資料があるだけでは作業に使えるとは限らない

手元に原稿やデータがあっても、そのまま作業に使えるとは限りません。資料の使い道と中身を照らし合わせ、対応できる範囲を整理します。

  • 使う作業の示し方を決める　原稿やデータを使う作業と、その作業に必要な材料をどう説明するかを決めます。
  • 中身を確認する観点を決める　資料の位置づけ、項目の意味、情報のまとまり、空欄の事情の何を確認するかを決めます。
  • 対応範囲の伝え方を決める　確認した範囲と不足・未確認の点を記録し、根拠のある範囲で対応可否を伝える方法を決めます。

必要な材料は、資料を使う作業で決まる

資料の中身を見る前に、何の作業に使うかを説明します。作業に必要な内容と、今回求めない情報を分けます。

  • 使う作業を示す　掲載するのか、照合するのかなど、資料を使って行う作業を具体的に示します。
  • 必要な内容を示す　作業のどこで何を使うかを説明すると、必要な材料の有無を判断しやすくなります。
  • 求めない情報を分ける　今回の作業に使わない情報は、確認対象から外す理由も含めて整理します。

作業と材料の対応

作業必要な材料注意
商品情報の掲載掲載する商品名と確定した説明文検討中の説明文を完成原稿として扱いません。
拠点情報の表示表示する拠点名と所在地本社の所在地だけで代用しません。
一覧の照合照合する対象を見分ける情報今回照合しない項目まで求めません。
表は編集部作成の架空の作業を用いた例です。特定サービスの受付条件ではありません。

原稿と参考資料には、異なる扱いが必要だ

文章が載っていても、そのまま使うための原稿とは限りません。完成した原稿か、内容を理解するための参考資料かを分けます。

  • 完成原稿かを確認する　内容が確定していて、今回の作業にそのまま使うものかを確認します。
  • 参考資料を区別する　背景や事実を参照する資料は、完成原稿とは別に記録します。掲載文をそのまま使う前提にしません。
  • 不明なまま使わない　位置づけが分からない場合は未確認とし、作業に使えるという判断を保留します。

資料の位置づけと扱い

資料の位置づけ確かめること扱い
完成した原稿内容が確定し、そのまま使う想定か使用する箇所と作業を記録します。
参考にする資料何の情報を参照するための資料か完成原稿の有無を別に確認します。
位置づけが不明完成原稿か、参考資料か位置づけが分かるまで使用判断を保留します。
表は編集部作成の架空の資料を想定した例です。原稿の作成方法を示すものではありません。

資料名が合っても必要な項目があるとは限らない

必要な内容が、別の資料に分かれている場合もあります。資料の名称で判断せず、必要な項目がどこにあるかを確認します。

  • 資料をまたいで探す　必要な内容が見当たらない場合は、別の資料に含まれていないかも確認します。
  • 名称だけで決めない　資料名や見出しが一致していても、必要な内容が記載されているとは限りません。
  • 所在を記録する　内容を見つけたら、資料名と該当箇所を記録します。項目があることの記録と、中身を確認済みという記録は分けます。

必要な項目の探し方

確認の仕方確かめること注意
別資料も見る必要な項目が別の資料にあるか見当たらないだけで、無いとは決めつけません。
中身を開いて見る見出しに対応する内容があるか項目名だけがあり、中身が空の場合もあります。
所在を残すどの資料のどの箇所にあるか所在の記録だけで内容確認済みにしません。
表は編集部作成の架空の資料確認を想定した例です。

同じ項目名でも内容が同じとは限らない

同じ名称の項目でも、指している場所や人が異なる場合があります。何を表す情報かと、いつの情報かを確認します。

  • 場所の意味を確認する　住所が本社を指すのか、実際に作業する拠点を指すのかを区別します。
  • 人と窓口を区別する　担当者という項目が個人名なのか、部署や共通窓口の名称なのかを確認します。
  • 情報の時点を確認する　現在の情報か、過去の時点の情報かを確認します。記載があるだけで最新とは判断しません。

項目名と意味の違い

項目名起こり得る違い確かめること
住所本社の所在地か、作業する拠点の所在地か今回必要なのはどちらの場所か
担当者個人名か、部署名や共通窓口名か誰を、または何を指す項目か
商品名現在の名称か、過去に使っていた名称かいつの情報で、今回使う名称と一致するか
表は編集部作成の例です。表の項目名と内容は架空の例です。必須項目を示すものではありません。

会社ごとの情報が拠点ごとに使えるとは限らない

情報が会社ごと、拠点ごと、商品ごとのどの単位でまとまっているかを確認します。一覧の1行や原稿の一区切りが何を表すかを、作業で扱う単位と比べます。

  • まとまりを見分ける　一覧の1行や原稿の一区切りが何を表しているかを確認します。会社名があるだけでは会社単位と判断しません。
  • 作業の単位と比べる　拠点ごとの作業なら、各拠点に必要な内容を対応させられるかを確認します。
  • 単位の違いを残す　会社共通の情報と拠点固有の情報を区別し、単位が合わず使えない部分を記録します。

情報の単位と作業の関係

まとまりの単位作業との関係注意
会社ごと会社共通の情報を扱う作業の候補になります。拠点ごとに異なる内容まで共通とみなしません。
拠点ごと各拠点の情報を扱う作業の候補になります。同じ会社の拠点を重複と決めつけません。
商品ごと各商品の情報を扱う作業の候補になります。同じ商品名でも別商品を指していないか確認します。
表は編集部作成の架空の情報のまとまりを用いた例です。

空欄の意味は不明・対象外・記入待ちで分かれる

空欄には、不明、対象外、後から記入する予定などの違いがあります。見た目が同じでも、作業上の扱いは事情によって変わります。

  • 分からない場合を分ける　情報が分からず空欄なのかを確認します。不明な内容を推測で補いません。
  • 当てはまらないかを見る　その項目が対象に当てはまらないなら、記入漏れとは分けて記録します。
  • 記入待ちかを確認する　後から入れる予定なら、現在は未記入と残します。記入された前提で対応可否を決めません。

空欄の事情と扱い

空欄の事情確かめること扱い
分からない内容が不明で記入できないのか不明と記録し、作業への影響を確認します。
当てはまらないその対象では項目が不要なのか対象外と記録し、記入漏れと区別します。
後で入れる記入する予定の内容は何か未記入と記録し、記入される前提で対応可否を決めません。
表は編集部作成の架空の空欄を想定した例です。意味を確認できない空欄は未確認とします。

見本で判断できる範囲は、確認した部分に限られる

実際の資料の一部を見本として確認し、使えると分かっても、資料全体が同じ状態とは限りません。確認した部分と、まだ見ていない部分を明示します。

  • 確認した部分を残す　どの資料のどの部分を見て、何を確認できたかを記録します。
  • 見ていない部分を分ける　確認していない資料や項目は、未確認と明記します。見本の結果をそのまま当てはめません。
  • 全体との差を確認する　見本と他の部分で、項目、まとまりの単位、空欄の扱いが異ならないかを確認します。

見本と全体の確認範囲

確認の範囲記録すること注意
見本で確認済み見た箇所と確認できた内容資料全体を確認済みと表現しません。
まだ確認していない見ていない資料や項目問題がないという意味にしません。
全体との差他の部分との違いと確認状況違いが不明なら、その点も未確認と残します。
表は編集部作成の架空の確認状況を用いた例です。

対応できる範囲の判断には、不足内容の確認が必要だ

使える部分があっても、すべての作業に対応できるとは限りません。不足する内容と、現時点で対応できる範囲を分けて伝えます。

  • 使える範囲を明示する　使えると確認した材料について、対応する作業と確認した範囲を示します。
  • 不足と未確認を示す　何の作業に必要な、どの内容が不足・未確認なのかを具体的に記録します。
  • 保留と不可を分ける　判断材料が足りない場合は保留します。対応できないと確認した作業とは区別します。

確認結果と対応範囲

確認の結果伝えること注意
使えると確認した使える材料と対応する作業確認した条件と範囲を添えます。
追加確認が必要不足する内容と意味が未確認の項目材料が整った後の対応可否まで言い切りません。
対応できない確認した条件では扱えない作業と理由単なる未確認を対応不可に含めません。
表は編集部作成の架空の判断区分を用いた例です。追加の確認が済んでも、対応できるかは改めて判断します。

確認結果は提案する作業の前提として提案書に残す必要がある

確認結果は、提案する作業の前提として記録します。必要な材料、確認済みの内容、不足・未確認の点を提案書にも反映します。

  • 作業と材料を対応させる　提案する各作業に、どの材料を使うかを記載します。資料名だけの一覧で終わらせません。
  • 確認の根拠を残す　確認した資料と箇所、項目の意味、判断した範囲を記載し、後から見直せるようにします。
  • 未確定の範囲を示す　不足・未確認の点と、それにより判断を保留している作業を分けて記載します。

提案書に反映する記録

記録項目書くこと理由
必要な材料作業に必要な内容と使用箇所作業と材料の対応を読み取れるようにします。
確認できた内容資料名、確認箇所、確認結果と範囲判断の根拠を後から確認できるようにします。
不足と未確認不足内容、未確認事項、判断を保留する作業未確定の作業と確約した作業を分けて読み取れるようにします。
表は編集部作成の架空の記録項目を用いた例です。

確認表では不足と未確認を分けて書くと混同せずに済む

必要な材料ごとに、確認結果を記入します。足りないと分かった内容と、まだ確認していない内容を分けて残します。

  • 材料ごとに記録する　必要な材料と使う作業を対応させ、手元のどの資料にあるかを書きます。
  • 意味と単位も残す　項目の有無だけでなく、項目の意味、まとまりの単位、空欄の意味も記録します。
  • 未確認を空欄にしない　未確認の欄には未確認と書きます。確認できた範囲と、提案書などの記録先も残します。

原稿やデータの確認表

必要な材料使う作業手元の資料の名称確認できた内容項目の意味と単位空欄の意味不足の点未確認の点記録先
表は編集部作成の記入欄です。必要な材料ごとに1行ずつ記入します。