームへ重ねて送りません。
グループ会社法人名を確認し、各社の受付案内で判断します。共通窓口への重複送信がないか確認します。
表は編集部作成の例です。

案内された窓口へ送信先を変更する

相手の会社から、今回の提案は別の窓口へ連絡するよう案内されたら、送信先を変更します。元の窓口への送信履歴を残し、次に連絡する窓口を更新します。

  • 案内先を送信先にする　案内された範囲で新しい窓口へ送り、営業管理表の送信先を変更します。
  • 元の窓口には送らない　送信先を変更した後は、同じ提案を元の窓口へ重ねて送りません。
  • 変更前の履歴も残す　元の送信先と送信日を消さず、案内先と変更の理由を追記します。

窓口の案内を受けた後の管理

場面することしないこと
別窓口の案内案内先を今回の提案の送信先にします。元の窓口と案内先の両方へ送りません。
案内先へ送信案内先への送信日を記録します。元の窓口への送信履歴を消しません。
リストを更新元の窓口を送信対象から外します。案内先を追加するだけで済ませません。
表は編集部作成の例です。

送信リストでは会社ごとに送信先を一つ選ぶ

見つけたフォームをすべて送信対象にすると、同じ会社への送信が重なります。候補の情報を残しながら、実際に送るフォームを会社ごとに一つ選びます。

  • 同じ会社の候補を集める　会社名の表記や部署名が違っても、同じ法人なら一つの会社の候補として扱います。
  • 用途と採否を残す　選んだフォームの用途と、ほかの候補を選ばなかった理由を記録します。
  • 送信済みを区別する　未送信・送信済み・保留・受付不可を区別し、送信済みの会社が今回の提案の送信対象に再び入ることを防ぎます。

送信リストに持たせる項目

項目書くこと注意
会社の識別法人名と公式サイトのURLを書きます。部署名やサイト名だけで別会社にしません。
選んだ送信先送るフォームの名称とURLを書きます。会社ごとに一つを送信対象にします。
用途と受付根拠用途と営業を受け付ける案内を書きます。フォーム名だけで受付可としません。
選ばない候補ほかのフォームと選ばない理由を書きます。別の作業者が送信対象に戻さないよう残します。
送信状況未送信・送信済み・保留・受付不可のいずれかを書きます。送信済みなら送信日も記録します。
表は編集部作成の例です。

送信先と対応の履歴を会社ごとに残す

営業管理表には、どのフォームへいつ送り、その後にどんな返答があったかを残します。現在の送信先だけでなく、変更前の履歴も確認できるようにします。

  • フォームを特定する　会社名だけで済ませず、送ったフォームの名称・URL・用途を記録します。
  • 送信日と返答を残す　送信日と返答の内容を記録します。返答がない場合も、未送信と区別します。
  • 別窓口の案内と送信先の変更を残す　別窓口の案内を受けたら、受領日と案内先を記録し、現在の送信先が分かるように更新します。

営業管理表に残す内容

記録項目書くこと
送信先フォーム送信したフォームの名称とURLを書きます。
用途と受付根拠フォームの用途と、判断に使った受付案内を書きます。
送信日実際に送った日を書き、予定日と区別します。
返答返答の受領日と要旨を書き、返答がなければその状態を残します。
別窓口の案内案内の受領日、案内先の名称・URL、案内内容を書きます。
現在の送信先現在選んでいる送信先を書きます。変更した場合は変更前の履歴も残します。
表は編集部作成の例です。

確認表で会社ごとの送信先を決める

対象の会社名を添え、見つけたフォームから選定理由までを書きます。送信後は送信日と営業管理表の記録先を追記し、次の作業でも参照できるようにします。

  • 用途と受付根拠を書く　フォーム名だけでなく、用途と営業の受付を判断した案内文を残します。
  • 選ぶ窓口と送らない窓口を書く　送信先を一つ選び、送らない窓口も明記します。判断できなければ保留理由を書きます。
  • 送信後に記録を更新する　送信日を記入し、営業管理表の該当する会社の記録にも反映します。

送信先のフォームを決める確認表

確認する項目記入欄
フォームと用途見つけたフォームの名称・URL・用途：
営業の受付可否受付可・受付不可・不明／根拠となる案内：
選んだ送信先送信先の名称・URLと選んだ理由／保留理由：
送らない窓口窓口の名称と送らない理由：
送信日実際に送った日／未送信の場合はその状態：
記録営業管理表の記録先・返答・別窓口の案内：
確認表は編集部作成の例です。会社ごとに記入して使います。